村级档案工作指导手册

1、PAGE PAGE 64村级档案业务培训目录：第一章 档案工作的基础知识第一节 档案工作第二节 档案室第三节 档案综合管理第二章 档案工作具体内容第一节 档案收集工作第二节档案整理工作第三节 档案的保管工作第四节 档案的鉴定和统计工作第五节 档案的利用工作第三章 各类档案的整理方法第一节 文书档案第二节 声像档案第三节 实物档案第四节会计档案第五节 村民档案几种档案编研材料的编写第一节 大事记编写方法第二节 组织机构沿革编写方法第三节 基础数字汇集编写方法第四节 干部任免一览表编写方法第五章 村级档案工作考核要求第一章 档案工作的基础知识第一节 档案工作一、档案工作的含义和特点（一）档案和档案

2、工作1、档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中直接形成的，具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。2、档案工作是指围绕档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称，包括档案工作管理和档案管理两个方面。狭义的档案工作是指档案管理。（二）档案工作的特点基础性、服务性、专业性二、档案工作的地位和作用档案工作具有双重地位：档案工作既是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节，又是国家档案事业的重要组成部分，是档案事业的基础。三、档案工作的职能和任务档案工作包括档案管理和档案工作管理的双重职能。

3、包括贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。具体任务是：（1）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（2）对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（3）收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案；（4）在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。四、档案工作基本制度及其

4、内容档案工作基本制度主要包括档案工作人员岗位责任制、文件材料立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案鉴定工作制度和档案利用制度等六项。档案员岗位职责1、宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度。2.负责做好本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；3.负责指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；4.监督指导本单位所属机构的档案工作；5.严格遵守各项档案管理制度，确保档案的安全，对档案的收进、移出、保管利用等情况要及时进行登记和统计，没有正当手续或主管领导批准，不准将档案擅自借出。6.根据实际工作需要，利用档案资料编写

5、实用的参考资料，及时、准确地为单位领导和其他工作提供相关的服务。兼职档案员岗位职责 1.认真贯彻执行档案法及档案工作方针、政策，严格执行本企业制定的档案工作各项规章制度；2.负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；3.负责各类档案材料移交前的保管工作；4.对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；5.根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。镇（街道）档案协作指导组成员职责1、严格按照档案法和档案工作条例，认真行使各项职责，依法建档，促进本镇（街道）档案工作整体水平的提高。2、结合区、镇（街道）工作实际，明确工作目标，制定年度、月度工作计划，强化工作措施，认真抓好各项工

6、作的落实，并及时上报档案工作信息。3、定期开展学习交流，开拓视野，创新思路，不断提高档案工作业务水平。4、开展村（社区）档案、重点企业档案的指导服务，通过蹲点挂钩和以点带面，不断提高村（社区）、重点企业建档水平，更好地为新农村建设服务。5、注重和加强机关及所属事业单位的档案工作，通过协作交流，达到互相学习、取长补短，共同提高的目的。第二节 档案室一、档案室的含义及其工作内容1、档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。2、档案室工作具体内容主要有：（1）起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度；（2）负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导；（3）对本机关

7、文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（4）组织开展档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动；（5）本机关档案的管理。包括档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。二、我国档案室的设置和类型我国现行机关单位设置的档案工作机构类型主要有：（1）按承担机关档案工作职能的形式划分，有完全职能型、非完全职能型和非职能型三种；（2）按管理本单位档案的形式划分为综合档案室、文书（科技）档案室和专门档案室三种；（3）档案室的辅助类型目前主要有联合档案室和文件中心两种。档案综合管理一、档案综合管理的概念档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，档案工作实行集中统

8、一管理，档案室全面承担档案工作职能和任务的一种档案工作管理形式。简单地说，档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。档案综合管理有以下含义：（1）在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，档案工作实行集中统一管理；（2）档案实行集中统一管理；（3）档案室全面承担机关档案工作职能和任务；（4）档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。二、档案室档案综合管理的模式档案室档案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。一个机关只能选择一种模式，应尽量采用集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。不论采取某种具体的档案综合管理模式，档案工作必须做到

9、统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”，实行网络化管理，档案室档案实行综合管理。第二章 档案工作具体内容档案业务工作内容分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节。其中收集是基础和前提，整理（鉴定）是关键，利用是目的。这几个环节是档案工作的重点。第一节 档案收集工作一、档案收集工作的意义（最重要也是最难的一项工作）档案收集工作是收集档案和围绕收集档案而开展的各项档案业务工作的总称。它在档案工作中处于一种特殊的地位，做好档案收集工作意义重大。最重要的工作：1、档案收集工作是档案室工作的起点。档案室管理的档案，并不是由档案室自己产生的，而是通过对历史上形成的和现行工作中

