第七部分+办公软件的联合应用

1、第七部分 办公软件的联合应用Word与其他应用软件的联合操作Excel与其他应用软件的联合操作PowerPoint 与其他应用软件的联合操作1Word与其他应用软件的联合操作使用宏提高编辑效率在文档中应用图表在文档中插入对象制作Web页Word与Office各组件间的信息共享2使用宏提高编辑效率宏的录制与运行将宏指定到工具栏、菜单或键盘上创建可自动执行的宏文档之间复制宏3宏的录制与运行注意：录制时接受所有键盘命令，但只接受部分鼠标操作（如选择菜单和对话框）；移动选择文本时必须使用键盘；不记录退格键删除的文本。一般在录制前先选择对象。选择“工具”/“宏”/“录制新宏”，在“录制宏”对话框中输入宏

2、名称（不能含空格）；在“将宏指挥定到”框中选择运行宏的方式；在“将宏保存在”中选择保存该宏的模板；设置好后单击确定，就开始录制；单击“停止录制”按钮停止。选择准备运行该宏的对象；选择“工具”/“宏”/“宏”，在“宏”对话框列表中选择需运行的宏，单击“运行”。4将宏指定到工具栏、菜单或键盘上将宏指定到工具栏或键盘，可不通过宏对话框查找运行宏，提高效率。若将指定到菜单或工具栏上，在“录制宏”对话框中单击“工具栏”，弹出“自定义”对话框，在“命令”列表中选择宏命令名，并将其拖到工具栏的合适位置；若指定到菜单，需先打开下拉菜单，然后拖到菜单上即可；若单击“键盘”，则弹出“自定义键盘”对话框，插入点置于

3、“请按新快捷键”框中，并按Ctrl+字母键，单击“指定”按钮。将已有的宏指定到工具栏、菜单和键盘：选择“工具”/“自定义”，再选择“命令”选项卡；在宏列表中选择所需的宏，将其拖到工具栏或下拉菜单，或单击“键盘”按钮，将其指定给键盘。在“自定义”对话框中单击“更改所选内容”下拉按钮，可删除、重命名宏，还可复制、粘贴、编辑、修改按钮图标。5创建可自动执行的宏Word提供了五个可在启动和退出Word、打开和关闭文件时自动执行宏命令的名称。AutoExec 启动时执行AutoExit 退出时执行AutoNew 新建文件时执行AutoOpen 打开文件时执行AutoClose 关闭文件时执行前两个必须存

4、放在通用模板，其他三个可存放在通用模板，也可存放在其他文档模板。6文档之间复制宏打开要应用宏的文档；选择“工具”/“宏”/“宏”，打开“宏”对话框；在对话框中单击“管理器”按钮，打开“管理器”对话框，如图；单击“在Normal.dot中”框下面的“关闭文件”按钮，再单击“打开文件”按钮，查找到提供宏的模板文件，单击“打开”；在右侧的列表框中选择要复制的宏，单击“复制”按钮。7在文档中应用图表图表的创建修改图表中的数据8图表的创建由文档中的各种表格生成图表直接插入图表对象链接其他程序中的数据以创建图表9由文档中的各种表格生成图表选中要生成图表的表格；选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框；单

5、击“新建”选项卡，在“对象类型”列表中选择“Microsoft Graph图表”，再单击“确定”；可在此基础上更改图表类型和编辑图表。10直接插入图表对象选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框；单击“新建”选项卡，在“对象类型”列表中选择“Microsoft Graph图表”，再单击“确定”；可在缺省的数据表内输入所需信息进行修改；也可选择“编辑”/“导入文件”，以从其他文件中导入数据。11链接其他程序中的数据以创建图表将图表与外部应用程序中的数据相链接，使其随着外部数据的变化而自动变化创建链接更改断开链接12创建链接在源应用程序的文档中，选择要与Word图表链接的数据，如Excel工作表

6、中的单元格数据，执行“复制”命令；在Word文档窗口中双击原有的图表；选择“编辑”/“粘贴链接”命令；单击“确定”13更改和断开链接在Word中双击图表，将插入点置于数据表内；选择“编辑”/“链接”命令，打开对话框如图；单击“更改源”按钮，在“更改链接”对话框中输入重新链接的文档名称。若需断开链接，只需单击“断开此链接”。14修改图表中的数据双击激活Word中的图表；窗口菜单即变成对数据表和图表进行编辑的菜单；选择相应菜单即可选择图表类型和进行各种编辑。15在文档中插入对象插入声音插入水印插入视频插入Excel工作簿文件插入演示文稿图标16插入声音打开一个文档，光标置于要插入声音的位置；选择“

