文件材料立卷归档管理办法XXXX

1、PAGE PAGE 18公路建设设项目文文件材料料立卷归归档管理理办法交办发（20110）3382 交交通运输输厅总 则则第一条 为规范范公路建建设项目目文件材材料立卷卷归档工工作，保保证项目目档案质质量，更更好地为为公路建建设事业业服务，根据科学技技术档案案工作条条例、科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求（GB/T1118222-20008）、国国家重大大建设项项目文件件归档要要求与档档案整理理规范（DAA/T228-220022）、公路建建设监督督管理办办法、交通通档案管管理办法法等有有关规定定，制定定本办法法。第二条 本办法法适用于于新建、改建和和扩建公公路建设设项目文文件材料料立卷

2、归归档管理理工作。第三条本本办法所所称公路路建设项项目文件件材料，是指自自项目立立项审批批（核准准）至竣竣工验收收全过程程产生的的，反映映项目质质量、进进度、费费用和安安全管理理基本情情况，对对建成后后工程管管理、维维护、改改建和扩扩建具有有保存、查考利利用价值值的各种种形式和和载体的的历史记记录。本办法所所称公路路建设项项目档案案，是指指按照项项目档案案组卷要要求，经经系统整整理并归归档的公公路建设设项目文文件材料料。第二章 公路建建设项目目文件材材料立卷卷归档工工作组织织与职责责第四条 各级交交通运输输主管部部门根据据统一领领导、分分级负责责的原则则，依法法对所辖辖区域内内公路建建设项目目

3、文件材材料立卷卷归档工工作进行行管理，同时接接受公路路建设项项目所在在地上级级及同级级档案行行政管理理部门的的监督和和指导。第五条公公路建设设项目档档案工作作实行项项目法人人负责制制。项目目法人单单位负责责做好本本单位形形成的公公路建设设项目文文件材料料的收集集、整理理和归档档工作，承担各各参建单单位项目目文件材材料收集集归档工工作的组组织、协协调和监监督、指指导等管管理职责责；将项项目文件件材料立立卷归档档工作纳纳入工程程建设管管理程序序、纳入入招投标标制，与与工程建建设同步步收集、同步整整理、同同步归档档，保证证项目文文件材料料收集、立卷、归档的的及时、准确、完整、系统和和安全。第六条项项

4、目竣工工文件材材料立卷卷归档工工作应纳纳入工程程合同管管理，纳纳入监理理工作内内容，按按照“谁形成成谁负责责”的原则则，由文文件材料料的形成成单位或或部门负负责，不不得委托托他人。项目监理理单位应应负责对对施工单单位竣工工文件材材料形成成、收集集和整理理归档工工作进行行监督、检查，在交工工验收前前向项目目法人单单位提交交项目档档案质量量审核意意见。第七条 各参建建单位应应配备具具有相关关工程专专业知识识、能够够适应项项目文件件材料立立卷归档档工作需需要的专专职档案案管理人人员，并并保持其其稳定性性；明确确本单位位有关岗岗位和人人员项目目文件材材料收集集归档的的职责和和要求；按规定定做好项项目文

5、件件材料的的立卷归归档和移移交工作作。第三章 公路建建设项目目文件材材料的收收集第八条 公路建建设项目目文件材材料具体体收集范范围按照照交通运运输部关于印印发公路路工程竣竣交工验验收办法法实施细细则的通通知（交公路路发220100655号）中中附件22公路路工程项项目文件件归档范范围的的规定执执行。已经实行行计算机机辅助项项目管理理的，电电子文件件须与纸纸质文件件同步归归档；在在与设计计单位签签订合同同时，应应对电子子版设计计文件归归档提出出明确要要求；如如无条件件形成电电子文件件的，对对利用率率高的竣竣工文件件，可采采取图像像扫描或或缩微方方式，进进行档案案复制。第九条 公路建建设项目目各阶