10、不断产生的文件材料的接收与征集，长期积累起来的。从全部档案业务工作的程序来说，档案的收集工作是档案工作中的第一个环节，档案收集工作为档案的整理、鉴定、保管、统计和利用等各项工作提供了物质条件，档案收集工作质量的高低，直接影响到档案工作的其它环节。2、档案收集工作实现档案集中统一管理的基本途径。档案的来源是分散的，它分散在文件材料的形成和承办的各个部门以及承办人员手中。为了便于管理和提供利用，维护历史文化财富的完整与安全，国家规定一个单位形成的档案必须集中管理。3、机关档案收集工作是我区档案事业的重要基础。档案馆的档案，并不是由档案馆自己产生的，而是通过机关档案室定期向档案馆移交，不断补充，成为

11、档案馆馆藏的重要来源。不仅如此，机关档案工作能为国家储备文件材料，为整个国家的经济建设以及开展历史科学研究而服务。从全部档案工作的过程来说，有了最基层机关档案的工作，才能延伸档案行政管理、档案教育、宣传等工作，形成档案事业体系。常熟波司登股份有限公司总裁高德康就十分重视企业档案工作，建立了企业档案馆，连创业时的一台旧缝纫机和一辆旧自行车都保存在档案馆荣誉展厅里，用以教育员工不忘企业发展历程，激励员工艰苦奋斗，与企业共成长。最难的工作：去年村级档案检查最大的一个问题是材料不全，显现越来越少的趋势。原因之一在于相关部门不愿意移交。认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于移交什么、收集什

12、么心中无数；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。做好收集工作，我们也需要考虑单位内部的利用需要。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。个人认为，我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。 二、档案收集工作的要求1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全，就是指各种门类和载体的所有档案都全部归档（纸质、电子、照片、实物

13、、各种业务档案等），所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺（请示与批复、正稿与底稿）。实物、照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。2、符合规范和标准。机关工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。国家档案局制定了机关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范、文件材料归档范围与文书档案保管期限表等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。几个注意点：1、归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝 墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； 2、归档文件材料应完整、准确、签批手续完备；3、归档的文件应为原件或具有凭证作用。4、

14、归档数量：归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数。5、电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好在线归档和脱机归档两方面的工作，在线归档是指将经过整理的电子文件，转入由档案部门管理控制的档案数据库，脱机归档是指从在线的硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。3、保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。三、档案收集的范围和方法一）、收集的

15、范围：凡是本单位在工作活动中形成的、反映本单位主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围，此外，还应收集与单位档案有关的资料和实物。具体范围见邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表一、文书档案1、会议材料11会议记录111党支部（党总支、党委）会议记录 永久112村委会组成人员会议记录 永久113共青团工作会议记录 长期114妇联工作会议记录 长期12党员大会、村民（代表）会议、共青团、妇联会议材料 121党支部（总支）、党员大会材料 永久122村民（代表）大会的材料 永久123共青团会议材料 长期124妇联会议、妇女大会材料 长期2、统

16、计年报、名册21党员年报、名册 永久22共青团年报、名册 永久23人口年报、计划生育年报 永久24农业年报、收益分配表 永久25人口普查材料251人口普查汇总表 永久252人口普查登记表 长期253人口普查记录表 短期26农业普查材料261农业普查汇总表 永久262农业普查登记表 长期263农业普查记录表 短期3、机构、干部人事方面的文件材料31有关本村机构设置的文件材料 永久32有关本村村组调整的文件材料 永久33本村及本村有关单位启用印信的文件材料 永久34本村村组干部任免的文件材料 永久35本村干部分工的文件材料 短期36本村人员奖惩的文件材料361获得县（处）级及以上的奖励 永久362

17、获得县（处）级以下的奖励 长期363受到警告以上处分的 永久364受到警告及以下处分的 长期37村组干部工资、补贴的文件材料 长期4、土地、村庄规划、村民建房、区划调整方面的文件材料 41本村总体规划及有关村庄规划材料 永久42涉及到本村的区划调整文件材料 永久43本村村民宅基地、建房申请、审批材料 永久44本村土地规划材料 永久45本村土地征用、拆迁工作的文件材料 永久46本村土地承包文件材料 永久47本村土地流转文件材料 长期48本村基本农田保护文件材料 长期49有关本村生态村、文明村、卫生村等建设的文件材料 永久410本村改水、改厕的文件材料 长期411本村垃圾处理的文件材料 长期5、本

