合同管理办法（最终）

1、XX投资合同管理方法（试行）起草审核批准生效日期发布日期受控范围4. 2公司履行合同未经对方当事人确认。3损失重要证据。8. 4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。8. 4. 5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告。. 4. 6其他违反公司相关制度的。8.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司 法机关处理。.其它合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同 秘密。分公司非经母体公司授权，无权自主对外签定合同。分公司所有合同由母 体公司负责管理。各级子公司应将本公司关于合同管理的制度报公司总部备案。

2、各级子公司 如无相关合同管理规定，也可参照执行本方法，并结合实际情况制定本公司合 同管理方法实施细那么，报公司总部备案。本方法由公司总部财务管理中心负责解释。.相关附件附件1：合同流程图附件2：合同审批表附件3：合同文件审核登记表附件4：合同履行情况登记表.总那么为促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，控制经营风险，根 据国家有关法律规定，结合公司的实际情况，制定本管理方法。订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿 的原那么。本方法所称合同为本公司与其它平等主体（自然人、法人、其他组织） 之间设立、变更、终止经济权利义务关系的协议。本方法所称合同不包括调 节劳

3、动关系的劳动合同。合同履行过程中的往来函件、变更、确认、解除等 单方或双方提出或共同签署的文件（包括信件、电报、电传、 、电子数 据交换和电子邮件）效力等同于合同，管理上应严格执行本规定。各个经办部门负责合同的订立及履行；法律事务部负责控制合同法律风险 及处理相应法律事务；财务管理中心负责控制合同财务风险及合同跟踪管理。订立合同的范围。符合以下条件事项均应签订合同。. 1涉及公司投资、融资业务及相关事项，如股权投资、债权投资、股权转 让、债权债务重组、委托持权、资产购置等。. 2公司日常管理事务中涉及装修、租赁、及服务期在一年以上的各种事项。. 5. 3其它在经济活动中需要明确表达双方权利义务

4、重要经济事项。.合同的签订订合同必须以书面形式，合同的书面形式指合同书、信件和数据电文（电 报、电传、 、电子数据交换和电子邮件）等各种可以有形地表现所载内容 的形式。立合同前应注意的问题：2. 1 一般合同都需要对方提供与原件核对无异并经当地有关工商行政管理部 门核实的营业执照复印件、合同标的所决定的相应资质证书、对方的资信情况 说明。1. 1合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许 可、等级、资质证书。1.2代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授 权委托书、代理人身份证明。1.3对合同对方当事人履约能力有疑义，应要求其出具资产负债表、资金 证明、注

5、册会计师签署的验资报告等相关文件；合同对方当事人履约能力或资 信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、 真实、有效的担保。1.4赊销合同或预付款超过50%的合同送审时，还必须提供对方资信状况 及归还能力的证据资料；如无相应证据，那么应由资信能力较好的单位为对方提 供担保。2. 2. 2投资入股、合作经营等长期工程送审还须有可行性报告及行业审批或董 事会决议。2. 2. 3建设合同、大修工程等外包工程合同送审时，还须有概算或预算及其它 相应资料。2.3合同内容应注意的主要问题是：2. 3. 1部首局部，注意写明缔约双方的全称、地址、 、签约时间和签约地 点。2. 3.

6、2正文局部，必须具备标的（指货物、服务、工程工程等）数量和质量， 价款或者酬金，双方权利义务、履行的期限、地点和方式、违约责任等主要条 款。合同标的和双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清 楚、准确、全面。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的， 应当由合同双方共同封存样品，加盖公章或合同章，分别保管；对于履约风险 比拟大的合同应当订立定金、抵押、担保等保证条款或采取提存等支付或交付 方式。3.3结尾局部，双方都必须使用合格的印章一一公章或合同专用章，不得使 用财务章或业务章等不合格印章；对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章， 并且原那么上应在合同签订地双方同时签字

7、盖章或先由对方签字盖章后我方才予 以签字盖章，严禁我方签字后以 、信函的形式交对方签字盖章；如有例外 需要，须总裁特批。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方 所在市、区人民法院或仲裁机构管辖。任何人经办或对外签订合同，都必须以维护公司合法权益和提高经济效益 为宗旨，决不允许在签订合同时玩忽职守、疏忽大意或谋取私利。3.合同的审核批准合同审批权限详见合同审批权限合同审核、批准流程：申报。合同经办人应填写合同审批表，随同合同原本及有关资料、 附件等，报本部门负责人审查。本部门全面审查后，由部门负责人签署意见， 并报财务管理中心、法律

