董秘工作重点关注内容

1、董秘工作重点关注内容引言：董事会秘书在日常开展工作中，应重点关注的工作内容和常规工作技巧：一、如何开好董事会？作为董秘，一是：要为董事长准备一份简要的程序化的主持搞，其中包括：会议所需大致时间、董事长发言要点、出席董事、缺席董事、缺席董事的授权委托、会议后是否安排其他活动等内容，既保证会议的正式性与标准性，又便于董事长从整体上把握会议节奏。二是：一份董事会会议纪要的水平主要表达在及时性、准确性与全面性。及时性是指：在董事会会议结束后尽可能短的时间内，即时将整理好的会议纪录呈交各位董事签字确认；准确性是指：董事会秘书能够正确理解各位董事的发言并抓住其要点，将其表达在会议纪要里面；全面性是指：在会

2、议纪要中反映了全部董事及列席高管的主要意见，并无遗漏。要善于归纳董事们的意见，这方面最能表达董秘的水平。这么多年，我在这方面做得比拟成功，深得董事们赞赏。每次都是议案一做完，我的决议打印搞立即出手，从不中途休会，根本上也不要再作修改。这方面我的做法是早作准备，提前准备一个框架式的决议草稿，包括臆想中的董事意见，开会过程中再及时地把董事们的精彩意见加进去，尽可能地快捷、准确，使之融会贯穿，一气呵成。三是：会务安排要尽可能地细致、周到。每次对外地、外籍董事的接、住、行、陪都要安排好，不要 因此而影响会议的质量。四是：要与监事会搞好协调。每次开董事会，监事们都列席会议，有时监事会还要与董事会同日召开

3、，同时发通知，同时发布决议公告，董秘要协调好。二、如何召开好股东大会？召开股东大会最重要的是要标准，要做到无懈可击。股东大会组织得是否严密，召开得是否标准，在某种意义上最能表达上市公司的管理水平。这方面，作为董秘，有几点做法：一是：按照标准化的要求，提前一个月发布召开通知，确定会议时间、地点、会议议程，A股股权登记日，股东登记日及登记方法，没有特殊情况，一般不要随意变动议题、时间、会场。万一一定要调整时间，也不能变更股权登记日，否那么就要违规。这里需要提示的，是要合理地安排好股权登记日，股东到公司登记日，与会议召开日之间有个时间差，以便沉着地安排好会务。二是：认真组织好会务。每次都根据参会人员

4、多少，抽调大会 工作人员，分工到人，责任到人，并且每次我都要召开总经办协调会，召开全体工作人员发动会，强调注意“四个形象：服饰形象，男士潇洒，女士漂亮，着装庄重大方，佩戴工作人员胸卡；语言形象，文明礼貌，善待股东，一股也是老板，要热情周到；纪律形象，不迟到早退，各司其责；协作形象，既分工又合作，是一个整体，既要种好“责任田，又要打好协作仗。三是：准备一份详细、标准的主持搞，从头到尾程序一定要合规。比方，要分清普通议案与特别议案，明确表决方式， 检票、监票人员要明确，尤其是监票人要由1名监事和两名股东代表组成，最后要由清点人代表宣读表决结果，由律师见证。四是：要安排好表决结果统计的空隙时 间。有

5、的公司是放电影、放录相，我们公司经常是请董事长或总经理讲开展思路，现在又调整为放映企业光盘介绍企业。五是：要随时准备应付突发事件。大家知道， 前两年上海开股东大会出现一批唯利是图的“专业户，专门四处赶场子，索要礼品、交通费，扰乱会场，而且人数越来越多，会场越开越大。为了开好股东大会， 应对突发事件，身为董秘应眼观六路，耳听八方，密切注意会场动向，随时协调指挥应对突发事件。作为董秘，我深信邪不压正。作为股东大会的总协调、会场总指挥，自己绝不能害怕怕事，并且每次都给工作人员鼓劲，经过周密的安排，使会议得以正常进行，确保与会领导的平安。这种股东大会“专业户现象，使上海上市公司领导很伤脑筋，也引起了社

6、会各界的广泛关注。上海市董秘协会，率先通过问卷调查，写 专题报告向市政府领导发出呼吁，最后经过各方共同努力才刹住了这股歪风。六是：股东大会决议公告形式创新。用表格的形式公布表决结果，节省了大量文字 篇幅和境外信息披露费。三、关于信息披露信息披露是董秘的重要职责。信息披露分为定期报告和临时报告。定期报告如年报、中报、季报。临时报告指各类临时公告，如董事会决议，监事会决议，股东大会召开公告、决议，重要事项公告，如收购、转让资 产、股权公告，分红派息、送股转股公告，股权变更公告，关联交易公告，提示公告，说明公告，澄清公告等等。这方面，有几点做法：一是：按准那么办。年报、中 报准那么年年有变化，财务报

