企业办公楼管理规定

1、欢喜欢喜有限公司编制J部门行政部拟稿审核批准文件名称办公楼管理规定签批意见：文件编号ZD-XZ033-A发布日期2016年6月9日第一章 总则第一条：为规范办公楼的工作秩序，树立良好的办公形象，进一步规范化管理，使办公楼始终处 理正常运转状态，特制定本规定。第一条：本规定适用于对公司办公大楼的各项管理。第二章用电管理第三条：照明、电脑、打印机、复印机、饮水机、空调用电1、各部门办公室照明、电脑、打印机、复印机、饮水机、空调电源，做到下班最后一位离开办公室，必须关闭。2、高层领导办公室、会议室、走道、贮藏室、洗手间等处电源，每天晚上由值班巡逻安保负责关闭。3、各部门办公室内电源出现故障，请用联系

2、单书面形式送行政部，由行政部做好接单时 间、送单人、接单人、修复时间、验收结果等记录；如果未以书面形式报修，后果由各部门 自行负责。4、安保每天巡逻发现有办公设施未关闭电源，对责任部门给予300元/次处罚。第四条:喷水池用电1、大厅喷水池及水幕，6： 30由值班安保负责开启，20： 00关闭，特殊情况另行通知。2、旗台边水池：8：00由值班安保负责开启，17： 30关闭，特殊情况另行通知。3、电源故障直接由行政部负责报设备部维修。第三章空调管理第五条:通风采暖系统由设备部做好日常维护及故障维修。第六条：空调开停时间：7： 00由值班安保负责开启，20： 00关闭，特殊情况另行通知，并做好运行记

3、录（根据天气预报，气温在1525C时，不开空调）。第四章给排水管理第七条：以办公楼外墙为界，墙以内的给排水设施，由行政部负责维护和故障报修。第八条:楼内洗手间设施故障，由清洁工负责报障，物业队负责维修。第九条：消防设施由安保负责报障，由基建部通知消防公司来人维修。第五章卫生管理第十条:卫生责任区：各部门办公室内、办公室隔断玻璃内外侧、门窗内外侧，由各部门自行 负责；大厅、高层领导办公室及会客区由行政部接待员负责；走道、电梯间、楼梯、普 通会议室、洗手间、贮藏室由行政部负责。第十一条：行政部在贮藏室设有垃圾桶、废纸桶、废金属桶各一个，各部门倒废弃物时，必须 按要求分类，行政部每天清理一次。第十二

4、条:各楼层清洁工具统一放置于贮藏室，当需要搞卫生时，可到贮藏室取用，用完后， 必须清洗干净再放回原处。第十二条：当需要倾倒茶叶时，请自觉到卫生间，倒入茶叶桶内。第十四条：本公司员工，如果不陪客人进入会客区谈工作，严禁使用会客区厕所。第十五条:严禁在办公室内墙壁及隔断上乱贴、乱画，不要将椅子靠到墙上。第六章办公设施管理第十六条：电脑、打印机由财务部微机科负责管理，并做好登记台帐，做到物物、帐物及帐帐 相符。第十七条：饮水机、复印机、电话机、传真机、对讲机、由行政部负责管理，做好登记台帐， 做到物物、帐物及帐帐相符。第十八条:电梯日常管理由行政部负责，故障维修由设备部负责，设备部维修不了时，可联系

5、 外单位维修。第七章会议室使用管理第十九条：为了防止不同会议重叠安排在同一会议室，影响会议的正常进行，现对会议室的使用功能安排如下：1、三楼301会议室：公司例会、接待重要客人。2、三楼305、306会议室：主要用于应聘面谈。3、三楼302、303、304会议室：主要用于供应部与供应商洽谈业务。4、三楼307会议室：主要用于8号机及技术部与有关客商洽谈业务。5、二楼210会议室：主要用于各类培训、销售例会及安全例会。6、二楼202会议室：主要用于公司高管层开会用和销售接待客人用。7、一楼及二楼会客区会议室：主要用于各部门接待外来客人8、六楼会议室：主要用于与外商进行技术谈判用第二十条:会议室（

6、洽谈室）使用要求1、会议室一切公物未经行政部许可，不得随意搬离会议室。2、公司级会议后由行政部负责及时将卫生清洁好。3、部门级会议完毕后需自觉将灯、空调及各类电器关闭，座椅摆放整齐，清理后方可离厂。4、会议室日常管理、清洁工作由行政部负责。第二一一条 :会议室使用申请1、公司大型接待活动，由行政部接直接安排在301会议室进行。2、副总级以上领导接待客人如需用301或210会议室，请电话通知行政部。3、其他部门如需用301或210会议室，请按附表以电子邮件或书面形式，至少提前4小时通 知行政部，如发生冲突，则以行政部协调为准。4、其他会议室的使用，请按21条第三款规定执行。5、如果没有按上述要求

7、执行，引起其他后果，由使用部门承担。第八章来宾接待管理第二十二条:为了对来宾接待管理做到规范化、程序化，向来宾展示良好的企业文化，特拟如下规定。第二十三条:来宾接待责任1、各级政府官员来我司参观指导，接通知后，由行政部按有关领导要求做好接待准备工作。2、银行、税务、工商、海关、商检、环保系统、供电系统等职能部门来我司联系业务或参观，公司制度办公楼管理规定行政部由接待部门通知行政部安排会议室，门岗做好放行准备；如需进入车间，由接待部门按外 来人员管理规定办妥有关手续。3、一般供应商、客户、设备安装人员、设备维护人员、“三废”收购商、化工辅料供应商等来我司联系业务，如需行政部配合，请事先进行联系，

