中小企业采购分析

1、浅析中小企业采购治理本文背景 某公司, 深圳注册之外资企业, 进展中中小规模, 通过了ISO9001认证, 财务部监控公司全盘采购工作.关键词 采购治理; 财务监控; 降低生产经营成本, 减少人为欺诈.采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称, 是公司成本操纵的重点. 不管是公司治理者依旧财务部门, 对采购工作存在的风险都有着特不强的敏感, 这不仅因为采购是直接阻碍生产成本的要紧因素, 而且有着专门高的人为欺诈的可能. 在日趋完善的现代经营治理模式中, 公司治理当局越来越注重财务治理和财务运作的有效性, 那么, 作为中小企业, 如何样进行采购治理才能达到

2、预期的效果呢? 以笔者所在公司的经历表明, 以财务职能操纵采购不管是在理论上依旧在实务中差不多上直接可行而且行之有效的途径.笔者曾任职深圳某公司财务经理. 上任后, 经对公司的全盘财务运作及利润分析, 笔者发觉公司的成本治理松弛, 有降低成本的空间. 经进一步分析得出, 导致公司成本松弛的缘故, 专门大一个方面为采购治理工作的薄弱和不到位, 综合后要紧存在以下几方面问题: 1.没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘操纵. 2. 没有有效的采购操纵制度对公司采购工作进行规范和约束 3.没有相应的事前操纵措施, 即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续. 4.采购单价与市场行情不尽

3、相符, 正面评价有议价不力情形, 负面评价有人为欺诈可能. 5. 采购员持有大笔公司现金流转, 且未进行清结(其中一人一次借支5万元采购工程物资, 后来采取多种措施都未有有效的凭据平衡此帐), 财务上隐藏着专门大的风险. 6.采购员有跨月或跨数月的采购报帐(有的采购单据两三个月后才报帐), 月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至跨两三月入帐等. 如何完全解决以上问题呢? 结合公司的实际情况, 笔者围绕着操纵和降低生产经营中必需的成本及防止和减少人为欺诈两个方面 .将公司的采购治理作为成本操纵的一个专项进行筹划, 并形成了一套系统的运作流程进行贯彻执行, 下面对此进行综合简述.一.设立采购监管部门.

4、针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行操纵, 作为综合性的治理部门, 笔者认为, 财务部具有包括生产物料、工模材料、总务维护、设备维修、办公用品、饭堂伙食及后勤用品等在内的所有采购活动的全面治理的涵盖面, 因为公司任何活动都以资金作为介质, 因此, 以财务职能来操纵公司的全盘采购是再合适只是了. .作为采购治理工作的开始, 首先对财务部在采购治理中扮演的角色进行合适的定位. 在其位, 谋其职, 只有名正了, 才能言顺, 才能有人信服和认可. 公司治理当局在公司组织架构上给予财务部为公司之采购监控部门的职能, 即财务部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作. 治理当局明确授权: 财务

5、部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予，并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或终止(有必要时, 报请总经理或治理委员会决定). 财务部设专职(本文中取名采购治理会计)分管采购操纵工作, 此职位亦可由相应岗位兼任,并直接向财务经理负责. 财务部之采购监控工作直接向总经理负责.二.建立和实施制度化的采购治理程序.建立和实施制度化的采购治理程序, 这是采购治理工作有效进行的全然保证. 有法必依, 违法必究, 这是制度能切实贯彻执行的保证.只有制度化了, 才能在公司中用法治, 而不是人治. 采购治理程序要紧包括以下方面: 规定采购条件. 明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量

6、、需求的满足保证等负完全责任, 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的, 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者. 采购物品必须适量, 不得超标积压或不可用或全然不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价, 而且力求是最低的单价. 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格.大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择, 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买, 即不适宜随意变更供应商. 已有之供应商处没有所需采购之物品, 或因单价及质量或因其他缘故等因素, 可变更或选择新的供应商

