应用文写作（农业版）课件：5.4 商务信函

1、应 用 文 写 作 教学内容第一讲 应用文写作总论第二讲 公务类文书第三讲 事务类文书第四讲 学术论文第五讲 经济类文书第六讲 诉讼类文书 第七讲 日常类文书教学要求掌握应用文写作的基本理论；了解日常工作中常用的应用文写作方法和写作要求；提高学员解决实际问题的能力及常用的应用文写作水平。应 用 文 写 作经济文书 经济文书第一节 企划书第二节 市场调查（预测）报告第三节 经济合同第四节 商务信函第四节 商务信函一、含义、特点和作用（一）商务信函的含义 属于函的一种，是国内各商业企业之间或国内商业企业与国外商业企业之间交流信息、联系业务、洽谈贸易以及处理商务问题时所使用的函件。（二）商务信函的特

2、点1、商务性 以洽谈生意为内容，以达成交易、做成买卖为最终目的，在写作中常常使用一些商业术语，具有突出的专业性。2、时效性 商务信函的内容多是目前急需解决的实际问题或急需解决的各种具体商务，写作和处理商务信还不能头任何拖延，贻误时机就会失去效用，从而造成经济损失。3、单一性 商务信函都是直接或间接地为达到某种经济目的或解决某个问题而制发的，其行文对象一般只有一个，一事一文，内容精炼，语言明确。4、规范性 独特的写作模式，尤其是对外商务信函。（三）商务信函的作用1、沟通信息、加强业务联系的工具2、解决争议、进行索赔的重要凭证二、商务信函的种类商务信函的种类繁多，可从不同的角度划分。从发函的目的和

3、内容进行划分，可分为：（一）联系函（二）询答函（三）交易函（四）告知函（五）交涉函三、商务信函的格式和写法商务信函的一般格式包括信头事由行文对象正文附件落款信头位于信笺的右上方。一般包括：发文单位名称、地址、联系方式事由是商务信函的主旨，类似函的标题，一般在外贸信函中使用。信中第一行居中位置，字体比正文稍大。建立业务关系求购化工原料行文对象指商务信函的受文者 。除公司行号外 ，还有企业主或企业负责人如店主 、公司董事 、经理等 。要写全称，在事由下面另起一行顶格写，后加冒号。如：市外贸公司：写给企业主或企业负责人，在姓名后加职务名称，或加“先生、小姐、女士”。外贸信函还常使用雅语敬词，如：台鉴

4、、惠鉴、雅鉴；台览、雅览等。正文是信函的主要部分。由开头、主体、结尾三部分组成。 开 头信函的开头是引据部分。要求简明扼要，切忌噜嗦冗长。 我方主动向客商发函报价、联系业务，开头就须简述去函缘由 ：如 “ 兹从处获悉，贵公司为发展转口贸易 ，拟 订购我梅林牌午餐肉48397克罐头，直接销往菲律宾。为了配合你方开展这一业务，我们乐意给予支持。 ” 对客商的复函，开头部分除写上收到对方来函外， 还须摘录对方来信的主要内容：如“月日函及所附定单一份收到，对于你方 积极推销我玩具我们表示高兴。”常 见 的 开 头“贵公司月日函收到，获悉贵公司欲订购货箱。对此，我们表示欢迎。现报盘如下：”“ 月日函悉

5、。承告由轮装运的号定单项下之货短缺箱，经过我们核实，答复如下：”主体是信函的主要部分，要求清楚地写明发函目的、主要内容 。结 尾这类信函的结尾有其惯用词语。如果要求对方答复，结尾常用“候复”、“希速复为盼”、“请函复”等词语；如仅阐明我方意见，并不要求对方答复的，常用“专此函达”、“特此函达，希洽办”等词语。附件 包含随函附发的销售合同、协议、报价单、 发票 、 单据等 ， 附在正文之后随函附发 。 附件的名称、号码 、件数必须写清楚，不得错漏。落款包括签名与日期。正文末尾写上发文单位名称，在发文单位下 一行写上发函年、月、日，一般要求大写。在年、月、日中间 加盖发文单位印章，以示严肃负责。发

