任务14 Office办公软件的基本操作

1、任务1.4 Office办公软件的基本操作Microsoft Office是一套由微软公司开发的办公软件，Office 2007版本是第三代处理软 件的代表主品，就日常办公和管理的平台，可以提高使用者的工作效率和决策能力。1.4.1任务描述小张是某公司的文职人员，日常工作就是进行文字材料的录入及安排领导的日常行程安 排，如准备文字材料、制作会议用的幻灯片、一些简单报表等。为了做好工作，小张必须熟 悉常用办公软件Office 2007的基本操作。为此，他将从最基本的文档建立操作开始，踏上 学习之旅。1.4.2任务分析要完成本项工作任务需要完成下面的4个步骤：（1）打开Word 2007窗口，新建

2、一个文件。（2）文字录入。（3）保存文档到磁盘，我们选择存放到D盘根目录，文件名称命名为“小张的简介”。（4）正确关闭Word 2007窗口，以免信息丢失。1.4.3任务实现1.启动 Word 2007单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，执行“程序” f Microsoft OfficeMicrosoft Office Word 2007命令，打开Word 2007应用程序窗口，如图1.4-1所示。Office按钮选项卡功能区水平标尺垂直标尺编辑区快速访问工具栏标题栏水平滚动条垂直滚动条图1. 4-1 Word 2007窗口的组成熟悉窗口的组成标题栏。位于窗口顶部，它显示应用程序名称及当前正在

3、编辑的文档名称，标题栏左侧是Office 2007按钮 和快速访问工具栏，标题栏右侧是控制窗口的三个按钮：最小化按钮、还原 (最大化)按钮、关闭按钮。选项卡。在默认状态下，选项卡栏包含了 “开始”、“插入”、“页面布局”、 “引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”、“开发工具”8个选项卡。单击其中的一个选项卡，功能区会显示很多工具按钮。用鼠标单击选项卡名或按Alt+字母组合键，均可选中 该选项卡。功能区。选项卡下常用命令按钮的集合区。标尺。利用水平标尺、垂直标尺与鼠标可以进行文本定位、改变段落的缩进、调 整页边距、改变栏宽、设置制表位等。标尺的显示或隐藏可以通过垂直滚动条上方的“标 尺”按钮亳1

4、来实现。编辑区。编辑区中有一个闪烁的I”形光标，表示当前插入点，可以接受键盘输 入。每个段落用Enter键结束，其后都有一个段落标志。滚动条。文档窗口的右边是垂直滚动条，底边是水平滚动条，用户可移动滚动条 的滑块或单击滚动条两端箭头按钮，滚动查看当前屏幕上未显示出来的文档内容。状态栏。位于窗口的底部，状态栏的左侧显示当前文档的页数/总页数和字数，使 用的语言，以及当前文档的插入/改写状态切换按钮，插入状态时，输入的文字插入光标所 在处，光标后面的文字自动后移；改写状态时，在光标处所输入的新文字，将覆盖光标后的 旧文字。按键盘上的Insert键也可以切换插入/改写状态。（8）视图切换按钮。在状态

5、栏的右侧有5种视图切换按钮，单击按钮选择相应的视图 方式，视图方式的转换还可通过“视图”选项卡进行。录入文字（1）按任务栏上的“中文（中国）”将输入法切换到中文状态，选择一种自己熟悉的中文输入方法，如智能ABC输入法。（2）输入以下文字：性别：男政治面貌：共青团员毕业学校：平顶山学院毕业时间：2005年6月外语级别：四级姓名：张果专业：英语教育学历：本科学制：4年出生日期：1985年10月主修外语：英语参与社会活动及获奖情况：01-02年获优秀学生干部01-02年获二等奖学金03-04获三好学生04-05年获校英语演讲比赛三等奖保存文档单击Office 2007按钮，选择“保存”命令，打开“另

6、存为”对话框，单击“桌面”， 在“文件名”框中输入“小张的简介”，如图1.4-2所示，单击“保存”即可。图1. 4-2另存为对话框5.退出 Word 2007单击标题栏上的“关闭”按钮。1.4.4知识精讲1. Word 2007的基本操作1）启动Word 2007的方法（1）在“开始”菜单中执行“程序” 一Microsoft Office Microsoft Office Word 2007命 令。（2）双击某个Word文档，在打开Word2007应用程序窗口的同时打开该文档并进入编辑 状态。2）常用新建文档的方法（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“新建”命令，打开“新建文档”对话