8、事务部和主管副总审核。之后报总裁批准。如按本办 法需报董事会或股东会批准的，应由总裁签署审核意见之后上报审批。审核。3. 2. 2. 1会审。合同如重大、复杂或需要其他业务部门协助或合同内容的专业 性、技术性较强，应当经由公司内部相关部门/人员或外部专业机构/专家会审。 会审应由合同经办部门组织，并在报送审核前完成。但在合同审核和批准的任 何一个环节，审批人员均可向合同经办部门要求组织会审。3. 2. 2. 2财务管理中心审核。主要负责审核价款、结算条款、违约责任等有关 的合同条款，负责控制合同的财务风险。3. 2. 2. 3法律事务部审核。负责对公司所有合同的合法性、有效性、完整性进 行审核

9、，并对法律风险进行评估，提出修改意见供相关部门参考；对重大合同， 需出具法律意见供经办、审核、批准部门和人员参考。3. 2. 2. 4主管副总裁审核。主管副总裁应就职责范围内的合同提出审核意见。3. 2. 2. 5总裁审核。对根据本方法3.1的规定需报送董事会或股东会审批的合 同，总裁应提出审核意见。3. 2. 2. 6对送审的合同，审核人应认真审阅，必要时可进行调查研究，最后出 具同意签署、必须修改、建议修改、不同意签署等意见和理由。经办部门也可 根据实际需要，要求审核人提前介入合同的谈判、草拟工作。审批。公司总裁应对提交审批的合同出具审批意见，审批时应充分考虑 各个审核人的意见，对审核人提

10、出不同意签署的合同，不应直接批准签署。公 司董事会或股东会对提交审议的合同应做出表决，根据公司章程和相关制度关 于表决权的规定，确定批准或不批准合同。3. 2. 4合同审核批准的时限控制各相关部门和人员应及时审核和批准合同。一般购销或服务类合同的审核和批 准应在24小时内完成；比照拟重大的合同的审核和批准，原那么上不能超过3 H； 对特别重大的合同一般不能超过7日。合同起草应在17日内完成。合同编号：为规范合同管理，必须对每份合同进行编号。合同编号作为 合同管理的重要依据，便于合同履行、变更、修改、跟踪。经批准后的合同必 须由经办人员将合同原本、合同审批表及印章使用申请单交财务管理 中心进行编

11、号并登记。盖章、存档。合同经办人员将合同原本、合同审批表及附有合同编 号的印章使用申请单交秘书核对盖章并登记。合同经双方盖章后，经办人 应立即将合同原件交秘书、财务管中心各一份；法律事务部、经办部门保存合 同复印件各一份。.合同的履行合同经办部门负责安排所经办合同的履行。合同依法成立，即具有法律约 束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原那么， 严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资 料、图表等重要原始资料应建立归档、出借、领用制度，以保证合同的完整性。3合同履行中，如需签署任何确认性文件

12、或向对方致函，如验收单、确认单、 洽商变更等，均需公司盖章确认，除非有法定代表人书面授权，其他任何人均 无权签字确认或对外出具任何文件。合同履行中，如收到合同对方任何关于合同的函件，经办部门均应认真对 待。必要时通知法律事务部共同分析、处理。合同经办人、经办部门应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时 处理并向主管领导汇报及通知法律事务部。否那么，造成合同不能及时履行、不 能完全履行的，要追究有关人员的责任，包含经济责任、行政责任，直至诉诸 法律。.合同的变更、解除5. 1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商， 重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。经

13、办人员应在法律规 定或合理期限内与对方当事人进行协商。. 2变更或解除合同应当采用书面形式（包括书信、电报）。因变更、解除合同 而使当事人的利益遭受损失的，在变更、解除合同的协议书中明确阐述处理意 见。.3变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。合同变更 后，合同编码不予改变。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手 续的，应依法及时办理。. 4变更和解除合同的文本作为原合同的组成局部。.合同纠纷的调解、仲裁和诉讼合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原那么，平等协 商解决。合同双方在一定期限内无法就纠纷的处理意见达成一致意思或对方，当事 人无意协商解决的，

