公文管理办法

1、公文管理办法第一章 总 则第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家行政机关及公司公文处理办法，结合分公司实际情况，特制定本办法。第二条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第四条 综合办公室是公文处理的管理机构，负责指导本单位的公文处理工作。第五条 分公司公文处理执行公司标准公文。第二章 发文办理发文办理是指以分公司名义对内或对外发出的正式文件（行政、党、团、工、纪等发文）。第六条 发文程序1.拟稿。由主办科室相关人员草拟文件初稿。拟稿人将初稿附在发文稿纸后面，

2、在“标题”一栏填写内容，并在“主办单位和核稿人”一栏签字，注明时间。2.核稿。主办科室负责人依据公文基本要求，对初稿体式、内容等进行全面把关，并在发文稿纸“主办单位负责人”一栏签字，注明时间。3.会签。文稿内容如有涉及其他科室工作范围和职权，拟稿科室应请有关科室会签，并在“会签单位”一栏签字，注明时间。4.审核。会签之后，再由主办科室分管领导对文件进行审核，并在“核稿”一栏签字，注明时间。5.签发。单位主要领导对文稿进行最后审批，并在“签发”一栏签字，注明时间，文件据此生效。重要文件（包含向上级的请示）由经理签发；其它的党、团、工、纪文件由书记签发，行政文件由经理签发。6.复核。已经发文机关负

3、责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。公文格式。标题为方正小标宋简体二号不加粗。正文：公文的主体字号一般为仿宋三号，结构层次较多时，序号应当依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。一般第一层小标题用黑体字，第二层小标题用楷体字（加粗），第三、四层小标题用仿宋体字（加粗）。公文的首页必须显示正文。行间距一般为固定值30磅，首行缩进两字符、两端对齐。发文机关署名署发文机关全称或规范化简称。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。发文字号。年份全称应该标记在六角括号内，如：湘建四司办字20142号。（、【】为错误用法）7.

4、登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。以分公司名义对上级单位（如四公司）发放文件编号为湘建四司航字201XX号。8.印制。公文在印制之前，拟稿人员须将最终修改之后的电子版本发至文印室，由文印室打印一份定稿，拟稿人员进行校对，并签字确认。再由综合办公室在制成的公文上加盖分公司公章，用印要端正、清晰、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。9.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。公文由主办科室根据需要进行发放，并在文件发放记录表上做好记录。第三章 收文办理收文办理是指对收到的公文进行登记、拟办、批办、承办、催办等程序。收文一般分为上级来文

5、、内部请示、外来函件等。第七条 收文程序1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间，紧急公文的签收时间应当明确到时、分。签收时若发现问题，应当及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。2.登记。对收到的公文准确登记收文日期、来文单位、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、收文份数、公文份号等信息和办理情况。3.初审。综合办公室对收到的公文应当进行初审。4.承办。对需要分公司领导阅示的公文，应根据其内容和领导的分工，注明主送领导；对有时限要求的公文，要注明办结时间。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。5.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。6.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。第四章 公文归档第八条 公文处理完毕后，应当根据公司档案管理有关规