国家重大建设项目档案工作的超前控制

1、国家重大建立工程档案工作的超前控制国家重大建立工程是庞大的社会系统工程,具有投资数额大,资金来源渠道多;建立工期长;施工、设计、科研单位多,并且资质参差不齐;国内外新技术、新材料、新设备大量引进和采用等特点,国家重大建立工程的档案工作也就因此具有了广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。为保证国家重大建立工程开工档案的完好率、准确率、归档率和案卷合格率到达国家档案管理标准,就必须转变档案工作的观点和思路,坚持“谁形成的工程文件,谁负责立卷归档和“三同步的原那么,采取严格把关的有力措施,加大工程文件搜集、整理、归档超前控制的力度,使建立工程档案工作始终处于受控状态。一、严把合同签订关,运用法律手段

2、超前控制国家根本建立改革的进一步深化,给重大建立工程档案的管理工作带来了活力和活力。全面推行工程法人制、招投标制、合同制、建立监理制和质量监视制,为工程文件搜集、整理、归档的超前控制提供了契机。理论证明,严把合同的签订关,运用法律手段超前控制档案工作是行之有效的方法。重大建立工程的全部单项或单位工程的施工、勘察设计、科研、设备采购、建立监理等,必须经过严格的招投标或议标,挑选出中标单位,是在签订合同或协议后开场施行。合同一经签订,就具有法律效用,就明确了甲乙双方各自的责任和义务,以及违约的处分。因此,建立工程档案部门要抓住超前控制的关键点,积极参与合同或协议的签订工作,严把合同或协议的签订关,

3、并把工程文件的搜集、整理、归档工作,作为合同或协议的一项重要内容,作为独立的条款,写进合同或协议。对开工档案的归档份数、时间、质量、违约等提出详细要求,以引起合同乙方的足够重视。按照“谁形成的工程文件,谁负责立卷归档的原那么,利用合同的法律形式,明确合同乙方是工程开工档案的第一责任者。二、严把档案保证金结算关,运用经济手段超前控制国家重大建立工程从外表上看是一个大系统的人流、物流和技术流,从实际上看,是一个大的资金流,是一项重大经济活动,处处表达出资金流的宏大动能。工程档案是工程建立的重要内容和组成部分,资金的能动作用和杠杆作用也必然会在工程档案工作中有所表达。采取档案保证金制的经济手段,制约

4、工程档案是非常必要的。在签订合同时,必须明确规定,把工程保存款转变为工程档案保证金,这样档案保证金就有了资金的来源。由于工程价款10%的保存金,其数额很可观,相当于承包商绝大部分的利润滞留在建立单位,工程档案做不好,就有切肤之痛。这样做后,从工程开工承包商对档案工作就有了压力和动力,必然会引起承包商对工程文件搜集、积累的高度重视,不会掉以轻心。档案保证金的拘留比例,应视工程量的大孝形成工程文件的多少和重要程度以及施工队伍素质的上下等区别对待,决不能一刀切、一概而论。待工程开工,承包商可以按期、按质移交合格的开工档案,建立工程档案部门出具证明,并签署结论性意见,财务部门如数退回档案保证金,进展工

5、程保存款结算。否那么,由建立工程档案部门进展指导重新经屡次重整,仍达不到标准要求,且缺少工程的根据性、结论性文件,档案部门视案卷情况,按有关规定扣罚部分档案保证金,其余部分由财务部门如数退还。三、严把平时督导关,运用职能手段超前控制国家重大建立工程的开工档案要到达完好,齐全成套、不残不缺;准确,图物相符、没有过失;系统,有条不紊、整体一致,实现档案的有效利用,发挥投资效益,档案人员必须从工程一开场就要充分发挥职能作用,超前控制,主动出击,严把平时的督查、指导关,这也是档案人员工作的重点和难点。1、抓好档案工作技术交底。标准是衡量事物的准那么,是对事物的统一规定,是以特定形式发布,共同遵守,有一

