世界500强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册

1、PAGE PAGE 20广东*有限公司会务接待工作手册目 录TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc203992958 第一章接接待工作作 PAGEREF _Toc203992958 h 2 HYPERLINK l _Toc203992959 一、接待待工作基基本要素素 PAGEREF _Toc203992959 h 2 HYPERLINK l _Toc203992960 二、准备备 PAGEREF _Toc203992960 h 3 HYPERLINK l _Toc203992961 三、交通通 PAGEREF _Toc203992961 h 7 HYPERLINK

2、l _Toc203992962 四、会谈谈 PAGEREF _Toc203992962 h 8 HYPERLINK l _Toc203992963 五、参观观 PAGEREF _Toc203992963 h 9 HYPERLINK l _Toc203992964 六、住宿宿 PAGEREF _Toc203992964 h 10 HYPERLINK l _Toc203992965 七、餐饮饮 PAGEREF _Toc203992965 h 10 HYPERLINK l _Toc203992966 第二章会会务工作作 PAGEREF _Toc203992966 h 14 HYPERLINK l _

3、Toc203992967 一、准备备 PAGEREF _Toc203992967 h 14 HYPERLINK l _Toc203992968 二、材料料 PAGEREF _Toc203992968 h 14 HYPERLINK l _Toc203992969 三、食宿宿 PAGEREF _Toc203992969 h 15 HYPERLINK l _Toc203992970 四、交通通 PAGEREF _Toc203992970 h 15 HYPERLINK l _Toc203992971 五、场地地 PAGEREF _Toc203992971 h 16 HYPERLINK l _Toc20

4、3992972 六、其他他 PAGEREF _Toc203992972 h 19 HYPERLINK l _Toc203992973 七、会务务工作中中一些注注意事项项 PAGEREF _Toc203992973 h 20第一章 接待待工作接待工作作是展示示*风貌貌、显示示管理水水平的主主要工作作之一，也是完完成各项项业务工作作的重要要组成部部分。接接待工作作一般都都具有较较严格的的计划性性，但有有时也会会有突发和和易变的的特点，这就要要求接待待部门的的工作既既热情周周到，耐耐心细致致，又有有条不紊紊，井然然有序。同时，在在接待工工作中，应严格格遵守上级级单位和和公司的的有关规规定。一、接待待

5、工作基基本要素素接待工作作主要应应注意55W要素素：Whhat（什么事事）、WWhenn（什么么时间）、Whho（什什么人）、Hoow（怎怎样做）和Whheree（什么么地方）。1、Whhat（事由）首先应了了解客人人来访的的目的。这是接接待工作作的基础础，因为为随后一一切工作作都必须须依此而而进行，通常包包括以下下几种：商务谈谈判、业业务往来来、合作协商商、调研考考察、出出席会议议、参加加典礼、礼节拜拜访等。2、Whhen（时间）这是指客客人来访访的日期期和时间间，包括括到达时时间、在在我单位位逗留时时间、离离开时间间、以及及相关的的车次航航班情况况等。3、Whho（人人员）人员是指指来宾的

6、基本组成成情况，包括人人数、姓姓名、身身份（职职务、级别等等）、性性别、民民族等，尤其应应了解来来访客人人中最高高领导的的情况。同时，根根据来访访事由和和人员情情况，确确定我方方出面接接待人员员，一般般应把握握“对口口接待、身份对对等”的的原则，其中关关键是确确定我方方出面接接待的最最高领导导。4、Hoow（方方式）方式则是是指接待待所采用用的形式式，这主主要由接接待的事事由来决决定。不不同的事事由将决决定接待待地点的的选取和和布置。5、Whheree（地点点）地点主要要指迎送送、会谈谈、住宿宿、就餐餐等地点点。来访访的事由由、人数数、主宾宾的身份份等是确确定接待待地点的的主要因因素。例例如：

