房地产公司档案管理办法模版

1、档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强企业的档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据国家档案管理有关法律法规并结合本公司实际，制定本办法。第二条 公司档案是指筹建以来的各项活动中形成的对本公司以及对社会具有利用、保存价值的文字、图表、凭证、声像等资料。第三条公司档案工作实行集中管理与分散管理相结合。以综合部集中统一管理为主，各相关部门分散管理为铺，确保各类档案的完整、准确、系统、安全及有效利用。第二章 机构设置及其职责第四条 根据公司档案管理工作需要，由综合部作为档案管理机构，配备专（兼）职档案管理人员。第五条 档案管理机构负责收集、管理、保管、借阅本公司的档案。第六条档案管理人员要热爱本职

2、工作，刻苦钻研档案业务，努力提高业务素质，熟悉档案归档情况，积极做好档案的管理和使用工作。第三章 档案归档范围公司注册文件及有关经营证照类：包括公司设立和变更的申请、公司章程、合同、董事会名单、监事会名单、法定代表人资格证明、公司营业执照、资质证明、公司招股文件、公司董事会及监事会文件等。行政人事管理类：包括公司的规章制度、往来公文、发展规划、工作计划、工作总结、办公会议记录、ISO9000质量体系文件、劳动合同、人事档案、员工履历表及相关证明、员工绩效考核、工资、社会保险、教育培训、员工调配、职称评定等资料。业务经营类：项目投资调研报告、项目建议书、项目开发可行性报告、经济合同、协议和公司财

3、会帐表、统计资料等反映公司经营活动的资料，以及规划许可证及相关申报批准文件、征用土地批准文件及红线图、国有土地使用权证、施工许可证、开工报告、预（销）售许可证、初步设计及概算、施工图纸及预算、竣工验收及决算、房屋所有权证等相关资料。 其它：公司发展历程中形成的诸如领导视察、企业荣誉、新闻报道、广告宣传等重要资料。第四章 档案管理 归档的文件要进行科学管理。根据档案分类要求，分门别类、编号造册，排列要条理清晰、层次分明，做到系统、规范，易于查找。凡属归档范围内的资料要按时收集整理，当年的文件材料原则上要在次年第一季度整理完毕并归档，跨年度的项目资料在项目结束后及时立卷归档。 项目完工后归档的文件

4、材料，交接双方必须当面检查验收，编写移交目录，双方签字，一式两份，各执一份以备查考。 领导外出开会、学习带回的会议文件、学习文件必须及时送交综合部按正式收文处理，不得在部门或个人手中滞留。 加强照片档案管理。照片档案的整理应以有利于保管和便于利用为原则。底片应单独整理和存放，照片和简要说明一同整理和存放，照片文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景等内容，概括地反映照片的全部信息。 加强荣誉档案管理。建立包括表彰文件、荣誉证书、奖牌、奖杯、奖章等记录本公司重大事件和工作成果的荣誉档案。对每一件荣誉档案要编制简要的说明，即：时间、获奖项目、获奖级别、颁奖单位，以展现公司的历史概况、社会地位、经营

5、情况等辉煌历程。 归档的文件需借阅时，按借阅项目逐项填写，履行借阅登记手续。对超过借阅期限的档案，档案保管人员应及时催交归还。归还时做好归还档案的案卷核查，无误后在借阅簿上及时注销，以保证档案的齐全完整。第十七条 每季度进行一次档案材料的清查核对，发现问题及时查找改进。收放档案后要及时锁好档案柜。第十八条 严格执行保密制度，加强保密文件、资料的登记、传递、催办、保管和检查工作，做到手续完善，确保秘密文件资料在限定范围内传阅。密级划分与保管期限第十九条 公司档案的密级可分为绝密、机密与秘密三大类。1、下列档案属于绝密档案：中、长期发展规划；房地产及其相关产业发展目标与策略；对外投资控股、兼并、参

6、股等资产经营规划与策略；尚未公开的年度经营计划目标及工作措施；主要财务数据资料等。2、下列档案属于机密档案：董事会议记录、纪要及决议等资料；年度工作总结、工作计划及季、月度业务经营计划；房地产市场调研分析资料；办公场所各类管线系统布置图等。3、凡不属于上述两类范围的档案均为秘密档案。第二十条 公司档案的保存期限。根据各类档案的使用价值，公司档案保存期限如下：1、长期保存：制度性规定，与此有关的基础性文件；董事会，以及其他重要会议的文书；经营方针与经营计划；预、决算书；工程竣工图纸及相关资料；与重要资产及权益得失、保全及变更有关的文书；重要的契约文书，以及有关的契约解除与变更文书；重要的统计资料

7、及调研报告；公司工商注册登记、变更文件；其它被认为重要的文书、资料。2、保存十年：被认为没有必要长期保存的重要文件；经营方针与经营计划的实施细则；预算控制细则；一般财产与权益得失、变更和保全文书；一般诉讼、登记及合同纠纷调处文书；公司内涉及全局的一般指令性文件；普通人事管理文书；政府主管部门和上级单位来文；各种调查报告；财务帐簿与票据；其它被认为有必要保存十年的文书。3、保存五年：不需要保存十年的次要文书；不需要保存十年的调研报告和参考资料；不需要保存十年的帐簿。4、保存三年：不需要保存五年的文书。5、保存一年：不需要保存三年的文书。第六章 档案立卷及销毁第二十一条 为保证档案立卷的规范性、统一性，归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十二条 每份文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后，其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十三条 案卷封面应逐项按规定用钢笔书写或打印，字迹要工整、清晰。以编号排列次序装入档案盒，置于档案柜内保存。第二十四条 对应销毁的档案材料，要经主管领导批准后销毁。第二十五条 需要销