18、村基本建设（含农田水利、土壤改良）文件材料 51本村村委会建房基建材料 永久52本村道路建设文件材料521乡村道路建设规划、计划、方案、批复、资金筹措方案、征地、取土的文件材料 永久522乡村道路建设报告、请示、村民集资名册、劳务等方面的材料 长期523乡村道路建设方案施工图设计、工程招投标、资金筹措、质量检查、竣工验收、竣工决算、工程审计方面的材料 永久524乡村道路建设施工组织、准备、阶段验收、土方验收、计量支付方面的材料 长期53农田改造规划、方案 永久54河道疏浚工程方面的工作计划、汇报、总结 永久55河塘整治方面的工作计划、汇报、总结 长期56中、低产田改良面积调查表 长期57本村耕

19、地修复、复垦的文件材料 长期58本村植树造林的文件材料 长期6、农村经济合作组织文件材料61村、组经济合作组织章程 长期62村、组经济合作组织成立的文件材料 长期63村、组经济合作组织的统计报表 631年报 永久632月报、季报 短期633上级关于农村经济合作组织的方针政策等文件材料 短期7、农民增收减负文件材料71本村关于农民增收减负的年报、年度统计报表 永久72本村关于农民增收减负的汇报 长期73本村关于农民增收减负的有关资料 长期74上级关于农民增收减负的方针政策等文件材料 短期8、农村劳动力转移81本村农村劳动力转移的文件材料 长期82本村维护农民工权益的文件材料 长期83本村农村劳动

20、力培训的文件材料 短期84上级关于农村劳动力培训、转移和维护农民工权益的文件材料 短期85本村农村劳动力登记名册 长期86本村农村劳动力外出务工情况登记材料 短期87本村农村劳动力外出务工情况统计表及分析 短期9、农村保障91农村养老保险911参加农村养老保险人员情况一览表 永久912领取养老保险金人员的材料 长期92最低生活保障921农民人均收入情况统计表 长期922贫困人口情况统计表 长期923农民最低生活保障申请审批材料 长期924贫困农户、最低生活保障人员台账 长期925应享受最低生活保障人员情况公示材料 长期93农村医疗卫生931新型合作医疗 9311参加新型合作医疗人口名册 长期9

21、312农民自筹资金花名册 短期9313村卫生室建设的材料 短期932农村医疗保险 9321参加医疗保险人员花名册 永久9322疾病治疗费用报销情况统计表 短期10、农村义务教育、农民工子女入学101农村学龄儿童、少年花名册 短期102农村学龄儿童、少年入学情况的有关材料 短期103农村九年义务教育统计资料 长期11、综合治理、人武工作111、本村关于武装、民兵组织、征兵应征人员名册、预备役人员登记名册、民兵代表的会议材料 长期112、本村有关治安、保卫工作、普法宣传、民主法治示范村创建活动的计划、总结、专题报告、统计表、典型经验材料 长期113、村民户籍管理、暂住人口、流动人口情况、登记表、名

22、册、统计表 永久或长期114、人民调解申请书、调解笔录 长期115、创建工作计划、活动记载 长期116、安置帮教工作材料、登记表 长期12、农村文化121本村文化事业发展规划、计划、总结 长期122文化事业组织网络、业余艺术团队（协会）、书香工程点、文化户材料长期123阵地活动项目、宣传橱窗（栏）、图书室、文化室材料、全民健身点、业余文艺创作、体育活动的材料 短期124民间文化遗产保护、文物保护方面的材料 永久125乡村文化活动其他方面的材料 短期13、知名人物131县级以上劳动模范的简历、事迹、照片等材料 永久132在外地、国外的本籍专家、学者、艺术家、文学家、作家等名册、简历、照片、代表作

23、等材料 永久133旅居海外的华侨、在港、澳、台的本籍人士的材料 永久134副处级和副高级职称以上的人员的有关材料 永久135民间艺人简历、照片、代表作等材料 永久14、村务公开、民主监督141村委会选举1411上级机关制定的关于村委会选举的文件材料 短期1412村委会选举结果的批复 永久1413选民登记名册、初步候选人、确定正式候选人材料、选举宣传材料、选票、委托投票证和选举结果报告单 长期1414村民委员会成员、下属各委员会成员、村民小组长、村民代表名册 永久1415村民委员会选举情况报告单、选举工作总结 永久1416其他有关选举方面材料 短期142村务公开1421上级机关制定的关于村务公开