7、举举行大会会或典礼礼，当级级别较高高的客人人来访时时，可在在正式会会场旁备一小型型休息室室，供双双方领导导在会前前小憩和和见面。所选用用会谈场场所的座座位数宜宜略多于于双方总总出席的的人数，达到既既能融洽洽交流又又相对宽宽松的效效果。另另外，就就近原则则也是要要考虑的的因素，使会谈谈、住宿宿、就餐餐的地点点相对靠靠近或顺顺路，可可以节约约时间和和精力。二、准备备接待前的的准备是是做好接接待工作作的重要要组成部部分，是是整个接接待工作作能够顺顺利进行行的基础础。准备备工作包包括来访访信息的的确认、补充；确定接接待规格格；制定定接待计计划等方方面。（一）确确认来访访信息来宾信息息的收集集，是做做好

8、接待待准备工工作的基基础。在在接到接接待任务务后，首首先应确确认来访访人员的的信息，包括以以下几个个方面：1、来访访客人情情况：包包括来访访人数；主要成成员姓名名、身份份（职务务、级别别等）、性别、民族（在食宿宿等方面面有无特特殊要求求和风俗俗习惯）、随行行联系人人及联系方方式等。2、来访访计划：包括来来访目的的、来访访时间、离开时时间、来来去的交交通方式式及班次次、是否否需要订订房、订订票、接接送等。此外，还还应告知知来宾我我方接待待人员的的姓名、联系方方式等信信息，便便于双方方的沟通通和信息息的及时时更新。联系时要要注意复复述关键键信息，如人名名、电话话号码、日期、航班班班次等，请对方方确

9、认，以保准准确。（二）补补充相关关信息由来宾方方面提供供的信息息非常有有限，不不足以支支持接待待工作圆圆满完成成。因此此，接待待人员要要根据已已知情况况扩展信信息。1、来访访单位的的情况：包括来来访单位位的概况况、特色色和所处处地区的的概况等等。这些些信息摘摘录、整理、打印后后分送参参与接待待的主要要领导和和工作人人员。2、重要要来宾的的主要经经历：来来宾地位位尊贵，需要进进行一对对一的接接待时。接待待人员应应了解嘉嘉宾的个个人信息息，包括括个人资资料、主主要经历历等。这这样才能能在接待待中做好好细节工工作，使使彼此心心情愉悦悦。（三）规规格定位位接待工作作中，规规格定位位是一个个非常重重要的

10、环环节。在在掌握有有关信息息后，主主要依据据来访人人员情况况、时间间与目的的，及时时向主管管领导汇汇报，确确定我方方接待规规格及参参与人员员，并制制定接待待计划。一般来来讲，接接待规格格依据实实际情况况分为三三种形式式。1、对等等接待，这是最最常见的的接待规规格，指指我方出出面接待待的领导导和客人人的职务务、级别别大体相相同而采采取的一一种接待待形式。2、高格格接待，是指我我方出面面接待的的领导比比客人职职务高而而采取的的一种接接待形式式。3、低格格接待，是指陪陪客比来来客职务务低而采采取的一一种接待待形式。在接待工工作的准准备中，只有对对接待规规格做出出正确的的定位，才能确确定应该该邀请哪哪

11、些领导导出席，如何安安排车辆辆和行程程，从而而完成接接待计划划。（四）制制定计划划制定计划划是接待待工作的的重点之之一。尤尤其是重重要来宾宾来访，应应及时向向主管领领导和有有关同志志汇报，听取领领导对接接待工作作的安排排意见，同时召召开接待待工作会会议，在在安全保保卫、交交通用车车、陪同同人员、经费开开支、活活动方式式、日程程安排、接待规规格、接接待地点点、汇报报内容、参观路路线、后后勤保障障、宣传传报导等等方面做做出准确确、恰当当的部署署，确保保接待计计划顺利利实施。制定计计划可通通过填写写接待待事务安安排表使计划划完整和和详细，其中的的关键内内容包括括以下三三方面：1、物质质准备，包括：住

12、宿安安排、用用餐安排排、会谈谈地点、参观点点、接待待用车和和有关文文字材料料等。2、参加加人员，根据对对方来访访目的、活动需需要来确确定，其其中的重重点是落落实我方方出面接接待的最最高领导导。3、资金金准备，适量的的接待经经费是必必不可少少的。附：接待待事务安安排表填表时间间：来访单位位来访时间间会晤地点点主要内容容来访单位成员联系人： 联联系电话话：会见领导导接待人员经办人：联系电电话：会晤安排馈赠礼品品备 注（五）检检查准备备准备工作作完成后后，应从从头到尾尾将整个个接待计计划梳理理一遍，查漏补补缺。主主要关注注整个接接待流程程安排是是否合理理、是否否遗漏某某个环节节等，确确保每个个环节应

