合同事务管理办法(XXXX)

1、PAGE PAGE 14QG/SH132500.10-2010合同事务务管理办办法1范围1.1本本办法适适用于公公司各单单位、各各部门、各项目目部的合合同事务务管理。1.2公公司所属属法人单单位的合合同事务务管理制制度，参参照本办办法执行行，并报公公司法律律事务处处备案。2 引引用标准准中国石石油化工工集团公司司合同事事务管理理办法3定义合同事务务是指合合同签订订、履行行、终结结过程中中发生的的合同基基础性管管理工作作。主要要包括：合同文文本、合合同编号号、合同同台帐、合同统统计报表表、合同同专用章章、授权权证书（由授权委委托管理理办法另行规规定）、合同档档案管理理等方面面的内容容。4职责4.

2、1法法律事务务处是公司合同同事务的的主管部部门。4.2合合同归口口管理部部门或其其它职能能部门、后方单单位依照照本办法法管理本本系统合同同事务。4.3合合同台账账的登记记和合同同专用章章的保管管、使用用由本部部门、本本单位、本本项目部部的合同同管理员员具体负负责。4.4合合同统计计报表编编制、报报送由本部门门、本单单位、本本项目部部的合同同管理员员具体负负责。4.5 合同编编号由合合同承办办部门的的合同管管理员具具体负责责。5 合同同文本5.1法法律事务务处负责责统一组组织开发发、颁布布和推广广使用各各类合同同标准文文本，建建立和维维护合同同标准文文本资源源库，对对纳入资资源库的的合同标标准文

3、本本进行统统一规范范化整理理并上传传至公司司OA系系统，供供各部门门、单位位下载使使用。5.2在在对外签签订合同同时，合合同承办办部门应应按下列列顺序选选择使用用合同文文本：a）集团团公司法法律事务务部颁布布的合同同标准文文本；b）公司司制定、发布的的标准文文本；c）对方方在公司司合同标标准文本本基础上上修改形形成的合合同文本本；d）双方方共同拟拟订的文文本或第第三方文文本；e）对方方合同文文本。5.3 合同文文本由承承办部门门负责统统一打印印。6 合合同编号号6.1一一般要求求6.1.1对外外签订合合同应由由合同承承办部门门按本办办法统一一编号，实行一一份合同同一个编编号的原原则，不不得重号

4、号或漏号号。没有有编号的的合同不不得进行行审查、报批和和签署。6.1.2采用对对方当事事人提供供的合同同文本，且对方方已有编编号的，仍应按按本办法法自行编编号。6.2 合同编编号规则则6.2.1合同同编号承承办部门门代码、合同分分类代码码、订立立年份和流流水代号号等四部分用连字字符“-”连接起起来组成成。6.2.2承办部部门代码码承办部门门代码码码长8位。其中中，前四四位为公公司机构构代码，根据中国石石化标准准代码维维护管理理办法，码值值为“13225”。后四四位为承承办部门门机构代代码，编编码规则则及管理理执行公公司组织织机构代代码管理理办法和项项目部组组织机构构代码、工作分分解结构构代码管

5、管理办法法（总部机机关职能能部门、后方单单位和分分（子）公司及及项目部部的机构构代码情情况详见见附录AA）。6.2.3合同分分类代码码合同分类类代码规规定如下下（详见见附录BB）：a）公司司对合同同按两级级分类设设置代码码；b）合同同一级代代码由两两位拼音音字母组组成。二二级代码码由以阿阿拉伯数数字“0”开头的的两位阿阿拉伯数数字组成成。未划划分小类类的合同同二级代代码一律律用“52”替代。6.2.4 合同同订立年年份合同订立立年份填写写公历年年份的全全部数字字。6.2.5合同流流水序号号合同流水水序号，按合同同签订的的先后顺顺序，从从0000199999，由由合同承承办部门自行行编制。6.2

6、.6合同签签订后，双方签签订的补补充协议议或变更更协议的的编号应应与原合合同一致致。但应应在原编编号末加加注/11、/22等尾标标，以示示区别。履行完完毕后与与原合同同一并归归档。6.2.7合同编编号举例例：1325500003-GC001-20009-00001合同流水号合同订立年份合同一级分类，建设工程合同代码为GC，合同二级分类，工程承包合同代码为01市场开发部代码7 合合同台帐帐7.1法法律事务务处、合合同归口口管理部部门、其其它职能能部门应应建立合合同台账账，对本本系统（部门）的合同同签订、履行情情况予以以登记。7.2 各单位位、各项项目部应应当按照法律律事务处处和归口口管理部部门的