7、插入”/“对象”，打开“对象”对话框；在对话框中选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮，要插入的声音文件，单击“插入”按钮；在对象对话框中选择“显示为图”复选项；单击“更改图标”按钮，可更改图标；选择声音图标，选择“格式”/“对象”命令，设置图标的大小；双击声音图标，即可激活。17插入水印插入点置于文档的任意位置，选择“格式”/“背景”/“水印”，打开“水印”对话框；若选择“图片水印”，则单击“选择图片”按钮；若选择“文字水印”，可选择文字内容、字体、大小、颜色和版式。18插入视频插入点定位于文档中的任意位置，选择“插入”/“对象”，打开“对象”对话框；选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览

8、”按钮查找视频文件，选择后单击“插入”；在对象对话框中选择“显示为图”复选项；单击“更改图标”按钮，可更改图标；选择视频图标，选择“格式”/“对象”命令，设置图标的大小和版式；双击视频图标，即可激活。19插入Excel工作簿文件插入点置于文档的下方，执行“插入”/“对象”，打开“对象”对话框；选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮，选择Excel工作簿文件，单击“插入”；双击插入的工作簿将其激活，选择“插入”/“图表”，即可创建所需的图表；双击图表，再在图表上右击，选择“图表类型”或“图表选项”，可对图表进行各种编辑。20插入演示文稿图标插入点置于文档所需位置，选择“插入”/“对象”，打开

9、“对象”对话框；选择“由文件新建”选项卡，单击“浏览”按钮查找选择演示文稿文件，单击“插入”；选择“显示为图标”复选项，单击“更改图标”按钮，修改图标；选择“格式”/“对象”，对图标进行设置和修改。21制作Web页创建Web页：可以选择“Web版式”视图；可以在“新建”对话框中选择Web向导或模板（必须安装Web组件）；可以将现有文档“另存为网页”。编辑Web页：与编辑Word文档类似。但也可选择“工具栏”/“Web工具箱”，以创建滚动文字、添加音频和视频等。创建超级链接：“插入”/“超级链接”；22Word与Office各组件间的信息共享用链接和嵌入对象的方法共享信息与Excel间的信息共享

10、与Powerpoint的信息共享23用链接和嵌入对象的方法共享信息使用链接和嵌入对象的方法可以在应用程序之间共享信息；二者的区别主要在于数据存储于何处，以及在将数据放入目标文件后是如何进行更新的；在链接对象的情况下，链接的数据存储于源文件中，目标文件中仅存储源文件的地址，并显示链接文件的图标（表象）。考虑文件大小时使用此方法。在嵌入对象的情况下，嵌入对象是目标文件的一部分，一旦插入，不再是源文件的一部分。24与Excel间的信息共享使用复制/粘贴命令，完全变成Word表格，与原Excel工作表无任何联系。使用链接的方法：同时打开Word文档和Excel工作表；选择Excel中的所需数据或图表，

11、执行“复制”命令；在Word中选择“编辑”/“选择性粘贴”，在对话框中选中“粘贴链接”，在“形式”框中选择一种形式；若选择“显示为图标”，则以图标显示；当对源数据修改时，可选择“编辑”/“链接”进行更新，目标数据自动修改。使用嵌入的方法：在Word文档中确定嵌入位置；选择“插入”/“对象”；在“对象类型”列表中选择“Microsoft Excel 工作表”或“Microsoft Excel 图表”；双击进行修改。25与Powerpoint的信息共享使用复制/粘贴命令将Powerpoint中的文本或图片插入到Word文档中；通过“插入”/“对象”，可将演示文稿或幻灯片嵌入或链接到Word文档；选

12、择“文件”/“发送”，将幻灯片“粘贴”或“粘贴链接”到Word文档，也可只发送大纲。26Excel与其他应用软件的联合操作Excel的宏操作创建超级链接发布Web页27Excel的宏操作记录宏：选择“工具”/“宏”/“录制新宏”；运行宏：选择“工具”/“宏”/“宏”；编辑宏：选择“工具”/“宏”/“宏”；在对话框中选择需编辑的宏，单击“编辑”按钮；指定宏28指定宏指定到键盘指定到工具栏指定到图片或按钮29指定到键盘选择“工具”/“宏”/“宏”，在“宏”对话框中的名称框中输入要指定快捷键的宏名称；单击“选项”按钮,弹出“宏选项”对话框，如图；在“快捷键”框中输入一个字母或Shift+字母，单击“