6、段段文件收收集归档档责任分分工按照照本办法法附件11公路路建设项项目文件件材料收收集归档档单位执行。第十条 各有关关单位应应按照收收集归档档责任分分工，建建立健全全项目文文件材料料收集归归档制度度和预立立卷制度度，按照照公路建建设项目目建设程程序的不不同阶段段文件材材料产生生的自然然过程，分别做做好预立立卷工作作。第十一条条 收集集归档的的项目文文件材料料应为原原件。其其中，项项目立项项审批等等文件，原件保保存在项项目主管管单位的的，项目目法人可可将复印印件归档档保存；供货商商提供的的原材料料及产品品质量保保证文件件为复印印件的，须在复复印件上上加盖销销售单位位印章并并注明原原件存放放处后归归

7、档保存存；热敏敏纸传真真件，需需复印保保存。复复印件应应清晰。第十二条条 收集集归档的的项目文文件材料料应能全全面、准准确地反反映工程程建设的的实际过过程。勘勘察及测测量基础础资料、施工记记录须是是现场原原始记录录，如需需清稿，须将原原始记录录与清稿稿后的记记录文件件一并归归档保存存；表单单填写内内容规范范，产生生及使用用部位标标注清楚楚，相关关签署手手续完备备，且为为相关责责任人亲亲笔签名名。第十三条条 项目目文件材材料应书书写工整整，字迹迹、线条条清晰，修改规规范；纸纸张优良良，规格格基本统统一，小小于A44纸规格格的出厂厂证明、材质合合格证等等应粘贴贴在A44纸上；书写材材料应符符合耐久

8、久性要求求。第十四条条数码照照片应刻刻录在不不可擦写写光盘上上保存，同时还还须冲印印出6英英寸纸质质照片与与说明一一并整理理归档；照片档档案的整整理应符符合国家家档案局局照片片档案管管理规范范（GGB/TT118821-20002）要要求。第十五条条 电子子文件及及纸质文文件数字字化的形形成和保保存应符符合国家家档案局局电子子文件归归档与管管理规范范（GGB/TT189994-20002）、CAAD电子子文件光光盘存储储、归档档与档案案管理要要求（GB/T1776788.1-19999）和和纸质质档案数数字化技技术规范范（DDA/TT31-20005）的的要求。第十六条条 竣工工图编制制要求（

9、一）竣竣工图由由施工单单位负责责编制。编制完完成的竣竣工图应应由编制制单位逐逐张加盖盖竣工图图章并签签署，经经监理审审核签字字认可；如项目目法人指指定由设设计单位位编制或或施工单单位委托托设计单单位编制制的，应应明确施施工单位位和监理理单位的的审核及及签字认认可责任任。（二）竣竣工图应应能全面面、准确确、清晰晰地反映映项目竣竣工时的的实际情情况。竣竣工图编编制说明明应能充充分体现现已完工工项目的的建设过过程和完完工时的的实际情情况，包包括主要要建设内内容、完完成工程程量、执执行的规规范标准准、主要要施工方方案、采采用的新新技术新新工艺新新材料、特殊问问题的处处理、施施工图的的版本、变更情情况以

10、及及修改完完善情况况、完工工时间等等。（三）一一般性变变更及符符合杠改改或划改改要求的的，可在在原施工工图上修修改，要要注明修修改依据据，并加加盖竣工工图章作作为竣工工图；凡凡结构、工艺、平面布布置等重重大变更更及图面面变更面面积超过过10%的，须须重新绘绘制竣工工图；重重新绘制制竣工图图的图签签如能全全面反映映施工和和监理单单位签署署情况的的，可不不另加盖盖竣工图图章。重重绘竣工工图纸在在原施工工图号前前加“竣”字。（四）同同一构筑筑物、建建筑物重重复使用用的标准准图、通通用图可可不编入入竣工图图中，但但应在图图纸目录录中列出出图号，指明该该图所在在位置并并在编制制说明中中注明；不同构构筑物

