山西票号的会计组织机构及内部控制

1、山西票号的会计组织机构及内部控制【摘要】山西票号的会计组织机构根本具备现代会计组织机构的规模和形式,其内部控制包括内部分工、账簿控制、报告控制、内部稽核、密押制度等方面,其内部控制的到位,是山西票号在长达百余年的时间内成为“海内最富的一大原因。【关键词】山西票号;会计组织机构;内部控制山西票号之所以能名震中外、汇通天下,在19世纪20年代诞生,到20世纪初到达鼎盛,执全国金融业之牛耳,其主要原因有三:第一,票号资本作为生息资本或是银行资本适应了当时的社会经济环境;第二,晋商与清廷之间的结托关系使其把握商机,充当了清廷的财政工具;第三,严谨的经营作风、创新的金融工具及严格的内部管理机制是其生存开

2、展的内在基矗其中,票号的组织机构设置,尤其是会计组织机构的设置之严密在当时都极具超前意识,其会计内部控制既起到了防范金融风险的作用,又是票号能在长达百余年的时间内成为“海内最富的立足之本。一、山西票号的会计组织机构(一)山西票号会计组织机构的设立账房作为山西票号的会计组织机构,专司账务处理。每家票号设立时,都设置账房或指定专人负责银钱和账目工作。随着票号经营业务的不断开展,在账房内部逐步完善了会计职位的设置,负责各种不同事项的处理。1.总号账房在总号,账房一般设有管账、副管账各一人,帮账假设干人。管账先生,总理全号账目,负银钱出纳之责。即不仅管理总号账目,也包括分号账目。管账先生所负的银钱出纳

3、之责,是票号库存的大额银两的出纳。如每天营业开场或营业中,柜存的银两缺乏支付客户时,由柜房向账房领取银两。营业终了,柜台将当日结余的大额银两交与账房。假设哪一家分号现银短缺,由总号调剂或调运现银给分号等。副管账,协助管账先生管理账目。帮账在副管账指导下,助理各种账簿。帮账多由入号一年以上的员工担任,借此加以业务练习,故无固定名额。2.分号账房山西票号的分号一般设有管账一人,总理分号账目,并负银钱出纳之责。至于设不设或设几位助员,那么根据分号业务规模和需要而定。清末,在上海设立的分号,其账房设置与钱庄账房设置一样,分为内账房和外账房。内账房负责总清账,计算利息,编制月清和年总结等。外账房即汇划账

4、房,负责票号与客户之间的相关账务处理和日常核算。(二)山西票号各级会计组织机构的任务山西票号总、分号账房的任务不完全一样。分号作为总号的派出机构,主要从事各种经营活动。因此,分号账房的任务是记清分号的经营事项,并向总号进展财务报告。总号作为票号的总部,负责全号经营活动的组织、管理与调度,另外也设有门市,从事经营活动。因此,总号账房的任务是既纪录总号的经营事项,又负责全号的汇总与决算。(三)山西票号会计人员的任职要求账房在票号经营中处于很重要的地位,发挥着非常重要的作用。因此,票号对账房的任职人员要求很高。不仅要求品德可靠,而且对业务技术程度也有相当高的要求。但凡到账房任职的人员,必须毛笔字写得

5、好,算盘打得准,头脑聪明,做事认真稳重。对于初招入号的年轻人,必须是经过一年以上的学徒训练,经考察、考验合适搞会计工作的人才能允许进账房做帮账。帮账必须听从副管账或管账的嘱托,帮账假设干年,技术娴熟,熟悉了账房的各种账务后,才有可能得以提升或派往分号任职。(四)山西票号会计组织机构的特点可以看出,山西票号已有自己独立的会计组织机构,其账房已从业务部门脱离出来,形成专职机构。山西票号账房内部,通过设置不同的职位,根本形成了会计工作的分工。总、分号账房之间,通过定期进展业务报告,为总号审核分号业务,从而控制整个票号,调度资金,统筹安排经营,提供了根本条件。总之,山西票号会计组织机构的设立已具备了现

