某房地产公司文件管理办法

1、XX置业集团有限公司文件管理办法第一章 总则第一条 为规范和提高公司文件管理工作水平，确保公司文件的政策性、权威性、严肃性、有效性，特制定本办法。第二条 本办法所指的文件，是指公司各项工作中具有法律效力的，或正式的、传达、反映公司工作意图和工作内容的文件材料。第三条 文件管理工作是指对文件的办理、管理、立卷归档等一系列工作的规范和控制的过程。第四条 文件管理工作必须严格执行国家地方、鲁能集团公司和公司关于保密的各项规定，确保公司秘密的安全。第五条 文件管理职责各单位、各部门负责人是本单位、本部门文件管理的第一责任人，要认真履行文件管理职责，高度重视和加强文件审核把关工作，努力提高本单位、本部门

2、的文件管理水平。各单位综合部门是本单位文件管理工作的归口管理部门，负责本单位的文件管理工作。各单位业务部门具有协助、配合综合部门提高本单位、本业务系统文件管理工作水平的义务和责任。第六条 本办法适用于公司所属各单位、各部门。第二章 文件种类第七条 按文件格式分类（一）具有规定或既定格式的文件，如公文、工作呈报、传真电报、会议纪要等。（二）没有规定格式的文件材料，如汇报、计划、总结、广告媒体宣传文字、OA信息、网站信息、内外部出版物等。第八条 按文件载体形式分类（一）纸质文件材料。（二）照片、声音、图像、电子等各种不同形式的文件材料。第九条 按文件制发单位分（一）外来文件。（二）各单位、各部门制

3、发的内部文件和对外业务文件。第三章 发文管理第十条 行文分上行文、下行文、平行文。第十一条 行文应遵循确有必要，注重效用的原则。未经批准，公司所属各单位、各部门不得擅自行文。第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和汇报。单位（部门）工作必须先经公司领导（部门领导）批准，然后才能向上一级单位（领导）请示、汇报。第十三条同级单位、同级单位各部门、上级单位部门与下一级单位可以联合行文；单位与同级党委可以联合行文。第十四条 向下级单位或者本业务系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位（部门），需要同时送其他单位（部门）的，应

4、当用抄送形式，但不得抄送其下级单位（部门）。“报告”不得夹带请示事项。 第十六条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第十七条受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。第十八条 属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文。依据部门职权，部门可以相互行文或向下一级单位的相关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级单位正式行文。须经本单位审批的事项，经本单位同意也可以由部门行文，但文中应当注明经本单位同

5、意。联合行文应当明确主办部门。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤销。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。但不得以部门名义对上级单位或外部单位，特别是政府机关行文。第十九条 行文审核以公司名义行文，文件在送交有关领导审批前，要对文件内容和格式进行审核。各单位综合部门负责各类文件内容、格式的审核。各业务部门负责审核文件中涉及各部门主管业务的内容和数据。第二十条 行文审批权限（一）以本单位名义行文单位内部一般性文件，经单位总经理或分管领导批准，可以行文。关系重大、涉及本单位全局或利益的文件、向本单位外部行文，要经本单位董事长

6、批准，方可行文。（二）以部门名义行文在部门职权内，经部门分管领导批准，可以以部门名义对内、对下行文。（三）各单位以鲁能置业集团公司名义行文集团公司所属各单位以集团公司名义行文，必须经本单位董事长批准，方可向集团请求发文。（四）向电力集团、鲁能集团及其内部单位和向电力集团、鲁能集团以外单位，特别是政府机关行文，要经置业集团董事长批准，方可行文。各单位未经批准，不得擅自向以上单位行文。第二十一条 单位名称、鲁能集团名称、鲁能集团标志的使用以单位名义行文，落款方可使用有关单位名称。经鲁能集团批准，各单位方可以鲁能集团名义行文或以鲁能集团名义发布信息。以部门名义行文，落款只能使用部门名称，不得擅自使用

7、单位名称。集团外部单位或有业务联系的外部单位，不得使用集团公司或内部单位名称、鲁能集团标识。不得以集团公司、集团内部单位工作小组的名义行文。不得使用集团公司内部单位文件格式、工作表格等。第二十二条 文件编号、登记、用印或签发单位或部门行文必须按规定审核、批准、用印或签发后，经编号、登记方可制发。公司印章用于公司文件的用印，部门印章用于部门文件的用印。财务印章、财务部门保管的法人代表印鉴在财务部门业务范围内使用，不能用于其它部门文件或单位文件。第二十三条 为保护公司秘密，集团内部电子文件要使用置业OA或鲁能集团OA传递。只有在置业OA或鲁能OA满足不了需要时，方可通过其它方式传送，但要保证文件安

8、全，且要及时删除有关信息。第四章 收文管理第二十四条 各单位与外界往来的文件，由各单位综合部门统一登记、履行收文处理流程。第二十五条 内部制发文件或部门文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第二十六条 公司文件效力（一）公司印章是公司的法定印鉴，代表公司行使职权，明确各种权利义务关系，具有严肃性和有效性。盖有公司行政印章的文件，方能代表公司行使职权，否则各单位、各部门可不予承认其效力。（二）部门印章代表业务部门行使工作指导、沟通协调职能。盖有部门印章的文件，仅能代表部门行使职权，不能代表公司行使职权。（三）公司领导或部门领导个人印鉴和亲笔签名可代表公司和部门行使所赋予的相应职权。第二十七条 各单位要加强对文件效力的审核，建立文件退办机制。对于不符合公文管理规定；签署不齐全或不符合要求、文件用印不规范、越级上报等不符合行文要求；质量低下；内容、印章、签名不真实的收文，收文单位（部门）可予以退回，但必须同时说明退办理由。第五章 文件办理跟踪、反馈、立卷归档、销毁第二十八条 文件承办部门是文件办理跟踪、反馈、立卷、归档的责任部门。第二十九条 文件办理完毕后，要及时移交本部门（单位）档案管理人员保存，并按档案管理规定，及时立卷，向档案管理部门归档。第三十条 未归档或没有保存价值的文件，可在本部门暂时留存。也可经过鉴别和主管领导的批准，定期销毁。销毁秘密文件，要进行登记，由两