礼品采购：专业提升效率

1、礼品采购：专业提升效率来源：销售与市场礼品版文/王辰“采购和销售是公司唯一能挣钱的部门”通用电器前CEO杰克韦尔奇一语中的，道出了采购部门的重要性。然 而很多企业老板错误地认为，只要给予采购人员充分的信任和不菲的高薪就是对采购部的重视，其实不然，让从业者 拥有良好的职业素养和高超的专业技能，才是构建企业强劲采购部门的根本。对于礼品行业的采购人员来讲，需要学 习和借鉴成熟有效的商品经营管理的技术，借以提升业务管理水平，需要在以下七个方面寻求突破：根据市场需求及时做采购调整采购人员能够了解终端受礼者的需求并掌握需求的变化，及时地做出变换和调整，以适应市场的需求。礼品是人际关系的润滑剂，不同的人对于

2、礼品的需求是不一样的，即使是接受礼品的同一组织或个人，因不同场 合、不同对象、不同目的的交流中，对礼品的需求都有所不同。礼品采购者所考虑的是礼品体现的自身形象、声誉、 价值、功用等多方面的因素。采购人员作为掌控礼品企业经营业务的重要决策者，对目标顾客的礼品需求，必须有深 刻细致的了解。在此基础上，才可以高效地利用采购成本，并以最低的经营成本，为企业和顾客创造价值。礼品类商品的市场定位礼品市场巨大、消费者种类繁多。在礼品企业的规模、市场地位、企业品牌、资金有限的情况下，采购人员必须 透彻地理解不同行业、不同规模、不同用途的不同客户在面对礼品消费的不同受众时，对礼品的种类、功用、价位等， 都有不同

3、的要求。在消费的过程中，还向礼品企业提出了越来越高的服务要求。市场和客户决定了礼品企业必须细分 市场和客户，根据自身的条件，将企业的经营资源发挥到最大程度。也就是说，礼品企业必须确认：我是谁，我能服 务谁，我将怎样做，我怎样才能把我的最优客户群服务到最好的问题。礼品类商品的品类规划率先并成功利用商品品类管理技术，提高销售的同时减低库存、降低经营成本与风险并以此为依据调整生产和订 单的，是快速消费品领域的生产和零售企业。他们的成功经验，已经被经营其它类别商品的，流通渠道的企业学习借 鉴和效仿。根据礼品类商品的特殊属性，当我们视它为再销售商品与服务载体的时候，品类管理的原则和功效，同样 对礼品采购

4、有重要的作用和意义。随着市场竞争的加剧、技术的创新以及物流条件的进一步改观，学习借鉴品类管理原理对精细化管理礼品采购业 务来讲，它起到的积极作用将日渐突出。而越来越多的分销商代理商也认识到，以品类管理为基础，直接把采购和销售活动结合起来，与供应商联手共同 制定市场营销计划和商品供应方案，是实现长期合作与互利双赢的最佳方案。更多礼品生产企业、上游供应商也认识 到了分销商代理商在满足礼品消费的顾客对质量、功能和价值感的需要等方面所充当的角色愈发重要。在这个采购业务环节上，除一些必要的实施条件以外，尤其对礼品企业的采购人员，提出了更高的技能要求：采 购必须是销售预算与采购成本等财务科目的计划者；采购

5、既是礼品商品的采购者，也是礼品商品的销售者；采购是经 营策略的制定者；采购是市场信息、消费信息、礼品信息的管理者；采购是礼品顾客需求的了解者和服务者；采购是 商品库存的资产管理者；采购是与上游生产厂家、供应商、代理商建立联系的合作者；采购是礼品企业市场销售部门 的协助者；采购是礼品销售与服务营销企划的参与者和支持者。这些角色的作用，势必通过采购人员的业务活动而得 以体现。这也是采购人员对企业的意义所在。除采购人员应学习和借鉴零售快销品行业的商品管理经验之外，礼品企业的决策者们，也要认识到学习和借鉴品 类管理的意义。即：品类管理强调更加关注顾客的需求，并由此产生以顾客为导向的商业经营策略；最重要

6、的是品类 管理要求我们必须通过对顾客的消费行为分析而采取“微观营销”的经营方法，必须以顾客的消费喜好作为处理一切 业务问题的依据，这是服务目标顾客市场的前提和出发点。无论礼品企业现在的市场地位和经营条件环境如何，经营管理者必须通过分析自身的优劣势来确认：确定经营什 么样的品种；确定经营品种的数量；确定商品的价格和毛利水平；确定以何种方式促销、推销、分销；确定与之相伴 的服务内容与实现方式。通过学习和借鉴品类管理的原理，除去一些尚未能适应礼品行业采购业务现状的哪些因素，对礼品行业的同行们， 为以上问题找到答案，也是很有帮助的。礼品类商品供应商管理对于目前大部分礼品企业的采购人员来说，在供应商管理