24、的文件材料 短期1422财务公开材料、财务计划、各项收入、各项支出、财产和债权债务材料 永久1423享受误工补贴的人数及补贴标准 短期1424婚姻和计划生育公开材料、年内办理结婚登记人员名单、非法婚姻人员名单及处罚材料 长期1425年度人口计划、按政策生育人员名单、生育证发放的材料 长期1426计划外怀孕、生育、超生子女的材料 长期1427土地征用及宅基地使用公开材料 永久1428农民负担情况公开材料、水电费用收缴公开材料、救灾救济物发放公开材料 长期1429集体经济项目承包、经营情况公开材料 长期14210村干部工作责任目标公开材料、村民代表会议认为需要公开的其他材料 长期143民主监督14

25、31民主监督、民主管理、民主决策形成的材料 长期1432民主理财、理财小组名单、理财过程形成的材料、理财小组向村民会议或村民代表会议报告材料、对离任村干部财务审查材料 长期1433村干部、村民委员会述职材料、对村干部测评材料、向村民公布的测评结果 长期15、村级便民服务中心151村级便民服务中心规划、计划、总结、方案 长期152服务中心、各服务机构成员名单、自愿者名册、开展服务项目的登记薄 短期153有关服务、宣传材料 短期16、上级关于农业农村工作的文件材料 161重要的 长期162一般的 短期二、会计档案 1、会计凭证 15年2、会计账册21现金账 25年22银行帐 25年23总帐 15年

26、24分类帐 15年3、会计报表31会计年报 永久32会计月报、季报 5年4、会计档案销毁清册、会计档案移交表 永久三、声像、实物档案1、照片 长期11上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成的照片12本村召开重要会议及文化、体育、庆典活动形成的照片13本村主要领导及著名人物的照片14本村荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖品等形成的照片；15本村概貌、变迁及所属基础设施的照片（很多村庄只顾着不断地加盖楼房以换取更多高额拆迁资金，而没有人去为保留这个村最后一张最淳朴的样貌而去照一张像，也没有人去关心村里的文物古迹应该怎么办，更没有关心村子的历史该怎么办）2、录音带、录像带 长期

27、21上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成的录音、录像22反映本村历史概貌及重要活动的录音、录像3、光盘 长期4、实物41本村在各项职能活动中获得的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗、废旧印章等 永久四、村民档案 永久1家庭成员登记表、身份证明（复印件）、学历证明（复印件）、各种上奖章、奖状、荣誉证书（复印件）、先进事迹、好人好事记实2遵纪守法记实、发生纠纷记实、违法案件登记3、计划生育记实及登记材料4、宅基地界划定图、土地证书、联产承包合同、公益金、粮油订购、义务出工及经济收支记实5、家庭大型农机具、贵重家用电器、房屋等主要固定资产登记表6、赡养老人、教育子女、移风易俗、

28、社会公德等方面的材料二）、收集的方法：为了保证档案的齐全完整，档案室应采用一切有效合法的手段，全面地进行档案的收集工作。1）制定各种有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序（如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生）。2）每个单位要认真执行国家档案局8号令的规定，结合本单位的情况，制定具体、完善的归档范围，并严格遵照执行（收集什么，是我们做好收集工作首

29、先必须解决的问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围）。3）机关的归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整。4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。5）档案人员要有一种超前的服务意识。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作

30、动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。要注重平时的收集，要把握文件收集的重点时期和阶段，即有关工作和活动结束或告一段落的时候。如：重大活动和重要会议结束时，就是活动和会议产生和形成的文件材料积累的重点时期。阶段性工作和有关专项活动总结时，就是阶段性工作和专项活动产生和形成的文件材料积累的重点时期。外出考察或参加会议返回办理报销手销时，就是考察和会议进行过程中产生和形成的有关文件材料积累的重点时期。各种荣誉称号公布、通报时，就是有关推荐、评选、审批文件材料积累

31、的重点时期。各种事件、事故善后处理终了时，就是事件、事故发生和调查处理过程中产生和形成的文件材料积累的重点时期。各种合同、协议签署时，就是有关合约事宜洽谈过程中产生和形成的文件材料收集的重点时期。第二节 档案整理工作档案整理就是档案室对档案进行分类、排列、编目和编号的一项具体档案管理工作。档案整理工作的内容包括档案分类方案的拟订、档案的归类排列、编目和编号等。一、档案的分类和分类方案档案分类方案是一种简要叙述档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称为档案分类大纲。档案分类方案的内容包括档案分类的层次和划分原则、类目顺序和名称以及需要说明的事项等。如：档案门类项目（保管期限）目录号备 注文书