7、, 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可, 同时向财务部提供新增供应商资料卡片、采购物品必须保证物有所值且物有所用, 即相同质量下的价格最优化是采购的前提. 明确分工. 公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、职员伙食消耗的人事部等诸多采购部门， 为明确采购员的权利和责任, 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人, 必须对公司的所有采购活动按类不进行明确分工并落实到相应采购人员. 采购人员必须是该种采购的内行者, 如原材料及辅助材料由生产采购部负责, 工程物

8、资由总务部负责, 设备维修材料由设备维修部负责, 工模材料由工模部负责, 电脑、周密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责. 采购审批权限.所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行, 有效批准者是总经理.禁止未经批准的采购事宜, 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)能够由财务部确认后即由采购负责部门采购, 但请购单上须注明急购字样并讲明理由, 请购单由总经理补批. 验收职能.任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实. 验收人员由财务部指定或确认. 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符, 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量

9、等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责. 只有完全合格或经相关职能部门批准专门放行的物品才准验收入库. 验收无误后, 填制材料入库单, 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据.为明确责任, 结算凭据必须由采购员签名作实. 退货与索赔. 为幸免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符, 采购部门须立即办理退货, 不管货品是否退还给了供应商, 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项. 凡检验结果为不良品的来料检验报告, 品管部应分发至采购部门和财务部, 以有效追踪, 不致有遗漏退货扣款事项的发生. 采购约定中必须明确索赔条款, 对因供应商供货期间、数量、质量或相关缘故未达到约定条件而产生

10、的直接损失和因此面导致产生的其他损失, 应由采购部门依照实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款. 采购部门不能解决的, 公司能够采纳不排除以法律形式解决的措施, 以及时爱护公司的利益. 货款结付政策. 所有采购除零散性或不常用无法采纳月结付款和特不情况需用现金支付的外, 均为月结付款方式. 不能使用月结的, 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外, 均由供应商直接到公司财务部收款. 禁止采购人员直接办理现金支付事宜. 月结供应商必须在规定期间内(每月5日前)提供对帐单至财务部对帐, 此政策采购部门须明确知会供应商.

11、 货款由财务部依照采购结算条件和资金流转情况安排结付. 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等缘故而给公司造成经济损失, 采购部门应尽量幸免即时结付现金, 即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间. 在不阻碍公司商誉的前提下, 适度延长付款时刻是公司进行信用融资的财务政策.三.加强和完善采购的环境治理工作.1.加强采购的事前治理, 建立完善的材料价格信息档案. 为了有效地操纵和降低采购成本, 并保证采购材料的质量, 公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理, 及时地了解市场行情和动态, 并与已在采纳的采购价格进行比较和分析, 同时进行相应的调整和更新. 调整和更新后

12、的价格档案应同时分发采购治理会计确认并留存. 如有必要, 采购治理会计可直接通过各种渠道收集采购价格信息, 同时知会采购员, 由采购员进一步确认后进行归档并执行.2.建立健全的供应商档案. 为全面掌握公司所有供应商的情况, 并对供应商进行相应的资质考评, 应对所有供应商按重要性和一般性分不建立供应商档案. 所谓重要性供应商, 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司同意标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商. 当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来, 且经考核符合公司重要性供应商标准后, 应转为重要供应商进行档案

13、治理. 供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行. 供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等， 并定期或不定期更新， 由专人负责治理, 同时由财务部留存副本. 原则上公司采购只选择重要供应商进行. 假如供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题， 公司可考虑对其酌情处理， 严峻者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利.3.对采购员进行考核、激励和约束, 这是防范采购中人为欺诈的有效方法. 采购员是采购的实际实施者, 在采购过程中起着至为重要的作用, 经历表明, 采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料能够

14、低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣, 这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈, 而这则在专门大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守，因此, 一要注重考核采购员的职业素养, 以公司制度约束其行为操守, 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生.二是注重考核采购员的专业能力, 一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储, 又要了解物料的本身属性、市场行情等, 如此才能防止上当受骗或幸免采购回不适用或全然不可用的材料, 使公司可不能蒙受不必要的损失. 公司对采购员的考核应定期进行, 一般可采纳半年考核制，考核由人事部及采购部联合进行， 财务部同时参予.

