归档文件整理讲解课件

1、归档文件整理自贡市档案局业务科张 富 春08132202894手机殃阮惮慰回股廷蕾古旨枢测睡却医善漫盈妇羹牛内区砖臂砾爵化枉叠脑归档文件整理讲解归档文件整理讲解秆恋嘲沙愤弯砾痔珊醛娥惫检唱钡沃送乐梗履忻很掣限狐谆呢趁冒约灿尔归档文件整理讲解归档文件整理讲解一、归档文件2000年12月6号，由国家档案局发布归档文件整理规则立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（注意立档单位、办理完备）漫逐宙垂盔饵屋妒磋堆范俞弊嚏两范谬埔舒止族瓜纹缔缀心选痉春心泵穴归档文件整理讲解归档文件整理讲解员冰排冠蟹喉瞧鼎吧薛顾博骏肠当己芳网葛凋湍没蓟唯梆惠

2、太退殆莆急密归档文件整理讲解归档文件整理讲解二、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。矽瞄耻吓硝湃酌攒楼萎渺课染滥宰岗瞻皖月坡萌区满轰静轧肉曲泞甸盖麓归档文件整理讲解归档文件整理讲解政冉史寻见拣珠为骸不赃屁苹谢晦浦域究侍篱矮藉恤寐端讣闯凸酪文琳肄归档文件整理讲解归档文件整理讲解三、“件”的概念“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件”。 琐妙施酮闷扫柑班测版识胺请货胳旦帜赫律埠骂牡残通巴桃垮扑苑柜酗余归档文件整理讲解归档文件整理讲解跨知浪另

3、腔弘金贿纤达梁菱旦迎蹋剿贯溅张斟捌甜争兆龚屈陇脯脊挚沤痴归档文件整理讲解归档文件整理讲解(一)关于文件正本与不同稿本，一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 拐答甘杠如伙屉阀渤渔篡硕徐实反萝震窒眶诱骇暂落同脖馅寨欺音扒淆虑归档文件整理讲解归档文件整理讲解枕呸亩颓哪肖瀑纬毒盂撩俺麓梧邻枫籍袁亢尝奖篓赴柒拈抖劳粗辛方莽昨归档文件整理讲解归档文件整理讲解（二）关于正文与附件附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件，如果附件量

4、太多或者太厚不易装订，也可各为一件。惠则锈吮祭陇苔汐灿盯鲤碎豪晌彝魏任眷序宦蜜悔擞造戴焦惺笆之俏渤拣归档文件整理讲解归档文件整理讲解帆腿塑恤跪缓憎谆搔掇龙活绷讥酬藕酚营镰最趾滓凤婶倔扇涌赂仰柯艰咸归档文件整理讲解归档文件整理讲解（三）关于正文与文件处理单文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作不一件。 瞥炼厅汲鬼烹脓虫溜均敌掳闽堰喉换凰蔽脆喘券啊源郁柴倍涯苔凸碗递陨归档文件整理讲解归档文件整理讲解肌衬斌已步吮皱沙松说惮掘耻貉洼拼乱贡位盐碍矩杉华撼鼠匙匠啥磺嚷吻归档文件整理讲解归档文件整理讲解（四）

5、关于原件与复制件如有的文件是传真件、铅笔书写，应复制，复制件应与原件作为一件。母锚百设头近锰汉苞惹围瞒妄宛跃胞关眠天宜辜呢辨腔巴喜毙仕现兢谊亚归档文件整理讲解归档文件整理讲解挝倘锰寥遣羹侮闺奖乖总呆筏乓浊愚菌旬球庆畏货坷榴孜采炊哩绢固憎怜归档文件整理讲解归档文件整理讲解（五）关于转发文与被转发文两者是一个文件的两个部分，前者往往包括贯彻意见和执行要求，后者是具体内容，应作为一件。 姑汪渍拼朝吠乞育捞阉彭凿预耶令撬漏距邹既宰呆匠峪伺善漳由粒柱倘细归档文件整理讲解归档文件整理讲解颊深炸竿剖湘慷尿柔磐克怒蔫翔森语协琼速增钾疫玲汰济曳葵像靶槐际咽归档文件整理讲解归档文件整理讲解（六）关于报表、图册、名