7、框， 选中“空白文档”，单击“创建”按钮可新建一个空白文档。（2）单击自定义快速访问工具栏中的“新建”按钮。提示：单击“自定义快速访问工具栏”右侧的下三角按钮，在弹出的菜单中选择“新建” 命令（如图1.4-3所示），即可将“新建”按钮添加到快速访问工具栏中。图1.4-3自定义快速访问工具栏（3）使用快捷键Ctrl+N。3）常用打开文档的方法（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打开”命令。（2）单击自定义快速访问工具栏中的“打开”按钮。（3）使用快捷键Ctrl+O。4）常用保存文档的方法（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“保存”命令。（2）单击快速访问工具栏中的“保存”按

8、钮。（3）使用快捷键Ctrl+S或按F12。5）常用退出Word的方法（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中单击右下角的“退出Word”按钮。（2）单击标题栏最右侧的“关闭”按钮。（3）双击Office按钮。（4）按快捷键Alt+F4。提示：若已对文档进行过修改，则在退出时，会弹出警告对话框提醒是否需要保存。2. Excel 2007的基本操作1）启动Excel 2007的方法（1）在“开始”菜单中执行“程序” Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2007 命 令。（2）双击某个Excel文档，在打开Excel2007应用程序窗口的同时打开该文档并

9、进入编 辑状态。2）熟悉Excel 2007窗口的组成Excel 2007启动后，打开Excel 2007窗口，如图1.4-4所示。当前工作表的工作区工作表标签名称框单元格图1. 4-4 Excel 2007窗口的组成（1）工作簿。一个Excel数据文件就是一个工作簿，Excel是以工作簿为单位来处理和 存储数据的。工作簿保存时默认的扩展名是.xlsx文件。工作簿文件由多个工作表组成，每个工作簿最多可以包含255张工作表。在默认的情况 下，新建的工作簿中包含3张工作表。用户可以在“Excel选项”对话框的“常用”选项卡 中设置新建工作簿时“包含的工作表数”中更改默认设置。提示：单击Excel

10、2007窗口左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中按“Excel选 项”按钮即可打开“Excel选项”对话框。（2）工作表。工作簿中的每一张表格称为工作表，通常称作电子表格。每张工作表最 多能包含1 048 576行、16 384歹L行以阿拉伯数字（1、2、3）编号，列以英文字母（A、 B、C）编号。工作表是通过工作表标签来标识的，工作表标签显示在工作表的底部，单击不同的工作 表标签可以在不同的工作表中切换。只有一个工作表是当前活动的工作表，标签底色为白色 的工作表是当前活动的工作表。（3）单元格和活动单元格。单元格是工作表的基本元素。单元格中可以输入文字、数 字、公式，也可以对单元格进

11、行各种格式的设置，如字体、颜色、长度、宽度、对齐方式等。单元格用所在的列号和行号来标识，例如，A1单元格是指工作表中第1行A列的单元 格，D5单元格是指第5行D列的单元格。活动单元格是指当前正在编辑的单元格。每个工作表中只有一个单元格是当前活动单元 格，它的框线为粗黑线。3. PowerPoint 2007 的基本操作1）启动 PowerPoint 2007 的方法（1）在“开始”菜单中执行“程序” Microsoft OfficeMicrosoft Office PowerPoint 2007 命令。（2）双击某个PowerPoint文档，在打开PowerPoint应用程序窗口的同时打开该文

12、档并 进入编辑状态。2）熟悉PowerPoint 2007窗口的组成PowerPoint 2007启动后，打开 PowerPoint 2007窗口，如图 1.4-5 所示。经典菜单幻灯片选项卡大纲窗格幻灯片窗格一备注窗格视图切换按钮任务窗格图 1. 4-5 PowerPoint 2007 窗口 的组成（1）大纲窗格。显示幻灯片文本的大纲。在大纲窗格中，演示文稿中所有的幻灯片按 照编号依次排放，可以单击某个幻灯片实现快速切换。（2）幻灯片窗格。显示当前的幻灯片，可以在该窗格中对演示文稿中的幻灯片内容和 格式进行修改和编辑。（3）备注窗格。为幻灯片添加备注的窗格，这些备注可以打印为备注页。（4）任

