开会,又是开会!自学手册

1、开会）又是开会!高效会议技术video arts自学手册目录 TOC o 1-5 h z 前言SSW-2 HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 本手册包括哪些内容SSW-3 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 如何利用本手册SSW-4 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 第1单元前言SSW-5 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 第2单元与会议技术有关的问题SSW-6 HYPERLINK l bookmark10

2、o Current Document 第3单元会议技术：原那么SSW-8第4单元会议技术：细节SSW-错误!未定义书签。第5单元组织和操纵；总结和记录SSW-19第6单元行动打算SSW-20参考答案SSW-21要点总结SSW-26? Video Arts Limited 2003、/ 、一刖百大部份人都是带着低落的情绪去参加会议的，因为很多会议都是在浪费 时刻。这些冗长的会议缺乏一个明确的主题，与会人员把时刻都浪费在对杂 事进行的讨论上。当其他人在唠唠叨叨地谈论他们感爱好的话题时，咱们只 是安静地坐在一旁。当咱们拿到会议记要时，咱们会发觉上面的内容跟咱们 会议的实际情形风牛马不相及。难怪人们都

3、回避这些会议。可是会议关于公司的运作来讲是必不可少的。事实上，若是不举行会议,公司就无法运作。要作出决策，就需要不同员工奉献出他们的专业知识，而 且取得他们的一致认可。公司还需要各个团队同心合力地解决问题。关于利 益发生冲突的员工要去解决他们的不合，使他们的行为更好地符合公司的利 益。关于尽管咱们拥有现代化的通信技术，可是会议的地位是无可取代的。 需要把相关人员召集在一路，让他们进行交流和沟通。咱们还要提高会议的效率。此刻，公司的运作环境比以前加倍多变、难 以预测。咱们所有的人都要加速工作节拍，不能完全拘泥于公司的各类条条 框框。“治理”意味着咱们要在团队里运用咱们的人际交往技术去把工作干 好

4、。换言之，咱们要召开更多、更有效的会议。庆幸的是，咱们在会议的组织和主持方面的技术是能够通过学习加以改 良的。开会，又是开会！录像课程将为您提供帮忙。目标本自学手册将帮忙您依照您的工作情形去安排您的培训的时刻和进度，对开会，又是开会！培训课程进行系统的学习。在完成了本课程的学习 以后，您将能够：? 确信您在会议技术方面的强项和弱项；? 确信有效的会议具有哪些特点；? 学习如何对有效的会议进行预备、组织和操纵；? 制定行动打算，改良您的会议技术。本手册包括哪些内容录像开会，又是开会！录像开会，又是开会！，可能是被学员观看次数最多的一部治理技术的培训录像。世界上数以万计的治理人员都看过这部录像，而

5、且从中获益。成千上万的学员也喜爱按期地观看学习。约翰克里士在录像中扮演某个小型制造公司的生产总监。他完全不具 有在会议主持方面的技术。事实上，他在会上常打瞌睡，因为他常常整夜加 班。有一天晚上，他梦见他被法庭传讯，法庭指控他在会议的组织和主持方 面玩忽职守。法官论述了组织和主持会议所需的技术、原那么和逻辑与法庭审判的技 术、原那么和逻辑是类似的。看过了关于克里士前几回组织和主持的会议情 形的陈堂证供以后，法庭宣布了克里士的五大罪状：没有预备、没有把情形 通知他人、没有打算会议议程、没有操纵讨论、没有总结记录。录像分为5个各自独立的单元，每一个单元论述了一个要点。约翰克 里士扮演的角色熟悉到，除

6、法庭的威严和堂皇之外，法庭的程序与组织完善 的会议的程序，道理都是一样的。详尽的自学手册自学手册将告知您在每一个时期应该怎么做。自学手册中包括了大量的 课程练习，将启发您对会议技术利用的特定领域进行试探。参考答案每一个练习都有一套参考答案。以下是关于参考答案的两个重要注意事项：? 这些答案只是一些建议，它们将启发您对练习中的各类问题进行试探，它们不必然是唯一的答案；? 请不要作弊！您要在自己进行独立试探以后再去查阅参考答案。要点总结在一系列记要中对录像中的学习要点进行了总结以供您在以后查阅。行动打算本次课程的最后一个时期是决定而且记录您将采取的具体行动，改良会 议技术。如何利用本手册您能够依照