6、代会计组织机构的雏形。但是,山西票号并没有明确规定账房不得涉足银钱,有的票号集管账和管钱两种职能于1人之身,这在现代企业财务制度中是万不可取的。在长达百年的票号史上很少听到会计舞弊的事情,除在内控方面做得比拟突出外(后面将述及),主要因为票号在用人上较为重视,具有严格的选拔制度,一般只用山西当地人,另外进入票号还需有人作保。除此之外,在选拔人员上尤其重视出身和品德的考核,进入票号后除进展大量的业务培训外,还进展道德方面的教育,要求他们重品德、重诚信,重视员工的效忠精神,极具传统的除以上两种报告之外,票号总号每年还要做一年度总结,将本年的经营状况作一总的报告。这份报告称为“清单,是呈送给票号股东

7、的。它是总号汇结各分号年总结后,再加上总号本身业务综合编制的向股东报账的一种方式,类似近代银行的决算报告。到大账期之年,该报告还要算出每股应分红的数字。由此可见,山西票号的业务报告制度已具有了很高的程度,到达了精致化的程度,其中的许多做法在现代企业中还在应用。由此,票号的最高管理层,可以及时准确地理解经营状况,把握市场动态,从而牢牢掌握经营的主动权。(四)通过内部稽核进展内部控制山西票号实行多环节的内部稽核制度。这些环节包括根据流水账记录过入分类账环节;将分类账和现银账记录汇入“月清和“年总结环节;期末的结账环节;派员赴分号稽核检查环节等。山西票号的分类账根据流水账记录逐笔过入,“月清和“年总

8、结根据分类账和现银账的记录和结果进展汇编。为了保证所过账目和编制的财务报告准确无误,票号账房在过账和汇编过程中,要对原账簿记录和新记账目一一进展核对。凡经过核对的账目均在其最顶端注有“或“,或写有“兑字。这样一目了然,可使人明白哪些账目已经审核无误。山西票号账房于月末时,还要进展结账。如对现银账按照“旧管+新收-开除=实在计算确定月末账面结余数,再对账面“实在数与实际结存数进展核对。通过核对,可发现账簿记录和银两管理中的问题,实行会计的内部控制。(五)通过密押制度进展内部控制票号用以汇兑款项的主要凭据是汇票。山西票号遍布全国各地,所以对汇票的使用数量相当之大。为了保证异地汇款所用汇票真实可信而

9、不致被造假仿冒领取汇款,经过不断探索,山西票号创造了一种密押制度,无论在汇票的形式还是内容上,都做了精心的设计。从票号的形式上看,各票号大致一样,多用特制的纸张来做汇票,这种汇票外表上看甚为简单,似乎容易制造,但特制的纸是不容易仿造的。如平遥蔚泰厚的汇票纸,以绿线红格,由平遥县一处印刷,各分号均用总号之纸,假设坏了一张,必须寄到总号备数,其汇票纸夹有水影蔚泰厚三字。各票号汇票的书写,责定专人,用毛笔书写,并将笔迹报告总号并通知各分号,以备查考,各号收到汇票,与预留字迹核对无误,方能付款。另外,票号书写完成后,必须加盖印鉴,有抬头章、押款章、落地章、骑缝章、套子章、防伪章等,从而确保汇票的平安。

10、除了在汇票的外表上别出心裁,一些票号还在汇票所记内容上匠心独运,使用种种暗号,汇款人、持票人无法知道,只有票号内部专人才能识别真假,暗号编成歌诀,以便记忆,而且怕日久天长难有疏漏,这种暗号每隔数年就要更换一次。如日升昌票号的汇票,月对暗号是“谨防假票冒取,勿忘细视书章,这十二字就分别是112月份的代号;日暗号为“堪笑世情薄,天道最公平,昧心图自利,阴谋害别人,善恶终有报,到头必清楚,这三十个字分别代表初一至三十的日期。大德恒票号的银总暗号是“赵氏连城璧,由来天下传,分别代表大写壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾10个数字,“周密流通那么代表“万千百两。如“三月五日汇银伍千两,即写成“假薄璧密。这些密码,既有一定的含义,朗朗上口,又可以到达保密的效果。(六)山西票号对财东行为的限制山西票号实行两权别离制。财东即股东是票号的所有者,一旦将票号的经营权交予经理,财东不得随意干预票号的事务。如规定,财东只能在结账时行使权利,平时不能在号内食宿、借钱、或指使号内人员为自己办事,不得干预号内事务。大德通票号?1904年合账众东添条规五条?中明确规定“各连号不准东家推荐人位,如实在有情面难推者,准其往别