几种常用公文的写作方法

1、几种常用公文的写作方法一、决定、决议对重要问 题或重大行 动做 出安排及决策用“决定”，经会议讨论通 过并要 求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。决定、决议两种公文虽 然在产生过程、 适用范围等方面有所不同，但就文种的基本内容、结构形式和语言 表达来说，又很相似。1、标题。决定、决议的标题比较规范，常见的是：发文机关（或 会议）、事 由、决定（决议）三项组成，或不写发文机 关，只有事 由、决定（决议）两 项。标题上面一般标出日期， 加括号。决定、决议标题中有发文机关或会议名 称的，正文后不署名， 没有发文机关或会议 名称的，可在副标题中注明， 或在 文后署名。 奖惩性决定、 决议多在 文后署名

2、。2、正文。在决定、决议写作中，特别要重视对内容的把握。首先是交代产生此决定、决议的背景，说明原由。指出什么机关或会议，根据什么政策或原因作出这一决定或决议。这一部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用词准确。其次 是决定或决议的内容。这是正文的主体，要写决定或决议的具体事项。有的比较 简单，甚至比前一部分还 要短；有的决定或决议内容丰富， 事项具体，则要分点、 分条叙述，行文要具体、明确，直陈其事，以便于理解和执行。有的决定或决 议 除了以上两部分外， 还写对事项的评价或号召， 指出什么是正确的， 什么是错 误的，应当怎样做，不应当怎样做。决定、决议的写法要特别注意政策上和法 律上的依据。【V决定

3、的格式】中共福州经济技术开发区委员会（决定）中共福州市马尾区委员会榕开委XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会福州经济技术开发区管理委员会福州市马尾区人民政府关于XXX的决定各镇（街）党委、政府（办事处），区直机关党工委、企工委，区直各党 委，区直 各部、委、力、局（公司），各人民团体，武装部，保税区各 办、局，科技园区管委 会：正文附件：一、中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会 福州经济技术开 发区管理委员会 福州市马尾区人民政 府XXXX年X月X日主题词：XXXXXXXX中共福州经济技术开发区委办公室XXXX年X月X日印发（共印XXX份）【V决议的

4、格式】文件中共中共福州经济技术开发区委员会福 州 市 马尾区委员会榕开委发XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会关于XXX的决议（XXXX 年 X月 X日XXX 会议通知）正文主题词：XXX XXX XX发：各镇（街）党委，区直机关党工委、企工委，区直各口党委，区直 各部、委、 办、局（公司），各人民团体，武装部，保税区各办、局，科技园区管委会,存档。二、意见 意见的写作，既要分寸恰当又不能模棱两可；既要使下级有章可 循, 又不能让下级各行其便；有关工作的措施要求既要具体明确，又 不能要求过死，毫无 伸缩性。1、标题。一般写法包括发文机关、事由、意见。在意见之前应加

5、助词“的”字，将文种与事由联接起来。正文。正文分为开头、主体、结尾三个部分。(1)开头。主要有四种：一是目的式开头，即有简明扼要的文 字，说明提出 此意见的缘由。 二是提要式开头，即将全篇意见 的要点 在开头部分扼要写 出。三 是按语式开头，即对将要开展的工作的重要 性加以强调，以引起读者对意见内容的重 视。四是背景式开头，即将有关的重要情况在开头作一个介绍，使读者了解意见形 成的背景，以加深对意见的理解。这种开头常用于对重要问题提出处理的办法和解 决的措施。(2 )主体。主要写明意见的具体内 容，如 阐明工作的 基本 见解、原则性 要求、 政策性措施、 注意事项等，一般采用分条列项式写法，主

6、要要求：一 是全面系统。 对工作的见解和要求，一 定要顾及各个方 面，使工作涉及到的各个部门， 都能明确地领会工作的原则和要求。二是准确具体。意见中提出的措施或办法，用语要准确，表述要具体， 这样才便于下级机关理解和贯彻执行。三是层次分明。 有些意见中既有工作的基本原则，又有具体的政策措施，一般要分开来写，不宜放在一起写。(3)结尾。意见一般要有结尾段落，用来进一步强调工作或提出号召，结尾的方 法，一是补充式结尾，补充几点要求；二是号召式结尾，必须写得简洁有力；三是督查式 结尾，对意见的贯彻落实提出明确的督查要求。有的意见结尾还要求有关单位限期书面告知贯彻执行的情况【V意见的格式】（意见）中共

7、福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会榕委XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会关于XXX的意见正文中共福州经济技术开发区委员会XXXX年X月X日主题词：XXX XXX XX发：各镇（街）党委，区直机关党工委、企工委，区直各口党委，区直 部、委、办、 局（公司），各人民团体党组，武装部，保税区各办、局，科技园区管委会，存档。三、通知通知是党政机关、人民团体、企事业单位日常业务活动中使用频率最高、范围最广的一个文种。不同类型的通知有不同的写法。1、发布、批转、转发或印发的通知。这种通知与所发布的法规和所批转、转 发、印发的文件一起，构成一个新的文件。它的写法一