11、、建筑物物应分别别编制。第四章 公路建建设项目目文件材材料的整整理第十七条条 公路路建设项项目文件件材料归归档移交交前，由由文件材材料形成成单位，在项目目文件材材料预立立卷的基基础上，按照文文件材料料的自然然形成过过程并保保持其内内在有机机联系，进行系系统化整整理组卷卷，要做做到分类类科学，便于保保管和利利用。合合同段未未完成项项目档案案整理的的，项目目法人单单位不得得组织交交工验收收。（一）立立项审批批阶段文文件材料料根据审审批事项项内在联联系分别别整理组组卷。（二）勘勘察设计计阶段文文件材料料按照设设计的不不同阶段段和专业业分别整整理组卷卷。（三）招招投标及及合同文文件材料料按照招招投标工

12、工作程序序和合同同内容分分别整理理组卷。（四）工工程准备备阶段文文件材料料按照审审批事项项及相关关手续办办理过程程分别整整理组卷卷。（五）工工程管理理文件材材料按照照问题结结合时间间分别整整理组卷卷。（六）变变更文件件以合同同段为单单位，按按照变更更文件编编号依次次汇总整整理组卷卷，并编编制设计计变更与与修改后后的竣工工图档号号对照一一览表（见附件件2设设计变更更文件与与竣工图图档号对对照一览览表）。（七）计计量支付付报表与与附件、计划进进度报表表按照合合同段结结合时间间分别整整理组卷卷。（八）施施工日志志按照合合同段结结合时间间集中整整理组卷卷。（九）施施工文件件材料：1原材材料质量量保证文

13、文件、配配合比设设计文件件属单位位（分部部、分项项）工程程专用的的，按单单位（分分部、分分项）工工程，分分别集中中整理组组卷。除除此之外外，可以以合同段段为单位位分别集集中整理理组卷。2施工工原始文文件，包包括就工工序施工工质量控控制问题题印发的的整改指指令性文文件及相相关整改改报告等等，均应应按照分分项（分分部、单单位）工工程，结结合施工工工序，归入相相应部分分分别整整理组卷卷。3竣工工图按照照专业、图号分分别整理理组卷。（十）监监理文件件：1监理理管理文文件以监监理合同同段为单单位，按按照依据据性文件件、合同同管理文文件、工工程质量量控制文文件、安安全管理理文件、计划进进度控制制文件、费用

14、控控制文件件等分别别整理组组卷。2平行行试验及及独立抽抽检的文文件材料料按照单单位工程程分别整整理组卷卷。3旁站站监理记记录按施施工合同同段整理理组卷。4监理理日志按按照监理理机构和和形成时时间整理理组卷。（十一）工程试试运行及及竣工验验收工作作文件材材料按照照检测观观测记录录及报告告、缺陷陷整改情情况、各各专项验验收和竣竣工验收收工作内内容分别别整理组组卷。第十八条条 卷内内文件材材料系统统化排列列：（一）立立项审批批文件按按照批复复、请示示、相关关审查及及专家评评审文件件材料的的顺序依依次排列列。（二）设设计审批批文件按按照批复复、请示示、相关关审查及及专家评评审文件件材料的的顺序依依次排

15、列列。（三）工工程准备备阶段文文件材料料按照审审批及相相关手续续办理程程序依次次进行排排列。（四）项项目法人人及监理理就质量量控制、计划进进度控制制、费用用控制及及安全管管理等问问题普发发的文件件材料，按照文文件材料料所反映映问题的的有机联联系，结结合重要要程度依依次进行行排列。（五）施施工文件件材料：1原材材料质量量保证文文件按照照原材料料类别依依次进行行排列。2变更更文件按按照变更更文件的的文号顺顺序依次次进行排排列。3各单单位、分分部、分分项工程程质量评评定表及及汇总文文件按照照汇总及及各单位位、分部部、分项项工程评评定工作作程序依依次进行行排列。4按照照分项（分部、单位）工程分分别整理