13、应出席的的人员和和需要的的物资都都已落实实。提前前半天或或一天须须再次落落实人员员、地点点、车辆辆和经费费等的准准备情况况。三、迎送送（一）车车辆安排排无论是接接机接站站，还是是来宾到到达后的的座谈参参观，车车辆安排排都是不不可或缺缺的部分分，在进进行准备备工作时时应尽早早落实。所安排排车辆座座位数（不含折折叠座位位）应略略大于总总乘坐人人数（来来访人数数+接待待人数）。在保保证车辆辆交通安安全基础础上，兼兼顾乘车车者舒适适度和临临时增加加人员乘车车空位等问问题。在在接待重重要领导导时，一一般应为为其单独独安排一一辆小车车。工作人员员应及早早落实车车型、车车牌号码码、司机机姓名和和手机号号码，

14、并并提前与与司机本本人确认认，保证证本次出出车的时时间、地地点准确确。除司司机本人人联系方方式外，接待人人员还应应储存车车辆调度度人员的的电话号号码，以以便出现现突发情情况时可可以快速速做出调调整，及及时解决决问题。（二）机机场接待待若对方要要求我方方接机，首先要要确认对对方的人人数、航航班号、起飞时时间和随随行联系系人电话话。接待待人员要要提前落落实航班班到达时时间，并并及时更更新航班班信息，安排好好接机车车辆，制制作接站站牌。接到来宾宾后，应应热情主主动地自我介介绍，帮帮助来宾宾拿行李李。待来来宾到齐齐、行李李件数确确认后，接待人人员应尽尽快带领领来宾返返回。如重要贵贵宾，接接待人员员可以

15、提提前联系系机场，申请贵贵宾通道道并提前到到达贵宾宾厅，交交费办理理接机手手续等。接到贵宾宾后可询问问贵宾是否否需要稍稍事休息息再上车车。（三）火火车站接接待接待人员员应提前前落实接接站车辆辆和制作作接站牌牌，并在出出发前致致电来访访方的随随行联系系人，确确认火车车是否正正点运行行，告知知对方自自己将在在何处等等候。若若对方身身份比较较尊贵，则需提提前办理理相关手手续，到到站台迎迎接。接到来宾宾后，接接待人员员要热情情主动地地自我介介绍，帮帮助来宾宾拿行李李。接待待人员应应提醒来来宾注意意保管好好行李和和随身物物品，并并尽快引引领来宾宾离开火火车站广广场，返回。（四）来来宾自驾驾车来宾自行行驾

16、车来来到公司司。接待人人员要提提前与来来宾约定定好时间间和下车车地点，向来宾宾清晰介绍绍公司的地地理位置置和行车车路线。当日，接接待人员员应提前致电电来访方方的联系系人，询询问对方方位置，再次确确认下车车地点并并表明自自己将在在那里等等候。如如有需要要，还应应邀请出出席接待待的领导导一同前前往等候候。（五）送送行应尽早了了解对方方离开的的日期时时间和交交通工具具，据此此安排有有关领导导和车辆辆为客人人送行。四、会谈谈（一）会会谈的前前期准备备工作首先，接接待人员员根据对对方的来来访要求求确定会会谈时间间和内容容，并请请相关人人员出席席；根据据会谈的的规格和和出席人人数尽早早预定会会谈场地地。随

17、后后，接待待人员将将拟定的的接待计计划及相相关资料料分送相相关领导导和出席席人员。重要会谈谈，还应应准备多多媒体设设备，制制作领导导名牌，注意领领导排位位。若有有需要，还要联联系相关关新闻媒媒体进行行报道，请专人人负责会会议记录录。（二）会会谈当天天的准备备工作当天，接接待人员员应提前前检查会会场的布布置情况况。保证证会场整整齐干净净，有足足够的座座椅，有有工作人人员倒茶茶。如有有需要，还要调调试多媒媒体设备备，摆放放领导姓姓名座位位牌和鲜鲜花。如如有媒体体参与，还应特特意为媒媒体准备备一份介介绍会谈谈概况的的新闻稿稿。（三）会会谈接待人员员将来宾宾引领至至会谈地点点后，先先进行主主客之间间的