7、告的披露要求也是年年修订，董秘只有多学习、多消化，才能吃透披露要求。二是：其它类公告要参照临时公告指引，多参考学习其他公司 范文。拿来主义、借鉴，本身也是一种学习，只要你能结合好本公司的实际就行。三是：力求合规、简明、完美。文字从简，清楚明白，否那么有B股的公司要增加境外 披露本钱。上下文要能自圆其说，不要自相矛盾。四是：留个提前量。年报准那么每年都提前分解到相关部门，提出时间要求，然后由我汇总执笔，再请计财部依据审计 结果填写数据。中报、季报那么是由我搭好框架，再请计财部填充数字。有关公告尽量趁头脑清醒时提前写，以免时紧事多时疏漏遗忘。每次开会前后，相关议案含 年报、中报、季报、决议、中英文

8、决议公告要一道修改，防止改这不改那，防止公告后出现错误，再作“补丁公告，影响公司形象。五是：适应不同的审核人。所有公开披露的信息，都要经过上交所审核。随着上市公司的增多，监管力度的加大，审核人不断增加，我司已更换了6人，只能去适应。六是：敏感问题早作准备。每逢年报、中报、季报披露前，我总要将一些可能引起关注的问题罗列出来，认真准备，以便沉着应答券商、投资者的提问。七是：要有保密意识。每逢业绩披露前，投资者会想方设法套你的话，对具体数字你一定要守口如瓶。一那么因为最终审计结果没有出来，数字还有不确定性。二那么即使有了准确的数字，你也不能提前泄露，因为这是明显的违规行为。因此在答复下列问题时，你要

9、尽量原那么一些，模棱两可一些，不能太具体，说个趋势，让他心中有点底，吃个“定心丸也就行了。四、关于融资方案筹划为企业融资出谋划策也是董秘应尽的责任。一是：要有一个好的融资方案，材料要合规，要经得起审查；二是：公司内外，尤其是要与券商、会计事务师、律师 等中介机构通力合作，按“倒计时要求列出时间表，加班加点，志在必得；三是：要积极争取证管办、证监会的支持，多汇报、多沟通，充分发挥良好的社会关系、 社会资源的作用。此外，我们还探索过B股回购、发行债券、分拆上市、买壳收购上市公司控制权等多种融资方案。这里需要作一点提醒，就是资金是企业的血 液，企业开展需要资金。但在筹划融资方案时，我们也要学会比拟融

10、资本钱的上下。一般说来，从资本市场上通过股权融资，好处是可以降低负债率，资金也没有利 息，不利的因素是要扩大股本，摊薄收益，带来回报压力。而从银行贷款，不会摊薄收益，但要增加负债率，支付银行利息。另外，从资本市场融资的本钱也比拟 高，除了要支付券商发行费外，上市前后都要支付审计费、律师费、信息披露费，这些都是上市的代价。所以有人戏称：“上市是富翁的游戏。如果你的企业规模 很小，而融资本钱很高，真正的上市收益率可能很低。五、关于决策咨询建议为上市公司重大决策提供咨询和建议，是董秘的重要职责之一。从公司上市起，就将成为公司总经理办公会议的成员之一，如何为公司重大决策提供咨询和建议？做法有：一是：自

11、己要熟悉上市公司运作方面的法律法规，确保公司重大决策的制订和出台合规、可行，不要与现行法律法规相抵触，导致无法实施。二是：要按上市公司的程序办事，不要因为该走的程序没有走造成违规，如关联交易、收购兼并、工程投资等，不仅要按权限办，也要走好程序。三是：要为重大决策提供信息，牵线搭桥，要善于利用与券商、媒体 及社会各界广泛接触的优势，获取信息，为决策效劳。四是：在讨论企业开展战略、产业调整、工程投资、购并重组、资本运作、产品经营、机构设置、人事任免等重 大事项时，要敢于发表自己的见解，当好决策参谋。六、关于与监管部门的关系监管部门既要行使监督职能，也要为上市公司提供效劳。监管部门上交所、证管办、证

12、监会，与上市公司应该是鱼和水的关系，唇和齿的关系，共同撑起证券市场一片天。因此要互相理解，换位思考。作为上市公司，应当主动接受监管，适应监管，不断提高标准运作的水平。同时要注意加强与监管部门的沟通，虚心求教，甘当小学生，多交朋友，积极争取他们的支 持、效劳，为公司开展创造良好的环境。七、关于与社会各界的关系良好的社会关系是上市公司赖以生存的土壤。一是：要与律师、会计师事务所交朋友，遇到专业问题经常向他们咨询、请教，必有所获。二是：对境内外券商、基金经理、机构投资者的来访，尽量做到有求必应，时 间上服从。考虑到交流的效果，可以请他们先开出问题单或调研提纲，以便有所准备。同时，可以就共同关心的问题展开研讨，互相启发；也可以不乏幽默地谈一些 轻松的话题，拉近彼此的距离。三是：与新闻媒体要建立良好的关系，以便