商务沟通第08章会议沟通

1、第8章 会议沟通在公司里为什么要开会？ 到企业后什么最多？ Come On你在会议中是什么身份？你见过的公司会议类型有哪些？会议目标01020305 分享信息（传递信息）化解矛盾创新思维激励成员（士气）8.1 会议沟通概述作出决策04会议类型按会议的规模按会议的内容和性质中型会议：行政例会；代表大会等股东大会和董事会大型会议：股东大会；展销会；新闻发布会；全体员工会议等小型会议：座谈会；洽谈会；部门会议；虚拟会议等一对一会议（虚拟会议）部门会议座谈会（包括客户咨询会议）常规性的员工会议新闻发布会展销会和业务洽谈会股东大会和董事会股份制企业会议的一种类型参加人员：全体股东或股东代表；董事会成员内

2、容：公司的重大事项，如公司章程的修订；公司利润的分配；新项目投资等常规性的员工会议这种会议为常见会议类型。参加人员：全体员工；与会议内容有关的人员内容：通报新的政策；传达上级的指示精神；表彰先进；总结单位上一年的工作情况，布置下一年的工作等。部门会议由部门负责人召集本部门成员召开的会议，一般规模不大。内容：通报部门情况；解决问题；融洽关系。有时突发事件出现，也需要召开部门会议立即解决座谈会（包括客户咨询会议）企业对内对外的一种沟通方式，目的性强，会议的时间短。参加人员：比较复杂，可以来自单位各部门，也可来自社会各方面。内容：了解对一些问题的看法，搜集一些意见等。展销会和业务洽谈会展销会是一种开

3、放式的会议形式，主要以营销为目的。洽谈会主要是以谈判的形式出现，要求较高。新闻发布会这是一种对外的开放性会议形式。一般在企业出现危机事件，或有新产品问世等重大事项时采用这种会议类型。新闻发布会运用领域较广。一对一会议（虚拟会议）这是一种特殊的会议类型，在企业中一般以聊天、交谈、聚餐（会）等形式出现。这种会议类写那个对于了解情况、收集信息非常有意义。 会议的组织原则（1）目的要明确。（2）决策要果断。（3）反应要灵活。（4）职责要分明。（5）互相要配合。（6）会议要节俭。成立会议的筹委会或秘书处拟定相关文件 选择确定参加会议的人员 做好会场的布置会场的选择座位的安排8.2 会议的组织准备所有的会

4、议都要成立筹委会或秘书处吗？与会议有关的文件有哪些？会议参加人员如何选定呢？会议通知、请柬、邀请函等会议议程会议日程安排会议的经费预算会议的策划方案人数、级别（身份）会议的代表会议的嘉宾选定原则：宜少不宜多根据会议内容性质选定根据会议目标选定会议人员课堂讨论：谁来参加会议？1.酒店讨论一次性用品取消还是保留？2.公司的年终总结会议。3.某企业产品销量连续3个月出现下降，市场部开会分析原因，提出对策。会场的选择会场安排因会议性质、规模、内容不同而不同会场选择和布置应注意的问题：1）根据人数多少选择会场大小2）会场交通要方便3）会场环境要安静，无噪音干扰4）会场卫生要干净，通风条件、隔音效果都要好

5、5）会议所需的设备要齐全：音响、投影仪、白板（笔）、电源、席卡6）安全措施要到位座次安排重要1）礼堂式一般用于大型会议；全体股东大会；全体员工会议或新闻发布会。2）U型（椭圆型、长桌型）一般用于部门会议或贸易洽谈会等小型会议。3）圆桌型一般用于多方会议，而且在地位上不宜区别开来的人员宜用这种会议座次。4）V型一般用于培训会，一方面可以听讲，一方面可以讨论。5）课桌型与礼堂型相似，只是会议的规模或等级小于礼堂式，更多的用于内部会议沟通。6）半圆形或马蹄型一般是领导会见时运用。请同学们帮助刘经理布置合适的桌型下达布置答谢会的任务某公司分管市场部的王副总经理将老客户答谢会活动现场的布置任务交给了部门