18、相互互介绍。按照礼礼仪，应应先把宾宾客介绍绍给主人人，再把把主人介介绍给宾宾客。会谈期间间，接待待人员应应坐在出出入方便便的位置置，根据据领导和和来宾的的需要随随时提供供服务。接待人人员应注注意会谈的节节奏，如如需要，委婉地地提醒相相关人员员把握时时间。（四）会会谈结束束会谈结束束，接待待人员应应注意清理理会场的的工作，如回收收会议资资料；领导姓姓名座位位牌；与相关关媒体联联系，撰写新新闻稿、跟进报报道等。如有有需要，尽快整整理完成成会议纪纪要，及及时传递递给与会会人员。五、参观观根据来宾宾的要求求及公司司的实际际情况，可安排排一些参参观活动动。根据来访访者的不不同要求求来选择择。如果果对方想

19、想了解广广州的历历史文化化，一般般可选择择陈家祠祠、南越越王墓博博物馆、中山纪纪念堂等等具有广广州地方方特色的的景点；若对方方希望参参观广州州市区、购买广广州特产产，则可可以选择择天河城城广场、北京路路步行街街等商业业区。来宾要求求进行校校外参观观时，接接待人员员可根据据具体情情况决定定是否需需要全程程陪同。如果需需要陪同同，应事事先策划划好参观观路线，收集要要参观景景点或地地区的有有关信息息，届时时为来宾宾介绍。同时还还要安排排车辆，预留经经费，在在车上准准备充足足的饮水水，还应应根据天天气情况况准备雨雨伞。如如果来宾宾自行参参观游览览，接待待人员也也应该向向来宾提提供充足足的信息息，包括括

20、天气状状况、景景点概况况及特色色、周围围交通情情况等。六、住宿宿来宾如需需住宿，应尽早早为其预预定住宿宿房间。视来宾宾情况可可在房间间里准备备适量的的水果和和鲜花，若是大大型会议议，可提提前在房房间内放放置会议议流程和和公司简介介。接待人员员将来宾宾送至宾宾馆后，应清楚楚的告知知对方随随后的日日程安排排及下次见见面的时时间地点点。如有有需要，接待人人员可要求宾宾馆提供供“早上上叫醒”服务，以免延延误时间间。如果果来宾迟迟到，接接待人员员应拨打打房间电电话，向向来宾询询问情况况。切忌忌直接到到对方房房间外敲敲门。七、餐饮饮餐饮宴请请是接待待工作中中很常见见的环节节。接待待餐饮的的主要原原则为：节

21、俭大大方、具具有地方方特色、兼顾双双方饮食食习惯、重点照照顾客人人饮食爱爱好，避避免铺张张浪费。（一）确确定宴请请规格和和形式宴请的规规格，以以宴请目目的和主主要宾客客的身份份地位而而定。宴宴请形式式的确定定要参考考宴请的的缘由、被邀请请主宾的的职务身身份及宴宴请对象象的饮食食习惯而而定，例例如是采采用中餐餐还是西西餐，以以酒会还还是茶会会方式举举办等。（二）确确定宴请请地点确定宴请请地点应应遵循以以下原则则：与宴宴请目的的、性质质和主宾宾的身份份地位相相适应；能够充充分表达达对客人人的敬意意；同时时交通便便利、环环境优雅雅、菜肴肴精美、价格合合理、服服务到位位。接待待人员应应准备好好经费和和

22、车辆。接待人员员应根据据就餐人人数提前前预定进进餐地点点，用餐餐房间或或席位，并预留留余地。提前将用用餐的时时间和地地点通知知有关参参加人员员，举行行正式宴宴请应发发请柬。若是级级别较高高的宴请请，还需需制作领领导姓名名座位牌牌，考虑虑桌次安安排、领领导排位位等工作作。（三）现现场布置置若较正式式的宴请请，工作作人员应应提前到到场进行行布置。其具体体工作内内容有：在餐厅厅门口设设立欢迎迎指示牌牌，调试灯灯光音响响等设备备，如重重要宴请请，应布布置领导导致辞稿稿；席位的的分配和和摆放；领导桌桌座位排排位。现现场布置置应庄重重大方，可适当当点缀鲜鲜花。（四）中中餐宴请请1、点菜菜：接待待人员应应提

