版培训学校如何更好地开展教务管理工作

1、培训学校怎样更好地展开教务管理工作？今日我们邀请的是连云港金奥教育培训中心的陈文花老师，今日主要谈的是培训机构的教务管理。学校组织架构第一我简单的介绍一些我们学校的组织架构以及我们教务人员的教务职责，方便大家认识我们的前台教务人员负责的是哪块的工作。校长为总领导，下边建立教课部、各个校区、市场部、人力资源部、财务五个部门。每一个部门都有一个主管，教课部除了一个主管负责教课部总的工作，我们还分了文科组和理科组，各设组长一名。我们的校区是有校区主管和前台教务人员构成。前台教务职责和分工前台教务的职责主假如分两大块，一个是服务于家长和学生，还有一个是服务于教课。服务于家长，是招待咨询回访电话，少勤电

2、话的拨打以及在课程过程中一些必需的交流。服务于学生方面，主假如编班、学生信息的管理以及上课时期学生的安全等等。服务于教课，主要就是上课时期教室、教具、粉笔、板擦包含投影仪、电子白板专用笔的管理、教材的发放、还有一些老师需要的讲义资料的打印和复印，以及各个校区的班级管理以及催费、付费等工作，内容是比较繁琐的。我们每个校区前台大体有3-4个教务人员。教务人员的分工是这样的：一个负责收费，一个负责编班，一个负责后勤。可是分工不分家，大家工作都仍是在一同做的，只不过每个人的工作有重视点。行政人员招聘要求第一，我们招聘教务人员的时候对性格和形象是有必定的要求：性格要爽朗一些，外向一些，形象要切合我们教育

3、行业的形象。第二，就是对于工作责任心的要求：要有爱心、耐心以及责任心。第三，招聘的这个人最好是有工作经验。因为有工作经验，上手会比较快。因为，前台招待的工作说简单也简单，说难也比较难。等会我会在教务流程这块跟大家介绍一下。教务人员培训我们对新入职教务人员有以下几个方面的培训。第一周，我们会进行规章制度、学校概略、组织架构、各校区状况、学校的发展文化以及我们的理念等这方面的介绍和培训。第二周，我们会有一个流程的培训。这个流程除了业务方面还有教务礼仪的培训。这个礼仪包含，前台招待礼仪，电话礼仪等。礼仪培训其实就是平时行为规范的要求。第三周，我们会有一个职工心态方面的培训。新职工对新的工作环境和新的

4、工作内容可能会有一些不理解，我们会经过阳光培训来翻开他的心结，让他更快的融入到我们的环境中来。我们对新职工的试用期一般要求是在1到3个月，对于有工作经验的教务人员来说，一个月左右的时间就差不多了，对于没有工作经验的教务人员来说，最多是两个月。两个月的时间是能够看到一个职工的工作态度和学习能力的。我们会在一个职工入职快一个月的时候对他进行一个简单的查核，假如查核经过的话，我们就会进行第二个试用期。假如查核很差，我们就会解雇。教务工作流程和要求教务的工作流程及要求，是今日要讲的最主要的地方。环境卫生我们要讨教务人员上班的第一件事情，打扫卫生、整理工装。保持卫生，注意仪容仪表，做到地面整齐，平台整齐

5、、个人仪容仪表整齐，这是对前台教务人员基本的要求。编班流程我要先给大家介绍一下我们金奥学校的状况，因为接下来教务流程可能是针对我们自己的状况来拟订的。因为我们的校区比许多，教务人员也比许多。所以我们的教务流程是针对所有校区的教务人员的，可能是比较繁琐的。我们的编班流程分两个方面，一个是续班的学生，还有一个是前台报名的重生。我们要求续班和前台重生的名单都要录入电脑。同时每日要检查一下我们续班、转班以及退费的登记状况，实时做好这些学生名单的更新。编班的时候这个名单要每日一更新。转班除了编班以外我们还会波及到转班的状况，所谓转班就是说因为各种的原由这一期我上不了，我需要去转到下一期其余的班级。这类状

6、况下我们要求转班只好转一期，假如下一期你还不来上的话，我们就视作弃权。转班是分开学前转班和开学后转班。开学以前转班，不需要任何原由的，我们就能够给他办理转班手续，填写一个转班登记表就能够了。因为我们原则上是不赞同办理退费的。开学以后，学生没有来上课。这类状况下我们会建议家长转班。有一种状况就是学生已经来上课，可是上课的次数不足五次的，假如家长确的确实有不行抗拒的原由，我们也是能够帮他办理转班的，可是这个转班的时候要把它上过的课时扣掉，而后转到下一期。退费下边的一个问题是对于退费，好多校长关怀退费的问题。学生退费不过是两个方面的原由，第一个是他感觉成绩没有提升。第二个可能是被老师带到家里面去，或

