档案编研选材数据库的合理开发

1、档案编研选材数据库的合理开发在档案编研工作的各个阶段都会形成大量的原始信息，特别是在编研题目确定之后，编研人员要进展广泛的编研素材的查找、挑选和研究工作，这个阶段会形成大量的原始信息，信息量丰富而且复杂，假如对其加以有效的分类、整合、积累、保存，建立编研选材专题数据库，就能为今后的编研工作提供参考和借鉴。一、建立档案编研选材数据库的必要性一档案编研工作实际的需要。目前，各级档案馆在进展编研选题的时候，普遍存在主观随意性较大的问题，其中一个重要原因就是没有充分理解馆藏内容，致使编研选题与馆藏内容相脱离，因此编出的编研材料价值不大、参考性不强、实用性不高。在馆藏数量宏大而且逐年上升的形势下，建立编

2、研选材数据库，可以帮助我们深化理解馆藏档案内容，更加科学合理地确定编研选题，真实准确、齐全完好、系统丰富地选择材料进展编辑加工等工作。二开展网络档案编研的前提。网络环境下，我们可以将编研选材数据库发布在网上，为编者提供材料线索。局部网络编辑系统还可提供“虚拟编辑室，使得不同地域的编研人员共同完成同一个编研材料，这样，异地结合编研就可成为现实。同时，阅读者通过上网阅读得到所需的线索，也可以进步到档案馆进展实地查档的查档率。三档案工作新形势的要求。建立编研选材数据库，为开发档案编研管理软件提供了数据支持，是档案编研工作向现代化、信息化、网络化迈进的基矗二、建立档案编研选材数据库的形式一档案文件目录

3、数据库。就是把有研究参考价值、编研价值以及用于办展的档案的目录，按照一定的专题录入数据库，类似于我们常用的档案专题文件级目录数据库，比方我们档案馆的婚姻档案、房基地批示档案、招工档案等专题目录数据库。二档案内容简介数据库。就是在目录数据库的根底上，增加档案内容简介字段，把一份文件中有价值的信息，利用主题词、关键词或内容概要等形式全部反映出来。这样不但可以检索到所需文件的题名，还可以对文件的内容进展全面的理解。三档案原文检索数据库。在数据库中设置档案原文字段，档案原文的录入可分为嵌入式和链接式两种，嵌入式是直接在数据库中输入档案原文；链接式那么是利用已建好的档案原文数据库，把档案原文链接到数据库

4、中。这样当检索到所需文件后，不但可以查看档案内容概要，还可以直接翻开档案原文，有用的内容可以直接下载、编辑加工利用，这样，编研工作效率就会大大进步。从以上编研选材数据库的三种形式不难看出，建立文件目录数据库虽然简单，工作量也较少，但所含信息量也较少。比方北京市平谷区档案馆的文件级目录数据库中，一些早期形成的文件题名不很标准，不能准确全面地概括文件内容，检索利用时有些内容重要的档案就可能被遗漏。而档案全文数据库信息量大，假如没有已建好的全文检索数据库，建立这种全文数据库非常困难。随着文档一体化进程的加快，大量电子文件形成，为全文数据库的建立提供了便利。比方，目前我馆的文件目录数据库中已有条目近1

5、20万条，而且还会逐年增加，从实际出发，我觉得可以分阶段进展，首先建立文件目录数据库，然后逐渐扩大，添加内容，逐步形成档案内容简介数据库，乃至最终形成档案原文检索数据库。三、建立档案编研选材数据库的步骤和方法一对数据库的功能需求的调研。编研选材数据库一般容量较大，因此要具有较快的检索速度和较高的查全率、查准率，这样才能真正进步编研效率。将来开展网络编研是编研工作的趋势，不同的档案馆之间，档案馆、室之间，档案馆与社会有关部门之间都可以进展广泛的结合编研，因此编研选材数据库要合适在网络环境下使用，要具备较高的检索性能，便于实现数据库资源的信息共享。二准备数据库材料。编研选材数据库的数据来源主要是馆

6、藏档案和资料，现行文件中心的现行文件资料，档案室保存的档案信息，其他档案馆保存的资料，通过网络、公开出版物等途径获得的资料信息等。比方，目前我们已搜集了档案馆的90多万条目录的综合数据库，基层档案室报送的30多万条的电子目录，为建立选材数据库做好了准备。三数据库选型。数据库的类型有很多，比方aess、datebase、sqlserver等，一般应选择功能齐全、通用性强、兼容性能好的数据库。比方根据我馆的实际，可采用aess数据库格式，一是编研人员使用操作比拟纯熟，二是区档案馆、各单位档案室已建立的数据库也是这种格式，我们可以直接在原数据库上进展操作。四数据库的设计。主要是设计字段和设置字段类型

7、。根据实际需要可以设置档号、类别、文件题名、内容简介、时间、保管单位、档案原文等字段，其中要注意以下几点：1、类别的设置是关键。可以按专题设置类别，如可以设置历史、地理、人文、自然、政治、经济、科技、教育、文化、综合类等专题。专题的设置要以实用为主，假如专题分得太多，就不容易区分区分，不容易归类；假如专题分得太少，检索使用起来就不方便。因此，设计专题要做好广泛的调研并通过理论修改完善，也可以参考县志、百科全书的类目设置。由于类别字段较多，可以用代字或代号表示，并编制字段设计说明。2、内容简介字段要设计成文本型。它是对文件内容进展准确、简要的概括，内容较单一的文件可以用主题词、关键词进展标注，内

8、容较多的文件，可以编写摘要。标注内容简介是建立数据库的难点，工作量宏大不说，单就一份文件的内容来看，有的可能涉及政治、经济、文化、教育、体育等各个方面的重要信息，综合性文件可能还包含着历史、地理、自然等社会各个方面的信息，标注起来非常复杂。这就要求编研人员具备较高的判断、分析、研究才能，从一份文件材料中查找有利用价值信息，同时还要具备较好的总结、提炼、文字加工功底，全面细致准确地标注档案内容。3、档案原文字段要设计成超级链接型。由于嵌入式档案原文所占空间较大，影响检索速度。档案的载体、类型又有文本、照片、声像等多种形式，因此，应采用超级链接方式链接档案原文。五窗体界面的设计。设计窗体界面表文件

9、，是为了方便输入文件内容简介和档案原文等字段的内容，主要设计类别、文件题名、内容简介、时间、档案原文等字段。六数据库的施行。从实际情况来看，数据库的建立可以分步施行。第一步是从原目录数据库中挑选出可用的条目，建立选材目录数据库。详细方法：可以在原数据库中设置“是否存留和“类型两个新的字段，然后就需要从头至尾阅读数据库，从中找出可用的条目，并在是否存留字段中标注“1，同时在类型字段中标注应属于哪个类型，比方政治、经济、文化等类或用代号表示。数据库录入完成后，为方便使用，可以用检索工具，检索出所有“是否存留字段中是“1的条目，另建新库保存，也就是新建一个有用的数据库。第二步是在新建数据库中，添加内容简介。由于填写档案内容简介的工作量非常宏大，可以有针对性、有侧重点地进展文件内容简介录入。从馆藏来看，早年形成的档案文件标题不很标准，比方革命历史档案，敌伪档案，县委、人委、革委、五大公社档案，六大区委档案、