23、前联联系餐厅厅，确定定菜单。菜式一一般以清清淡为宜宜，突出出广州风风味及餐餐厅特色色，同时时充分考考虑客人人、尤其其是主宾宾的饮食食习惯、口味好好恶、宗宗教禁忌忌、健康康状况等等具体情情况，切切忌奇巧巧怪异的的食品。点菜应应量力而而行，适适当控制制，略有有盈余，用餐标标准应按按有关规规定执行行。在宴宴请重要要客人时时，可以以采用分分餐上菜菜的形式式。要准准备适当当的酒水水饮料，规模较较大的宴宴会，酒酒水最好好准备三三种以上上。2、进餐餐：宴请请前，主主人应提提前到达达宴会地地点迎接接客人；如果客客人之间间不认识识或不熟熟悉，主主人应热热情地为为其介绍绍；有一一定社会会地位的的贵宾到到来后，应先

24、将将其迎进进接待室室休息，并安排排身份相相同的人人员陪同同，待客人到到齐后，主人再再陪同贵贵宾一同同进入宴宴会厅。工作人人员坐在在餐桌最最靠外的的位上，并在自自己身旁旁略腾出出空间以以方便上上菜。开餐后，工作人人员应留留意上菜菜、饭的的进度，适时提提醒服务务员上茶茶水、饮饮料、饭饭菜和水水果。如如饭菜数数量不够够，应及及时加菜菜。宴会一般般控制在在一个半半小时左左右为宜宜，最多多不超过过两个小小时。工工作人员员应避免免当着客客人面看看帐或付付款。3、送别别：如有有司机另另外进餐餐，工作作人员应应在进餐餐即将结结束时及及时通知知司机到位位。宴请请结束后后，可由由工作人人员将来来宾送至至下榻酒酒店

25、。（五）自自助餐自助餐，有时亦亦称冷餐餐会，是是目前国国际上所所通行的的一种非非正式的的西式宴宴会。自自助餐具具有如下下几条明明显的长长处。其一，可可以免排排座次。正规的的自助餐餐，往往往不固定定用餐者者的座次次。这样样既可免免除座次次排列之之劳，也也便于用用餐者自自由地进进行交际际。 其二，可可以节省省费用。自助餐餐多以冷冷食为主主，不提提供正餐，不提供供高档的的菜肴、酒水，故可节节约主办办者开支支，并避避免浪费费。其三，可可以招待待多人。自助餐餐不仅可可用以款款待数量量较多的的来宾，而且还还可以较较好地处处理众口口难调的的问题。依照惯例例，自助助餐大都都被安排排在各种种正式的的公务活活动之

26、后后，作为为其附属属的环节节，是招招待来宾宾的项目目之一，极少独独立出来来，因此此自助餐餐的具体体时间要要受到正正式公务务活动的的限制。自助餐时时要依从从一般的的西餐礼礼仪，还还应该注注意以下下几个要要点：排队按按顺序取取食物；每次少少取；要分类类，不要要把冷热热食物同同时放在在一个盘盘子上；西餐的的食物先先后大约约是： 沙沙拉开胃菜菜汤主菜甜品咖啡茶。第二章 会务务工作一、准备备做好会务务工作，关键是是“细”。同时时，会务务工作人人员要分分工负责责、紧密密配合，这样才能能顺利地地完成会会务工作作。（一）在在确定召召开会议议后，应应尽快掌掌握相关关信息，包括：会议内内容、会会议时间间、会议议地

27、点、与会人人员等。根据所所掌握的的信息，向与会会人员发发出邀请请，并附附回执（确认与与会人员员是否参参加会议议的各项项具体活活动与食食宿安排排），最最终落实实确定。制作与会人人员信息息登记表表，便便于各有有关单位位掌握相相关信息息。（二）根根据会议议需要，对工作作人员进进行分组组分工，分别负负责各方面的的工作。会务总总负责人人应召集集各方面面负责人人员召开开预备会会，确定定会议的的程序和和各自负负责事务务。二、材料料（一）会会务工作作中，为为明确各各部门分分工与协协调，可可制作会务工工作手册册；为为使嘉宾宾更方便便的参加加会议，可为嘉嘉宾准备备会务务指南。其中中主要内内容包括括：会议议程序、工

