国有企业文件材料归档办法课件

1、 档 案 法国有企业文件材料归档办法企业档案规章制度1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过中华人民共和国档案法1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了“关于修改档案法的决定”档案法实施办法1990年10月24日国务院批准了档案法实施办法1999年5月5日国务院又批准了档案法实施办法的修订档案法是我国档案领域的第一部法律。他对社会各方面、档案机构及工作人员在档案事务中的权利、义务和责任都作了明确的规定，对各类违法行为的处处惩处作了规定，同时也明确了各级档案行政管理部门执法的职能与权力。档案法实施办法是根据档案法的要求制定的，作为配套的行政

2、法规，将档案法的原则进一步细化、明确，为档案法的贯彻执行提供了必要的保障。第一章 总 则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案和义务。第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原

3、则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。企业改革对档案工作的影响对档案管理体制的影响；产权与机构变动对文件材料的归档和档案处置的影响。档案工作职责企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。归档工作企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础,贯穿于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。定义归档：办理完毕且具有

4、保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档的文件材料有三个条件限制：办理完毕的文件材料；具有保存价值的文件材料；要经过系统整理的文件材料。移交：档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。部门归档企业推行部门归档制度，即由文件形成部门负责文件收集和整理，向档案部门归档。理由：形成部门更了解文件内容，更能准确判断档案价值；随时掌握文件形成过程；国有企业文件材料归档办法2004年1月20日由国家档案局、国有资产监督管理委员会联合发布。行政规章，共四章，一个附件。对非国有企业提供参考。第七条企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入

5、归档范围（见附件国有企业文件材料归档范围。第十一条工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。第十二条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。第十三条企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。第十四条会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。有的单位是三年。第十五条电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。第十六条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。可根据各单位实际情况

6、提出；第十七条下列文件材料应随时归档：（一）变更、修改、补充的文件材料；（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（三）企业产权变动过程中形成的文件材料；（四）其它临时活动中形成的文件材料。变更、修改、补充的文件材料基建项目、设备仪器的维修文件材料；产品、设备更换的新零部件文件材料；没有按时归档的零散文件；第二十四条两个单位以上合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 有合同、协议规定的，按其要求执行。第二十五条各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人

7、签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明，。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。第二十六条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。丰富和完善档案信息资源在当前经济形势下，企业在注重抓好日常文件材料的归档工作之外，要丰富档案信息资源，还应注重收集信誉方面、知识产权方面的档案，并对有可能出现的倾销和反倾销、补贴反补贴、索赔反索赔案件做好充分的准备。信用档案企业信用档案包括资本信用、商业信用、产品质量、售后服务质量等方面的档案。为提高企业的信用度，拓展市场，应该研究将信誉方面的档案信息相对集中，建立信誉档案专题，知识产权档案企业不仅要拥有

8、更多的知识产权，还应对知识产权档案的收集和管理采取有效的保护措施。在开发、研制新产品和技术以及开展新业务的同时提出对这些项目档案的收集和保护，防止在开发、研制、业务联系过程中被当作个人的劳动成果或工作人员因私利或私心带走属企业的知识产权方面档案资料。注重收集应对经济纠纷方面的档案建立市场经济后企业面临的经济纠纷越来越多，特别是中国加入世贸组织后，面临倾销反倾销，补贴反补贴，索赔反索赔案件发生的现象也增多，这些案件不与企业意识与否都有可能出现，参与市场竞争的企业要做好随时应对这些纠纷的准备。附件：归档范围一、党群工作形成的文件材料；二、行政管理工作形成的文件材料；三、经营管理工作形成的文件材料；

9、四、生产技术管理工作形成的文件材料；五、产品生产或业务项目工作形成的文件材料；六、科学技术研究工作形成的文件材料；七、基本建设工作形成的文件材料；八、设备仪器管理形成的文件材料；九、会计工作形成的文件材料；十、职工文件材料；十一、其它对国家、社会、和企业有保存价值的文件材料。企业档案分类工业分十个一级类目：党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理、产品、基建、科学研究、设备仪器、会计、人事管理。特殊载体档案不单独设类，只是与纸质档案分开保管。党群工作形成的文件材料 （一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。 （二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件