16、理组卷的的文件材材料，依依照分项项（分部部、单位位）工程程施工进进程，结结合施工工工序顺顺序依次次进行排排列。5合同同段交工工验收文文件按照照交工验验收证书书、交工工验收报报告、质质量监督督机构出出具的交交工验收收质量检检测意见见、各项项工程总总结依次次进行排排列。6竣工工图按照照专业结结合图号号依次进进行排列列。7设备备安装及及调试文文件按照照依据性性、设备备开箱验验收、设设备安装装及调试试、设备备运行维维护、随随机文件件等顺序序依次进进行排列列。（六）监监理文件件：1监理理管理文文件按照照文件材材料所反反映问题题的有机机联系，结合重重要程度度依次进进行排列列。2旁站站监理记记录和平平行试验

17、验及独立立抽检文文件材料料按照单单位、分分部、分分项工程程依次进进行排列列。3监理理日志按按照监理理机构和和日志形形成时间间依次进进行排列列。（七）计计量支付付文件与与附件及及计划进进度报表表以合同同段为单单位，按按时间依依次进行行排列。（八）试试运行及及竣工验验收工作作文件材材料按照照检测观观测记录录、车辆辆通行情情况、缺缺陷整改改落实情情况及各各专项验验收和竣竣工验收收工作程程序依次次进行排排列。第十九条条 经系系统化排排列的卷卷内文件件材料，双面书书写的文文件材料料，在其其正面右右下角、背面左左下角，单面书书写的文文件材料料，在其其正面右右下角，用阿拉拉伯数字字逐页编编写页号号。已装装订

18、成册册的文件件材料，如自成成一卷的的，不需需重新编编写页号号，如与与其他文文件材料料组成一一卷的，该册文文件材料料排列在在其他文文件材料料之后，并将其其作为一一份文件件编写册册号，不不需重新新编写页页号。第二十条条案卷由由案卷卷卷盒、内内封面、卷内目目录、卷卷内文件件材料及及备考表表（封底底）组成成，其格格式均应应符合科学技技术档案案案卷构构成的一一般要求求（GGB/TT118822-20008）。第二十一一条 卷卷盒正面面及卷脊脊可只填填写案卷卷的档号号和立卷卷单位。（卷盒盒内装有有若干卷卷案卷的的，卷盒盒正面及及卷脊应应填写盒盒内案卷卷的起止止档号。）第二十二二条 内内封面由由下列内内容构

19、成成：案卷卷题名、立卷单单位、起起止日期期、保管管期限、密级及及档号。案卷题名名应能准准确反映映本案卷卷的基本本内容，包括公公路建设设项目名名称、起起讫里程程、分项项（分部部、单位位）工程程名称及及文件材材料名称称。立卷单位位指案卷卷的组卷卷单位或或部门。起止日期期指本案案卷内文文件形成成的最早早和最晚晚的时间间年、月月、日（年度应应填写四四位数字字）。保管期限限填写划划定的保保管期限限。保管管期限分分为永久久、300年、110年三三种。应应根据项项目的实实际情况况、项目目文件材材料的特特性及利利用价值值，分别别确定案案卷的保保管期限限。密级根据据国家及及交通运运输部有有关保密密规定确确定并填

20、填写。第二十三三条 卷卷内目录录由下列列项目组组成：（一）序序号，按按照文件件排列顺顺序，用用阿拉伯伯数字从从1起依依次标注注。（二）文文件编号号，填写写文件材材料的原原始编号号或图号号。（三）责责任者，填写文文件材料料的形成成单位或或主要形形成单位位。属原原材料报报验和工工序报验验文件，责任者者应填写写施工单单位和监监理单位位。（四）文文件题名名，填写写卷内文文件材料料标题的的全称，没有标标题或标标题不能能说明文文件材料料内容的的，应自自拟标题题，并加加 符号。案卷内内每份独独立成件件及单独独办理报报验和批批准手续续形成的的文件材材料，均均应逐件件填写文文件标题题。 （五）日日期，填填写文件