7、您的具体需要和情形去利用本手册，也确实是说，您能够：分时期学习本次课程分为4个各自独立的时期：与会议有关的问题；会议技术：原那么；会议技术：细节；行动打算。尽管您需要依照以上顺序进行课程的学习，可是您没必要一次就完成全 数时期的学习内容。调整本课程的学习时刻若是您希望减少本课程的学习时刻，只要跳过练习部份就能够够了。在 练习部份中，你被要求把问题的答案记录下来。全数课程（包括练习）的学习时刻不要超过4个小时。在本次课程的学习进程中您需要哪些设备和材料您将需要? 一台录像机和电视机第1单元：前言您的目标在您开始进行本课程的学习之前，请记录下您希望从本课程中学到哪些 知识和技术。?您希望通过学习去

8、幸免显现哪些情形?您希望对哪些技术进行进展或改良？我的目标:第2单元：与会议技术有关的问题强项和弱项您以为您在工作中曾经参加过的会议在哪些方面做得好、在哪些方面做 得不够？把答案记录在下面的方框里。强项:弱项:把您的答案和SSW-21页上的答案进行比较。录像播放安东尼杰对 开会，又是开会!进行的简要介绍，长度大约为 分钟。结论您以为他谈到了哪些要点？录像中的要点：把您的答案和SSW-21页上的答案进行比较。第3单元：会议技术：原那么目的什么缘故要召开会议？请在下面的方框里尽可能多地记录下召开会议的 目的。会议的目的:把您的答案和SSW-22页上的答案进行比较。录像观看录像，一直到法官要求约翰克

9、里士进行总结时为止，时刻大约为 30分钟。请记录下要点。录像中的要点:把您的答案和SSW-22页上的答案进行比较。第4单元：会议技术：细节介绍会议技术的前两个原那么是“打算”和“通知”。要确保：? 有必要召开会议。若是与会人员发觉会上讨论的问题能够通过几个就能 够解决，那他们会很沮丧；? 确信适当的与会人员。与会人员中能够包括一两个与会议无关的人员， 目的是为了对他们进行个人进展。其他所有的与会人员都必需把握相应 的知识和职权，能够对会议有所奉献；? 让与会人员了解会上将对哪些问题进行讨论和什么缘故；? 他们明白会议希望取得哪些功效；? 议程并非是购物清单。正如录像中法官所说的：“这只是一些你

10、写的要点，用来开会时提示一下自己。一个议程不是这么简单的。它是其他与 会人员的行动指南。它要有明确的方向，具体的范围，清楚的目的。”议程必需： ? 详细具体；? 顺序要符合逻辑；? 把时刻分派给议程上的每一个项目。尤其要把紧迫项目和重要项目区分 开，对紧迫项目的讨论时刻不得占用对重要项目的讨论时刻。练习本练习目的在于学习如何确信会议目标，请利用下面几页上的信息去制 定一份有关的会议议程。人事经理的背景情况您是宝利得国际金融服务公司的人事经理。该公司有大概5,000名员工。你的人事部门有20名员工，负责公司所有的人力资源工作，其中包括培训。您 的直接上司是营运总监。人事部门位于公司总部，总部还包

11、括以下部门：部门财务数据处理 电话销售 市场调研 公司计划 法务员工人数150956327108部门经理的直接上司财务总监财务总监销售总监销售总监营运总监营运总监这些部门的经理每两个月就要召次会议，讨论人力资源问题。您负责 主持这些会议。会议一般是在三楼的一间会议室里举行。由于会议室将重新装 修，所以下一次将在董事会议室里举行。会议将在3周后的4月22H卜午2点召开。您的任务是对会议进行筹备，请使用附页。在这个练习中，我们假定今天 是4月1日。上一次会议纪要部门经理参加的人事会议纪要,2月26日与会人员乔治戴维斯 海伦格林 哈里柯维 迪利派特 泰萨布莱克 兰迈克伦 布朗琼斯 葛兰汉姆奈特 主持