32、档案永久1长期2短期3会计档案（村）凭证（15年）4账册（25年）5报表（永久）6会计档案（组）凭证（15年）7帐册（25年）8报表（永久）9村民档案永久 10声像实物档案实物（永久）11照片（长期） 12录音、录像（长期） 13光盘（长期）14存在问题：1、文书与会计档案分不清，觉得会计形成的材料即为会计档案，将农村经济年报、收益分配年报归入会计档案。2、按职能进行分类整理如：计生、人武、综治、村务公开等社区档案文书有此按永久、定期分类，继续维持，少一个村民档案，其他应该一样。二、档案的归类和排列档案归类和排列应严格按照以下方法和步骤进行：（1）按档案的门类、载体分开排列；（2）按档案的保管

33、期限分开排列；（3）按档案分类方案顺序归类；（4）按分类类目的顺序排列档案。三、档案的编目和编号：1、编号：即编档号，固定整理成果，反映分类和排列顺序，指引查找利用。唯一性，结构：全宗号、年度、保管期限代号（或目录号）、机构问题代号（或案卷号（最后一级类目的顺序号）、件（页）号（件号每份文件所在的位置编号，页号每个有书写内容的页面所在位置编号，文件级档案中有，案卷级无）。2、编目：归档文件目录、案卷目录、卷内文件目录、全引目录第三节 档案的保管工作一、档案的保管（一）档案用房档案管理用房应满足档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要。档案库房、阅档室和整理室“三分开”。库房要求坚固、实用，并有防

34、盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠和防虫等“八防”设施。档案库房要达到承重要求，楼面负荷应为5kN/m2。采用密集架时，不应小于12 kN/m2。（二）档案管理的辅助设施档案装具、计算机、复印机、空调、去湿机等设施设备，满足档案管理的需要，保证档案的安全保管，实现档案管理的现代化。二、档案移交档案的移交有两种：一是向档案馆移交；二是各部门向档案室移交。移交档案的手续主要包括清点核对、填写档案交接文据和完成实体移交（接收）。移出单位名称接收单位名称交接性质档案所属年度年 月至 年 月档案类别数量（卷/件）检索参考数量永久长期短期合计合计移出说明接收意见移出单位（印章）领导人：经办人：移出日

35、期： 年 月 日接收单位（印章）领导人：经办人：接收日期： 年 月 日 档 案 交 接 文 据 第四节 档案的鉴定和统计工作一、档案的鉴定档案的鉴定工作的内容主要包括制定档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定和鉴定后档案的处理等。（一）制定档案保管期限表档案保管期限表的内容包括条款号、条款名称、保管期限、备注等。（单位名称）机关档案保管期限表条款号条款名称保管期限备注1.本机关召开会议的材料1.1本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料1.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、纪要、重要的声像材料永久永久1.1.2典型材料、代表发言、简报长期1.1.3小组会议记录、参考材料短期1.2

36、本机关召开的一般专业会议文件材料1.2.1通知、名单、日程、报告、讲话、纪要、重要的声像材料长期1.2.2典型材料、代表发言、简报短期（二）机关档案鉴定的组织和程序鉴定档案必须在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员组成档案鉴定小组共同进行。鉴定采用直接鉴定档案，对已满保管期限的档案进行逐件鉴定。鉴定结束后，编制鉴定报告和销毁清册，报有关领导批准。档案销毁要慎重，缓期执行，须到保密部门指定的地点，并由两人以上监销。销毁清册永久保存。（三）鉴定后档案的保存和销毁鉴定后的档案处理有两种情况：一是上升保管期限；二是销毁。二、档案的统计档案统计是用定量的方法对档案工作进行观察、分析和研

37、究，揭示档案工作的发展过程、现状及一般规律。档案部门应对档案管理、利用等有关情况进行日常统计。1、统计工作应做到统计数字准确无误，统计工作按时进行。2、日常统计工作要有台账，主要内容包括：档案部门基本情况统计，档案接收、移交、鉴定、销毁等各项工作环节的统计，档案利用情况的统计等。 档案借阅登记簿（供参考）借阅时间借阅单位 和借阅人调阅档案利用目的归还日期借阅人签 字备注档案时间保管期限卷（件）号档案利用效果登记表（供参考）日期单位姓名案卷或文件题名利用目的利用效果档 案 数 量 统 计 表年度文书档案（卷件）会计档案（卷）村民档案（卷）实物档案（卷）照片档案(卷张)基建档案（卷）行政村村民小组

