时间管理课件2

1、时间管理思考： 如果你的余生只剩下三天，你会做哪三件事？目 录一、探讨时间管理的重大意义二、了解时间管理的四个发展阶段三、掌握时间管理的核心原则四、如何提高工作效率 今天我们共同完成以下事项时间的价值讨论：时间有何特性？时间无法取代轻轻的我走了，正如我轻轻的来时间无法失而复得 时间毫无弹性时间无法储存结论：您的时间管理现状如何？小测试：时间管理现状测评序号项目总是经常很少1我觉得我可以工作得更努力0122我不知道上个星期我究竟有效工作了多少小时0123我常常把事情留到最后要求结束的时间里才做0124对我来说，开始一项工作很难0125我对下一步要做什么不是很确定0126我要开始做某件事之前，要拖

2、延很长时间0127我不知道我做的是否足够多0128我在不同的工作之间频繁地换来换去0129我在某些地方的工作效率比在其他地方高01210我在某些时间的工作效率比在其他地方高01211我往往在某件事上花费很多时间后又置之不理01212我没有能完成我想做的全部事情01213我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情01214我的工作没有任何计划01215工作时，时常会有电话或他人来打扰，碍于情面，我无法说不01216我常常做一些别人可以做、我也可以交代给别人去做的事情01217我的写字台上文件或资料常常摆放无序，因此每当我要处理某些文件的时候总要寻找好长一段时间01218有的时候我感觉很无聊。空余时、

3、甚至在我有工作在身时，我常常花时间去关注那些与我无关的事情01219当事情多的时候，我总是想一下子把所有的事情解决掉，但有的时候纠缠于琐事，而不能集中精力去做最重要的事情01220到这门课结束之前，我不敢肯定自己是否能够坚持到底012计算总得分（ ）测评结果024分 你的时间管理存在较大的问题，进行有效时间管理可以使你开始崭新的生活。2534分 你努力控制自己的时间，但不能够持久，因而不能持续取得成就。 3540分 你的时间管理得不错，希望你要坚持把时间管理继续下去。 思考：谁偷走了我的时间？时 光 大 盗1、我失去了她（主动丢失）没有计划计划不合理执行不力（拖延、走神、缺乏进取心）2、你伤害

4、了我（被动丢失）他人打扰（电话、邮件、会议）突发事件时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯， 以令自己更富绩效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很对地做完, 叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划人, 为何安于现状?为何你我都不满意现状, 但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对 “新的思考方式”时间管理的 四个发展阶段理论演进特点优点缺点第一代时间管理备忘录应变力很强没有压力随意，缺乏整体规划第二代时间管理规划与计划工作时间表强调计划达成率产生对计划的依赖第

5、三代时间管理价值规划，制定优先原则以价值为导向提高效率缺乏长远发展思想第四代时间管理自然法则和罗盘理论效能方向附：自然法则遵循自然规律 罗盘理论：罗盘 + 时钟 = 时间管理 时钟 时间 罗盘 方向、目标（罗盘始终指向正北方向：人的时间规划始终要跟自己的方向目标保持一致）时间管理的核心原则（一）目标导向原则（二）轻重缓急原则（三）平衡协调原则目标导向原则美国耶鲁大学对1953年的毕业生长达25年的跟踪调查报告比例25年前25年后27%没有目标生活在社会最底层，过得很不如意60%目标模糊生活在社会的中下层，并无突出成就10%有清晰较短期的目标生活在社会的中上层，在各自领域取得相当的成就3%有清晰

6、且长期的目标成为各领域的顶尖人士注：样本学生在智力、学历等其他条件上差距甚微 300条鲸鱼突然死亡的报道： 许多年前，300多条鲸鱼突然死亡，调查结果发现，这群鲸鱼原来追逐一群沙丁鱼，不知不觉被困在一个海湾里，“这些小鱼把海中巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死，为了微不足道的目标而空耗了巨大的能量直至失去生命。” 拼图游戏 游戏启示： 人的一生也好似拼图，有了目标，努力拼搏，会很快实现，没有目标，在茫茫中寻找，会经历更多的痛苦，甚至落败终生。 目标缺失的原因？以忙碌为借口的恶性循环人最难改变的是自己如何制定目标？具体的（specific）可衡量的(measurable)可达到的(attain