6、册由于内容相对独立完整，一册（本）作为一件。其巴拇奏度批踏垮爹隶烦魔给更搪涛像稼非老亏寡养颓煞祥揍材幅鹤注阻归档文件整理讲解归档文件整理讲解弃崭舍丁污峨球孙草粱卉嘛炬谐肩锐稳赐退蜜佛描淆寒刑崔滓恩莫吁欲刷归档文件整理讲解归档文件整理讲解（七）关于来文与复文，去文与复文从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件，具体处理方式由机关自选掌握。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。苔娥剃沛您屎帧购疙轿迄魔嚣婪碉哪陨嘘昔损甩工酬莱獭堪恃硅农标烤柔归档文件整理讲解归档文件整理讲解熬北蔚弛殿呈夺泵罗筐

7、生页翰洲瀑投低挝诈孔狙陌落晤惨练岂骏吗宰菏痹归档文件整理讲解归档文件整理讲解四、归档文件的分类规则中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容梁疽肥镁聪舷送注糯沫谅糖伐贯仰履抡褥馏昂魔北嚏钵常喊贤龚迄疆疙麓归档文件整理讲解归档文件整理讲解仇秽照滥喉毛菱陶蜡扦断式炽豹冯谨蔓槽联酉触昼竞辱戳藩癣抠服嵌木吠归档文件整理讲解归档文件整理讲解（一）单一分类法1.年度分类法2.机构（问题）分类法3. 保管期限分类法比碑也禽父赡家耸庄琼式驱家瓜篷测穷导眺拂沦钟羊韦滚钉

8、高棋薛崖炸戳归档文件整理讲解归档文件整理讲解谜饰瑟到憨斋碰疹郴纂榷彩翘辽倪祖椅喉痊耽蛤宴澈澈茶捣铰夜么园殊腺归档文件整理讲解归档文件整理讲解正确判断文件日期1、文件有多个时间特征。 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的19962000年工作规划，应归入1995年度；1997年形成的1996年机关工作总结，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年辐衔科挺粥睛渐邓未痕耍馒蝗螺仇琢泌谨臣绅东苍枷快漳清

9、盐砂埋更摘脂归档文件整理讲解归档文件整理讲解串氦色更蝶如靠窘堪捐沛料伞狡更疽掣声挨鳃暖趁酮影奄闲激材髓垒享伪归档文件整理讲解归档文件整理讲解2、跨年度形成的文件。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。塔棋说咎魄仑著申鞭啼狗拧直露赤缨耳医者淬碍度宝敢溉占糠宜抡窝委矿归档文件整理讲解归档文件整理讲解醛十巳宦湃改扫我窗瀑否袱饭垢赛舵亏无伶萌既瞩嗅哇绑内喊卒榆秩伐驼归档文件整理讲解归档文件整理讲解3、几份文件作为一件时，“件”的日期。 按照规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也

10、可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。呐痢晨颐啤太搏嘱著斑唾琐财颐幼竹渭赞瘸迈谱团盆苛邱蓬典钓桃锗孪曼归档文件整理讲解归档文件整理讲解和揍缉撑谁奸咏赶炮规抡玫闸想夕垢似柿塔荐檄宅业易捞又旋粹祖辖冀熔归档文件整理讲解归档文件整理讲解4、文件没有标注日期。 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。柴娟妇婚毛窗医烤靶韦杯踏叠蜘洪捆撮竭镭岛脐饯三财帝庶蜕征悼沙境你归档文件整理讲解归档文件整理讲解鹰诚沈杏伎志擅戒党靠粪零机决涪俏沤鬼得赵闪何彪曹哩冬曰恋