7、要要求，建立合合同台账账，对合合同签订订、履行行情况进进行登记记。7.3合合同台账账应做到到登记及及时、记记录准确确、内容容完整。7.4合合同签订订与履行行登记台台账的主主要内容容包括：序号、合同编编号、合合同名称称、我方方承办部部门、合合同当事事人（包包括甲乙乙双方名称称或姓名名、授权权代表与与经办人人）、合合同主要要内容、标的额额（包括括单价、合同额额和结算算额）、合同期期限（包包括签约约日期、合同日日期和实实际日期期）、验验收人、变更及及原因等等。具体详见见附录CC。7.5公公司合同同台账原原则上采采用电子子台帐形形式，并并定期打打印成纸纸质台帐帐备查。8 合同同报表8.1为为及时反反映

8、合同同签订、履行动动态情况况，合同同归口管管理部门门、合同同承办部部门应定定期向法法律事务务处报送送合同统计计报表（详详见附录录D）。8.2合合同统计计报表每每半年填填报一次次，分别别为当年年七月上上旬和次次年的一一月上旬旬前。8.3专专业公司司（项目目部）报报送报表表时应同同时将统统计报表表抄送合合同归口口管理部部门。8.4合合同统计计报表应应做到报报送及时时，信息息准确，内容完完整。8.5报报表应有有编制说说明，简简要说明明本报告告期发生生合同订订立、履履行、变变更、解解除、违违约或不不可抗力力等情况况。8.6公公司将按按照集团团公司法法律事务务部的统统一部署署，逐步步实现合合同统计计报表

9、的的信息化化管理。9 合合同专用用章9.1合合同专用用章由法法律事务务处统一一刻制、并发放放至归口管管理部门门。9.2 公司对对合同专专用章实实行分类类专项管管理和授授权使用用，其管管理部门门和使用用范围规规定如下下：9.2.1“中国石石化集团团第十建建设公司司建设工工程承包包合同专专用章”若干枚枚，由市市场开发发部负责责管理和和使用，可授权权公司组组建的项项目部和和专业公公司保管管和使用用，用于于签订建建设工程程承包合合同。9.2.2“中国石石化集团团第十建建设公司司分包合合同专用用章” 1枚枚，由经经营部负负责管理理和使用用，用于于签订建建设工程程分包合合同。9.2.3“中国石石化集团团第

10、十建建设公司司劳务合合同专用用章”1枚，由人力力资源部部负责管管理、使使用，用用于签订订劳务合合同。9.2.4“中国石石化集团团第十建建设公司司货物与与服务合合同专用用章”3枚，用用大写英英文字母母A至CC进行区区分。a）“中中国石化化集团第第十建设设公司货货物与服服务合同同专用章章A”，由经经营部负负责管理理，用于于签订业业务公司司建设工工程发包包合同、业务外包包合同、施工设设备（机机具）租租入合同同、脚手手架租赁赁合同和和项目暂暂设办公公及生活活用房屋屋的租赁赁合同；b）“中中国石化化集团第第十建设设公司货货物与服服务合同同专用章章B”，由物物资装备备处负责责保管使使用，用用于签订订公司设

11、设备采购购、设备备出租、设备修修理、列列入公司司集中采采购范围围的货物物和服务采采购，以以及300万元及及以上货货物与服服务的采采购合同同。 c）“中中国石化化集团第第十建设设公司货货物与服服务合同同专用章章C”，由社区区事务管管理中心心负责保保管使用用，用于于签订公司司房屋建建筑物和和土地使使用权租租赁、社社区物业业服务合合同。9.2.5“中国石石化集团团第十建建设公司司涉外合同同专用章章” 1枚枚，由海海外事业业部管理理和使用用，用于于订立与与涉外工程和和服务有有关的合合同。9.2.6“中国石石化集团团第十建建设公司司材料采采购合同同专用章章（300万元以以下有效效）”若干枚枚，由物物资装