14、经办人员应及时巾面报告部门经理、中心总经理及法律事 务部并拟定处理意见。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告法律事务部及 总裁。6. 3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关 部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同 有关证据报法律事务部。4处理合同纠纷，应特别注意以下问题：1在解决纠纷的过程中，要注意有利证据，防止给对方留下与己方不 利的证据为诉讼或仲裁做好充分准备。2发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产使己方权利难以实 现时，及时依法申请财产保全措施。3在证据可能丧失或以后很难取得的情况下，及时采取证据保全措施。4处理纠纷的过

15、程中要注意诉讼时效、担保期间及执行期限等可能使我方 丧失权利的期间。4. 5凡属己方责任的，对方又有充分证据的合同纠纷，经办人员要查清原因 提出补救措施解决纠纷以免使己方遭受更大的损失。4. 6合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料汇总、归档，以备查考。7.合同的管理1合同经办部门的主要职责负责对合同主体合法性、真实性及资信能力的审核。负责经办合同的谈判、草拟。1.2. 1负责明确公司业务需求，全面、详尽描述合同的标的、数量、质量、 履行时间、履行方式及权利义务等内容。根据实际需要，在充分市场调查并货比三家的基础上，提出合理合同 价格。从经办业务的实际情况，分析合同履行中可能存在的问题或风险。1.

16、3负责报送审批并根据审批意见修改和完善合同。7. 1.4负责合同履行过程中的实际执行。对不能完全履行或不能全面履行的合 同，及时书面知会法律事务部和财务管理中心。7. 1.5负责协调相关部门处理所经办合同的问题和纠纷。指定专人负责合同档案管理工作。对已签订的合同要逐份登记，并随时 跟踪合同的履行情况。合同履行完毕后将合同装订成册。会审部门或人员的主要职责负责根据会审要求，就合同中涉及的专门性或技术性问题提出意见和建 议。负责就合同中的涉及的专门性或技术性问题指导和培训经办人员，必要 时参与合同的履行。法律事务部的主要职责7. 3.1配合经办部门起草、修改合同，审核公司各类合同的合法性、有效性、

17、 完整性。7. 3.2负责对有关人员进行法律培训、考试，提高合同经办人员和审核人员的 法律素质。7. 3.3配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项。配合处理合同纠纷，或与公司聘请的外部律师配合，处理诉讼和非诉讼 事宜。7. 3.5参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。7. 3.6监督和检查各级子公司的合同管理工作，并定期对各子公司合同管理工 作（合同文本质量、审批情况、履行情况、台帐记录等）进行考核。7. 3. 7建立合同审核登记，记录合同修改、变更的过程和内容。7. 3. 8建立合同履行情况登记,逐月核对和掌握合同履行的动态情况，并报送公 司总裁和有关部门。7. 4财务管理中心的主要职责

18、负责审核合同中约定的结算条款，审查结算方式合理性、安全性、及时 性。购销合同要尽可能利用商业信用，低少资金本钱的结算方式。7. 4. 2审核合同价款。以平等交易，本钱效益为原那么，考量交易价款的合理性。 涉税事项的，应注重税收筹划，以到达降低税负目的。采购合同需要业务部门 提供三家以上卖家的价格及联系方式。7. 4. 3审核对方是否能提供有效财务凭证，是否取得一定发票开具资质。7. 4. 4审核合同的违约条款，损款金额计算方式是否正确，赔偿金额是否合理。4. 5负责合同编号。对审批合格的合同在盖章之前进行编号，并进行登记。根据合同条款及时合理地安排的筹融资计划J,合理调配资金，保证合同 的顺利

19、履行。加强对合同收付环节的审查，注重财务凭证、付款条件的审核，履行合 同执行过程中监督作用。及时同对方财务人员进行对账，以便确认双方债权债务。特别在对方当 事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的 合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务，及对 方的履约能力。4. 9发生违约，协助法律事务部及业务部门对违约责任的认定，及违约损失 确实认。7.4. 10建立合同管理台帐。建立经济合同的分类台帐和总台帐，登记合同主要 条款、主要内容，及合同收付款情况，随时监督合同的履约情况，定期报送合 同履约报表，定期打印合同台账，并分类装订成册。7.4. 11建立合同档案。设专人保管合同档案。每一份合同按合同编号分类装订 成册，并附档案目录。合同正本、副本及附件，变更、解除合同的协议（包括 文书、电传等），均应妥善保管。7.4. 12严格遵守档案借阅制度。外部门借阅合同需财务总监、及借阅部门负责 人批准；因部门内部工作需要外借合同，如审计、工商、税务部门