28、作人人员联系系方式等等。（二）应应准备的的会务材材料还包包括：嘉嘉宾签到到所准备备的签到到台、签签到本、笔、胸胸花；需需要领导导题词的的会议需需准备笔笔墨纸张张、题词词台，如如有需要要还应预预备代拟拟参考稿稿；制作作工作人人员证、嘉宾证证和记者者证；制制作分发发会议通通知、会会议议程程、议题题、领导导讲话稿稿和主持持人稿；准备和和调试有有关放映映材料（Powwer Poiint、DVDD、幻灯片片等）等等。三、食宿宿根据要求求安排好好与会人人员的住住宿、餐餐饮。（一）根根据与与会人员员信息登登记表提前选选定适宜宜的住宿宿、餐饮饮场所，要求设设施齐备备、交通通便利，应预留留足够的的嘉宾房房、重要

29、要嘉宾房房、工作作人员房房，并提提前调试试各房间间硬件设设施，检检查安全全事宜。（二）制制作住宿宿登记表表，以便便掌握与与会人员员住宿信信息。如如会议需需要，接接待人员员应要求求宾馆提提供“早早上叫醒醒”服务务。（三）餐餐饮工作作对酒店店要求较较高，食食品卫生生为第一一位；宴宴会场地地规模应应符合与与会人数数实际，过大过过小都不不可取；食品应应照顾到到大多数数与会人人员的口口味。餐餐饮工作作的具体体细节请请参见接待工工作餐餐饮。四、迎送送会务工作作中住宿宿、餐饮饮接待对对交通安安排要求求较高，需协调调好各地地点间往往来的车车辆安排排。应制制作会会议用车车安排表表确保保与会人人员安全全、准时时的

30、参加加会议的的各项活活动。交交通安排排的具体体细节请请参见接待工工作迎送。组织大型型活动，来宾众众多，且且到达时时间多集集中在一一天之内内，接待待的工作作量很大大，也很很容易造造成疏漏漏。因此此，一定定要提前前做好统统筹部署署，制定定缜密而而又灵活活的接待待方案。对于特特大型活活动，也也可以在在机场、火车站站设置指指引牌或或服务台台。以机场接接待为例例，应注注意如下下细节：1、成立立接机小小组，根根据来宾宾的到达达时间和和数量，配备足足够的工工作人员员。每位位工作人人员都应应熟悉机机场结构构和各种种设施，随机应应变，可可以应付付接机工工作中可可能的各各种突发发情况。如有需需要，接接机人员员应提

31、前踩踩点，进进行相关关培训。2、将来来宾的姓姓名、单单位、职职位、联联系方式式、到达达的时间间和班次次列表，核实无无误后分分发给接接机人员员。接待待人员应应注意及及时更新新来宾的的到达信信息。3、航班班密度较较大时，可计划来来宾乘坐坐同一辆辆车返回回，此时时要充分分考虑到到航班提提前到达达或延误误的情况况。每辆辆车都要要预留一一定的空空位，以以免晚点点的宾客客打乱整整体乘车车计划。五、场地地现场布置置是会务务工作中中的重要要环节，各协调调单位应应互相配配合。各各组工作作人员应应提前到到达会议议现场，布置、安排、检查，查漏补补缺。（一）领领导席的的安排在确定双双方领导导名单后后，应对对领导座座次

32、进行行排位和和标示。主要包包括以下下四种情情形：1.会议议室、贵宾室室和设有主主席台的的大型会会议：应提前前确定就就座的领领导名单单。应在各各领导座座位前的的桌上摆摆放姓名名牌、茶茶水和相相关资料料；在主主要发言言领导面面前摆放放话筒；还可在在会议桌桌上摆放放鲜花。2.不设设主席台台的大型型会议：一般安安排领导导坐在台台下中间间前排位位置。在各领领导座位位的椅背背上粘贴贴姓名牌牌以标识识，可在座座位上放放置瓶装装水和相相关资料料，也可在在领导席席前摆放放茶几。对于级级别较高高的会议议，应在在领导席席两侧及及前后预预留警卫卫人员席席位。3.大型型演出：一般安安排领导导坐在台台下中间间较前排排位置