7、许有其余的原由。经我们认识，带到家里去的比许多，所以有时他的这类退费是一定的，所以固然规定是上课此后不赞同退费，可是一般我们在办理这些问题的时候只需学生有正当的理由、家长有正当的原由，我们都是能够给他办理退费的。少勤电话的拨打上课时期会有学生是因为各种原由不可以来上课的。有一些是家长知道的，还有一些初中的孩子家长是不知道的，所以我们有一个特别严格的考勤制度，学生只需在他上课的时间没有到校，我们都要打少勤电话。打电话以前，我们第一是要确立班级的少勤人数，保证不犯错。因为有时学生来了，可是点名薄上显示是没有来，当你打电话给家长的时候，家长就会很焦急，结果最后发现是教务人员弄错了，这个时候，你再去跟

8、家长解说，有的时候家长会很不快乐的。所以我们要求在拨打少勤电话以前，必定要核实这个学生确的确实没有来上课。在拨打少勤电话的时候我们主要表达的意思就是说，孩子为何没有来上课？家长知道孩子没有来上课吗？缺的课有没有时间到其余校区去补一下？假如家长愿意补的话，我们都要做好记录。假如去电话没有人接听的时候，我们的教务人员必定要进行第二次拨打，假如打电话的时候出现错误码或许没法接通的状况必定要实时反应给我们的编班老师，让老师查找这个孩子有没有其余的联系方式，假如仍是没有的话，我们要检查一下这个班级有没有她的同学，假如有的话，我们能够向他来探询一下。假如实在没有方法的话，我们能够在这个孩子下次来上课的时候

9、，请他把正确的信息给填写完好。点名薄管理制度金奥对上课学生的管理，采纳点名簿管理制度，我们每个校区的点名簿都会由每个校区的专人管理。一般状况下我们都是由编班的老师管理。点名簿的管理我们有这样几个要求：在开学前一天要准备好暂时点名簿，这个点名簿要包含前四次课。为何要用暂时点名簿呢？是这样的，因为在开学的前周围，暂时编的班有好多不确立的要素，很不稳定，会有其余校区转来的学生，也会有这个校区的学生转到其余校区，也会有这个班级的学生转到其余班级等等，好多很复杂的状况。从第五次开始学生的状况基本上都稳固了，我们再采纳一个正式的点名簿。每次上课时期点名簿的收发都是有专人来负责。课前我们开教师会的时候会把点

10、名簿发下去，第一节课课间的时候我们会把点名簿回收，开始拨打少勤电话。因为校区比许多，我们的学生也比许多，转班的，换班的，转科的也比许多，所以呢我们要求我们的教务人员，在非上课时期，每日都要做好点名簿的更新，包含前台的报名、换班、退费等等。换班登记表除了以上少勤电话和点名簿的管理，对于多校区学校来说，换班登记表也是特别重要的。换班登记表用来记录学生的换班状况：有其余校区调过来的、有本校区调走的、还有本校区调时间的、还有本校区调科目的、校区与校区之间调科目的等等，很复杂。所以我们要求换班登记表的填写要特别特别正确。假如是校区与校区之间转班的状况，我们要求接听和拨打电话的两方教务人员都需要在你的换班

11、表上注明是谁接/打的电话，这样便于信息的查对，保证不犯错。有的孩子换班是因为自己的原由。他想调到那个班，是因为他有一个要好的同学在那个班。有的是他不像参加这个科目，想调到其余科目。更有甚者，孩子自己要求退费，说是家长赞同了。所以我们要求这个换班登记表是家长或许学生自己填写。电话换班原则上我们是不赞同的。有一些特别状况呢，能够先进行登记，而后让家长过来署名，这样才奏效。除了这个比较正式的换班登记表，我们还有一个换班通知。在上课时期，点名簿可能已经被老师拿到教室去了。这个时候又要安排学生进教室（这个学生可能是前台刚才报名的重生，也有可能是试听的学生）。我们就能够填写一张简单的换班通知，由教务人员带

12、到教室去，交给老师，那么这个换班通知包含三个状况：某某同学调到某某班，不走了，我们就把这个名单签到这个点名薄上。第二种状况是暂时补课在这个班，这类状况下老师只需要给他安排个座位就能够了，不需要填到名单上边。还有一种状况，重生报名的，要到这个班上课，也要把这个名字填到这个点名簿上去，并要给他发书。其余表格管理以上讲的几个表格以外，我们还有教务日记、报名表等。这些表格的填写，我们都是有一致的要求。教务日记是记录换班的和接班的老师还有就是上课时期学生告假的状况。对于报名表的填写，我们有这样两种状况，一个是重生报名，一个是老生报名。老生报名，也就是续费，我们会有一张比较简单的报名表。重生报名，我们需要