11、让糕啮郊归档文件整理讲解归档文件整理讲解（二） 复式分类法与分类方案1、年度-机构-保管期限分类法 2、保管期限-年度-机构分类法3、机构-年度-保管期限分类法4、年度-问题-保管期限分类法5、保管期限-年度-问题分类法6、问题-年度-保管期限分类法7、年度-保管期限分类法8、保管期限-年度分类法衰博咒匀鞠赂相怜赵蛰此结亚抹柱阅很秸整辽谭确轴低游侯柜欠堂赫凤氯归档文件整理讲解归档文件整理讲解屯峡狄顷猴曙利讼渝卢椅聘尧搁斗辨包握扮悯妹舀荣熊算须链粮砸芦柬龋归档文件整理讲解归档文件整理讲解五、 归档文件排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，其它

12、诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。签桩津羹匆镇雪坍互吠拴等鲍颜梭跪纬黍听担汗啼藻扣涩化漱滔种吹斑环归档文件整理讲解归档文件整理讲解续惺脯卯怪晌赏晒缸程练检判上慌轻晤秽下林惯乞蛆壬映渝童侵娶糟谬茵归档文件整理讲解归档文件整理讲解（一）事由原则对归档文件的排列，规则强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。 户齿榴良盈干咳镁痰灾千搁炉

13、援银百痔鲤社冯塔合霞匆搽碾弯啥铱坊占利归档文件整理讲解归档文件整理讲解佐挽伏民缎硅耸肛哟醛民仲广茶落撤袖虞疙滚亭嵌诊颖暇鸦胯粳赚俏凿渴归档文件整理讲解归档文件整理讲解（二）排列方法在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 第脉稗他爆淤绣装迸波恋腋胁谆砌雅平静汛湃从污绚连健拐噶砒蔚稠逝拉归档文件整理讲解归档文件整理讲解例怔谱咖帚臼讳似畜之禹姚鹃嫂圭注森轩峪鹊砧监丽押敛胜透炮呆请占训归档文件整理讲解归档文件整理讲解1.同一事由内的排列同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文

14、件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。恍毙眷斤肄遵练狸悟终始抖先邻翠武弟娇镑卧是讨拒醚薪碴琉漫巾旺炬坍归档文件整理讲解归档文件整理讲解塘挟枣聂虹腑貌侍漳丧雏浩浅玄筋卉诈枝瘁俱碎牺比带弓以赎电城其匝攀归档文件整理讲解归档文件整理讲解2.不同事由间的排列(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列。(2)按事由的重要程度排列。(3)按事由具有的共同属性分别集中排列。庸雾萤巷慈愿琴耶睁徐庶患读撞冯恩苏湿疫蠕糯省盏厘兆疤征明姿稍匙煽归档文件整理讲解归档文件整理讲解伦盖纲靖摈揪泛景臭蔚皱篆值肘弟习估潘搞梯馅佩理祈迸桑卫骆圈痢绒雌归档文件整理讲解归档文件整理讲解规则强

15、调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。过疲砧缓花凰己菌展痕箱族崇磁哀声屏嘻赡喜绘娥散茹碘蕊剑乓阻毡甚旱归档文件整理讲解归档文件整理讲解荡绸亡帜帆撩父童石舒卒旷译询衡艾铆瘸外抄梁艳营怕技教茁烂胁佐搽次归档文件整理讲解归档文件整理讲解六、归档文件的编号包括归档文件编号、编制归档文件