13、确定”按钮。30指定到工具栏选择“视图”/“工具栏”/“自定义”，弹出“自定义”对话框，如图；单击“工具栏”选项卡中的“新建”，弹出“新建工具栏”对话框，给工具栏命名；在“命令”选项卡中的“类别”框中选择“宏”，然后将“自定义按钮”命令从“命令”框中拖到“自定义工具栏”中，如图；单击“更改所选内容”按钮，在弹出的“命名”框中输入自定义的按钮名称；单击“指定宏”命令，在“名称”框中输入要运行的宏名称，单击“确定”。31“自定义”对话框32指定到图片或按钮在工作表中选择图片或按钮；在其上右击鼠标，在快捷菜单中选择“指定宏”命令，弹出“指定宏”对话框，如图；若将已有的宏指定给图片或按钮，可在宏列表中

14、选择所需宏，单击“确定”；若记录一个新宏并指定给图片，则单击“录制”按钮。33创建超级链接创建超级链接设置超级链接属性编辑超级链接34创建超级链接将单元格文本或图形创建为超级链接选择包含文本的单元格或图形；选择“插入”/“超级链接”,弹出对话框，如图；在四种链接方式中选择一种，并在“文件名称或网络名称”框中输入链接目标地址；在“要显示的文字”框中输入单元格中的文字显示信息；单击“屏幕提示”按钮，可输入超级链接的提示信息。使用工作表函数创建超级链接（HYPERLINK）在单元格中输入“HYPERLINK(“链接地址”，“单元格中显示的文本”)”。35“插入超级链接”对话框36设置超级链接属性选择

15、“文件”/“属性”，显示如图；单击“摘要”选项卡；在“超级链接基础”框中输入需用途超级链接基本地址的路径。37编辑超级链接修改超级链接的文本或图形：选择超级链接的文本，在编辑栏进行修改；如果是图形，则在选择图形后使用绘图工具栏修改图形；若是图片，插入新图片，并指向相同目标的超级链接。修改超级链接目标：选择超级链接的文本或图片，单击工具栏上的超级链接按钮。修改超级链接文本的显示方式：“格式”/“样式”，如图。38发布Web页Web页发布的基本概念在Web网上发布Excel数据在Excel中查看HTML文件将Web数据导入Excel文件39Web页发布的基本概念使用交互式或非交互式数据：交互式允许

16、网络用户查看并编辑；非交互式只允许简单浏览，不允许编辑。存储并发布Web页的基本内容：在Excel中建立Web页后，首先将其存储或发布到某一特定位置，并对其测试和浏览，然后将其发布到Web服务器。编辑Web页：发布后的Web页可对其进行编辑修改，并保存成Web页，然后再重新发布。准备Excel数据：备份原工作簿；准备交互式或非交互式数据；建立超级链接；预览、预测数据。发布Web页的软件硬件环境：发布交互数据，需Office专业版、安装Web组件、浏览器、网络协议、服务器URL等；发布非交互性数据只需安装需Office专业版和浏览器。预览Web页：“文件”/“Web页预览”。40在Web网上发布

17、Excel数据发布整个工作簿发布非交互式数据或图表发布交互式电子表格发布交互式数据透视表发布交互式图表41发布整个工作簿选择“文件”/“保存为网页”，如图；选择“整个工作簿”单选项；输入Web页文件名，单击“保存”。注：自定义的视窗、合并计算、方案不保存。42发布非交互式数据或图表选择“文件”/“保存为网页；在“另存为”对话框中单击“发布”按钮，弹出“发布为网页”对话框，如图；在“选择”下拉列表中选择发布类型；单击“标题”右侧的“更改”可输入发布标题；单击“文件名”右侧的“浏览”按钮，设置发布位置，单击“发布”按钮。43发布交互式电子表格选择“文件”/“保存为网页；在“另存为”对话框中单击“发

18、布”按钮，弹出“发布为网页”对话框，如图；在对话框中勾选“添加交互对象”复选框，在右侧的下拉列表中选择“电子表格功能”；设置发布位置和标题后，单击“发布”按钮。44发布交互式数据透视表选择要发布的表；选择“文件”/“保存为网页；在“另存为”对话框中单击“发布”按钮，弹出“发布为网页”对话框；在对话框中勾选“添加交互对象”复选框，在右侧的下拉列表中选择“数据透视表功能”；设置发布位置和标题后，单击“发布”按钮。45发布交互式图表46在Excel中查看HTML文件选择“文件”/“打开”命令；在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表中，选择“.HTML”类型选择需打开的文件。47将Web数据导入Excel文件使用复制/粘贴命令；在浏览器，选择“使用Excel编辑器”命令使用“文件”/“打开”命令。48PowerPoint 与其他应用软件的联合操作利用Word文档大纲创建演示文稿在演示文稿中插入声音文件在演示文稿中插入工作表或图表49利用Word文档大纲创建演示文稿打开Word文档，选择“文件”/“发送”/“Microsoft Powerpoint”命令；新建演示