机关单位档案管理制度

1、第 PAGE18 页 共 NUMPAGES18 页机关单位档案管理制度机关单位档案管理制度为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据中华人民共和国档案法和国家档案局机关档案工作业务建设规范、会计档案管理办法等有关规定，特制定机关单位档案管理制度。机关单位档案管理制度第一章 档案人员岗位职责第二条 档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。第三条 严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。第五条 维护本局档案的完整与安全，对违反档案法和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行

2、。第六条 机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。第二章 档案归档制度第七条 凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的.文件材料，均属归档范围。第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。第十条 会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。第三章 档案保管制度第十一条 档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。第十二条 要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14240c之间，湿度

3、保持在5065%之间。第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。第十四条 综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。第四章 档案保密制度第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。第十七条 查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。第十八条 档案人员不

4、得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。第十九条 外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。第二十条 只能查阅，一律不得外借和复制。第五章 档案利用制度第二十一条 利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好， 如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效，资料共享平台第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。第二十三条 档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。第二十四条 任何人不得把档案占为已有。

5、第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果 。第六章 档案安全制度第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，

6、积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电，关好门窗。第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。第三十五条 在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。第三十七条 销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。第三十八条 凡需销毁的

7、文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。第八章 会计档案管理办法第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。第四十条 会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。第四十二条 会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。第四十三条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原

8、卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。第四十六条 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。第四十七条 在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计

9、档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。机关事业单位档案管理制度第一章 总则为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提高资料利用效率，使其更好的服务于我局的工作，现根据中华人民共和国档案法、政府档案管理条例，结合我局实际情况，特制定本制度。第二章 归档制度一、归档制度1局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。2局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必须由本部门或专人负责收集、整理，于次年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。3归档的

10、文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反映本单位在各项工作管理等方面的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料要能耐久保存，严禁使用圆珠笔、红墨水、兰墨水书写或审批签字（只能用黑色），严禁使用复印纸复写；归档的文件材料必须纸质优良，线条、字迹图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准尺寸A4纸。4归档的文件材料应为原件，因故无原件的，可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。5归档的文书、科技、会计、各类地图，文件必须是盖有公章的正文，其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印；各种

11、图纸，表格做到手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅和图标按国家标准绘制。6会计档案应按照要求由会计人员装订成册，加盖公章。由部门保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册,于每年的六月底前移交档案科统一保管。7电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。目前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测数据；各项工程数据及成果材料；我局各项日常和业务活动的影像资料等。8各科科归档的文件材料，交接手续要齐全，各类档案的移交必须在档案移交单上签字。二、预立卷制度 （一）预立卷基本要求针对本局工作的特点

12、，方便领导和各业务科科在工作中使用档案材料，把工作过程中各个阶段所形成的管理文件和技术材料完整地、及时地收集、积累、整理出来；为防止档案的流失，加以妥善保密，必须进行预立卷工作。（1）档案预立卷工作由各科科完成。（2）各科科在档案预立卷业务中，要接受档案科档案人员的指导、检查和监督。（3）收集范围：收集整理本科科各业务人员手中的文件材料并检查文件材料是否有保存价值、内容是否齐全、有无重复材料。当年收集上一年度形成的、与科科工作相关的文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等成果资料或当年已经完成的工程项目资料。（4）整理单位：可按平时工作过程进行顺序整理。文书档案中请示与批复为一件、正件与附件为一件

13、、转发件与原件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后。获奖的上报材料附上级的批文或获奖证书的复印件，为一件。林业科技档案中具体工程项目从立项起至项目结束，所有资料为一件。（5）归档的文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写，归档的材料中不得出现圆珠笔或铅笔字（特殊情况要加以说明）。（6）送交到档案科的文件材料统一采用 A4 纸，如有特殊类纸张应特别说明。（二）林业科技档案预立卷制度林业科技档案预立卷工作由各科科完成。工作结束后，由各科科于每年10月底前归档，或在工作结束后直接归档。预立卷时，各科科按本局档案的归档范围，将形成的各阶段业务材料及时进行收集，各种积累的材料要进

14、行分类、整理并放入局规范要求的标准档案材料档案盒中，在各科科统一动态管理。工作结束后，由各科科负责人清点和检查各研究阶段的文件材料的准确性、标准性、完整性、合法性，清点和检查各研究阶段文件材料的补充和更改情况，检查每份文件材料的各级会签和审批手续，并通知档案科对预立卷工作进行检查，检查合格后，完成文件自然信息数据的录入。如有电子档案，则需从档案科领移动硬盘拷贝至少两份。经科科领导批示同意归档后按照归档要求，对文件材料进行分类处理，并办理交接手续，将预立卷材料送交到档案科。科技材料纸张的幅面一律采用 A4 标准，书写文字用黑色签字笔，图样档案材料要装订成册，厚度不能超过 6cm。（三）文书档案预