12、人财务部经理数据处理部经理市场调研部经理公司规划部经理法务部经理电话销售部经理通报会议协调人（关于第 2项）办公室布局规划人（关于第 3项）人力资源部经理会议涉及以下主题：.上一次会议中提及的问题关于海伦格林提出的问题，人事经理在上次会议上表示还没有制定出对 接待人员重新进行评级的计划。这个部门的员工的流动性很大，表现也很差， 这个问题要得到解决，但不是用加薪的方式。其它部门的经理不必担心，这不 会对其它部门的文员造成冲击，.部门通报制度布朗琼斯报说，部门通报制度的所有前期工作已经完成，其中包括对总部的通报人员进行的培训。个别经理、主管（大约 3%）没有参加培训，大都是生病请假。第一次通报会将

13、在 3月12日进行，第二次将在 4月56日进行。布朗将在4月 22日举行的下一次人事会议上汇报进展。.四楼的新布局这个问题已经提交人事会议讨论以解决由于多次办公室搬迁而引起的工作 环境问题。主要了解个人意愿、空间的分配、隐私答问、部门之间的距离、数 据处理的安全性等情况。所有问题已经得到解决并且达成了一致。4个月后，等到搬迁后将再议。.停车场的安排由于建筑工程的停顿，这个问题在6个月内不会有什么进展。要新的通报制度会通知员工这些情况。宝利得国际金融服务公司内部备忘录收件人：人事部经理发件人：餐厅专员日期：3月25日关于：新的烤炉5月14日新的烤炉将安装到位，因此我们在5月14日或者15日无法供

14、应 热餐。色拉和三明治柜台的服务时间将相应拖长。在4月22日举行的人事会议上提及， 并把这个情况写入总部的核心简报中，供五月期的部门通报。人事经理和财务经理之间的电话会谈纪要3月30日乔治戴维斯来电。他手下的两名加班人员员工在进入数据处理中心时与 夜间保安人员发生了争执。要在下一次人事会议上提及。与保安公司的总经理谈过此事，他认为不是什么大问题，但勿忘了在4月22日的会议上让与会人员传阅保安公司的来函。保安公司的总经理致人事经理的信函伦敦，旧国王街27-34号， 福斯大厦宝利得国际金融服务公司人事经理伦敦罗斯堡大厦您好：得悉上周二我方的一个夜间保安人员和贵公司财务部门的两名员工，由于 意见不同

15、发生了一些分歧。这件事是在晚上9:20发生的。贵公司的两名财务人员要进入贵公司的数据 处理中心。只有拿到特别通行证的人员才能在夜间进入数据处理中心，而这两 名员工没有特别通行证。当时这个中心的负责人陪同他们一同来到数据处理中 心时，保安人员仍然拦住了他们；他们可能觉得保安人员的态度过分了一些； 但是我公司的保安人员说他并没有与他们发生争执。在跟您进行的电话交谈中，我很高兴您对我方保安人员采取的行动表示认 同。我期待下周与您会面。商祺！丹尼尔戴尔总经理发给人事经理的备忘录宝利得国际金融服务公司 内部备忘录收件人：所有部门经理发件人：维修主管日期：3月30日关于：火警报警器我们将在4月22日下午2

16、:30对火警报警器进行测试，请通知你们部门的员工。发给人事经理的备忘录宝利得国际金融服务公司内部备忘录收件人：人事经理发件人：约翰麦克斯韦，人事专员日期：3月28日关于：评估方案根据您的指示，我对评估方案的执行情况迅速进行了一次非正式的调查。 我对人事部门已经掌握的情况进行了分析并且与财务、数据处理和电话销售部 门的经理进行了交谈，也和我们公司在全国内的几个较大的业务单位的人事专 员进行了沟通。我得出了以下主要结论：.评估制度没有得到贯彻落实。只有30%的表格能够及时主动反馈回来。无论我们怎么催促有关的经理人员，20%的表格一直都没有反馈回来。公司的管理人员最多分为 6个级别，但是公司的某些部

