合同档案管理制度(2014.2)

1、文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 1/4文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 1/4北京博兴宝信息技术有限公司A0名 称合同档案管理制度11合同档案管理制度值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。关的具有保存价值的材料形成。等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。的合同。委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。关

2、档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 2/4文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 2/4北京博兴宝信息技术有限公司A0名 称合同档案管理制度22分配、档案资料的收集整理。一、文件合同编号规则1412文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式：ST-2004 XS 0001HT公司号年度号分类号顺序号 部门代码年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。识别代码。顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002公司当年某一类合同的序号。部门代码: 部门

3、代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写档案移交单，双方签字认可，管理专员归档。（订单）原件一律要求在公司归档，各部30天前签订部门须将合同按要求归档。文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 3/4文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 3/4北京博兴宝信息技术有限公司A0名 称合同档案管理制度335档案汇总表提交经营管理部，并填制档案归档单归档。1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。二

4、、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。三、档案销毁任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。各档案管理人员应定期对档案进行检查。同文档的安全。由档案销毁清单立卷永久保存。一、公司合同原件，一般不予借出。方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。发催还单，此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 4/4文件编码版 本页 数XZ-ZD-008修改状态 PAGE 4/4北京

5、博兴宝信息技术有限公司A0名 称合同档案管理制度 PAGE PAGE 4导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门100公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。通报批评。律责任。第八章 附 则一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公规定。二、本制度自下发之日起执行。三、附件1档案移交单 附件2档案借阅单 附件3单附件4合同登记本 PAGE PAGE 5附件1：档案移交清单序号序号档案编号档案名称期页数 移交人接受人说 明附件2：档案销毁清单序号序号档案编号档案名称期页数销毁原因审批人附件3：序号档案名称序号档案名称案卷号 PAGE