8、 般为一段式，开门见山，说明批转、 转发、印发的目的和要求，如表 示“同意”、“望认真贯彻执行”或 “参照执行”、“供参考”等。有的 提出进一步贯彻的意见，在讲明发布或批转、转发、印发目的、 要求 的基础上，再作进一步的说明，如系发布性的，可简要强 调发布这一 条例、规定的根据、 制订过程、 实施的意义、 实施的意见、 实施的 办法和应注意的问题等。如系批示性的，应强调结合本地区、本系统的实际情况对被批示文件内容要求加以具体化，说明在贯彻执行中应注意一些什么问 题，提出具 体的 贯彻执行意见，以 便下 级机关遵循。 此 类通知的标题要注意文字精炼， 不宜写得太繁琐。2、工作通知。适用于布置、安

9、排性内容，带有指示性、指导性，要求下级机关必须贯彻执行。它的正文包括三个部分：一是缘由部分。一般要概述情况、说明目的、交待背景或陈述理由、 指出根据，从中引出问题，然后，用习惯过渡 词语，如“特作如下通知”、“现将有关 事项通知如下”等， 转入事项部分。二 是事项部分。即通知的中心内 容，是应知、应办的事项，是工作的具体部署， 是 执行的依据，应提出明确、具体的要求。一般采取分条分项式写法，并用序码， 也可以 用 小标题，分 清层次，划分段落，使人一目了然。便 于领会、 理 解和执行。三是结尾。一般比较简短，主要是要求下级机关、单位结合具 体情况认真研究通知的精神并抓好落实。如属于重要通知，其

10、结尾有时另起一段提出指示性要求。一般经常使用的结尾语是：“望结合本地区、本部门具体情况贯彻（参照、研究）执行”。会议通知。召开什么会议，事先发个通知。这种通知应用极广，写法也较自由，但要包括一些基本内容， 如：会议名称、 召开会 议的时间、 地点、会 议内容、参加人员、 会期和注意事项， 等等。公务通知。这种通知可以是指示性，也可以是阅知性的。如 传达事项或 交流信息的通知，就是属于阅知性的，主要是让收文单位了解某些事情、某种情 况，并不要求办理或执行的。【V事项通知 的格式一】中共福州经济技术开发区委员会办公室一（通知）中共福州市马尾区委员会办公室榕开委办XXXX XX号中共福州经济技术开发

11、区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室福州经济技术开发区管理委员会办公室福州市马尾区人 民政府办公室 关于XXX的通知各镇（街）党委、政府（办事处），区直机关党工委、企工委，区直各口党 委，区直 各部、委、办、局（公司），各人民团体，武装部，保税区各 办、局，科技园区管委 会：正文XXX,特作如下通知（现通知如下；望按以下通知执行；现将有关事项通知如下；特紧急通知如下；等）。以上通知，望认真执行。（以上通知，望认真贯彻执行。）（本通知自下发之日起实行。）【V事项通知 的格式二】（以上通知，请即（望速）向所属单位传达，认真执行。（各地区、各部门可根据本通知要求，研究和制定贯彻细则，并公布执行

12、。（如有违反以上通知规定的，除按违反 XXX论处外，还要根据情 节轻重，给有 关领导人和直接责任者以纪律处分。中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室 福州经济技术开发区 管理委员会办公室 福州市马尾区人民政府办公 室XXXX年X月X日主题词：XXX XXX XXXXXX年X月X日印发抄送：XXX, XXX, 存档。中共福州经济技术开发区委办公室（共印XXX份）【V知照性通知的格式】中共福州经济技术开发区委员会办公室一中共福州市马尾区委员会办公室榕开委办XXXX XX号（通知）中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室关于成立XXX领导小组的通知各镇（

13、街）党委、政府（办事处），区直机关党工委、企工委，区直各口党 委，区直 各部、委、办、局（公司），各人民团体，武装部，保税区各 办、局，科技园区管委 会：正文XXX,决定成立XXX领导小组，其组成人员如下（决定调 整XXX领导小组 成员，调整后的XXX领导小组成员名单如下）：组长: 副组长: 成员:务务务职职职中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室 XXXX年X月X日主题词：XXX XX XX 抄送：XXX, XXX, 存档。 中共福州经济技术开发区委办公室XXXX年X月X日印发（共印XXX份）【V会议通知 的格式】会议通知经研究，定于X月X日（星期X）上午XX,在XX

