2022年行政秘书的日常工作程序与工作职责

1、第PAGE9页共NUMPAGES9页2022年行政秘书的日常工作程序与工作职责日常工作程序:1、提前到达上班地点2、领导到达时，提示领导本日日程汇报有关事项询问领导本日日程3、督办重要事项，急事急办4、进行正常事务工作5、接听电话接待来宾资料整理撰写文稿打印复印来往文件并记录并校对收发传真处理催办6、领导临时交办的其他任务7、下班时间向领导征询需办事项8、检查文件、锁具、电器、电源情况后下班工作职责:1、负责组织部门召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，协助督导贯彻落实各项工作任务的情况。2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等。3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。4

2、、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。5、做好部信件登记、分发、寄发工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。6、协助部门领导协调各个岗位的工作关系。7、深入员工调研做好部领导的参谋和助手。8、协助做好办公的日常工作。9、做好领导交办的其他各项工作。10、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。2022年行政秘书的日常工作程序与工作职责（二）1、领导勤务。承担校行政的服务工作，包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理校长、副校长印章、签名章，负责用印及校长、副校

3、长签字的程序性常规审核;承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供校行政领导公务活动信息;2、内部事务。承担校领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、校长办公会议以外的校级会议的人员通知;4、负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的

4、登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤;5、负责完成行政协理交办的有关工作，参与大型活动会务工作。2022年行政秘书的日常工作程序与工作职责（三）一、协助站领导组织协调日常工作;做好领导批办事项的督办工作。二、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作，拟定本单位上传下达的各类文件，协助分管领导做好本单位各阶段的各项工作计划、总结，当好领导的参谋。三、负责文件的手法、编号、登记、分送、催办，严格执行保密制度，做好机要文件的收发、穿越、保管、清退、核销和立卷归档工作。管理文书档案，履行建档和查阅手续。四、管理行政印鉴负责办单位介绍信的管理使用。五、负责办单位各项信息的收集

5、、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作。六、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作;向下级传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求。七、负责上级和外来人员的接待服务，搞好群众来信来访的登记、接待、转办、催办工作。八、负责本单位的报刊、杂志的订购和分发。九、负责本会议筹备、会中服务、会后整理工作。十、协助本单位领导抓好群团工作和离退休人员服务工作;做好人事、劳动工资和党务统计工作。十一、做好领导交办的其他工作。2022年行政秘书的日常工作程序与工作职责（四）第一条：为了加强和控制公司存货资产的财务监管，使公司的存货实物管理和财务管理能够相互稽核、监督、牵制，保证公司实存货

6、的安全、完整，特制订本制度。第二条。本制度仅财务部门在存货物资管理上的控制管理加以确定，对于存货资产的实物管理应依照公司制订的相关制度执行。第三条。依据管理体系的要求，仓库及加工厂管理不直接隶属财务部门管理，但应接受财务部门正常的监督管理，并配合财务部门做好各项稽核工作。同时仓库及加工厂应按照存货管理规定建立台帐对保管的存货进行记录，应将存货的品种、规格、数量(收、发、存)记录清晰。第四条。财务部门应按照财务核算的要求，对存货资产实行“数量、金额式”的分品种的明细核算，并于每月结帐日及时结算出各品种存货资产的结存数量和金额，以便与仓库管理部门台帐进行数量上的稽查、核对。第一章购货与付款循环第五

7、条。根据公司管理计划性的特点，采购活动之前必须实行计划审批，由采购部门、仓库部门或生产部门签发“采购订单”，列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较情况，并按照公司内_采购审批的规定进行必要的审批程序。第六条：采购人员凭审批手续齐全的“采购订单”，与有关供应商进行采购交易谈判，并将采购的相关条款明确后签订购销合同，购销合同应按照合同法的规定将主要条款如：品名、规格、数量、质量、单价总额、交付地点、验收依据、违约责任等填写齐全。第七条。采购存货运抵公司后，首先应由公司的质量检验部门对此批存货进行质量的验收和检测，检测的依据是采购订单、购销合同和公司内部质量管理要求，在确认无

8、误后，质量检验部门填写验收单，并签名盖章。第八条。采购人员凭采购订单、购销合同和验收单，将采购的存货送交仓库部门办理验收入库手续。仓库保管员应依据上述单据重点对存货的实际查收数量、重量、品种、规格进行查验，发现问题及时反馈给采购人员，并将查收情况填写在“入库单”上，如果有重量上的损耗仓管员应该在“入库单”上注明实际重量，并在仓管保管卡上注明。第九条。采购人员应将收集到的、审批齐全的采购订单、购销合同、验收单、入库单、合法的商业_等相关资料进行审核，并处理验收过程发现的问题，特别是损耗，不合理的一定要及时进行处理，审核无误后送交财务部门办理付款手续，财务部门按照公司内部付款审批手续，要求采购人员

9、在办理好相关的审批后，在接受单证进行审核付款。第十条。财务部门应对采购人员提交的付款资料(采购订单、购销合同、验收单、外购存货入库单、合法的商业_等)进行财务审核，主要审核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、_是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对_计算的正确性；应将_上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、验收单、外购存货入库单等资料核对一致。在审核无误后再办理付款手续。第十一条：财务部门在收集到采购单据齐全的情况下，应按照会计核算规定及时、准确地编制记帐凭证，并将上述支持性凭证(请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用_，若为进口的还应包括报关单)附在记帐凭证的后