10、。 （三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。 （四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。 （五）专业学会、协会工作，群众团体活动。行政管理工作形成的文件材料（一）企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。 （三）企业领导班子活动。（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。（五）法律事务，纪检监察，公证工作。 （六）审计工作。（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。 （八）职工教育与培训工作。 （九）医

11、疗卫生工作。 （十）后勤福利，住房管理。 （十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。 （十二）外事工作。经营管理工作形成的文件材料（一）企业改革，经营战略决策。（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。（五）企业信用管理，形象宣传。（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。（八）物资采购、保存、供应和流通。（九）经营业务管理，服务质量管理。（十）境外项目管理。（十一）招投

12、标项目管理。生产技术管理工作形成的文件材料（一）生产准备、生产组织、调度工作。（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。（三）能源管理。（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。（五）生产安全，消防工作，交通管理.（六）环境保护、检测与控制。（七）计量工作.（八）标准化工作。（九）档案、图书、情报工作。产品生产或业务项目工作形成的文件材料A 工业企业（一）产品的市场调研、立项论证、设计。（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。 （三）产品的检验、包装。 （四）产品的销售与售后服务。 （五）产品鉴定、评优。 （六）产品质量事故分析及处理。B 非工业企业 （一）业务项目的研发与形成。 （二）业务项

13、目的经营。 （三）业务项目的保障与监督。科学技术研究工作形成的文件材料（一）、科研项目的调研、申报立项。 （二）、科研项目的研究、试验。（三）、科研项目的总结、鉴定。（四）、科研项目的报奖、推广应用。 基本建设工作形成的文件材料 （一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。 （二）基建项目和技术改造项目的设计。 （三）基建项目和技术改造项目的施工。 （四）基建项目和技术改造项目的监理。 （五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。 （六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。 （七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。 （八）事故分析和

14、处理。设备仪器管理形成的文件材料（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。 （二）设备、仪器的开箱验收或接收。（三）设备、仪器的安装调试。 （四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。 （五）事故分析和处理。会计工作形成的文件材料（一）会计凭证。（二）会计账簿。（三）财务报告及报表。（四）其他文件材料。职工文件材料（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。（二）职工的鉴定、考核。（三）职工的专业技术职务评聘。（四）职工的奖励与处分。（五）职工的工资、保险、福利待遇等。 （六）职工的培训与岗位技能评定等。 （七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。整理工作分文件材料的整理和档案的整理。文件

15、材料的整理按整理方法分组卷、按件整理两种方式。组卷指文件的收集、按文件某一特征集中、卷内文件排列、装订、编目；按件整理指文件的收集、装订、排列、装盒、编目。档案的整理指案卷或档案盒的排列和上架，编制检索工具。整理方法管理工作中形成的文件材料传统称为文书档案，可以组卷也可以按件整理。生产、基建、设备管理、科研等业务工作形成的文件材料传统称为科技档案，应组卷。科学技术档案案卷构成一般要求（GB /T 118222000）国家推荐性标准，2000年12月11日国家质量技术监督局发布，2001年5月1日实施。组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利

16、用。组卷方法3.3.1 直接针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目里组卷。3.3.2 产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。3.3.3 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。组卷方法3.3.4 一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷，采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注通用图、标准图的图号。3.3.5 底图以张为单位单独保存和管理。3.3.6 产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。3.3.7设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件

17、材料可以单独组卷。案卷和案卷内科技文件材料的排列产品类按设计、工艺、工装、加工制造、生产定型或产品系列、结构排列；科研类按项目立、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励、推广应用等阶段排列；基建类按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收排列；设备类按依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、随机文件材料、运行、维修排列。案卷内科技文件材料的排列文件材料一般按问题、时间、或重要程度排列。图文并存材料要求文字在前，图样在后。外文资料译文在前，原文在后。没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。页号的编写有书写内容的页面都要编写页号。单面书写的科技文件在其右下角编写页号，双面书写

