秘书事务管理时间管理

1、秘书事务管理时间管理第1页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五学习重点如何夸越时间陷阱运用时间表进行管理编制并管理本人和上司的工作日志第2页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五1. 要事第一ABCD法则 办事的优先次序 第3页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五2. 以终为始 是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？ 第4页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五3. 学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定第

2、5页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五3. 学会说“NO！”（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝第6页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五4.如何对付不速之客 1. 不要采行无条件的门户开放政策2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排3. 授权秘书甄别并拦截来客。4. 规定接见部属之时间。第7页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五4.如何对付不速之客（续）6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。8. 让秘书控制会谈时间。限时面谈。10. 宁可提早上班，但不要

3、延迟下班。11. 定期与部属会面。 第8页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五5如何减少冗长会议 会议前 会议中 会议后 第9页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五6办公桌上的“5 S”运动 整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理 整顿 清扫 清洁 修养 第10页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五四、时间管理矩阵图 危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项 准备事项预防工作价值观的澄清计划 关系的建立真正的休闲充电授能自主管理 干扰，一些电话

4、一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视 不紧急紧急重要不重要ABCD第11页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五五、时间管理的工具 工作中,有哪些工具可以用来管理时间?1、时间表2、闹钟3、效率手册4、商务通5、值班表第12页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五时间表有哪些种类呢？（电子表格 ）年度计划表月度计划表季度计划表周计划表日程表工作日志第13页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五编制日程表时应注意以下事项：1、注意轻重缓急2、预约3、留有余地4

5、、内外兼顾5、行踪保密6、提高效率7、领导同意日程安排表第14页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五工作条理性训练 周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）3、向人资部门写报告，申请今年的休假。4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方5、拆封、分类和传递今天收到的邮件6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡7、为上司预定周末去天津的火车票8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅

6、9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？第15页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五编制时间表的注意事项1、尽可能归为一页，并标出时间段2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等3、当计划变动时，应及时变更计划表4、认真细致、主动沟通、留有余地5、领导一份、本人留存一份6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等第16页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括

7、：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。实战演练第17页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五管理日志星期三第18页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五工作日志的

8、管理（秘书个人）1、提前了解上司工作和活动的信息，并填入日志，第二天一早再次确认2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可用彩笔做记号3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓名、联络等。4、及时更新，并告知上司变化。5、提醒上司执行计划。第19页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五2、工作日志填写的信息内容（秘书）上司的各项活动需要秘书协助的准备的事宜：发言稿、会议议程、订机票；草拟的合同和订餐上司交办的工作：签字仪式联系地点、媒体自己职责中应做的工作、活动：工作总结、参加值班第20页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五1、工作日志填写的信息内容（上

9、司个人）上司参加的内部会议、活动情况：记清时间、地点、内容接待人员：来访者的姓名、单位、时间上司参加的外部会议和活动：时间、地点、细节、对方的联络方式上司的个人安排：看病等上司私人的信息：亲属的生日，并提醒第21页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五实战演练完成P148的工作实务题3第22页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五时间工 作 内 容9：00部门会议，4楼412室，带相关文件资料10：0011：00确认所订的上司与客户的午餐12：00午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员13：00确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料14：00-15：0

10、0面试人员，每人用时30分钟16：00面试小组讨论17：00检查准备上司第二天参加会议的资料工作日志 2005年4月15日 星期三第23页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五工作日志 2005年4月15日 星期三第24页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五秘书实务题天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望

11、安排休假请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表第25页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五第二季度会议时间表（2005.79） 月份周次七八九一上海会议周一上午:面试3位营销员(小会议室)休假二上海会议香港会议休假三周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室四周五(上午)部门会议周三:办公会议(大会议室)周五上午:部门会议周五上午:部门会议第26页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五实务题请同学们帮钟苗起草一份周时间表。表内内容可虚拟第27页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单

12、 周工作计划表 年 月 日时 周次间星期一星期二星期三星期四星期五09：00经营会议面试10：00拜访客户11：0012：0013：0014：0015：0016：00制表人：钟苗第28页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五约会安排安排约会时的注意事项：1、周未或节假日时不安排约会2、周一早晨或周五下午少安排约会3、上司出差刚回，避免马上安排约会4、上司出门前，再次确认约会是否有变更5、约会时，务必弄清所有相关信息第29页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五第30页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五谢 谢！第31页，共38页，2022

13、年，5月20日，11点49分，星期五电子工作日志学会使用Outlook对时间进行管理第32页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五秘书办公室：钟苗正在忙着安排下周的会议事宜,这时电话响了孙总：“钟苗，我下周事太多，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”第33页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五实训题帮钟苗编写一份“五一”七天值班表。要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟； 2，值班地点标明清楚。 3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。 4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。第34页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五3，值班工作与值班表（1）值班工作内容：电话、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。（2）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。第35页，共38页，2022年，5月20日，11点49分，星期五（3）编制值班表值班人员：负责人或带班人