15、立卷文书档案预立卷工作主要由办公科完成。在日常工作中进行档案材料的收集和保管，以保证当年材料的完整、系统。第二年5月份前将前一年档案按照档案科的要求分类后移交档案科。（四）会计档案预立卷制度由财务科将平时工资、帐簿、凭证、报表等文件进行整理并管理，按有关规定，定期向档案科移交并办理移交手续。（五）电子档案预立卷制度由涉及电子档案的科科定期将电子档案拷贝存放到移动硬盘里至少两份，定期向档案科移交并办理移交手续。第三章 档案统计制度 1档案统计工作是档案管理的一项不可缺少的工作之一，统计应以表册、数字的形式揭示档案数量和档案工作有关的情况。2.统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编

16、制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析p 与定量分析p ，提供科学的依据。3统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构等情况的基本统计和其他专门统计。根据统计结果进行销毁等处理，并为领导决策提供依据。4档案管理人员应在每一类档案整理完排列上架后，及时地进行统计。5统计工作必须实事求是，如实地反映档案的真实性，保证统计数据准确无误，不得弄虚作假。第四章 档案保管制度1库房、办公、阅览科要做到“三分开”，非管理人员不得擅自进入库房。2档案整理工作区和库房内严禁吸烟，严禁携带易燃易爆、易腐蚀品入内，禁止使用明火。3要经常对库房的设施和安全进行检查

17、，保持设施完好无损。4库房内柜架要排列有序，归档的案卷、图书、图纸、资料排列整齐、美观、规范，与档案数据库中的目录一一对应，以便于查找利用。5定期开窗通风，调节科内温度、湿度。根据国家档案局规定：档案库房的温度为14242 相对湿度范围4560%5%。6库房要做到防高温、防潮、防虫、防盗、防尘、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持库房内清洁卫生，干净、整洁，无蠕滋生物，要定期投放防虫剂和灭鼠药等。7配备必须的消防器材。消防器材应放在明显的位置，并按要求定期检查、更换，保持良好状态。第五章 档案利用（借阅）制度档案是反映本单位在各项活动中的真实记录，是本单位的宝贵财富，为了使档案资料

18、更好地发挥作用，积极地为本局各项工作服务，对查阅、利用档案作如下规定：1.本局职工根据工作需要可直接到档案科查阅。 2.凡查阅有关重要数据和尚未公开发布的科研成果，须经主管领导或总工办批准方可查阅。3.外单位人员借阅档案，需持本单位介绍信，经局主管领导或总工办批准后，方可借阅。4.本单位职工查阅档案一般只限于在本局查阅，如有特殊原因需借出，必须办理借阅登记手续，借阅时间不得超过一个月，如有特殊情况，需要延期的必须到档案科说明情况并办理延借手续。5.查阅利用档案者，必须保密，对所查看的部分不可外传。6.查阅档案如需摘抄、复印，须经档案管理人员同意，重要的资料需要经主管领导和总工办同意、审批。7.

19、档案借阅人员必须保证档案的完整和安全性，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密，如有损坏或丢失视情节轻重按有关规定处理。8.会计档案除本单位财务部门有权查阅外，其他部门查阅须经财务部门负责人同意；外单位查阅须持介绍信、经局分管财务负责人或财务主管批准后，方可在财务人员的带领下查阅。会计档案原则上不得借出，如有特殊需要借出，须经本单位财务部门主管领导批准，并限期归还。9.查阅和复制档案的人员，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。10.地形图、影像是反映地形地貌的真实记录，是具有参考价值的原始依据，是国家级的保密资料,实行双人保管制度。除本单位相关部门和人员查阅外，其他人员查阅，经部门负责人批准，方可查阅；如需要借出，本系统借阅者，持本单位介绍信，经部门负责人和分管领导审批后，只准查阅，原件不准带出。科科内保存的图纸不得转借他人，更不能涂改、损坏、丢失，如有此类情况发生，视情节轻重严肃处理。当生产规划使用完成后，剩余的图纸边角料应及时收回销毁，不能随便流失，或留在个人手里。11.借阅的档案，必须认真登记、签字。归还时，档案人员要详细检查，注销；对未归还的档案，档案工作人员要做好登记清理，及时收回。12.电子档案的借阅拷贝，除了要经分管领导审批外，还需经涉及的科科负责人及涉及到的职工同意方可进行借阅拷贝。第六章 档案保密制度1.凡在本单位工作活动中形成并经过立卷归档的各类档案