33、，以视线线清晰且不不受阻挡挡地观看看到全台台为宜，一般建建议安排排在第55-100排。应应在各领领导座位位的椅背背上粘贴贴姓名牌牌以标识识，并在在座位上上放置瓶瓶装水和和相关资资料。如如有级别别较高的的领导出出席，应应在领导导席两侧侧及前后后预留警警卫人员员席位。（二）贵贵宾室的的准备在召开较较高级别别的会议议时，一一般在会会场旁安安排贵宾宾室，以以供来宾宾和我方方领导在在会议前前后进行行短暂休休息和交交流。贵贵宾室里里应安排排专门的的服务员员，并备备鲜花、茶水等等。（三）主主持人的的定位会议如需需主持人人，在会会议召开开前进行行简单介介绍、宣布会会议进行行分段等。主持持人位置置一般在在主席台

34、台的一侧侧，并放放置专用用话筒。如主持持人在主主席台就就座，应应在其面面前摆放放专用话话筒。（四）会会标与背背景板的的布置会议如需需要会标标（横幅幅）和背背景板，应提前前制作、悬挂、安放完完毕。会会标与背背景板上上字样和和图案应应由会议议负责领领导审定定。（五）签签到台的的摆放签到工作作应安排排专人负负责。签签到台应应多备签签到本和和笔；如如需为与与会人员员佩带胸胸花，应应提前选选定和购购买胸花花，并安安排专人人负责。如欲请来来宾题词词，则需需提前在在适当位位置安放放题词桌桌，并准准备笔墨墨纸砚等等应用之之物，也也应安排排专人负负责。（六）签签约台的的准备如举办签签约仪式式，一般般应以主主席台

35、为为签约台台，面对对观众席席。应制制作对方方单位名名称牌和和我方名名称牌，分别放放在签约约台左侧侧和右侧侧（面对对签约台台）。签签约台后后只摆放放两张椅椅子，见见证嘉宾宾一般安安排站立立在签约约人背后后；台上上应事先先放好将将签署的的协议和和签字笔笔，并安安排礼仪仪工作人人员为双双方签约约代表翻翻开协议议书和交交换协议议。（七）电电器设备备的调试试在会议上上如需使使用投影影，应提提前准备备好笔记记本电脑脑、投影影仪和投投影屏幕幕，由专专人负责责，并提提前调试试。一般般应至少少提前半半天准备备好会议议上将用用到的PPoweer PPoinnt等材材料，存存入统一一使用的的笔记本本电脑，进行调调试

36、。如如会议需需使用幻幻灯片、DVDD放映等等，也需需相应准准备。音响、话话筒需提前调调试。工工作人员员应提前前检查话话筒和音音响的效效果，并并准备备备用话筒筒。其余余如灯光光、空调调、风扇扇等电器器设备也也应提前前检查。（八）合合影的预预备首先在综综合考虑虑天气、安全、光线、空间等等条件后后，选择择合适的的合影地地点。随随后对参参加合影影的人员员名单进进行确认认和排序序，一般般采取在在前排座座椅的椅椅背上贴贴姓名牌牌的方法法来为主主要领导导排位。摄影师师应提前前到位检检查效果果。如在在室内合合影，亦亦可在合合影地点点摆放绿绿色植物物，以烘烘托效果果。如合合影人数数较多，可利用用台阶进进行分行行

37、排序。（九）记记者席的的安排摄影记者者应提前前到场确确定录像像机位置置，电线线的走线线应尽量量靠墙边边，并采采用地毯毯遮盖或或用胶带带固定，以防绊绊人。文文字记者者席一般般布置在在会场两两侧略前前的位置置。（十）讲讲台的安安排讲台位置置应放置置在主席席台的右右侧，略略前于第第一排座座位；一一般重要要嘉宾讲讲话要在在讲台上上摆放鲜鲜花，但但应注意意鲜花不不可遮住住讲话人人的面容容；一般般讲台要要摆放两两支话筒筒，以备备话筒出出现故障障时仍能能继续演演讲，话话筒需提提前调试试，适当当音量为为好；如如嘉宾有有讲稿，需注意意讲台正正上方是是否足够够明亮。六、其他他会务工作作牵扯面面广，工工作繁琐琐复杂。也应注注意以下下工作。（