大展(医学影像系统)科技公司会议管理制度

1、深圳市大展科技有限公司文件编号AG-WI-07-21文件版次A/0文件主题：会议管理制度生效日期2010-8-10页 数第 PAGE 4页 共 NUMPAGES 5页深圳市大展科技有限公司会议管理制度 文件编号：AG-WI-07-21版 本：A/0拟 稿：AA审 核：BB会 签：CC批 准：DD发布日期：2018-8-9目的为加强会议管理，维持会场秩序，保证各项工作及时落实，特制订本制度。适用范围本制度适用于公司及各部门组织的会议的管理。职责3.1人事行政部负责公司会议的组织及本制度的执行监督。3.2各部门会议由各部门自行组织安排，参会人员应按时参加会议，严格遵守会议纪律，并做好会议记录。4、

2、会议类型4.1会议依周期可分为两类：定期会议和不定期会议。4.2定期会议，也称例会，由公司及各部门按照规定定期召开的会议。4.3不定期会议，召开时间没有特别规定，根据实际情况可随时召开的会议。5、管理内容与要求5.1会议召开的原则5.1.1公司所有的会议必须以精简、有效、节俭的原则进行；5.1.2会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分；5.1.3大力精简会议，保证会议质量，讲求会议效率，尽量缩短会期，控制会议时间，减少与会人员，能合并召开的要统筹合并；5.1.4会议议题要明确，中心要突出，议程有安排，议论研究问题不要偏离主要内容，要议而有决，做出结论，个别问题可适当搁置下次再议。5.

3、1.5经过论证有利于公司发展的决议，由公司领导审批后责成有关部门或当事人进行办理且议定完成时限，事中应及时汇报。5.2会议的计划和审批5.2.1各项定期会议应由公司领导或各部门负责人根据公司组织和总体经营发展的需要提出，并对会议时间、与会人员、会议报告内容进行审批，并列入会议计划表，如因特殊情况，另行通知说明。5.2.2不定期会议由会议组织部门根据工作需要和会议内容向各部门负责人提出申请，经各部门负责人批准后，会议的组织和管理工作按本制度执行。5.3会议的准备5.3.1已列入定期会议的，不再另行通知。5.3.2属下列情况之一者，按“谁组织，谁通知”的原则进行会议通知：5.3.2.1未列入定期会

4、议的临时组织的会议；5.3.2.2虽然已列入定期会议，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明和修改的；5.3.2.3其它会议组织人认为应另行通知的情况。5.3.3会议组织部门应提前一天（紧急会议除外）以书面、电话或网络形式通知与会人员；会议通知应包括：会议名称、会议主题、会议时间、参会人员、和地点、需准备的材料或其它要求；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。5.3.4 会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。5.3.5会议组织部门应提前做好会务准备工

5、作，如落实会场、准备会议资料、表格、会议器材等会议所需的各种设施、用品等；5.3.6会议组织部门应提前填写会议室使用申请表，由人事行政部统筹安排。5.4 会议组织5.4.1 会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。5.4.2 会议主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。5.4.3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。5.4.4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体

6、议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5.4.5会议主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。5.4.6与会人应准时到会，并在会议签到表上签到；会议发言应言简意赅，紧扣议题；遵循会议主持人对议程控制的要求；遵守会议纪律，做好本人的会议纪录。5.4.7 会议时间须严格控制，超过2小时的会议，中间应适当安排休息时间；根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。5.5 会议记录5.5.1 公司各类会议应确定专人负责记录，完成会议记录。5.5.2各部门应设一名会议记录员

7、（一般为本部门的助理），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。5.5.3 公司组织的会议由人事行政部负责会议记录工作。5.5.4 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。5.5.5 会议记录应于会议当日呈报会议主持人审核签名，会议纪录的发放或传阅范围由会议主持人确定。5.5.6公司组织的各类会议的会议纪录须报人事行政部存档备查；各部门负责组织的各类会议的会议记录，由本部门会议记录员负责日常归档、保管。5.5.7 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。5.6 会议跟进5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，由

8、会议组织部门负责；会议主持人另有指定的由指定人负责。5.6.2公司会议的会后跟进工作原则上由人事行政部负责落实，公司领导另有指定的由指定人负责。5.6.3 会议跟进的依据以会议记录为准。6、会议纪律6.1与会人员必须按规定时间参加会议，所有参会迟到或无故缺席人员一律按照规定处于20元的罚款；因故不能出席会议的人员可授权一位代理人，并对该代理人会上所发表的言论负责，若无代理人参会，必须在会议召开前通知该会议的组织部门或会议主持人。6.2会中不许无故中途退会，严禁带与会议无关的东西进入会场,认真做好笔记。6.3会议期间应将通讯工具调成振动，不得大声喧哗，保持会场安静；不做与会议主题不相关的事；保持

9、会议室物品齐全完整；非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。6.4凡会议期间违反上述6.2/6.3条规定者处于20元/次罚款。6.5培训期间的纪律遵守严格按照上述规定执行。7、会议室的使用管理7.1 会议室是专门用于召开会议、研讨、培训工作的地方，未经允许，不得挪作他用。7.2 会议室的管理由人事行政部统一负责。如遇会议之间发生冲突，应予以协调。7.3 各部门如需使用投影设备，应提前告知人事行政部，以便及时协调落实，确保会议顺利进行。7.4 会议结束后,相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器,如发现设备故障和公物损坏应及时报行政部,以便及时修理,保证其他会议的准时进行。7.5会议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，白板应擦拭干净，白板笔应盖上放好，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。7.6人事行政部将在会议室使用后定期检查监督，确保会议室干净整洁。8、附则8