8、如需进入车间，由接待部门按外来 人员管理规定事先办妥有关手续。4、今后外宾或外商来我司联系业务，一般情况下，如需进入车间，由接待部门按外来人员 管理规定事先办妥有关手续；如需行政部配合，请事先联系；特殊情况，按领导安排执行。5、东莞玖龙来宾，由对口接待部门负责安排，如需行政部配合，请事先联系。6、各类对外会议及大型接待活动，由行政部负责拿出方案，相关职能部门配合。第二十四条：副总级及以上领导接待的客人，按领导要求，由行政部或相关职能部门负责接待，其他来宾，由对口职能部门负责接待，行政部配合。第二十五条：来宾进入办公楼接待程序1、有预约的客人，为了体现诚信及对客人的尊重，接待人员原则上应按预约时

9、间、地点及方 式进行接待，如确因特殊情况需要变更，应提前通知客人。2、客人到达门岗后，按要求进行登记，保安同时通知接待部门内勤员（接待部门有预约客人， 请交待内勤），确认同意接待，办好手续后门岗放行，并用电话通知大厅前台。3、大厅前台根据客人约见人员所在楼层，用对讲机通知该楼层服务员，由该楼层服务员在楼 梯口等候，同时问明来客姓名、单位、寻找人员，确认与大厅前台通知一致，根据客人多 少，将客人领到相应大小的会议室，上好茶水，再去通知被访人员。4、接待结束，服务员将客人送到楼梯口，同时用对讲机通知大厅前台，大厅前台接通知后， 估计客人该到大厅，而没有到时，需立即用电话与各楼层服务员联系，客人到大

10、厅后，前 台用电话通知大门岗，客人离开公司后，大门岗用电话回复大厅前台。第二十六条:会客期间茶点招待标准1、一般情况下，由服务员上完第一次茶水后，会客期间的茶水，由接待人员负责给客人上茶 水。2、副总级以上领导会见客人，服务员每隔15分钟负责去添一次茶水。3、特殊客人，行政部接通知后，负责安排在会议室摆放鲜花、水果，服务员每隔15分钟负责 去添一次茶水。第二十七条:用餐标准1、东莞玖龙普通员工、一般供应商、应聘人员、普通设备调试人员、客户司机等确实需安排 就餐，由对口接待部门办理就餐申请单，都安排在一楼就餐，费用由公司支付。2、东莞玖龙部门经理级领导、一般客户、外籍专家、政府职能部门来宾安排在

11、二楼大厅就餐， 由对口接待部门办理就餐申请单。3、政府高级官员、或重要政府职能部门官员、或特别重要的客户安排在包间，由对口接待部 门办理就餐申请单，一般情况下按50元/人标准进行配菜。4、部门经理以下级员工，不得在外招待客人；可以在公司接待的客人，一律不得在外招待； 确因业务关系需外接待客人，必须请示副总级以上领导同意方可；招待标准（含酒水）不超 过50元/人，副总及以上级领导在外招待客人，视接待对象的具体情况，标准自行撑握。第二十八条：公司餐厅用餐申批权限1、在一楼就餐，由部门经理签批。2、在二楼大厅就餐，由分管副总签批。3、在二楼包间就餐，由第一副总或总经理签批。第二十九条：就餐程序1、在

12、二楼包间就餐，需提前4小时通知。2、在一楼就餐，接待部门将就餐申请单，一联送行政部、一联给客人带到餐厅就餐即可；二 楼大厅就餐，至少需提前2小时预约，办理手续同一楼就餐。第九章传真信函管理第三十条:信函收发管理1、信函由行政部统一收发管理。大门岗负责收取邮局或快递公司送来的信函、快递、包 裹、汇款单，普通信函分发到门岗的邮箱内，由保密自行领取；挂号信和快递、包裹、汇 款单等重要资料转办公楼前台发放。门岗保安和邮局，保安和前台要做好交接，并签字确 认，以免出现信函资料遗失现象。2、信函发放执行台帐制度，由每层楼的前台专职负责登记、发放，前台领班为总负责人。3、信函到后前台必须于半小时之内通知本人

13、来领取信函资料，如本人暂时无法联系上， 可通知其所在部门统计员领取。4、凡副总级以上领导的函件，由一楼前台负责签收，分发到各楼层前台，并签收，由各 楼层前台负责送到副总办公室。老板和总经理的函件由总经理秘书代签收，并负责送达。 如出现保密或私人函件出现破损应在接收时在台帐上注明，出现丢失情况由最后签收人负责。5、行政部要每周对大门岗、办公楼一楼总台及各楼层前台信函发放台帐核对一次，跟踪检查信函的接受、发放情况，对未及时送达的要了解具体情况，并跟踪处理。第三十一条:传真的收发管理1、公司传真原则上在行政部总机进行统一收发管理，涉及重要传真由总经办、财务部、 销售部、微机科自行收发管理。2、行政部总机在接到传真后在半小时内通知本人来领取传真，如本人暂无法联系上，可 通知其所在部门统计员。如出现传真件不清晰由领取人主动联系对方再传一份，直到清晰 为止。3、凡副总级以上领导的传真，各楼层前台负责在总机处领取并签收，送到副总办公室。 老板和总经理的函件由总经理秘书代签收，并负责送达，如出现传真丢失情况由签收人负 责。第三十二条:信函传真接受人要遵循保密原则，出现保密信函破损或