38、永久长期短期报表账册凭证报表账册凭证199811999212531200017222220013734203612002964173737420035875145733537320043230108837200579323311037120062614163147375200717885718419320087合计2964863476022023720第五节 档案的利用工作一、档案的利用（一）档案利用工作的意义、目的和对象（二）档案利用的方式档案利用的方式分为提供利用和开发利用两大类。档案提供利用的方法主要包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。档案的开发利用较为常用的形式：（1）档案

39、资料的编研；（2）档案资料专题信息服务；（3）参与性研究利用。二、档案室常用检索工具及其编制（一）全宗指南全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称为全宗介绍。全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。1、封页。封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。2、正文。全宗指南的正文包括全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍三个组成部分。（1）全宗构成者沿革。全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及各历史阶段演变情况等内容构成。（2）全宗内档案情况简介。全宗内档案情况简介包括档案的数量及保

40、管期限、完整程度、整理情况、利用价值及鉴定情况、检索工具配置等情况的介绍。（3）全宗内档案内容与成分介绍。全宗内档案内容与成分介绍就是采用文章叙述的方式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。即按组织机构分类的全宗应按机构设类目分别介绍；按问题分类的全宗应按档案内容所反映的问题设类目介绍；以其它体系分类的全宗应根据该全宗分类的原则结合问题介绍。3、备注。例：瓜洲镇建华村文书档案全宗介绍（一九八三年二六年）瓜洲镇建华村位于扬州市南郊，东临古运河，西与仪征接壤，沿江高等级公路穿村而过，距扬州、镇江火车站15分钟，交通便利。建华村共有37个村民小组，923户农户，总面积约7平方公里，其中：耕地面积

41、4625亩，总人口4000人，党员人数122人，下设1个工业支部，2个企业支部，2个农业支部。“江苏省文明村”、“江苏省卫生村”、扬州市首批“小康示范村”、扬州市“双带”实践基地、扬州市社会主义新农村建设示范村。第一部分 简要历史瓜洲镇建华村由原运西乡建华村更名而来，运西乡建华村的前生是新桥村。建华村80年代村委会建制以后，建华村积极发展村办企业，并组织富余劳动力利用农闲外出打工。村办企业从无到有，从有几个人的小作坊逐步发展壮大，村办企业的发展改善了建华村的交通环境。80年代后期特别是90年代建华村大批的富余劳动力走出家门从事三产服务业，在珠三角和长三角地区从事沫浴业，而后又向全国辐射，到90

42、年代末期及遍及全国，最鼎盛时期每年建华村民就沫浴业挣回的资金总额就到亿元。劳务输出改善了建华村民的生活水平。2000年以后建华中心村建设开始启动，围绕建设一个“具有较强经济规模、功能配套齐全、居民相对集中，环境适宜人居”的小康示范村要求，实行土地入股，规划建华社区建设，逐步完善主要包括，现代农业科技示范区、工业集中区、农民集中居住区、三产商贸服务区的四大区域建设。1、20世纪80年代初期有新桥村更名而来，建立党支部；2、20世纪90年代随着村办企业的发展和剩余劳动力的输出经济发展迅速，建立党总支部，下设工业第一、第二支部、农业支部；3、1997年邗江县实行村组区划调整，同年6月运西乡郭汊村的郭

43、汊组、薛庄组、朱桥组、周坝组、何庄组、秦庄组、赵庄组并入建华村，建华村面积扩大，下辖村民小组增至17个；4、2006年11月，撤党总支部，建立建华村党委，隶属于瓜洲镇党委，成为扬州市首批党委建制的村之一。此时建华村下辖31个生产组，人口约3500人，同年11月建华村撤总支，党委建制，党员人数122人，下设1个工业支部，2个企业支部，2个农业支部。5、2000年7月运西乡韩桥村和建华村合并，同年10月明星村的戴桥组划入，建华村地域再次扩大，下辖26个村民小组，分别为双庄、韩庄、冯庄、肖庄、张庄、钟庄、高庄、汪圩、徐庄、柳庄、孔庄、顾庄、潘庄、戎庄、刘桥、联合、孟庄、朱庄、李庄、郭汊、薛庄、朱桥、

44、周坝、何庄、秦庄、赵庄，人口3000余人；6、2001年5月邗江区划调整，运西乡并入瓜洲镇，运西乡建华村更名为瓜洲镇建华村，村两委会根据上级提倡农村集镇化、集镇城市化的要求，建华中心村初具雏形；1980年至2006年期间历任领导人情况党支部书记 ：徐开嵩、屠建忠、郭松泉（1991-1992）、朱快乐村委会主任：孟学良、戴永康、赵正荣、戎良平（1992-1993.9）、孔庆祥、刘明双第二部分 全宗概况本全宗在内容比较丰富，有文书档案、会计档案、村民档案、照片档案、实物档案、电子档案和基建档案共七大类，共 卷，件，其中文书档案 卷，件（永久 卷，件，长期 卷，件，短期 卷，件）；会计档案 卷；村民