17、门要花将近3个月的时间才能完成整个评估过程，这是令人难以接受的。.许多面谈是去过场。有些评估只用了半小时不到的时间就完成了。有证据 表明，少数管理人员对评估过程的态度很不认真。.许多一线经理对评估方案采取一种不以为然的态度。他们认为这是一项繁 琐的工作，是高级管理层以及人事部门强加给他们的。他们大都没有看到 了评估制度能够给他们自己以及他们的下属带来的利益。您还征求我的意见。我认为通过对有关管理人员进行教育，告诫和指导是 无法对这套制度加以改进的，必须修改这套方案；这套方案过于关注员工的素 质而忽视了他们取得的成绩。我认为我们要设计一套更加强调员工绩效的新方 案，获得部门经理的支持，帮助他们出

18、色地完成工作任务。发给人事经理的备忘录 宝利得国际金融服务公司内部备忘录收件人：人事经理发件人：营运总监日期：3月15日关于：评估方案我越来越觉得所有级别的管理人员并没有把评估方案落到实处，这对我们 调动全体公司员工为公司作出贡献，是行不通的。我们必须有效使用评估方案， 这能够为大家带来利益。因此我希望您准备一份关于评估方案执行情况的报告，并且和总部及国内 的几个大的业务单位的管理人员彻底讨论他们的想法。您可能会在下一次总部人事会议上提出这个问题，这样我们就可以在4月底之前对这个问题进行讨论。发给人事经理的备忘录宝利得国际金融服务公司内部备忘录收件人：人事经理发件人：海伦格林，数据处理部门经理

19、日期：3月29日关于：培训要求最近我同你们部门的约翰麦克斯韦对评估方案进行了讨论。随后我也和 我们部门的小组负责人和主管非正式地谈了这个问题。他们大都抱怨说，评估表格上记录的培训需求基本上都没有得到满足。我 想这可能是由于评估过程结束后产生的大量培训需求，你们的培训师在这段时 间都忙于这个培训高峰。我希望在下个月举行的人事会议上讨论这个问题。发给人事经理的备忘录宝利得国际金融服务公司内部备忘录收件人：人事经理发件人：布朗琼斯，通报会协调人日期：3月10日关于：第一次部门通报会这份备忘录确认了今天的讨论。第一次通报会效果不错，但是也存在一些 问题，有些方面有待改进，尤其是：?许多会议的持续时间过

20、长（时间最长的会议持续了1小时45分钟！）。?会议持续时间长的主要原因是核心简报中的内容过于繁杂，包含了太多的信息。除了时间问题之外，简报过程中没有给部门经理时间讨论本部门的事。对于那些在通报会上提出的但没有解答的问题，我会作后续跟踪。我将与各个部门经理和其他简报人员分别就这些问题进行会谈。我希望您 在核心简报这个问题上提供支持。我将在下一次通报会（4月56日）之后再进行一次后续跟踪，并且准备好一份报告，提交4月22日举行的会议。把您提出的议程和 SSW-23页上的参考答案进行比较。注意：参考答案并 非是唯一的正确答案。在进行比较的同时，问自己以下问题：? 我提出的议程是不是符合有效的议程的3

21、个标准（细节、逻辑和时刻安排）？? 什么缘故您提出的议程与参考答案之间存在不同呢？与会人员的预备工作录像中强调会议筹备工作主若是会议主持人的职责。作为与会人员，您 应该为会议进行哪些预备工作呢？您作为与会人员应该进行的准备工作:把您的答案和SSW-24页上的答案进行比较。第五单元：组织和操纵；总结和记录在您把答案和SSW-25页上的答案进行比较之前，请回答下面两个问题。“那不是一场讨论那是场心理宣泄。讨论法官在对讨论发表评述时说： 应该有程序，象法庭审判一样。”他的话是什么意思呢?组织和控制是指:您在录像中能够看到，提姆主持的生产会议在终止时超级混乱。会议总 结和记录都是超级重要的。进行会议总

22、结和记录有哪些益处呢?会议进行总结和记录的好处:把您的答案和SSW-25页上的答案进行比较。录像播放录像开会，又是开会！剩下的部份。阅读 SSW-26页上的总结。第6单元：行动打算回忆一下您在课程开始时设定的目标。列出您将采取哪些会议技术。行动计划:第2单元：与会议技术有关的问题会议在以下方面存在不足：? 主持人没有进行充分的筹备（或者根本没有进行筹备）；? 其他与会人员没有进行充分的准备（或者没有进行准备）；? 会议记录很差；? 没有提前通知开会；? 没有准时开会；? 离题；? 与会人员私下里交头接耳；? 在会议过程中接电话甚至打电话；? 会议时间不够；? 没有对将要采取的行动达成一致；?