6、文单 位写在离正文下约三四行处的右边为宜。 介绍并推销工艺品公司 ： 从我驻意大利 使馆商务处来信中获悉，贵公司希望与我国经营工艺品的外贸出口公司建立业务联系 ，我 们高兴地通知贵公司，我们愿意在开展这类商品的贸 易方面与贵公司 合 作 。 我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涤纶花 、珠宝首饰 以及仿古器物和书画等，这些品种均制作精美，质量上乘。特别是涤纶花，式样新颖，色彩鲜艳 ，形态逼真，可与鲜花媲美，目前在欧、美 、亚等洲许多国家极为畅销，深受消费者的喜爱 。现寄上涤纶花样照一套，供参考。欢迎来信联系。 进出口公司 年月日例文1 建立业务关系株式会社： 从公司来信中获知，贵会社经营丝

7、绸商品素负盛誉，为扩大经营，现有意开展中国丝绸原料及制品的业务。我公司专营真丝绸缎和丝绸制品出口业务。我们所经营的产品不仅品种繁多、花式新颖，而且质地优良、价格实惠，在国际市场上备受欢迎。 我们愿意与贵会社建立贸易关系，共同发展丝绸商品业务。为了更好地合作，请将贵会社的经营意图、所需品种及要货情况等，详细告知我们，以便进一步开展工作。候复。 进出口公司 年月日例文2 商洽装运及保险事宜公司： 日来信及第号订单收到。 关于该订单之山水屏风，原洽定在月装运，现来单注明月装运，比原交货期提前了两个月。为满足你方推销的需要，我们当尽力照办，决定提前于月装运。关于来单提出保险须按发票金额140投保，并加

8、保破碎险的要求，我们可以代办。按照惯例，我方报供的价格，CIF货价一般按发票金额110投保基本险。如你方定要增加保险额与加保破碎险，则超保费应由你方负担。请即函复为盼。 进出口公司 年月日例文3 售货确认书 公司： 贵公司订购我货物，现已确认。随函附上第号售货确认书一式两份，希查收，并请即签署后寄回一份，以备存查。上述货物请按确认书所列之日期开出信用证，以利装运，此复。 附件：售贷确认书第号一式两份 进出口公司 年月日例文4 写作要求按照业务要求措词用语须平实、简明、准确、老练委婉得体委婉得体在信函的开头部分为了推销商品，我们常常使用一些劝购语句，以便对方迅速订货 ，并以此表示我们热忱的态度。

9、 “ 获悉贵公司愿与我建立业务关系，对此表示欢 迎 。 ” “ 对于你方积极推销我商品，我们表示感 谢。” “对于你方为扩大销售、加强经营所作的努力，我们表示赞赏”。 “从处获悉，你方愿与我建立业务关系，我们高兴地通知你方，我公司愿意在开展这类商品的贸易方面与你们合作。”委婉得体在信函的结尾处“该货需求殷切，订单踊跃，考虑到这一品种价格实惠，适合你地市场的需要，订购尚希从速。” “该货不仅质量优异，而且价格具有更大的竞争性，相信不久即可获得你方的订单。” “相信在双方的共同努力下，我们之间的首笔交易将会顺利达成。”委婉得体洽谈具体条款，同意对方要求 “为了表示加强双方贸易合作的诚意，我公司决定再供应商品箱。“为支持你方开展业务，经与厂方多次联系，我公司将提前至月交货。” “考虑到你公司系我们的老客户，双方业务关系良好，我们破例接受你方要求。” “考虑到你方的具体困难，为维护双方友好合作的贸易关系，我们同意将上述合约所交货物全部退回。”委婉得体为了表示礼貌不直接回绝对方订货要求，写成“目前已接满定