商务英语信函写作技巧

1、商务英语信函写作技巧导语：商务英语的实用性很强，外商在这方面不能随意，要有着严格的标准。下面是商务英语信函写作技巧，欢送参考。商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评,给客户的每一份信函、邮件或者,都代表着公司的形,显示公司的水平和实 力。同,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决了是否以专业的方式跟买家进展有效的沟,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此，商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。一封商务信函通常由信头(Letterhead)、信函编号(Reference Number)、日期(Date)、信内地址(Inside Address)、请某人注意行(Att

2、ention)、称呼(Salutation )、主题(Subject)、正文(Body of theletter)、结尾敬辞(Complimentary Close)、签名(Signature(Enclosure(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)组成。其中信头、日期、信内地址、称呼、正 文、结尾敬辞和签名是不可缺少的组成局部，其他局部可根据公司简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,

3、尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信, 行话就能比平常的语言更清晰更准确地解释某些概念,也有助于技术人员读者建立起和谐友好的联系。句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一翻开电视,因为熟悉剧情的开展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。151818成两到三个短句为宜。最正确的商务信函应该由长短不同的句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句那么读起来像是小儿絮语,长短句交织的文章对读者最

4、具吸引力。标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的方法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三 8235外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。选择适宜的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word 软件,人们有时机使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大局部甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。