14、X召开XXX大会,会议主要议题 是XXX。会期X天。现将有关事项通知如下：一、参加对象：二、有关事项：中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室XXXX年X月X日四、通报通报不同于其它的文种，即它的内容必须有具体的正、反面典型事例和客观实际情况。通报的 正文，一般 分总提（导语）、事 实和决 定、要求三部分。1、总提部分。无论是表扬性、批评性通报，还是传达性通报， 都习惯于在正 文开头简明扼要地概括出全文的主题， 勾画出一个总体 轮廓。传达上级重要精神的 通报，要概括介绍这一情况的发生时间、覆盖面及其性质、影响等；如果是表扬通 报或批评通报， 要交待出单 位或人物（包括身份

15、、所在单位、职 务等）、时间、事 项及其结果，点出发文机关的基本态度。2、 事实和决定部分。这是通报全文的重点和核心。不管是哪一种类型的通报， 均应适当地详细写出事实的全过程或全部内容，交待出事情的来龙去脉， 使阅文者看完后即能掌握全貌，并能从中悟出是非，充分认同发文机关的决定。写事实部 分，若是传达上级的重要精神，要逐条写清具体内容；若是传达重要情况，要适当详写情况的几个主要方面，并简要分析情况的性质和发展态势；若是表扬通报要 写出先进典型的主要经验或事迹，指出体现了什么精神，具有什 么意义，作出 适当的评价；若是批评通报要写出错误行为的发展过程和结果，指出违反了哪些法令、政策和规定以及错误

16、性质和危害，作出结论。决定作为通报核心部分的一个方面，虽 然文字不多， 但却是行文的直 接目的，是前因之果， 传达了上级的决策思想， 要 求准确无误。表扬通报的决定，要明确写出授予什么等级的荣誉称号，给予什么样的奖励，或直书“特予通报表彰”、“特予通报嘉奖”；批评通报的决定，要 对 违纪者或事故责任者写明惩戒的类别，或给予通报批评， 或给予警 告、留党留职察看，或给予经济处罚。 不管写哪一类的决定， 都应注 意简洁性，用一两句 或几 句话表达完整。传达重要 精神 或情况 的通 报，一般不写决定，如果有“决定”字 样也往往是作为过渡句。3、要求部分。这是前两部分的归结，也是通报的落脚点。除知 照

17、性的通报外， 无论是表彰先进典型， 还是批评错误行为， 或是传达 重要情况或精神， 都不是最终目的，最终目的是号召人们学习先进，或是警戒人们避免某类错误行为，或者是要求人们重视某一情况、贯 彻某一精神。 要把握行文目的， 按照行文目的来提出要求。【V通报的格式】中共福州经济技术开发区委员会办公室一（通报）中共福州市马尾区委员会办公室榕开委办XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室关于XXX的通报各镇（街）党委、政府（办事处），区直机关党工委、企工委，区直各口党 委，区直 各部、委、办、局（公司），各人民团体，武装部，保税区各 办、局，科技园区管委 会：正文

18、中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室XXXX年X月X日主题词：XXX XX XX抄送：XXX,存档中共福州经济技术开发区委办公室XXXX年X月X日印发（共印XXX份）五、报告、请示报告和请示这两类公文都要侧重反映情况，陈述理由，不要多发议论。1、向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”报告的种类主要有定期报告、专题报告、综合性总结报告、会议报告、工 作报告等。 报告 是一种陈述性文件，主要是报告情况， 不要 含糊地请求人家回答或解决问题。报告的结构：（1）标题：一般只包含事由和文种。（2）正文：分两部分，一 是报告起因， 说明为什么要写报告；二是报告内容，

19、这 是正文的主体，要写明完 成任务、进行工作或处理事项的依据、过程、措施以及结果、成效与存在问题，有 的还要写经验、教训及今后打算等，可根据报告的种类而定。但共同要求是：内 容扼要，材料准确，层次分明，条理清晰，语言明白，文理通顺。与专题性报告 相比，综合性报告更难写。 怎样用 有限的篇幅， 讲 请报告 的全部内容，是综合性报告的一个突出的难题。为此，必须注意如下几点：一 是突出重点， 不要面面俱到；二要综合分析，不要简 单地罗列现象，不得要领；三要以点带面，典型概括，做 到点面结合。2、向上级机关请求指示、批准，用“请示”。请示要扼要明确，主要是提出请示事项，说清楚要求谁回答或解决什么问 题

20、，还可以要求在什么时候回答，必要时从中说明一些理由。请示有三个鲜明的特点： 一是必须是下级向 上级行文；二是必须 是在自己职 权范围内无法肯定或处理的问题；三是必须要求上级明确表 态、批 复的。写请示时要注意几个问题。 一是请示事项要集中、专一，一文一 事，不宜冗杂，千万不要以简报代“请示”；二是主送的领导机关只 能写一个，不要多头 主送，除领导者直接交办的事项外，不要直接主送领导者本人；三是请示问题要符合政策，符合实际，是工作中急需解 决而又有条件解决的问题；四是请示的理由要充分，解决的办法要切 实可行；五是不得越级请示，如特殊情况必须越级行文的, 在行文的 同时，国抄报越过的机关。【V报告