13、务窗格。位于屏幕的右侧。任务窗格的种类不同，每个任务窗格能完成一项或 多项任务。（5）视图切换按钮。包括“普通视图”、“幻灯片浏览”、“幻灯片放映”三个按钮，单 击这些按钮，可以切换PowerPoint 2007视图方式。其中：“普通视图”是默认的视图方式，在这种方式下可以进行幻灯片内容和格式的编 辑和修改操作。“幻灯片浏览”是以缩略图形式显示幻灯片的视图方式，显示演示文稿的所 有幻灯片，使重新排列、添加或删除幻灯片以及预览切换和动画效果都变得很容易，但不能 进行单张幻灯片内容和格式的编辑。“幻灯片放映”是从当前幻灯片开始放映幻灯片的视图 方式。（6）幻灯片选项卡。包括默认的“幻灯片”选项卡和

14、“大纲”选项卡，其中大纲选项 卡可以在演示文稿中以缩略图的形式显示幻灯片。（7）经典菜单。为了方便习惯使用PowerPoint 2003的用户，设置了经典菜单。4 .文字输入1）计算机操作姿势长时间使用计算机很容易产生疲劳，在快速、准确地输入信息的同时避免产生过度疲劳， 在键盘操作时应保持正确的姿势。（1）调整座椅使其达到合适的高度和舒适度，身体坐直或稍微倾斜，使座椅的靠背完 全托住用户的后背，双脚放在地板上或者脚垫上。（2）调整显示器到视线的正前方，距离刚好是手臂的长度。颈部要伸直，不能前倾。屏幕的顶部与眼睛保持在同一高度，显示器稍微向上倾斜，原稿在键盘左或右放置，便于阅 读。两肩平齐，上臂

15、自然下垂并贴近身体，胳膊肘成90 （或者稍微再大一点）。前臂和手 应该平放，两手放松。手腕处于自然位置，手指自然弯曲或轻轻放在基准键上。2）键盘结构常用的键盘结构如图1.4-6所示，它包括主键盘区、功能键区、数字键盘区及编辑键区四个区域。功能键区主键盘区PrintScrollPauseInsertHomePageU-DeleteEndUpPageDownNum/*Loc Ik7Home89 PaUp+4 J56 f1 End23PgDnEnter0Lns.Del编辑键区数字键盘区图1.4-6键盘结构图主要键的功能：Enter:回车键。表示命令的结束或段落的结束。Shift：上档键。辅助输入双字

16、符键的上档字符，如“:”和“+”等。Ctrl:控制键。经常与其他键配合使用。Alt :交替换档键。经常与其他键配合使用Delete：删除键。每按一次删除光标后面的一个字符。Backspace：退格键。每按一次，删除光标前面的一个字符。Insert :插入/改写状态转换键。Caps Lock:大小写字母转换键。注意Caps Lock指示灯的变化。Space：空格键。Num Lock:数字/光标转换键。注意Num Lock指示灯的变化。Esc :取消键。取消当前正在进行的操作。Print Screen：将当前屏幕以图像方式复制到剪贴板。f、l、一、一：光标移动键。控制光标上、下、左、右移动。Hom

17、e、End、PgUp、PgDn:控制光标移动至行首、行尾、向上翻页、向下翻页。字母键：直接按键输入。可以通过Caps Lock键进行大、小写字母的转换，也可按 Shift+字母键进行单个字母的大、小写转换。数字键：直接按键输入。通过数字键盘区的小键盘也可输入数字，此时Caps Lock 灯亮。双字符键的上档字符：借助于Shift键输入。3）指法所谓指法，就是依据键盘键位的位置，将每个按键按照特定的规律，分派到十个手指上 的键盘操作方法。根据主要的输入区域的不同，指法分为“主键盘指法”、“数字小键盘指法”。（1）主键盘指法。主键盘区是日常操作中使用最为频繁的按键区域，也是提高输入速 度的关键。主

18、键盘区共分为五排，因此将中间一排设定为基准键位区，并将手指初始位置称为基准键位。主键盘区基准键位在中间一排，其中在F”和“J”键位处设计一个突起，用 于肓打定位。当手指离开基准键位按键输入其他键后，应及时回到基准键位。以基准键位为基础，指法要求对主键盘区所有按键分派到左右两手的十个手指上，具体 分派的情况如图1.4-7所示。每个手指负责所分配的键位的按键操作。组合键（如Shift 键、Alt键、Ctrl键），两手都可以使用。（2）数字小键盘指法。数字小键盘区是数字键与编辑键的复合键区，由NumLock键控 制切换。当NumLock键按下（NumLock灯亮）时，切换到数字键模式，否则，处于编辑