45、档案 卷；实物档案 卷，照片档案 张。全宗内案卷保管状况良好，无霉变、虫蛀、损坏等现象。实行目录数字化管理，微机检索方便快捷，检索工具包括：案卷目录、全引目录、归档文件目录。第三部分 全宗内的档案内容与成份介绍（一）、文书档案永久1、人代会材料及团代会、妇代会、党代会、冬训班材料。2、党（团）员、干部年报、名册及党员转正通知书3、农村经济、工业、三产、建安、村建、人口、计生、统计年报。4、党员干部任免、违纪处分、人员转干、表彰先进的决定、批复。5、农村集体土地使用权登记申请、调查、审批表及土地承包合同。6、双文明表彰会材料。7、村（居）民建房建设许可证、用地许可证、翻建房呈报表。8、党支部会议

46、记录。9、农业税减免清册长期：1、农业、三产、计生报表。2、婚姻登记介绍信。3、双拥材料。4、村干部报酬、组织介绍信存根。5、工业、农业经济目标责任书及相关承包协议。6、有关人事任免的通知。7、综治调解卷宗。8、“五个好”村党支部创建及验收材料。9、人口学校学习材料。10、村干部各类总结。11、村民自治材料。12、党建工作资料。13、各类创建资料。14、危房维修申请。15、拆迁房屋评估单。16、农业普查资料。短期1、上级下发的一般会议通知。2、邗江县产量调查过秤码单3、各类会议纪要4、村建资料5、关于土地二轮承包若干问题的处理意见（讨论搞）6、选民登记表7、计生、工业、农业、综治报表及相关资料

47、。8、改制有关会议材料。9、各村（居）委会“五好家庭”登记表。10、群众来信。11、各类申请。（二）、会计档案：1、报表：2、帐册：3、凭证：（三）、村民档案（四）、声像实物档案声像档案主要是照片档案，其主要内容包括本村会议、重大活动、上级领导人视察检察工作等方面的照片。实物档案主要包括本村在各项工作活动中受上级表彰的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗。第四部分 需要说明的问题本全宗档案为2006年系统整理建立，由于建华村系多村合并形成，前期档案管理体制不健全，加之人员更迭，故有些档案存在搜集不齐和重分现象，及少部分存在价值划分不准现象。瓜洲镇建华村2007年11月（二）案卷目录和文件目录1、案卷目

48、录格式：横向排版书写。具体包括案卷号、案卷题名、起止日期、页数、保管期限、备注几个栏目。案卷号填在档案室编一栏内。案卷题名，要求一格至少抄两行，抄不下延伸至下一格。起止日期，中间用“”隔开。案卷题名一般由作者、问题、名称（文种）组成，字数50字以内为宜。此栏不填此栏不填 案 卷 目 录 式 样 案卷号案 卷 题 名起止日期页数保管期限备注档案室编档案馆编2-18本村关于村办企业指标、承包、分配、引进产品等合同2002.32002.968长期2、编制案卷目录的原则主要有：（1）不同门类、不同载体的档案应分开编目；（2）不同保管期限的档案应分开编目；（3）一本案卷目录内案卷数一般不超过1000卷（

49、不含1000卷）；（4）同一门类或载体、同一保管期限的案卷可混年度编入一本案卷目录内；（5）同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起；（6）案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。3、文件目录：归档文件目录和卷内目录卷内目录包括顺序号、责任者、文号、文件题名、日期、页号、备注（见图）。卷 内 目 录顺序号责任者文号文件题名日期页号备注1镇村2第三章 各类档案的整理方法第一节文书档案第一种以“件”为单位的整理方法一、整理的特点、原则、适用范围以“简化整理、深化检索”为宗旨，它与传统的立卷相比较，根本特点就是以件为单位，简单地说，它所提出的整理方法就是以

50、“件”为整理单位。规则提出的整理原则，概括为“遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。规则对归档文件的概念做了一个界定。专指办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。另外，规则对适用的归档文件种类也进行了限定，明确为纸质文书材料。不适用于科技、会计等专门档案以及声像、电子等特殊载体的档案的整理工作。这些档案的整理仍然按以前的整理方法。二、整理要求1、归档文件要齐全完整。2、对归档文件要进行修整。3、建立文档一体化。4、公文处理必须符合要求。这与立卷时提出的要求是完全一致的。都必须符合国家行政机关公文处理办法和中国共产党各级领导机关文件处理条例三、整理方法（

