房地产集团公司专职秘书管理工作规定

1、 房地产集团公司专职秘书管理工作规定房地产集团公司专职秘书管理工作规定之相关制度和职责，房地产集团有限公司专职秘书管理工作规定为保证X城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会和行政管理工作的正常运转,提高工作效率,特制定本规定。第一条工作职责和内容(一)专职秘.房地产集团有限公司专职秘书管理工作规定为保证X 城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会和行政管理工作的正常运转,提高工作效率,特制定本规定。第一条 工作职责和内容(一)专职秘书(以下简称秘书)的工作职责,主要是对公司董事会成员、经营班子主要领导的工作进行方案、预备和服务的事务性管理工作。(二)管理工作内容主要包括:接待、传达、文书

2、、领导日程支配、文件整理、内务整理、会议、代行、联络等事务的管理和督办等。其次条 接待事务(一)秘书负责领导会晤来宾、来访者的预约、支配和接待工作,并制订领导每周工作日程支配表,提前呈递领导备忘。领导会晤前,应做好相关资料和文件的预备工作,准时提示领导会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。(二)对未经预约要求会见领导的来访者,在问清对方姓名和要求后,应先请对方稍候,请示领导后,再引导其进入会客室或办公室对不宜会见的来访者,则应婉言谢绝,或记录来访意图,以备日后答复。(三)对于在领导办公室以外进行的会晤,秘书应准时将会晤的时间、地点预先告知综合管理部,以便预订会场及确定会务工作人员。(四)秘书应了

3、解领导会晤的议题、人数、级别及是否用餐等状况,并事先通知与会者若需支配用餐的,须直接支配或通知综合管理部预订餐厅并支配菜单。(五)秘书应会同综合管理部会务人员,落实领导会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务等事宜。(六)对来访者,秘书要彬彬有礼,主动递送茶水。若需来访者等候时,应递上报纸、画报等。第三条 传达事务(一)秘书负责准时拆封致领导的外来公文、信函、传真等,在收件登记表上登记后准时呈递领导批阅。需审批的,则附收文处理单;需回复的,秘书应准时提示、催办。(二)秘书应准时接转领导的来电,若领导外出或正忙,须将来电在来电登记表上登记后准时呈报。(

4、三)秘书应依据领导的指示或批复,进行来电、来函的回复或联系,并负责业务传真、信函等的拟稿、打印、核对工作,呈领导批阅后准时发送,并在发送登记表上进行登记。(四)每年 12 月 20 日之前,秘书应依据领导圈定的名单,负责以领导名义寄发礼节性贺卡及信函,并将名单留存备查。第四条 文书管理(一)秘书负责领导对经营管理部门的准备、指示及重要会议决议事项的落实、督办、协调及反馈工作。(二)秘书负责领导授意的工作报告、会议发言、指示、准备等文件的起草工作,并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。(三)秘书应定期收集公司及所属分、子公司经营管理方面的重要情报,主动以书面形式准时向领导反映、汇报。(四

5、)领导外出需携带的文件资料,秘书应负责预备齐全,如不清楚应准时请示;所需预备的文件资料较多时,应事先设计文件明细表。第五条 领导日程支配(一)秘书负责领导出席会议、出差、参加宴会、访问客人等日程的预定和落实。各项工作应支配细致、周到,并准时了解和把握工作进展的全过程。(二)秘书负责领导工作日程的设计及支配,并对领导出席的重要会见、会议中的讲话进行记录整理。第六条 文件整理(一)秘书应依据文件的轻重缓急对文件进行分类,并将分类整理后的文件资料按急件和一般件分别置放;急件应置于急件夹中。(二)急件须在2 4 小时内提示领导批阅;其他文件、资料依据文件性质、类别待领导批阅后,按批阅看法办理。(三)秘

6、书负责将全部文件、资料于次月5 日前进行整理、归类;特殊文件、资料,依据领导指示另行处理。(四)次年3 月3 1 日前,秘书应对全部文件、资料进行整理、归档。特殊文件、资料依据领导指示另行处理。第七条 内务整理(一)秘书负责每日整理、整理领导的办公桌、书架及工作所需的文件资料、台历、名片等各类文具用品和备用品,保证办公场所洁净及办公设施设备的运行正常。(二)秘书负责每日督促并关心清洁工清扫领导办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。(三)秘书应随时保持领导办公室的洁净、有序,保持室内温、湿度适宜,空气新颖,保持充分的茶、水、食品等的供应,准时浇灌或更换室

7、内植物。(四)秘书应在办公室放置领导日常使用的物品及备用品,设计领导日常用品及备用品的明细表,记录品种、使用时间、数量等,做到心中有数。(五)做好领导办公室的报刊、杂志的订阅、接收及上下架工作,保证报架的报纸不多于10 天不少于5 天;杂志存留2 期;过期报刊杂志准时下架交综合管理部处理。(六)秘书负责领导的帐粟保存、费用报销等事宜。负责领导外来名片的整理、归类和输录等工作。第八条 会议事务(一)秘书对领导召集或出席的各类会议,应事先制订会议日程,填写领导每周工作日程支配表。并拟写领导讲话稿,预备各种相关的文件资料。(二)秘书应将领导召集或出席会议的时间、地点预先告知综合管理部进行支配,了解并

8、落实会议场地的水、电、桌、椅、扩音、投影设备、演示板、纸笔等布置状况,以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。(三)秘书应了解领导召集或出席会议的主题、人数、级别及是否用餐、住宿等状况,并预先通知综合管理部及与会者。若需支配用餐,需预先了解用餐标准并预订餐桌,排定菜单;需支配住宿的,须预先了解住宿标准并预定酒店。(四)对领导召集的会议,秘书应做好会议记录,并请与会人员会签或请领导审签,需要发文的,按有关规定办理。(五)对领导应邀参加的各类会议,秘书应准时提示领导准时参加,并预备好相关资料。第九条 代行事务(一)秘书可受领导托付,代表领导对员工或相关业务单位人员的婚、产、病、困等进行贺

9、、探、慰、助;出席婚、丧仪式,前往庆贺或吊唁。(二)秘书应准时了解和把握员工的婚宴、生育、生病住院、生活困难等基本状况,并请示领导。依据领导指示,办理员工结婚贺礼或产后、病中探慰及生活困难的救济等事宜。(三)秘书负责照实传达领导的指令或看法,做到精确和快速,并填写命令管理表。事后视状况,将对方的答复准时向领导汇报。(四)秘书应准时传递领导交办的文件、书信与物品,并填写命令管理表。(五)秘书可受领导之命,对有关事项进行调查,并将调查状况汇总后向领导汇报。(六)秘书负责领导出差时的交通、食宿支配。第十条 联络事务(一)秘书应把握领导与外界、家庭、公司内部的通讯地址和联络方式,确保信息渠道的畅通。(二)秘书应把握领导的行踪,确定与领导保持联系的方式,并能依据事态的轻重缓急实行合适的方式进行联络。第十一条 工作纪律.(一)秘书在日常工作管理中,应自觉遵守公司的规章制度,严守工作纪律,做到:不该问的不问,不该说的不说。(二)秘书对有关领导的机密文件、资