7、able)相关的(relevant)基于时间的(time-based)目标源于价值观！紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩请排出正确的行事优先順序?ABCD轻重缓急原则紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓正确的行事优先順序工作价值矩阵紧 急不 紧 急重要 M1 M2不重要 M3 M4 危机 急迫的问题 有期限压力的任务 突发事件防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、目标管理休闲不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题 烦琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 某些活动工作价值矩阵结果紧

8、 急不 紧 急重要 M1 M2不重要 M3 M4 压力 危机处理 筋疲力尽 忙于收拾残局有远见平衡纪律自制少有危机短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪于他人人际关系浮泛 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会维生陷阱一:时间的配置不对消极回应 vs 积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防重于处理不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%35%明智的时间配置III1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交給 信任的部属, 这叫“灌能”陷井二: 拖延除了第四

9、项以外, 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th克服思维习惯的改变这件事令人感到为难, 但是它非做不可，因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它。养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务完成最关键的部份，让事情看起来像做完 80% 一般陷井三: 事必亲躬韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部属, 不信任部属要求标准过高陷井四: 有求必应会花太多时间受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托

10、的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事忠告：紧 急不 紧 急重要重要紧急 M1重要不紧急 M2不重要不重要紧急 M3不重要 不紧急 M4尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2劝你避而远之M480/20法则！作一个富有成效的工作者关注圈与影响圈 再次忠告请关注M2（重要不紧急） 高效能组织时间分配图紧 急不 紧 急重要不重

11、要 M1 M2 M3 M4 20% - 30% 50% - 60% 15%- 20% 1%平衡原则1、平衡是万物存在的规律2、平衡是有范围的、相对的、动态的 平衡，不等于均衡如何提高工作效率时间管理10项技巧1、效率曲线抓住清静时间2、拒绝拖延 3、锯齿效应-学会说“不” 4、巧用零散时间5、管理从桌面开始“5S”6、相似事情、连续处理7、从容上班，尽量不把工作带回家8、适度授权，例常工作流程化、标准化9、注意与他人进行时间协作10、树立强烈的进去心，持之以恒如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力；养成运动的习惯

12、4.身心均衡地发展；培养良好的嗜好1.工作时段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿, 适合散心, 放松(Check)冷静, 沟通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.布置2.电话敲定事情/ 做事情3.给领导方向/ 画架构4.执行进行中的方案1.面对面 （工作进度查询）2.沟通与协调1.思考问题2.写计划/ 进度 (1hr)3.修正/规划进行中的方案1.花 1 小时写作典型效率曲线100%09:0012:0015:0018:002.每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛, 冲劲与勇气兼具(D

13、o)思考迟顿，放松，沟通(Check)冷静, 思考(Action, Plan)1.大型专案布置2.小组专案布置3.给予成员做事方向/做事重点4.创造议题1.跟踪一二的布置2.调整, 计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么? 意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计划/ 规划拒绝拖延1、拖延商数测验 2、产生拖延的心理原因3、克服拖延的方法: 自信心不足，对未知结果的恐惧 “痛苦-快乐”转换法则拖延商数测验序号项目非常同意略表同意略表不同意极不同意1为了避免对棘手的难题采取行动,我常常寻找理由和借口.43212为了使困难的工作的能够被执行,对执行者下压力是必要的.43213我经常采

14、取折中的办法以避免或延缓不愉快的事或困难的工作.43214我遭遇了太多足以防碍完成重大任务的干扰或危机.43215当被迫从事一项不愉快的决策时,我常常避免了直截了当的答复.43216我对重要的行动计划或追踪工作一般不予理会.43217当遇到不愉快的事情时,我试图让他人来处理此事.43218我经常将重要工作安排在下午处理,或者晚上带回家处理.43219我在过分疲劳(或过分紧张,过分泄气,或太受限制)时,以致无法处理所面对的困难任务.432110在着手处理一件困难的事情之前,我喜欢清除桌上的每一个物件.4321总分( ) 学会说“不”2、接受请托要量力而行3、面对“打扰”要学会说“不”（1）来自上司的打断（2）来自同事的打扰1、持续被打扰会严重影响工作效率如何处理情绪低潮每天至少完成一件事情完成事情的定义完整的相关的善后的记录的文件通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情5“S”简报回顾与总结结束语：一个小故