51、一）“件”的确定：通常情况下，一份文件就是一件，也有一些特殊情况：1、正文与附件视为一件。正文在前，附件在后；2、正文与处理单视为一件。处理单在前，正文在后；3、正本与定稿视为一件。正本在前，定稿在后；4、原件与复制件视为一件。原件在前，复制件在后；5、转发文与被转发文视为一件。转发文在前，被转发文在后；6、一些报表、名册、图册等，一册作为一件；7、来文与复文视为一件，复文在前，来文在后；8、请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事由排列在一起；9、格式统一的表格，视为一件；10、不易拆开的会议材料，视为一件；不易拆开的会议记录，视为一件；不易拆开的介绍信存根，视为一件。（二）文件的

52、修整1、首先，对破损的文件要进行修补，托裱。2、其次，对字迹模糊、褪色的文件要进行复印。3、另外，要去掉金属器。4、超大型纸张要处理。（三）装订规则提出用不锈钢订书钉装订，在件的左侧用两根不锈钢钉装订，要求左齐、下齐。对于一些厚的文件，我们仍旧采用“三孔一线”的装订方式。许多村一件的材料未装订在一起（如：粮食植补材料）密封好的书不重新装订。（四）分类规则选择年度，组织机构（或问题），保管期限作为通用的分类方法，分类层次最多三层，年度问题（或组织机构）期限；最少两层，按照市局的要求，我们邗江区采用两层分类，即按年度期限。（五）归档文件的排列规则对文件的排列顺序作了规定，必须在分类方案的最低一级类

53、目内，按事由结合时间，重要程度等排列。即坚持了“事由”原则，因此，我们在排列时，对事由的理解显得尤为重要。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。同一事由内的归档文件排列按文件的形成时间、日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后面。事由之间的排列，按事由办结时间的先后顺序，随办随归，会议文件、统一报表等成套性文件集中排列。暂时没有计算机或还没有购置相关软件，仅仅靠手工检索单位，文件的排列顺序为：上级本级下级 文号无文号会议纪要如果在归档结束以后，又出现了一些零散文件，那么

54、我们应将零散文件排列在同一年度，同一保管期限的所有文件的最后，并在备注栏中注明；或者并入关系密不可分的相关文件作为一件，并在目录备注栏注明“此件为两件”。（六）归档文件编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构 ( 问题 ) 、页数等编号项目。 归档号填写在归档章内，归档章设置（见图） 其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数，选择项为机构 ( 问题 ) 等。（全宗号）（年度）（室编 件号）*（机构或 问题）（保管 期限）（馆编件号）总页数归档章采用红色印泥，一般加盖在

55、文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。村（社区）此项不需要填年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 2002 。 保管期限：填写归档文件保管期限( 永久、长期/30年、短期/10年 ) 。 件号：填写文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“ 1 ”开始标注。永、长、短每年一个流水号，不能一年一个流水号，一盒一个流水号。馆编件号按进馆要求标注。 机构

56、 ( 问题 ) ：不填写总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。 （七）编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用 ( ) 注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目 (见图) 。 归 档 文 件 目 录件号责任者文号题 名日期页数备注件号：填写室编件号。 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或

57、署名者的名称。 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。 题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的 ( 正题名 ) ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。外加“ ( ) ”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。 日期：文件的形成时

58、间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如 20020909 。 页数：规则不要求编制页码，而以数数来确定这份文件有效张数。备注：注释文件需说明的情况。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型。 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构 ( 问题 ) 装订成若于本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构 ( 问题 )(见图) ，内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构 ( 问题 ) 。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归 档 文 件 目 录全宗名称年 度保管期限用符合要求的档案管理软件所形成的归档文

59、件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。 （八）装盒 1、备考表装盒之前要放一张备考表，备考表要填写准确完整。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备 考 表 盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日 （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 （2）整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。 （3）检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。 （4）日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。2、装盒时要注意两点：（1）不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒；（2）不同

60、保管期限的归档文件不应放在同一档案盒。3、档案盒项目填写全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号（1）档案盒封面应标明全宗名称。（2）档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构 ( 问题 ) 等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接。一定要填在室下面，不要填在馆下，档案盒不编制盒号。四、排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，即分别采用“年度保管期限”。第二种 以“卷”为单位的整理方法以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将