2022年工程项目档案管理制度

1、第PAGE8页共NUMPAGES8页2022年工程项目档案管理制度本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预(结)算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。三、资料员及其职责部门经理指定专人负责档案管理工作(即资料员)，资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：1、收集、整理、立

2、卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。四、档案的立卷、收集、整理1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)。5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收

3、工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。2、每月对档案进行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。3、传真件应复印一份归档。七、档案的保管1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。2、所有档案应专柜存放，加锁。3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。八、档案的查借阅1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。2、确因工

4、作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、毁损、丢失或擅自销毁档案。2、擅自向外界提供、抄摘档案。3、涂改、伪造档案。4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。5、未按手续借阅、外带及越级借阅。2022年工程项目档案管理制度（二）第一章总则第一条为加强公司评级项目的档案管理工作，有效保护和利用评级档案，

5、维护公司合法权益，特制订本规定。第二条评级项目档案是指委托初次评级项目在业务承接阶段形成的评级档案和作业阶段形成的评级档案，主要包括纸质档案和电子档案两部分。跟踪评级、主动评级、研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等项目档案管理参照本制度进行。第三条评级项目档案由公司综合管理部负责管理；业务发展部门秘书负责业务承接阶段所形成评级档案的归档手续；评级作业部门的部门秘书负责本部门所承做评级项目在作业阶段所形成评级档案的归档手续。综合管理部档案管理部门应负责将同一项目在业务承接阶段和作业阶段的档案合并存档。第二章档案的收集第四条评级作业部门秘书负责督促本部门分析师收集委托评级项目作业阶段形成的所有

6、档案资料。其中，标准评级项目的初评按照评级项目资料存档标准化目录(附件一)进行收集，标准评级项目的跟踪评级按照评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)(附件二)进行收集；非标评级项目的初评按照非标评级项目资料存档标准化目录(附件三)进行收集；非标评级项目的跟踪评级按照非标评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)(附件四)进行收集；资产证券化项目的初评按照资产证券化评级项目资料存档标准化目录(附件五)进行收集；资产证券化项目的跟踪按照资产证券化评级项目资料存档标准化目录(跟踪评级)(附件六)进行收集。数据更新和报告重出所形成的资料并入初评或跟踪评级存档。档案收集范围：1.评级协议(仅适用于委托评级项

7、目)；2.主承销商出具的集团企业认定函(无主承销商的委托评级项目和资产证券化项目除外)；3.委托评级项目流程控制单(仅适用于委托评级初评项目)或评级报告作业流程控制单(仅适用于主动评级项目、跟踪评级、数据更新与报告重出作业)；4.工作方案，包括评级资料清单、访谈提纲(仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形)、尽职调查表及现场工作方案；5.尽职调查报告、访谈记录(仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形)；6.信评委委员评审意见及信用等级表决表；7.信用评审纪要；8.复评相关材料(仅适用于存在复评的情形)，包括复评申请及复评补充资料、复评评审纪要、复评报告修改搞；9.信用等级通知书(适用于

8、委托评级项目的初评、跟踪评级)及信用等级公告(适用于公开发债评级项目的初评和跟踪、主动评级项目，以及协议约定公开披露的非公开债项评级项目)；10.经核稿人员、分管高级分析师(可由部门总经理或副总经理兼任)、部门总经理(部门副总经理)、评级总监(或其授权人)签字的评级报告终稿(加盖公司公章的纸质版报告)；11.信用评级机构评级作业主要流程单(仅适用于除担保公司和资产证券化项目之外的委托评级项目)；12.现场尽职调查客户反馈意见表(适用于存在现场尽职调查环节的评级项目)；13.评级报告意见反馈书(适用于委托评级初评项目)；14.评级报告意见反馈回执(适用于委托评级初评项目)；15.评级项目承诺书(