7、中存在的问题，是未能实现供应商资源的最优化管理。 对于一些经营业绩突出的礼品企业来说，在供应商管理中存在的问题，是未能实现与供应商的强强联合，通过整合供 应链，实现经营业绩与顾客服务效益最大化、成本和风险最小化的双赢。礼品类商品供应商管理工作的机会点，对于礼品行业的采购来讲，是如何选择供应商；如何根据商品品类确定其 角色；如何通过供应商管理实现礼品企业的市场和发展战略；如何制定和实施开发供应商的基本策略；如何制定、完 善并根据市场与企业的变化来调整选择供应商的流程及相关制度；如何制定与实施供应商的考核与评估；如何实施供 应商的淘汰与更新等问题。礼品企业采购对供应商的管理，最集中的体现在商品质量

8、、成本、供货能力效率准确率、对上下游业务单位的服 务水平、承担责任、合作意愿、执行合约的能力、财务状况、对订单、生产、备货、发送、售后等业务流程的组织管 控能力、员工状况等。现阶段礼品行业的采购业务，对与之合作的供应商的管控能力，在上述的这些方面，都还有不 少的提升空间。这是需要引起我们重视并着力解决的。一般礼品企业并不仅是一家等待上游厂商供货的中间的企业，而是应该通过采购业务管控内容的细化深化，延伸 到直接参与上游厂商的生产计划或经营计划之中。只有这样，才可能为礼品企业赢得更多的利润、市场发展空间和竞 争实力。礼品类商品的新品开发新奇特商品，是礼品中的优势商品，也是顾客喜欢的消费品，更是礼品

9、企业的利润增长和市场竞争力之所在。对 新商品的开发，则是采购业务的重要内容之一。新商品的开发，需要采购人员在考虑到目标顾客的行业背景、地域环境、价格因素等条件的同时，通过市场调研、 供应商及生产厂家的新产品研发成果与生产计划，通过多种渠道，及时了解和掌握相关信息并通过供应商谈判与合作， 最终下订单引进。在信息就是生产力的时代，在没有特色商品就难以具有竞争力与顾客服务能力的礼品行业，采购对 新商品的开发能力，在很大程度上，决定了礼品企业的市场竞争力。笔者在此建议礼品行业的经营管理者，认真学习 新商品开发的路径渠道，制定相关工作的管控流程和制度，通过提高新商品开发能力，最终实现企业经营活力、服务

10、能力与销售增长。礼品类商品的消费预估礼品类商品的消费预估，是礼品企业经营决策的重要依据，相关工作也应依此安排进行以实现成本控制，提高运 营效率。而掌握消费趋势，也是采购人员重要的本质工作。其工作内容有：分析总结以往销售数据并从中发现和总结 其规律和特性，将此规律和特性作为指导采购计划的制定与实施的主要依据；把握社会总体经济形势与政策走向对客 户礼品消费的影响；把握礼品行业的时效特征；了解行业总体的发展趋势；了解上游厂家、供应商的设计生产动态； 了解和分析客户基本需求；了解客户潜在需求中可开发的销售机会；分析影响客户需求的可能因素；了解社会流行时 尚潮流等。采购人员对上述内容的把握程度与准确性，

11、将影响礼品企业在资金使用、经营机会与风险、市场占有率和维护客 户满意度、忠诚度方面的表现的同时，也决定了礼品企业在搜寻潜在客户、锁定具体目标、发掘深度需求、系统完善 服务、促进连带销售等重要业务环节的最终表现，必须认真对待。礼品类采购与库存管理从公司财务管理的角度来看，礼品企业采购部门发出的订单，以及由此生成的商品采购费用，只有在礼品类商品 实现销售的情况下，才得以转化为经营或销售成本。这样一来，掌控采购订单数量与金额的采购人员，就对于礼品企 业的经营成本与风险，承担着最主要的责任。采购人员对订单、现货库存的管理水平，也就决定着企业的经营效率。而采购对于库存管理工作的核心内容，则 集中在库存成

12、本控制、库存风险控制、库存金额控制与库存标准化制度化管理，库存现货种类与数量的确认和维护这 五个方面。库存控制，因涉及到任何零售批发代理单位几乎与营运业务活动相关的所有部门和环节，库存管理水平的提高， 就是企业综合管理水平的整改提高。在销售与市场举办的首届礼品采购管理培训中，也曾就这些问题做过探讨交流。鉴于礼品类商品不同于其它 类别商品的特殊性、企业所处地区及客户需求的不同，以及礼品企业各自不同的业务领域，不同的市场地位与核心业 务内容，难以一概而论。限于篇幅，也不再展开详述。无论企业正处在商品流通领域的哪个环节并对供应链的上下游有什么样的影响，礼品企业在发展趋势上，势必面 对这样的选择：借助于已有的优势，业务向下游发展，通过服务客户的礼品消费而取得发展。或是业务重点向上游延 伸，通过对商品开发、生产、流通环节产生影响而为企业自身创造价值和利益。礼品行业的采购人员，尤其是采购业务的管理者，需要将“礼品”视为“商品”的同时，还要关注“礼品”这种 商品的特殊性，即购买者可能并非直接消费者的特征。礼品采购从业人员还需要参与与市场销售部门共同制定销售和 服务计划、执行过程之外，也需要具有为下游客户设计礼品消费与服务方案的能力和职责。也就是说，礼品行业的采 购和采购人员，必须同时具备发开、管理、经营“商品”的采购、库存、毛利、销售等业务与发开、管理、经营“礼 品