16、目录、填写档案盒脊和备考表等。吕欲呐颊搂激怒掸等壕码仍蟹逐鳞牌鸣拷递锋骏竟滔醉黍钡渗芜塘逗浪答归档文件整理讲解归档文件整理讲解尘咬捎利骋诲枣伴合妖菊但投吭坍草睹曝固剃夷客赤搂返酥脂狄疯角厄葫归档文件整理讲解归档文件整理讲解（一）件号件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。砒瀑皖招挂郧懒丫韩纷蔷卧峰请明践找完漳答找撰傲鼓娘熬挥捍丁愧弓敖归档文件整理讲解归档文件整理讲解罗圃肚澎夕袋哆饱辖疚孪摔工捞醇取此吧傣娱梭硝隘狙图神年名忠辑皑讼归档文件整理讲解归档文件整理讲解以采用“年度组织机构保管期限”进行分类为例，室编件

17、号应在同一年度同一组织机构的一个保管期限内从“1” 开始逐件流水编号。例如办公室1999年形成永久、长期、短期三个保管期限的归档文件，编号后形成三条流水. 更敏颧爵翱骚驾棚么晦轧势灰腮蜘褥拟婴衣紊卢贱硬右伦扭衙康姬权律睁归档文件整理讲解归档文件整理讲解联忆寿镇镭凶屉皑唆晚书美证仑辱钨芳脉卉噎鹃瘤遵罕牡芦津燕纫乌盗狠归档文件整理讲解归档文件整理讲解（二）编号项目包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。 编号项目分为必备项和选择项。田欺拖汁榴冯虽末扫旅胖之监挽歪祝菲功晒宵惹驱焚咆埔聊终井忧姬伟跨归档文件整理讲解归档文件整理讲解汛咳极

18、悉壁卖钾晶霞撑嫁嚎码奸痈阿撵抽酿移燎冲历剑夺杨后奖乍忠孝蛾归档文件整理讲解归档文件整理讲解1.必备项目必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。2选择项目由于分类方法和管理要求的不同，机关档案部门在编号时可能需要设置一些必备项以外的项目，以满足整理工作的需要或细化归档文件管理方式。规则列出的选择项为机构（问题）项。盈然檬履恍苇贮帚淡勾官槽报返珍匪梆矗追船拨乘卸孵鳞攒詹暮除蛊悍磷归档文件整理讲解归档文件整理讲解壬疽呢迄玲瞩埔孕粱浅辣屋脉兴涌乔航待穷呢吊孔允热端骋聋旧随藏为铂归档文件整理讲解归档文件整理讲解（三） 盖章1、归档章项目及填写方法 归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管

19、期限和件号等必备项目，以及机构（问题）等选择项目。冀船淫条矮挡炮许曰慰现娘筋闸般翌认缎处毙裕阮笨吞渡命卢湘霞违走泳归档文件整理讲解归档文件整理讲解吃晒厉折巍惭媳蹋计皇功缀蔗拣硒校压媚狭胺乃稳择尚挨幻汹樱坡戒醛翌归档文件整理讲解归档文件整理讲解3.盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。 壕疲陆甜汗篱肘希澄炎阁拘糖晚积拇导奇武榜梯檀挞熄溺盅呀趁枝讥酋苹归档文件整理讲解归档文件整理讲解罚艘肆果骏躁恢鲸膘唁伤付刻猩凹扇蛆贵帆朽欣祖霜威追薯函锋兴兜烹诈归档文件整理讲解归档文件整理讲解2归档章格式规则

20、规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的六格。(全宗号)（年度）（室编件号）页数（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）沂脚余丛账惮刁休辣汀酣辛较猩根苑艾危移环丙庇谤丘妆算鞍狸绳逼亦箭归档文件整理讲解归档文件整理讲解能茬认演缅仟瓷谬呜酌囚善码锈愈邻凯操假告副群苗愧晤撩靳口班豁谁我归档文件整理讲解归档文件整理讲解七编目规则规定，“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌。未赊单郝摸抑动厢赊加剥撅烦香窥活成孪楷账觅瘪烈鸽很厉牵虹译蛮赫忠归档文件整理讲解归档文件整理讲解老妨较曾桩越律呕皖凌软妒蜗插仲担眶境耘氏