21、件材料形形成最终终日期。（六）页页次，填填写每份份文件材材料首页页上标注注的页号号，最后后一份文文件标注注起止页页号；属属已装订订成册的的文件材材料，在在卷内文文件目录录页次栏栏中填写写册数，并在备备注栏中中注明累累计总页页数。（七）备备注，填填写需注注明的情情况。卷内目录录需纸质质目录及及电子目目录各一一份。第二十四四条备考考表中须须注明本本案卷组组卷情况况及本案案卷包含含文件份份数；说说明复印印件归档档原因和和原件存存放地；立卷人人指案卷卷组卷人人员，检检查人应应为部门门或项目目技术负负责人及及监理。第二十五五条公路路建设项项目档案案除蓝图图及成册册文件材材料外，按照三三孔一线线方式进进行

22、装订订。装订订前，应应去除塑塑胶、塑塑封、塑塑膜、胶胶圈等易易老化腐腐蚀纸张张的封面面或装订订材料。不装订的的图纸及及成册文文件材料料，每份份需加盖盖档号章章。档号号章内容容包括该该份文件件材料所所在案卷卷的档号号和本案案卷中所所在页次次（档号号章式样样见附件件3档档号章式式样）。第二十六六条案卷卷系统化化排列及及编号：案卷的编编制单位位应按工工程进展展的自然然过程，对已经经整理好好的案卷卷进行系系统化排排列，并并用铅笔笔在封面面及卷脊脊编写案案卷流水水号。其其中，施施工单位位应对本本合同段段形成的的案卷，按照其其自然形形成过程程，依照照路线进进行方向向，结合合单位工工程排列列顺序依依次进行行

23、排列。监理单单位按照照监理工工作程序序，以合合同段为为单位，对形成成的案卷卷进行系系统化排排列。第二十七七条案卷卷目录的的编制：经系统化化排列和和编号的的案卷须须编制案案卷目录录一式二二份（含含电子版版），其其格式应应符合科学技技术档案案案卷构构成的一一般要求求（GGB/TT118822-20008）。第五章 公路路建设项项目档案案的移交交与汇总总整理第二十八八条 公公路建设设项目各各承包单单位应在在合同段段交工验验收前，将已经经系统化化整理的的项目档档案连同同案卷目目录（含含电子版版目录）和案卷卷编制说说明，经经项目法法人单位位和监理理检查合合格后，移交项项目法人人单位，并按规规定办理理移交

24、手手续。案卷编制制说明内内容包括括本合同同段项目目建设内内容、档档案整理理执行的的标准、项目档档案整理理情况及及案卷数数量、竣竣工图编编制质量量及其他他需要说说明的问问题。移交项目目档案套套数由项项目法人人单位根根据实际际需要确确定，并并在合同同中明确确。第二十九九条 项项目法人人单位负负责对接接收的全全部项目目档案进进行系统统化整理理和排列列。案卷卷排列顺顺序按照照立项审审批、设设计、工工程准备备、施工工、交工工、竣工工等不同同阶段依依次进行行汇总整整理和排排列。其其中施工工阶段案案卷按照照项目法法人单位位、施工工单位及及监理单单位形成成的案卷卷分别进进行汇总总、整理理和排列列；施工工单位和

25、和监理单单位形成成的案卷卷，依路路线进行行方向，以合同同段为单单位依次次进行汇汇总整理理和排列列。招投标、合同及及计量支支付、计计划进度度报表类类档案可可单独整整理和编编目。第三十条条档号的的编制：档号由项项目法人人单位或或档案接接收单位位编制。档号应应简单、清晰。第三十一一条案卷卷总目录录的编制制：项目法人人单位负负责对经经系统化化整理和和排列的的所有案案卷汇总总编制案案卷总目目录（含含电子版版）及项项目档案案整理情情况说明明。说明明内容包包括项目目立项审审批及初初步设计计审批情情况、建建设规模模及主要要建设内内容、项项目档案案整理执执行的标标准、项项目档案案整理情情况及案案卷数量量、项目目