12、备备处负责责管理和和使用，可授权权公司组组建的项项目部和和专业公公司保管管和使用用，用于于签订限限额以下下的材料料采购合合同。9.2.7“中国石石化集团团第十建建设公司司吊装运运输合同同专用章章”1枚，授权重机机公司负负责管理理和使用用，用于于代表公公司对外外签订吊吊装、运运输合同同和相关关设备租租赁合同同；9.2.8“中国石石化集团团第十建建设公司司修理合合同专用用章”1枚，授权重机机公司负负责管理理和使用用，用于于签订与与特种机机械修理理厂经营营活动中中有关的的承揽及及采购合合同；9.2.9“中国石石化集团团第十建建设公司司配件购购销合同同专用章章”1枚，授权重机机公司负负责管理理和使用用

13、，用于于签订加加藤工程程机械零零件中心心经营活活动中有有关的购购销合同同；9.2.10“中国石石化集团团第十建建设公司司合同专专用章”一枚，由法律律事务处处保管、使用，用于签签订委托托代理合合同、社社会中介介服务合合同和前前述9.2.11至9.2.99项未列列明的其其它合同同。9.3设设立、增增添、更更换合同同专用章章，应由由归口管管理部门门向法律律事务处处提出书书面申请请，经法法律事务务处审核核并报公公司法定定代表人人批准后后，由法法律事务务处负责责刻制、发放至至归口管管理部门门，印模模由法律律事务处处备案。归口管管理部门门应填写写合同专专用章发发放登记记表（参参见附EE），办办理领用用手续

14、。9.4合合同专用用章终止止使用或或报废后后，归口口管理部部门应填填写合同同专用章章回收登登记表（参见附附F），并将废止止合同专专用章交交法律事事务处统统一处理理。9.5归归口管理理部门应应当对授授权专业业公司、项目部部保管和和使用的的印鉴的的权限范范围做出出明确届届定。9.6归归口管理理部门应应当就专专业公司司、项目目部保管管和使用用印鉴与与使用、保管人人签订或或续签保保管、使使用协议议，并报报法律事事务处备备案。9.7 合同印印鉴使用用单位应应指定专专人保管管合同专专用章，没有法法定代表表人或法人授授权代表表签字或或审查不不合格的的合同，不得加加盖合同同专用章章。9.8合合同印鉴鉴使用单单

15、位应建建立健全全合同印印鉴使用用登记薄薄，并在在加盖合合同专用用章时，由经办办人在合合同印鉴鉴使用登登记薄上签字字。9.9合合同印鉴鉴使用登登记薄包包括但不不限于以以下内容容（详见见附录GG）：a）用印印部门/单位；b）合同同名称/编号；c）公司司方签约约代表；d）合同同订立日日期；e）加盖盖合同章章日期；f）公司司方经办办人（签签字）。9.100禁止携携带合同同专用章章外出签签订合同同。因情情况紧急急确需携携章外出出的，公公司总部部机关各各部门，经公司司主管领领导同意意；其它单单位或项项目部，经本单单位本项目部部法人授授权代表表同意后，由合同管理理员带章章一同前前往。9.111公司合合同专用

16、用章遗失失或被盗盗，应及及时向公公安机关关报案，并在224小时时内报告告法律事事务处。责任单单位或部部门应法法律事务务处的指指导下，在3日内通通过事发发当地的的地市级级以上媒媒体声明作作废，费费用由责责任单位位或部门门承担。9.122禁止以以行政章章代替合合同专用用章对外外签订合合同；禁禁止出借借合同章章或出借借、丢弃弃盖有合合同章的的空白合合同纸；禁止可可能对公公司造成成损害的的所有违违法使用用合同章章的行为为。9.133公司所所属法人人单位以以本单位位名义设设立合同同专用章章，参照照本章有有关规定定办理。10 合同档档案10.11公司合合同管理理部门应建建立合同同档案制度度；10.22每份

17、合合同均应应建立合合同档案案。合同同档案应应包括在在合同考考察、洽洽谈、签签订、履履行、变变更、解解除及解解决纠纷纷等过程程中，形形成的所所有书面面材料及及封存样样品等实实物。10.33文字类类原始档档案包括括但不限限于以下下内容：a）合同同文本及及附件；b）补充充协议、变更或或解除合合同协议议；c）对方方营业执执照、资资格证、特种经经营许可可证等资资信调查查资料，对方签签约人法法定代表表人证明明或授权权委托书书；d）意向向书、备备忘录、谈判及及会谈记记录；e）往来来信函、电报、传真、电子邮邮件（包包括验收收确认书书、质量量异议书书、催款款通知书书等）；f）现场场签证、送达回回执或确确认书。1