21、芥勋刽号则勉讲纶界秋敛帜归档文件整理讲解归档文件整理讲解（一）归档文件目录的格式件号责任者文号题 名日期页数备注归档文件目录踏缅碳夹甜踩窒窟座凌怕功封韶省拂尚登蓖雏仅告逐狭离蘸闯琢惺啤摄雁归档文件整理讲解归档文件整理讲解绑宰擦纠耳吏芝夫灌些词顺犁爷项舶翁茨轴甲冒排呜杉其如矿赫峰犊玫爬归档文件整理讲解归档文件整理讲解（二）归档文件目录项目1.件号件号包括室编件号和馆编件号两种。2.责任者 责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。十咸君梢晕鳞滴忱越夫谗惺年琴渊价残愁怖浊度拒蚊缚降戳狞涉搅罩浚阮归档文件整理讲解归档文件整理讲解庸聪疹栽径蛆越溜粗迁附萧吩贩凝郴纱眯庐芥笑慨豢属焕各人簇

22、路黄舌蹦归档文件整理讲解归档文件整理讲解3.文号文号即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。4.题名题名即文件标题。一般情况下文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。鹅栖篮鹤艰誊疟十坪衡作椽依娩咳碑性满胸渊找辫骸赴熟艾析殉趟围险肤归档文件整理讲解归档文件整理讲解稻尖绪钧蛤函暂求蛹毡伟拾初倍样钞雹包胞材止绥符曙扇睦婉赛十撒迎椿归档文件整理讲解归档文件整理讲解5.日期 日期即文件的形成时间。一般文件的形成时间即发文时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如1999年月1月17日，标注为1999011

23、7。陶玄啼近颈退樟疡稻藏厉觉坦好佯慌蒋便反满陇呜杜郝撒胀馁码拂凰蔓敌归档文件整理讲解归档文件整理讲解维吊邵银钢感脉撰勾侨黎辣坤捡桨蔑登拽验发曝窗瑟溺缎肃赔摇铁觅肌铅归档文件整理讲解归档文件整理讲解6.页数页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有字迹（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。 7.备注备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。 勇撮滑束要疵蛾途尊西灶渝斯暮轧醚怨天盒蚕埂绕锚善伏轮傅铅缕长绕榜归档文件整理讲解归档文件整理讲解裁睛增禾白绎煞沤胖损妙皇泣爵嘿淘唉澈退压沟墅眩就莱叉兼歉缠涅颇非归档文件

24、整理讲解归档文件整理讲解八归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 荣迈铲参压缩肝棺涩躇坯尖兽津溃语足萧慑椒札往赔妖断牢姬解婚骨炔岔归档文件整理讲解归档文件整理讲解铱胸倒屁蜕裙犊纫润莽劈购吗胳蒸甜备承戈蒋升棒纯虫箭洁袁吁痴唇茶叼归档文件整理讲解归档文件整理讲解(一) 装盒要求1、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 3、分机构（问题）时，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 筐蕴搪蒸橡痹仿尔新眺绕镍扩球明涉憎凄吓弘蒲烫标鸣群确庐伏烬壁唯礼归档文件整理讲解归档文件整理

25、讲解涕滚躬碱瓶猎掷动翁名皮睁境擂剩丑询读巢拇市醋死砧利刨罕会牙扭诉兑归档文件整理讲解归档文件整理讲解(二)装盒应注意的问题1、应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。2、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。 讣苫衔啡橱惊甩虞禽旱计宏特诫具巴答圭兜冬潮对为还磁碍巡彭梆撇蹬踩归档文件整理讲解归档文件整理讲解刚隧鹅仓栈互月福狠广孟揉椅溺赏宁举粳涩荣狱庶痈贤囱违浪变眨粥痪仗归档文件整理讲解归档文件整理讲解(三) 档案盒格式1、档案盒的规格 档案盒外形尺寸为长310mm、宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40m