论国家重点工程档案的科学管理

1、论国家重点工程档案的科学管理摘要：随着社会经济的开展，国家重点工程建立工程逐年增多，因此重点工程档案管理也就显的尤为重要。加强重点工程档案的科学管理，可以更好的为经济建立效劳。文中针对重点工程档案的特点，结合档案管理工作普遍存在的一些问题，提出了相应的对策和方法。关键词：工程建立；工程档案；科学管理一、重点工程档案的特点重点工程是指对国家或本行政区域国民经济和社会开展有重大影响的骨干工程。重点工程投资大，工期长，要求高，涉及面广，参与建立的单位多，是一项庞大的系统工程。重点工程档案是指在重点工程建立全过程中形成的与建立工程各项活动有关的、对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同

2、形式的历史记录。重点工程档案具有如下特点：一是时间跨度长。国家重点工程建立时间跨度比一般要长，而重点工程档案管理的时间跨度比工程建立周期还要长。以河南宝泉抽水蓄能电站为例，建立周期为20222022年，而国家重点工程档案管理周期把地质勘探阶段包括在内是17年19932022年。二是所涉及的学科和专业技术的门类广。如河南宝泉抽水蓄能电站工程档案涉及水文、气象、地质、环保、土建、设备制造、安装调试、超高压电器设备等。三是档案种类多，数量大，载体形式多样。如河南宝泉抽水蓄能电站工程建立档案包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等种类，载体形式有纸质、磁带、光盘、硬盘、照片、探

3、伤光片、岩芯等。四是涉及的单位多。一般的重点工程工程，分为假设干个合同标段由多个不同的施工单位负责施工，另外还有设计单位、监理单位、质量监视单位的共同参与。如河南宝泉抽水蓄能电站建立的主要参建单位，包括设备供应商和调试单位就达20多个。正是因为重点工程档案具有专业性、成套性、现实性强的特点，档案管理工作宏观归档控制和微观实体管理都有很大难度。二、重点工程档案宏观管理存在的问题重点工程档案宏观管理上普遍存在“重建立、轻档案的思想，只在工程即将开工或投产之后，才纳入议事日程；完全依靠档案管理部门，完成整个工程档案资料的搜集、整理、分类、立卷和归档等工作，显然，对数十个没有行政隶属关系的有关单位的档

4、案管控，仅靠一个不是独立职能部门的档案室是不够的；工程档案管理人员专业素质不高，档案部门成了安排老弱病残的“消闲部门；档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化管理手段1。三、重点工程档案实体管理存在问题档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在文件材料散失，搜集不全；归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；档案内容不准确、缺项，由变更、图纸版本、数据改变引起的图实不符；存在缺原件、签字、盖章手续不完备等无效文件；档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；无视录音、录像、照片、岩芯、探伤光片等非纸质档案；无视档案内容，

5、片面追求装订形式。四、解决工程档案管理不善问题的对策1建立单位，全面负责，同时充分发挥监理的作用建立单位要建立健全档案工作体制，决策层要统一指导，统筹安排，执行层要建立起档案工作网络和协调机制，档案部门要牵头总抓，负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方档案搜集整理工作。同时充分发挥监理作用，要求监理对施工单位文件材料的形成情况进展质量检查把关，统一各施工单位表单，按照监理规程要求，在控制节点进展审核、签署，发现问题及时令其整改。2建立健全管理制度建立健全档案管理制度，标准档案搜集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确档案的搜集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调

6、及时有力，档案搜集整理有章可循。主要制度、标准：分类编号方案，归档范围和保管期限，各参建单位、各部门职责与考核制度，文件图纸收发管理方法，开工文件编制与档案整编要求，档案检查审核程序以及验收移交方法等。3纳入合同管理充分发挥合同的作用，与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，都应当设立专门条款，明确规定各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、完成时间等内容，监理合同增加对设计、施工单位归档文件的审核责任。档案人员要参与起草招标文件有关条款、合同会谈；档案管理有关条款要求详劲明确；罚那么中明确工程档案占质量保证金的比例，档案部门参与合同支付控制。4文件档案一体化管理强化文件管理，使文件与档案管理

7、之间形成完好的管理链条。建立工程所有文件材料统一的收发端口，建立所有参建单位统一的文件、档案编码体系，统一模版，将文件管理与档案管理统一起来，对文件材料施行全方位的一体化管理。5信息化管理实现档案管理系统与工程工程管理信息系统对接，或文件与档案管理融入工程管理系统。利用档案信息化管理平台，对工程档案材料搜集的完好、准确、系统、及时性进展有效监控，对原生电子文件采集、归档、存储进展有效管理，对纸质档案进展数字化处理。6前端控制、同步管理掌握文件材料形成规律，提早采取措施，提出要求，防止被动。可针对详细工程工程制定专门的档案施行方案，加强培训指导，深化现场，掌握工程进展，制定归档方案。将档案工作纳

8、入工程管理流程，与业务程序捆绑，实行节点控制。五、重点工程档案科学管理思路1加强宣传教育，进步全员档案意识建立单位要充分认识档案工作的重要性，定期或不定期的开展档案知识讲座，深化学习?档案法?、?科学技术档案案卷构成的一般要求?等法律法规。通过开展档案知识答卷、印发档案知识手册等活动，逐步提工程技术人员的档案意识，使工程技术人员从理解档案工作的重要性，理解档案整理标准要求的缘由，到支持档案工作并最终发挥每个工程技术人员的作用，共同做好档案工作。2注重协调，强化制约建立协调机制，例如档案工作例会、协调会，对内与单位指导、有关部门、人员进展进展沟通，对外与参建单位进展全过程沟通，还要与外部监管部门

9、比方地方档案行政管理机关或者上级档案业务管理部门进展沟通。要擅长抓住关键部门，主动沟通，协同工作，找准关键程序和节点，争取权重。3采用全过程管理形式全过程管理形式以工程法人为管理核心，以纳入合同为管理根据，以监理控制为重要手段，在档案行政管理部门、工程主管部门监视指导，及工程建立、设计、施工、监理单位全方位参与下，施行事前介入、事中控制、事后审核、验收把关的管理形式。将档案管理的要求与措施，贯彻于工程建立的全过程，并与之同步施行。4整合资源，借助外力整合本系统的档案管理专家资源，充分发挥既有人才的作用。建立单位要想方设法借助一切外力，包括上级单位档案主管部门、地方档案局推开工作。另外可合理利用社会中介提供的专业化效劳。5宏观管理要与实体整理齐头并进宏观管理上要强化监视指导、归档控制，不能被动接收、埋头同时对文件材料和案卷整编上，要减化整理，合理减少工作量。6坚持原那么，适度灵敏档案整编工作要遵循档案管理的根本原那么，注重维护原貌，保持文件有机联络，便于利用和平安保管，要学习掌握档案业务标准的本质，