19、键模 式。在数字键模式下，数字小键盘的指法如图1.4-8所示。小键盘由右手操作，它的基准键 位是“4”、“5”、“6”、“+”，其中在“5”键位处设计一个突起，用于盲打定位。图1. 4-7主键盘指法示意图图1. 4-8数字小键盘指法示意图4）汉字输入方法汉字输入方法很多，常用的有五笔输入法、全拼输入、简拼输入法、双拼输入法、智能 ABC输入法、郑码输入法等等，只要掌握其中一种方法即可。我们以智能ABC输入法为例说 明其状态条的各键功能，如图1.4-9所示。全角/半角切换按键中/英文切换按键jute牌I：I园 软键盘按钮标准/双打切换按键中/英文标点切换按键图1.4-9输入法状态条Ctrl+Sh

20、ift组合键：切换输入法。Ctrl+Space组合键：切换中文与英文输入法。=或PgDn：重码字较多时，向后翻页。-或PgUp:重码字较多时，向前翻页。1.4.5技巧与提高Office 2007中的“保存文件”保存文件使用“Office按钮”中的“保存”或“另存为”命令，两者的区别是：“保存” 文件时，不改变文件的名称、类型和保存地点，仅更新文件的内容；而“另存为”文件时， 可以改变文件的名称、类型或保存地点，而原文件保持不变，另存了一个文件。设置自动保存“自动保存”是指在一定时间内按用户设定的时间周期，定时将你编辑的结果保存在一 个临时文件中。当计算机遇到系统故障的时候，会自动恢复刚才保存的

21、文档。自动保存的操作步骤如下：（1）单击“Office按钮”按钮，在弹出的菜单中单击“Word选项”按钮，打开“Word 选项”对话框中。（2）切换至“保存”选项卡，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在后面 设置一个合适的时间。3.Office 2007文档保存时自动保存为Office 2003可以打开的格式Word 2007保存文件时默认的扩展名是.docx，Excel 2007保存文件时默认的扩展名 是.xlsx，PowerPoint 2007保存文件时默认的扩展名是.pptx，在Office 2003及以前的 版本中不能直接打开，可以通过自动保存设置来解决上面的问题，步骤如下。（

22、1）单击office 2007左上角的office按钮，单击菜单中“Word选项”按钮，打开 “Word选项”对话框，单击“保存”选项卡；（2）在右侧窗格中的“保存文档”栏中，单击“将文件保存为此格式”下拉列表框， 选择“Word 97-2003文档（*.doc）”选项，再单击“确定”按钮即可。如图1.4-10所示。图1. 4-10 Office 2007浮动工具栏提示：Excel 2007和PowerPoint 2007自动保存功能与Word 2007相同。4. Office 2007的其它常用组件（1）Office Access 2007:是一个桌面数据库软件。（2）Office Outl

23、ook 2007：不仅仅是一个收发邮件的软件，还是一个很贴心的秘书， 能够管理日常的信息、工作任务和时间安排，是一个电子化的“工作日记”。（3）Office Visio 2007:非常专业的图表制作工具。能绘制出各种流程图、组织结构 图、工程图、电路图、网络拓扑图、房屋布局图等图表。Office Publisher 2007:主要用于制作出版物、印刷品、小册子，以及带有精美 样式的Web页和E-mailoOffice InfoPath 2007：电子表单设计工具。Office OneNote 2007： 一个非常灵活的电子记事本工具。Office Project 2007：企业项目管理软件5. Office 2007的新特性与之前的Office版本相比，Office 2007具有以下新特性。功能区。功能区位于界面上方，用它取代了传统的菜单和工具栏。功能区由多个 选项卡组成，选项卡的前后顺序都是与用户所要完成的任务相一致的，常用的功能都放在了“开始”选项卡中。上下文选项卡。由于某些功能只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会用到， 为了使Office界面的整洁，带有这些功能的选项卡会自动隐藏起来，只有在用到这些选项 卡的时候，它们才会出现在其他选项卡的右侧，这些就是“上下文选项卡”。例如，点击图 片时，与之相关的“图片工具”选项卡就会自动显示在功能区中，其中罗列了