18、0.44合同管管理中形形成的文文档资料料，包括括各类台台帐、报报表、记记录、领领导批示示等，也也应归类类建档，妥善保保管。10.55合同终终结程序序完成之之前，合合同档案案由合同同承办部部门负责责保管。合同终终结后的的次年，合同承承办部门门应当按按照档档案管理理办法的规定定，将合合同档案案直接移移交或交交由合同同归口管管理部门门统一移移交公司司档案室室。10.66建设工工程承包包合同订订立后，须提供供合同四四份（正正本和副副本），报市场场开发部部备案，由市场场开发部部发至有有关部门门、单位位和项目目部。10.77建设工工程分包包合同，须提供供合同一一份（正正本），报经营营部备案案，其余余由项目

19、目部或专专业公司司发至有有关部门门、单位位。10.88内部分分包工程程合同，须提供供合同一一份（正正本），报项目目管理部部备案，其余由由项目部部发至有有关部门门、单位位。10.99设备、物资等等货物与与服务合合同，须须提供合合同一份份（正本本），报报物资装装备处备备案，并并发至有有关部门门、单位位。10.110其它它合同，须提供供合同一一份（正正本），按业务务归口，报合同同主管部部门或归归口管理理部门备备案，并并发至有有关部门门、单位位。10.111重机公公司管理理的合同同之档案案管理，由其依依照本办办法制定定实施细细则，在在重机公公司范围围内组织织实施。10.112合同同自履行行完毕之之日起

20、，除内部部合同外外保存期期为100年。附录1.本办办法由公公司法律律事务处处负责解解释。附录A：总部机关关职能部部门、后后方单位位、分（子子）公司司及项目目部代码码一览表表序号单位名称称代码序号单位名称称代码1经理办公公室132550000126金海湾工工程公司场开发发部132550000327齐安工程程公营部132550066428建筑工程程管理公公目管理理部132550000229管道结构构工程公公外事业业部132550288130上海分公公力资源源部13255

21、000067财务资产产处132550288331北京金海海湾工程程建设监监理公司展规划划处132550288032上海齐安安工程设设备有限限公术质量量部132550288233中石化第第十建设设青岛有有限公司司132550277310安全监督督处132550000911审计处132550011034青岛炼化化工程项项目部132550211012物资装备备处132550033335福建炼油油工程项项目部132550211113党群工作作部132550088036内蒙神华华工程项项目部132550211214纪委监察察处132550011537齐

22、鲁工程程项目部部132550211315信息管理理中心132550277938惠州炼油油工程项项目部132550211439普光气田田工程项项目部132550211516社区事务务管理中中心132550199740川气东送送项目部部132550211717公安处（人武部部）132550011841惠州炼油油大件吊吊装项目目部132550211818离退休管管理处132550044042神华包头头项目部部132550211943天津炼化化项目部部132550222019安装一公公司132550022444神华宁煤煤项目部部132550222120安装二公公司132550022545华锦工程程项目

23、部部132550222221大连分公公司132550022646镇海炼化化项目部部132550222322南方分公公司132550022747叙利亚工工程项目目部132550222523仪表电气气安装公公司132550022848燕化工程程项目部部132550244724储运工程程公司132550022249沙特卡扬扬项目部部132550266225重型机械械施工公公司132550033050新疆塔化化项目部部1325502664附录B：合同分类类代码一一览表序号合同一级级分类一级代码码合同二级级分类二级代码码1买卖合同同MM设备01材料02其它032建设工程程合同GC承包01发包02分包03设计043供用电、汽、水水、热合合同gy供电01供水02供汽03供热044技术合同同JS开发01转让02咨询03许可04服务05保密065承揽合同同CL加工01定作02修理03修缮04其它056委托合同同WT诉讼代理理01中介服务务02工程监理理03其它047业务外包包合同YW52序号合同一级级分类一级代码码合同二级级分类二级代码码8劳动劳务务合同LH劳动01劳务