大学会议室、接待室管理规定

1、XXXX大学会议室、接待室管理规定为了加强学校会议室、接待室的管理，优化资源配置，提高使用效率，充分发挥会议室、接待室的作用，更好地为教学、科研等各方面工作服务，特制订本规定：一、会议室概况会议室名称地点座位数一号会议室弘毅楼402室30二号会议室鸿文楼二楼45接待室鸿文楼1001室20注：上述会议室、接待室由校办公室统一管理，协调使用。二、使用范围（一）一号会议室使用范围：用于党委会、校长办公会、党政联席会议和校领导主持的有关会议。（二）二号会议室使用范围：1、学校领导召集的有关会议；2、学校组织承办的各类会议；3、中等规模（45人以内）的干部会议；4、经学校批准由职能部门召集的有关会议。5

2、、经学校批准由各院系承办的校级以上各类会议。（三）接待室使用范围：一般用于校领导参加的接待外宾和重要来宾等的活动。三、会议室日常管理会议室、接待室的日常管理由校办公室行政科负责。1、行政科公务室负责会议室、接待室日常卫生清扫工作。没有会议安排时，每周彻底清扫一次；每次会议之前清扫一次。各院系处室使用会议室时，卫生清扫由使用单位负责。2、校办公室统一安排的会议，由公务室提供茶水供应；各院系处室承办的会议，由承办单位负责提供茶水。学校内部会议一律不提供茶杯。3、各种会议会标，统一使用会议室准备的会标贴板，由会议安排部门负责会前制作及会后拆除。4、会务服务。校办公室安排的会议，会务服务由校办公室负责

3、；会议室一经借出，会务工作由使用单位派人负责。四、申请程序（一）校办公室使用会议室、接待室程序党委会、校长办公会、党政联席会议；校党委、行政安排的全校性会议；校领导参加的会见接待等活动，会议室、接待室由校办公室负责安排。程序如下：1、行政科将会议地点通知秘书科，并安排公务室做好会场服务准备。2、秘书科利用行政办公系统制定会议安排、发送会议通知。（二）各院系处室使用会议室、接待室程序各院系处室需要使用会议室、接待室的，须向校办公室行政科预约申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），登记并经批准后方可安排使用。五、使用注意事项1、提前预约。不提前预约的常规性会议一般不予安排使用2、优先使用原则。各部门在使用会议室、接待室时间上发生冲突时，由校办公室统一协调。内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入事先安排的会议优先使用；若各院系处室预定的会议室、接待室与学校临时性重要会议所用发生冲突时，全校性会议优先使用会议室。3、爱护会议室环境。工作人员进入会议室、接待室时，通讯设备应调至静音状态；使用单位应爱护室内公用设施，小心使用，不得带出，如有损坏照价赔偿；保持室内环境卫生，禁止吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸等。4、及时交接。会议室使用完毕后，使用单位应拆除横幅、会标，关闭所有电源及门窗，及时通知校办公室行