21、的格式】中共福州经济技术开发区委员会办公室（报告）中共福州市马尾区委员会办公室XXX榕开委办XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室关于XXX情况的报告中共福州市委办公厅：正文XXX,现将XXX的情况报告如下：特此报告中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室XXXX年X月X日（盖章）主题词：XXX XX XX中共福州经济技术开发区委办公室XXXX年X月X日印发【V请示 的格式】中共福州经济技术开发区委员会（请示）中共福州市马尾区委员会榕开委办XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会关于XXX问题的请示中共福州

22、市委办公厅：正文XXX,请示如下：特此请示，请示复（请批准）（以上意见当否，请批示。）以上意见如无不妥（当）请批转有关部门执行）。中共福州经济技术开发区委员会办公室中共福州市马尾区委员会办公室XXXX年X月X日（盖章）主题词：XXX XX XX中共福州经济技术开发区委办公室XXXX年X月X日印发六、批复一般是针对下级机关请示的一项或几项工作做具体答复，以便下级机关遵循办理。其特点是针对性强，态度明朗，答复恳切，不容有松动余地。批复的写 法较简单。一是 写批复根据，说明应什么 请示而 批复 的，包含两 层意思：接到什么请示、表示经过研究。二是批复内容，一般不必加以议论，只要直陈其事。如果对请示内

23、容全部同意，就写肯定 的意见；如果完全不同意，要写否定意 见及其理由；如果部分同意，部分不同意，应分别写出理由。批复的篇幅一般都较短。七、函 函主要用于单位之间的相互商洽工作，询问和答复问题，向有关 主管部 门请示批准等。函的正文包括发函缘由、事项、结束语三部分。发函缘由主要讲为什么要去函或复函；事项就是要商洽、询问、答复或请示批准的事项；结束语可根据不同情况区别使用，如果是去函告知对方机关的，可用“特此函 告（达）”； 如果 是去函要求对方机 关回复的可用“请研 究函复”、“以 上意见，请 予函 复”、“盼复”、 “以上意见，请予函复”；如果是答复对 方的问题，可用“特此函复”、“此复” 等

24、。虽然函的字数不多，但撰写起来也有一定的难度。事由是对函的主要内容的准确、简要的概括，事由写得成功与否，关键看能否准确 精练地概括全 篇的中心内容， 做到题文相符。一是针对 性地 陈述缘 由。即针对所要商请、询问或答复的问题， 实事求是地提出最有说服力的 理由或依据，或言明根据上级的有关部署、指示精神， 或简要陈述本 地区、本部门的实际 困难和需要，或 扼要说明事情 的经 过和基 本 情况，或引用对方的来文字号和事由等，以便把缘由写充分。行文宣直述，忌铺陈。 二是紧承缘 由点明致函事项。即以一两句 话明确地提 出问 题、要求或答复意见。 这部分是全文的中心，行文要直陈其事，把意见或 要求全面直

25、接地告知对方，使对方 一目了然。切忌委婉其辞，要一语 破题，不写套话、空话，中心突出，言简意明。写函要注意三个方面的问题：一是不能一文多事或节外生枝。函的内容必须单一、集中，不能罗列事项，漫无中心；二是不能重复繁琐，语意不明，不 要花大量精力写意义和 重要性，行文 要求短小精 悍。三是不能用词不当，缺乏诚意，用 词必须谦恭、诚恳、友好。【V批复、函的格式】中共福州经济技术开发区委员会批复中共福州市马尾区委员会函榕开委办XXXX XX号中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会 关于XXX请示（函）的批 复（函）中共马尾区委XX部：正文：你部X号文关于XXX的请示（函）收悉。经研究，现

26、批复如下：此复。中共福州经济技术开发区委员会中共福州市马尾区委员会XXXX年X月X日主题词：XXX XX XXXXXX年X月X日印发抄送：XXX,存档。中共福州经济技术开发区委办公室（共印XXX份）八、会议纪要会议纪要是根据会议记录摘要整理的，通常用平实、精练、严谨的语言综合会议情况和结果，它有通报情况、指导工作、推动工作的 使用。兼有上行、下行和平行 公文的特征，是传达和宣传政策法令、报告和处理公务的一种工具。不同的会议可以形成不同类型的会议纪 要，比如议决性纪要、情况性纪要、消性纪要等等。纪要还可 分为综合性纪要和专题性纪要。会议纪要的写法：标题。由会议名称和文种组成，办公会、例会纪要的标题， 只要求标明哪 个单位、什么性质的会议。这种标题在一个单位内是固定的。座谈会纪要