18、的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成册成套不必重编页号。卷内目录和卷内备考表不编页号。页号的编写成册成套材料与其文件组成一卷时放在文件之后；编号作为一页。几个成册成套的组成一卷时按前面要求排列；分别注明总页数。成册成套材料有内容的页面没有编入总页号顺序的要加入页号。案卷封面的编制采用内、外封面两种形式。外封面直接印在卷皮上；内封面计算机直接打印，放在卷皮内。案卷封面案卷标题：简明、准确，由立卷人拟写。立卷单位：填写负责组卷的部门或项目负责部门。起止时间填写案卷内文件材料的起止时间。密级依据保密规定填写卷内文件最高密级。保管期限依据规定填写组卷时划定

19、的保管期限。同一卷内保管期限一致。代字：永、长、短代号：Y、C、D颜色：红色、黄色、绿色档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。结构为全宗号分类号（项目代号或目录号）案卷号。全宗号 各单位根据本单位产权变化自行设定；也有为方便对二级单位的管理而设定。分类号 对本单位档案统一分类的类别号。项目代号 产品、工程、课题、设备的代字、代号。目录号 分类目录号案卷号 案卷排列后的流水号。案卷脊背内容：保管期限、档号、案卷题名案卷题名可根据实际需要填不填写。卷内目录成册成套文件材料自成一卷的,其目录可代替卷内目录.卷内目录内容:序号：卷内文件排列顺序号。文件编号：文件的文号、图号

20、、设备代号。没有编号的不填。责任者：文件的形成者或主要责任者。卷内目录文件材料题名：填写文件材料的全称。没有名称的要加标题，用 标明。如 关于*课题的进展情况日期为文件材料的形成日期。页号要求填写每份文件的首尾页号。成册成套不填或作为一页填。卷内备考表说明：卷内材料的情况及组卷和提供利用过程中需要说明的情况。立卷人 责任立卷人签名。检查人 案卷质量审核者签名卷内备考表互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。互见号可以同时填写几种载体的档号。档号后用括号注明载体形式。如 J51（照片）案卷的装订卷内文件有破损的要先修复；图样折叠后标题栏露在右下角；卷内不允许有金属物；不装

21、订的要每件加盖档号章。归档文件整理规则（DA/T222000）档案行业推荐性标准。2000年12月6日国家档案局发布，2001年1月1日实施。主要针对机关文书档案，企业可结合自己的实际贯彻执行。归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。立档单位一般是指：独立核算、有对外发文权、有自己的内部机构的单位（人事任免权）。企业指法人单位。件归档文件的整理单位。一般以每份文件为件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。文件正本与不同稿本一般文件正本与定稿为一件

22、；重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。正文与附件一般正文与附件作为一件。附件是指附属于正文之后的作为正文的补充说明或参考材料。附件数量较多或过厚的也可各为一件。正文与文件处理单正文与文件处理单作为一件。文件处理单（拟办单、发文稿头纸）是文件运转过程中记录文件形成、办理过程及领导批示的签批条。原件与复制件原件与复制件为一件。一般制成材料与字迹材料不利于档案管理的或使用中出现破损的文件应该复制后归档。转发文与被转发文转发文与被转发文为一件。前者是贯彻意见、执行要求，后者是具体内容。报表、名册、图册报表、名册、图册等按照其本来的装订方式一册（本）作为一件。来文与复文来文与复文可为一件。外单位来文本单位复文可为一件，本单位给外单位的去文，外单位的复文各为一件。如何确定“件”一般以自然件作为一件。关联性强，利用时需要相互查证的文件，允许几个文件作为一件。不提倡将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件，将所有文件作一件登记。整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 装订位置和方法第一、在文件左上角装订。第二、在文件左侧中部装订。a、用线装订；b、用缝纫机轧边；c、用不锈钢夹（不能使用微波设备消毒，易引起火灾）；d、用纸封套。分类标准1、机构年度保管期限2、保管期限年度机构3、年度机构保