10、面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付帐款”分类明细帐中。第十二条：财务经理应监督和审核会计人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的存货已入库但_未到，应暂估入帐，待下月_到达后红字冲回，再根据_做正确的分录。第十三条：财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。第十四条：财务统计每日都做采购日报表，按照采购单位、品种、规格填列，并

11、注明采购损耗的数量、金额。第二章生产领用及加工入库循环第十五条。财务部门应按照公司制订的财务会计核算政策，确定存货资产的计价方法(以在加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、选定一种)，计价方法确定后应保持不变。第十六条。公司生产环节需要领用存货物资时，应先由厂长按照加工批次电脑填制生产车间记录的投料计划部分，由操作工填写“领料单”，将需要领用的存货品种、规格、数量等信息填写齐备后，送交生产部助理复核，凭生产部助理复核同意并签名的“领料单”到仓库管理部门办理领用手续。第十七条。操作工、冲米工、仓管员共同对领用的原料实际数量、重量负责，作到准确无误，并注明领用原料的实际重量。仓管员把经厂长确认的

12、领料单交财务成本会计，成本会计做成本核算并做保管损耗日报表。第十八条。每日财务部门根据仓库提供的“领料单汇总表”和所有领料单，按照成本核算的方法，及时将各材料的耗用情况登记到“存货”及“生产成本”明细帐上，并将“领料单汇总表”和所有领料单作为会计凭证的附件加以装订成册予以保管。第十九条。包装物按照生产车间记录的计划，由分装工开“领料单”，分装完成后按照实际使用数量由仓管员与分装工确认，多出部分及时入库；对于原料的旧包装由冲米工按照规格计数打捆，开具“入库单”由仓管验收签字确认。第二十条。仓库之间内部移库手续要健全，内部移库必须有厂长签字确认后方可以进行，仓管员及车间人员没有权利决定权，并对内部

13、损耗由双方确认，由发出方统计并报厂长审批后报财务。第二十一条。生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前，必须需要公司质量管理部门先行进行质量检测，并出具质量检测报告书，只有检测合格的产品或半成品才能移送到仓库管理部门。第二十二条：仓库部门根据质量管理部门签发的“质量检测报告”和生产部门移送来的产成品或半成品，在清点数量和计量无误的情况，应办理验收入库手续，由分装工填制“产品入库单”，仓管员复核“产品入库单”的品名、规格、数量无误后签字，交厂长审核签字后交财务部。第二十三条：车间生产人员认真对批次进行跟踪，对此批次的成品、副产品的数量进行认真计量，并详细填写生产车间记录，按照“领料单”和“

14、产品入库单”认真填写生产车间记录，交厂长核对后交财务部。财务部门应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品，按照财务核算的规定及时、准确的进行相关的财务处理，并登记“存货”及相关的会计科目的明细帐上。并依据仓库提供的资料和财务核算的结果，编制加工日报表，与生产部门进行核对，以便于发现问题和考核生产部门的产出耗材比率，并用_上报总经理及财务经理。第三章销售发出循环第二十四条。产品销售管理应遵循公司内部专门的管理制度，重点是确认销售价格是否审批、销售收款是否稳健。第二十五条。财务部门应根据“销售送货单”及时进行财务核算，编制会计凭证、登记“存货”及相关会计科目帐册，并于月末及时结算出“存货

15、”的结存数量和结存金额，以备实物盘点时核对使用；每日对销售的存货进行统计，做销售日报表。工厂出纳每周都要作出经营部的欠款及业绩明细表。第四章销售折让与销售退回第二十六条。财务部门应审核“销售折让”是否经过公司各管理层的授权批准，是否与销售合同一致；在审核确认的前提下才能确认在“送货单”。第二十七条。审核销售退回是否查明原因，是否经过批准，退回的商品是否已经被本公司仓库管理部门查收入库，并已取得“销售退回入库单”。并由工厂的做司机业绩的财务人员审核仓管员的退货数量是否准确。每月把审核无误的退货明细表报公司管理层，公司管理层对退货的原因进行了解并按照不同的原因找出解决办法，并责成有关部门落实。第二

16、十八条。财务部门应加强对销售折让和销售退回业务的_管理，并区别下列不同情况进行处理，并根据经批准的贷项通知单(表示由于销货退回或经批准的折让而引起的应收销货款减少的凭证)及开具的红字_，进行折让或退回的帐务处理，并将上述资料附在凭证后面。、购买方在未付货款并且未作帐务处理的情况下，须将原_和税款抵扣联索回，注明“作废”字样；属于折让的，应按折让后的金额重开_；、在购买方已入帐，_无法退回的情况下，向购买方索取其当地主管税务部门的开具的进货退出或索取折让证明单，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字专用_，红字专用_的记帐联作为公司当期扣减收入、销项税的凭证；然后再重新开出正确的商业_给对方。第五章存货的盘点第二十九条。公司仓库管理部门应每月一次对所保管的物资进行盘点工作，并与其编制的“领料单汇总表”、“外购存货入库单汇总表”和“产品销售发出汇总表”、存货台帐相互核对，以保证仓库管理的准确性和实物资产的安全性，并确保实物资产与仓库记录数量相互一致。第三十条。公司应每隔半年或一年_仓库、财务部、车间、业务部等部门对存货资产进行全面盘点；存货盘点时应由上述部门抽