9、公开评级)；_公开评级需提供发行人原始材料(盖章原件)，主要包括发行人营业执照复印件、_机构代码证复印件、贷款卡复印件、公司章程、近三年审计报告及附注；非公开评级需提供与投资计划、基础资产、相关参与方等资料(盖章原件或经提供方核实与原件一致的复印件)；17.存在增信措施的评级项目，需提供与增信措施相关的文件，具体包括担保函、抵质押协议、流动性支持函等；18.行业研究资料，主要为支持评级观点和构成信用评级报告分析内容的内部研究报告；19.工作底稿、一审、二审、三审评级报告(电子档案)；20.其他资料，主要包括与发行人、主承销商及相关机构进行业务联系的相关文件、函件、往来邮件、会议记录、电话访谈记

10、录(如有)以及评级作业部门根据作业特点规定需存档的其他资料。第三章档案的整理第五条评级作业项目组负责档案的整理工作，部门秘书负责对评级项目组整理情况进行审核。档案整理及审核的基本要求是：1.纸质档案和电子文档资料分别整理；2.对上述档案收集范围中的1-_项，需提供纸质文件，对发行人提供的原始材料需加盖企业公章；对根据公开资料使用办法采集的公开资料应打印存档；3.对上述档案收集范围中的17-_项，提供电子文档即可；4.对于_档案，按照信息保密制度，在档案提交时对档案的保管期限及保密级别进行确认。第四章档案的移交第六条档案移交的工作要求是：1.评级项目负责人应在报告出具时根据存档标准化目录对项目作

11、业阶段的档案按纸质文件和电子文档分别进行分类整理后，移交本部门秘书；特殊情况下如出具报告时部分评级资料未能归档的，未归档资料应在报告出具后_个工作日内完成存档移交手续；2.评级作业部门秘书进行初步_和整理后，将纸质文件和电子文档分别随同档案清单(存档标准化目录)报综合部档案管理人员进行归档；3.评级作业部门秘书应于评级报告出具后的一周内将业务档案移交给综合管理部档案管理专员，并填写东方金诚归档确认单；4.评级委托协议或合同、收款凭证由业务发展部秘书在合同签订或费用到账后_个工作内日移交综合部档案管理人员归档；公司对合同管理有其他规定的，从其规定；5.研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等在定

12、稿或颁布实施后_个工作日内，由研究项目负责人或相关责任人员提交综合部档案管理人员归档；6.一个评级项目由几个部门参与办理，在工作活动中形成的业务文件，由主办部门负责收集归档；7.员工工作变动或离职时，应将经办的评级业务档案向接办人员进行移交，符合归档条件的应进行归档；_项目负责人有义务及时将相关文件按照本制度规定移交档案管理人员，评级作业部门秘书和综合管理部档案管理人员有权敦促业务人员将应归档而未归档的文档资料进行归档。第五章档案的借阅及复印第七条公司档案利用方式主要有。提供档案原件；提供档案复印件；提供档案索引资料三种方式。第八条档案的借阅及复印1.凡需使用档案者，均需填写调档申请单，依据调

13、阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅；2.案卷一般仅供在档案保管区域内阅看，未立卷的文件、资料不可外借与阅看。原则上调阅者不允许摘抄所借阅文档内容，因工作需要摘抄须部门总经理同意。外借档案须办理登记手续，并经各级领导签批后方能外借；3.借阅期限不得超过_天；如需再借，应办理续借手续；4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性；保持整洁，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如_而给公司带来损失，将依据相关法律法规处理；5.凡需复印档案者，均需填写调档申请单，依据档案密级，经各级领导签批后方能复印，并在调档申请单上注明用途。第九条档案的借阅程序_公司总经理、副总经理借阅档案资料可经档案管理专员直接提取；2.部门经理借阅非密级档案资料可经档案管理专员直接提取，借阅密级档案资料须经分管领导批准后提取；3.其他人员借阅非密级档案须经部门经理批准后提取，借阅密级档案资料须经部门经理、分管领导批准后