23、没有对以前的会议上达成的行动方案进行贯彻落实。学习要点：? 在一次调查中，1,000名美国的高管人员认为，他们平均有三分之一的开会 时间是被浪费的；? 级别越高，参加的会议就越多；? 大部分高级管理人员每周用在会议上的时间平均是17个小时；? 那些会议技巧差的人很少认识到他们的错误，因此他们便难以汲取经验教训；? 如果人们经常参加那些没有组织得很好的会议，他们也会养成同样的坏习惯。如果轮到他们去主持开会，也会沿袭坏习惯；? 调查中有80%勺高管人员认为会议技巧是他们的工作的一个重要组成部分。 如果能很好地掌握会议技巧，他们获得升职的机会也就越多；? 团队领导者可以借助会议去表现他们自己，突出他

24、们的领导地位；? 可以借助会议增强团队凝聚力；? 随着公司运作越来越灵活，会议会越来越多，临时组成的团队也会越来越多。因此会议技能也变得越来越重要。第3单元：会议技术：原那么会议的各种目的：?解决问题；?传达并且收集信息；?解决争议；?进行事后检查；?协调员工和部门之间的工作;?规划；?获得帮助，提供帮助；?实现个人无法实现的目标；?满足团队的社会交往需要；?对某个员工进行培训和发展。录像要点提姆（约翰克里士扮演的角色）没有进行计划。他：?没有准时到场；?没有制定议程；?不知道为什么要召开会议，他认为这仅仅是“每周例会”；?提了两个问题以证明他没有在浪费他的团队成员的时间，而这两个问题 是可以

25、打电话就解决的；?对会议进行收尾的方式和他的会议开场一样，没有道理、缺乏总结。他没有把信息传达给团队成员。他没有：?对每一个项目进行说明；?告诉团队成员对每一个问题进行讨论的目的（霍华德说：“我还以为只是工作回顾呢。”）；?没有把情况向团队成员说清楚，他介绍的情况甚至是错误的；?让应该参加的员工参加会议。即使他有议程，但他没有准备正确的议程。?没有适当安排时间，因此团队成员花了45分钟的时间对某个紧急但不重要的问题进行讨论，这占用讨论重要问题的时间；?顺序是错误的，因此要重头开始进行讨论。他没有对讨论进行组织和控制。在对纪律进行的讨论中：?所有人同时发言；?观点、实际情况和想法混乱、没有条理；

26、?离题；?马库斯主导了谈话过程。他没有对上一次会议进行总结和记录，结果：?没有人记得起以前作出的决定；?不能确定谁应该对该做而未做的行动负责。第4单元：会议技术：细节议程:收件人：乔治戴维斯财务经理海伦格林数据处理部经理哈里柯维市场调研部经埋迪利派特公司规划部门经理泰萨布莱克法务部经理兰迈克伦电话销售部经理布朗琼斯通报会协调人宝利得国际金融服务公司发件人：人事经理人事会议的议程董事会会议室，4月22日下午24点注意:第1项:5分钟第2项:15分钟第3项: 5分钟第4项:30分钟会议地点的变动。我们的会议室正在重新装修。火警报警器事项。 提醒员工，下午2:30会发出火警演习警报。上一次会议的纪要。对尚未解决的问题进行讨论（参见附后的纪 要）。新的烤炉。把食堂安装新烤炉期间的膳食安排通知员工。第5项:40分钟第6项:15分钟第7项:10分钟部门通报会。布朗琼斯根据3月和4月的通报会的实际情况， 对我们在这项工 作中的经验进行汇报（布朗准备的简短报告将在 4月的通报会结束 之后进行传阅）。然后讨论各个部门遇到的问题。对核心简报是否 适当进行讨论。对改进措施作出决定，在下一次通报会前予以落实。评估。主持汇报目前的评估方案的缺点。 让每位与会人员谈谈他们 各部门对评估方案的优点和缺点的看法。 海伦将提出她的部门对评 估表格上的培训需求未满足的问题。确定下一步行动。员工加