26、档案运运用计算算机管理理情况及及其他需需要说明明的情况况。第三十二二条 项项目法人人单位应应在项目目通过竣竣工验收收3个月月内，按按照有关关规定向向有关单单位办理理项目档档案移交交手续。第六章 附附则第三十三三条本办办法由交交通运输输部负责责解释。第三十四四条 高高速公路路大修项项目文件件材料立立卷归档档工作可可参照本本办法。第三十五五条本办办法自印印发之日日起实行行。20001年年6月113日交交通部办办公厅印印发的公路工工程竣工工文件材材料立卷卷归档管管理办法法（交交办发200013390号号）同时时废止。附件1公路建设设项目文文件材料料收集归归档单位位序号归档文件件材料归档单位位立项审批

27、批1项目建议议书及审审批文件件项目法人人2可行性研研究报告告及审批批（核准准）文件件项目法人人3可行性研研究报告告的评估估及行业业主管部部门对可可行性研研究报告告的审查查意见项目法人人4专家对可可行性研研究报告告的评审审文件项目法人人5环境影响响评价报报告书及及批复项目法人人6项目用地地预审意意见项目法人人7水土保持持方案及及审批文文件项目法人人8文物调查查、保护护、矿产产资源调调查等文文件项目法人人9其他文件件材料项目法人人设计审批批1初步设计计及审批批文件、专家审审查意见见及审查查会议纪纪要项目法人人2施工图设设计文件件及审批批文件项目法人人3工程勘测测、设计计基础资资料项目法人人工程准备

28、备1建设用地地选址意意见及红红线图项目法人人序号归档文件件材料归档单位位2建设用地地申请及及批复项目法人人3占地图及及土地使使用证项目法人人4征地拆迁迁批文、合同、协议、征用土土地数量量一览表表、拆迁迁数量一一览表项目法人人5供电、供供水、通通讯、排排水等协协议项目法人人6施工许可可批准文文件项目法人人7质量监督督申请书书及质量量监督通通知书项目法人人8建设前原原始地形形、地貌貌状况图图、照片片项目法人人施工文件件1工程管理理文件1.1项目法人人就工程程质量、安全、进度、费用控控制管理理文件普法性项目法人人针对性有关单位位1.2质量监督督机构印印发的质质量监督督相关文文件项目法人人1.3监理单

29、位位就工程程质量、安全、进度、费用控控制与项项目法人人的来往往文件监理单位位1.4监理单位位就工程程质量、安全、进度、费用控控制与施施工单位位的来往往文件施工单位位1.5施工单位位就工程程质量、安全、进度、费用控控制与项项目法人人的来往往文件施工单位位序号归档文件件材料归档单位位1.6项目法人人组织召召开的工工地例会会、专题题会议纪纪要例会性项目法人人专题性有关单位位1.7监理组织织召开的的工地例例会及专专题会议议纪要例会性监理单位位专题性有关单位位1.8计划进度度报表项目法人人2施工准备备文件2.1合同段开开工申请请及批准准文件（含施工工组织设设计方案案）施工单位位2.2技术交底底、图纸纸会

30、审纪纪要施工单位位2.3开工前的的交接桩桩记录、控制点点的复测测、施工工控制点点的加密密工程定定位（水水准点、基准点点、导线线点）测测量、复复核记录录施工单位位3施工质量量控制文文件3.1工程及设设计变更更施工单位位3.2施工日志志、大事事记施工单位位3.3永久性水水准点坐坐标图、建筑物物坐标高高程测量量记录施工单位位3.4沉降、位位移观测测记录、桥梁荷荷载试验验报告、桥梁基基础检验验汇总资资料施工单位位序号归档文件件材料归档单位位3.5各项标准准及工艺艺试验资资料施工单位位3.6工地试验验室管理理文件施工单位位3.7原材料（产品）质量保保证文件件3.7.1各种原材材料、半半成品、成品、混凝土土预制件件合格证证及抽检检、试验验记录施工单位位3.7.2产品、设设备说明明书、合合格证及及检验报报告、质质量鉴定定报告施工单位位3.8单位、分分部、分分项工程程质量评评定文件件施工单位位3.9施工原始始文件3.9.1单位、分分部、分分项工程程开工批批准文件件施工单位位3.9.2各工