15、对考核结果优良, 完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励, 以提高采购员的积极性, 事实表明，只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因. 而关于考核结果不合格, 不能完成规定任务, 或经查证确有违规行为的采购员, 应按公司规定或适度的标准视不同情节惩处, 如有必要, 应坚决果断地辞退, 并保留追究法律责任的权利. 考核和奖惩结果归入个人档案. 在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束. 没有约束的权力最易产生贪污和腐败, 这是屡已验证的经验教训. 为保证公司的合法利益不受侵害, 也爱护供应商的合法利益不受侵害, 在对采购员进行制度约束的

16、同时, 应对其进行道德约束, 以降低人为欺诈动机. 公司可建立职员操守守则使职员按守则条款进行操守承诺, 总经理应向供应商颁发操守承诺书, 以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益, 同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益.4.选择合理的采购方式. 依照不同资质不同类型的材料,选择合适的采购方式, 这是降低采购价格的良好途径. 公开竞争招标. 关于大宗材料采购, 实行公开竞争招标的方式, 往往能通过供应商的相互比价, 达到采购成本最低质量最好的目的. 采购员应联系三家或三家以上的供应商, 并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，

17、采购定价由市场供求关系确定， 采纳优质优价与批量折扣相结合的价格政策. 合同采购. 关于持常性的材料采购, 可选择信誉佳配合能力好的供应商, 与之订立长期合同. 与老实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的关照. 供应商为了维护自己的商业信誉和利益, 建立稳定的销售渠道而可不能掺假, 并能保持良好的合作关系和商业妥协. 最低价格采购.为了以最低的价格取得最优质的材料, 在价格确定前, 采购员必须先调查市场行情. 所有采购, 应有三家或三家以上供应商报价, 并与供应商价格档案进行比较核实, 而且经财务部认可. 公司得到各供应商对各种材料的报价后, 不一定

18、完全选择最低价格, 因为并不是最低的价格确实是最可取的, 应考虑价格对应的质量, 并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他材料的总体价格等因素, 选择多数材料价格最低的供应商, 并与之协商, 使总体材料的采购价格达到最低最优水平.四.对采购工作进行严格的日常操纵.1.事前批准, 并严格按采购审批权限执行. 所有采购, 必须事前获得批准. 未经打算并报审核和批准, 不得采购. 采购员应依照需求打算选择供应商和报价. 报价单必须经采购治理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批, 审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单, 同时分发采购治理会计留存备查. 采购订单经采购治理会计审核无误并签字

19、后由财务经理签字认可, 然后送总经理批准. 总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据, 由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门. 所有采购的审批, 必须按权限和明确分工进行.2.规定各种采购及时结算. 钍对采购员持有大笔公司现金流转且未进行清结的情况, 规定所有采购员经手的现金采购, 必须于采购发票日起5日内到财务部报帐结算并进行款项清结, 报帐程序按财务部报帐规定办理. 禁止采购员自行垫支和预付订金, 用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支, 借支经财务经理审核后送总经理批准. 钍对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况, 规定月结供应商的送货单经验收入库后, 由采购员分类整理并于

20、翌日10时前送采购治理会计. 月结供应商帐单由采购治理会计整理并进行会计处理, 月末统一编制应付帐款明细表, 并送财务经理审核认可. 为清晰债权债务, 不使支付货款时双方有异议, 每月中旬和下旬, 采购治理会计对每个供应商上个月货款分不编制供应商货款确认表, 经财务经理审核后, 作为结付货款的凭据传达至供应商, 如有不符及时解决, 幸免日后纠纷.3.召开采购治理会议. 针对采购工作中存在的问题、有关采购治理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开采购治理会议, 采购治理会议能够固定在每个月月末进行, 也能够依照需要临时性地召开, 一般由财务经理主持, 各采购部门参加, 有必要时请总经理及相关主管人员参加. 各部门