13、去前台填一个特别正式的报名表。重生报名表的信息是比许多：重生姓名、学校、班级、电话码等等都要填写。电话码一定填写家庭的电话码，这是为此后少勤电话的拨打以及家长的交流做一个铺垫。除了以上需要填写的一些学生的基本信息以外，科目、学费、上课时间等内容由我们的教务人员进行填写，为编班来做准备。在我们的重生报名表上，还有一个家庭地点和从什么渠道知道的金奥教育，这是为市场调研做准备的。我们要求这两项务必需填写清楚。刚才介绍的是一个标准化的教务流程，自然这个标准化的流程可能对于只有一个校区的学校来说可能是比较繁琐的，可是对于两个或两个以上的多校区学校，工作交接和教务人员的交流，采纳书面的表格比较好一些，这样

14、能够减少扯皮、破绽等等一些状况。教务人员的查核最后一点，是对于教务人员的查核。这个查核分两个部分：第一个部分是每个月的月查核。主假如前台工作的规范性、业绩等等这方面的查核。此外是教务竞赛的查核，这样的查核，我们会在每年进行一次。因为我们学校所有的咨询、报名和续费的工作，所有都是在各个校区前台达成，所以我们要求前台教育人员要传达给家长一个特别专业规范的印象，所以，我们对于前台教务人员的业务知识要求是特别严格的。我们的前台除了要熟习学校的上课时间、科目、花费、教材以外，还要认识某一个年级、某一个科目，学的是什么内容，重要的章节、重难点是什么。这样的话，在跟家长交流的时候可能会更顺畅一些。除此以外，

15、教务人员还要对学校状况、机构特点、学校规模、办学历史、师资状况，甚至是本市中小学生的状况也都要做一些认识。我们要讨教务人员对于教材要熟习，对于上课时间、价钱要如数家珍，滚瓜烂熟。每年我们都会对教务人员进行一次比较大规模的查核。还有一种是特意针对某一期班的查核。比方说今年暑期我们学校的硬件进行了一个大规模的升级，上课时间是由本来的三小时调到两小时，价钱也进行了调整。时间调整了有家长是不满意的。花费调整了家长也是不满意的。所以，我们为了让家长能够认识并理解暑期调时间、调价钱的原由。我们要求全员参加，特意针对暑期内容进行教务查核。所谓全员参加，就是不单教务人员参加，我们的老师也要认识，包含人力行政，

16、还有市场部都要认识这些状况。这样的查核我们已经进行了4次。刚开始我们采纳了很正规的笔试加现场模拟的形式，想对教务人员进行分类。此后发现笔试有好多内容是能够舞弊的，并且比较耗时，所以此后我们就把笔试去掉了，采纳现场模拟，抢答、发问必答的形式。上周五我们刚才进行的一次教务知识查核。我方才讲了，我们这一期内容主假如对于暑期班的宣讲纲要的内容，所以我们整个内容就是这样一份宣讲纲要，这一份宣讲纲要主假如包含了，我们学校的一个整体状况的介绍，机构特点，课程特点，为何要续费，暑期差别化的问题，暑期班的价钱，还有暑期班的课程各年级需要学哪些内容等等。这些都是暑期班需要查核的内容。因为我们此次查核有针对性，内容

17、也比较的固定，所以我们就采纳必答的形式，我们把我们所有的职工分红四个组，进行PK。我们总合准备了三轮的题目，第一轮和第二轮是必答题目，基本上就是我们宣讲纲要的原题。第三轮是现场模拟。现场模拟我们会给出一个主题，而后追问一些家长关怀的问题来，进行现场的模拟。我们进行分组后，每个组选出一个组长，大屏幕上会打出这个构成员的码。每个码背后辈表着一个职工，这个码对应的职工组长是不知道的，那么组长任意选择码，由被选中的职工选择四个必答题中的一个进行必答。这样做利处有几点：第一，每个人都有被选中答题的可能，所以大家都会仔细的去做好准备。第二，个人答题结束后，我们是赞同小构成员进行增补的。这样就会表现出一个人人参加的过程。第三，答题结束以后，由组进步行评论，组长的评论，其实也是一个学习的过程。因为我们的组长都是由主管来担当的，每个校区的主管它的专业性都特别的强。他会对组员的回答进行一个特别全面专业的评论，这也是一个学习的过程。第四，我们要求主管不赞同答题，要把锻炼的时机让给我们的一般职工。此外，我们此次竞赛的分数计入团队总分，个人是不计分的，这样能够提升团队的凝集力。第三轮现场模拟的部分，大屏幕会出现一个主题，比方我们今年暑期班在每一个校区都设置一个“尖子班”，我就会在大屏幕上打出来，我此刻要问你就是对于尖子班的问题。我来饰演家长，由我们的教育人员坐在前台进