6、定强迫性的根据。从工程建立开场,建立单位就应以国家、盛市档案行政主管部门的有关法律、法规、规定、标准为根据,制定?建立工程文件立卷归档细那么?,以正式文件印发给参加工程建立的设计、施工、科研、监理等单位(部门)。由工程档案部门与承建单位进展档案工作技术交底,并举办有关施工技术人员、监理人员参加的培训班,明确工程文件积累的顺序和范围。这样就为工程档案的平时搜集和档案人员的平时督导工作提供了统一的标准,开工档案的标准性、完好性就有了保证。2、抓住重点和关键环节,超前督查指导。虽然合同或协议对承包商在工程文件搜集积累上起到了法律和经济制约的作用,但由于承包商的资质和技术人员素质参差不齐,在理解执行?

7、建立工程文件立卷归档细那么?上以及档案意识上也相差甚远。为此,建立工程档案人员要积极主动理解工程进度,抓住重点、关键环节,特别是要把水、电、暖、通信等地下管道工程作为重点进展督查,要会同甲方工程管理人员和监理工程师一起,主动出击,深化施工现场,实地进展督查指导。这样就为开工档案的齐全、准确打下了基矗3、抓住薄弱环节进展跟踪控制。建立工程文件搜集的薄弱环节,往往是没有引起重视;或因工作的中间环节多,衔接不及时;或因变化了的情况没有采取相应的措施而出现“断档或“空档。一是建立工程前期工作阶段和初开工阶段。因这一阶段机构不健全、人员不到位,工作忙乱、陌生、紧迫、无暇顾及工程文件的搜集,甚至出现前期临

8、时机构的撤离、合并、人员调动、互相交接不及时,出现空档。因此,档案人员要把此阶段作为工程文件搜集的重点加以控制。二是随着科技的飞速开展,开放的不断深化,建立工程配套的国内外机电设备数量大、种类多、现代化程度高,到货验货时间分散等情况,所形成的大量中外文文件容易被无视。因此,工程档案人员要参与机电设备的开箱验收,及时搜集全部技术文件。由于这些文件多为孤本,形成地又在异国他乡,所以要造册登记,特别是孤本文件、重要文件要复印,借用复制件安装调试,保存原件防止损坏丧失。三是现代科技迅速开展,以纸质工程文件一统天下的场面被打破,电子档案日益增多,特别是形成电子档案的人员和渠道较多,特定场景时间短暂。这不

9、仅给电子档案的搜集带来一定的难度,也给保管、复制、利用带来一系列的新问题。因此,建立工程档案部门必须把电子档案的搜集、整理提到议事日程上来,超前控制,抓紧抓好,加大搜集的力度,及时催收,妥善保管,随时配写文字说明。四、严把开工验收关,运用行政手段超前控制国家重大建立工程的开工验收是国家行政主管部门对投资效果的全面检验,不仅是对建立工程物质形态实物的验收,同时也是对知识形态档案的验收。但是由于重大建立工程规模大,施工周期长,单项或单位工程多,往往是首批单位工程为后来的单位工程做准备。这样就形成了有的单位工程已经历收投产使用,有的才破土开工,有的还在施工图设计阶段。因此,整体工程开工验收和单位工程

10、开工验收只能分别进展。只有严把单位工程档案的验收关,才能确保整个工程档案验收的顺利进展。单位工程档案的验收是工程档案部门工作的重点,而单位工程的预验收,又是工程档案超前控制的重中之重。单位工程预验收,档案人员督查的重点之一是隐蔽工程。因为隐蔽工程大多被掩埋或隐藏在其他部位内,不能被直视,也是最容易被一些素质不高的承包商偷工减料和钻空子的地方。因此,除平时实地督查外,检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章是重点。其次是大量的设计变更是否齐全,是否在施工的过程中就在施工图上修改到位。特别应该注意的是,一个单项或单位工程有总承包和分包单位的,要严格审查各分包单位的开工图是否与总图一致,是否标识统一,是否互相衔接。只