6、主管小刘，要求小刘在星期五之前完成会场布置任务。接受任务后，小刘作为主管并找来三个下属，当面告知如何布置会场，开始亲自准备。结果到星期五时，王副总非常不满意会场布置，提出异议：“为什么将椅子放成一排一排的，不便于大家交流呀！为什么只放三排，才20个座位，明天可能会来40多人，也没有准备茶点！”一方面，作为下属，虽然小刘积极地执行了任务，但是上级王副总仍然不满意，感觉环境布置不合自己心意；另一方面，小刘感觉已经尽心竭力做好工作，王经理有些“鸡蛋里挑骨头”，过于苛刻。8.3 会议日程安排保证会议按日程有序进行方便与会人员清楚知道会议经过和内容搭建组织者和参与者的沟通平台树立了会议组织者的良好形象会

7、议日程安排的作用8.3 会议日程安排议题的介绍人及时间会议的名称会议主持人会议日程安排的内容会议的时间、地点会议的议题其他事项会议日程安排的具体写作资料：“格力”空调合肥地区销售部决定于2015年1月15日在合肥XX大酒店召开各销售点（包括三县）负责人会议。会议主要是表彰2014年销售先进单位，并布置2015年销售任务及具体落实情况。会议日程安排格力.doc会议议程与日程安排的关系（1）会议议程会议日程安排格力.doc（2）两者关系联系：1）两者的主要内容一致：主持、议题等2）议程所列事项顺序与日程安排顺序一致3）两者都是围绕一次会议而拟写的书面材料区别：1）日程安排比议程更为具体2）日程安排

8、应让参加会议的人员人手一份；议程可以不发放给与会人员3）日程以每天为单元拟写；议程以整个会议为单元拟写。会议决策的方法多数/投票表决决策法（表决型）趋同决策法（咨询型）权威决策法（权威型）达成一致决策法（全体通过型）快速、高效有些成员没有表态或赞成。成员高度参与，每个人都可发表意见时间长；有时难以达到。速度快可能造成群体内部成员分裂。执行阻力小费时你在会议中是否具有以下行为？你的会议表现 是 否 1 总是在会议开始前三天就已经安排了会议的日程并将会议议程通知给每位与会者 2 当与会者询问议程安排时总是回答：还没有定呢，等通知吧。 3 对于会议将要进行的每个议程都胸有成竹 4 会议开始前半个小时

9、还在为某个议程犹豫不决 5 提前将每一个会议任务安排给相关的工作人员落实，并在会议前确认 6 临到会议前却发现还有一些设备没有安排好 7 预先拟订参与会议的人员名单，并在开会两天前确认关键人物是否出席 8 自己也忘记了邀请哪些人出席会议，会议开始前才发现忘记了邀请主管领导参加会议 9 会议时间安排恰当，能够完成所有的议题 10 会议总是有一些跑题 11 会议布置恰当，与会者觉得舒适又便于沟通 12 会议室拥挤不堪，大家盼望早点结束会议 8.4 会议记录概要式详细式详略式文字符号录音会议记录记录方式记录种类会议记录的内容会议的基本情况会议的核心内容时间、地点会议名称（届、次）出席人、主持人记录人

10、、列席人缺席人、议题会议进程：开幕式；宣读文件；来宾讲话等代表发言、讨论的内容；形成的决议（未解决的问题）单击编辑标题散会（休会）主持人、记录人签名8.5 会议人员8.5.1 会议主持人的沟通技巧会议主持.flv会议主持人的沟通技巧成功地开始会议控制会议进程圆满地结束会议准时开会，精心设计开场白；制定或重温会议的基本原则；清楚、简明地介绍会议的程序及要求；安排相关的人员：记录人、记时人议题复杂的会议：与会成员有分歧，要对问题进行总结并组织讨论；议题有争议，请发言者轮流发言，表示赞同或反对；与会人员争吵、离题，要控制局面，使之回归正题；走动频繁、声音嘈杂要制止；发言人超时要提醒；按日程安排逐项顺

11、利推进；关注会议人员；回顾会议的议程总结会议的主要决定；就下次会议日期、地点等事项达成一致意见（有未解决的问题）；结束时总结、评估会议（积极的）PPT模板下载：/moban/ 行业PPT模板：/hangye/ 节日PPT模板：/jieri/ PPT素材下载：/sucai/PPT背景图片：/beijing/ PPT图表下载：/tubiao/ 优秀PPT下载：/xiazai/ PPT教程： /powerpoint/ Word教程： /word/ Excel教程：/excel/ 资料下载：/ziliao/ PPT课件下载：/kejian/ 范文下载：/fanwen/ 试卷下载：/shiti/ 教案下载：/jiaoan/ PPT