机关文字材料的问题总结归纳

1、第15页 共15页机关文字材料的问题总结归纳目前，机关文字材料质量不高是个不争的事实。质量不高的文字材料有各种各样的缺点，归纳起来大致有以下十种。分析p 这些缺点，有助于我们在材料写作中有意识地减少或防止这些缺点。一是不要“摊煎饼”，要“挖油井”。有些材料的架子搭得很大，面铺得很宽，叠床架屋，层次和条条太多。看上去内容很全面、很系统，实际上非常散乱。有些同志在考虑和安排文字材料的总体框架时，总想把一个单位、一次会议、一项活动、一次试点的情况反映得全而又全，生怕把所做的工作和成绩埋没了。须知，政府是高度集中统一的，一项工作布置下来，各单位的工作套路根本一样，详细做法大同小异。假如脱离不了“党委重

2、视”“领导挂帅”“加强指导”“形成合力”“发动群众”“典型引路”“狠抓落实”这一套形式化的东西，就很难给人留下印象。许多时候，不是工作本身没有特色，而是写材料的同志没有发现特色、抓住特色、突出特色。于是，在贪大求全、宁多毋少心理的驱使下，面面俱到、平分秋色。这样做的结果是处处兼顾、处处薄弱，即使有一些新颖的做法和经历，也被雷同化的表达吞没了。总结也好，汇报也好，讲话也好，不在于你说了什么，而在于受文者听到了什么、记住了什么。比方，关于会议和文件的贯彻落实情况，闭着眼也知道，不外乎：党委专题研究，原本来本传达，成立领导小组，深化单位帮抓，联络实际找差距，针对问题定措施，检查指导促落实;然后是：这

3、个进步、那个进步，这个完善、那个改良。这样的汇报和总结只能是例行公事，没有多少实际意义。压强定律告诉我们：当压力一定的时候，受力面越小，压强越大。写材料也是这样，要想打深烙印，就要跳出“求全”的思维定势，收缩正面、突岀重点，抓住本质、表达特色。要把力量集中起来，像挖坑道、掘深井一样，从一点进入，施行纵深打破。这样写出的材料才会有力度、有深度。安排材料构造要从实际出发，不要叠床架屋、密密麻麻，里三层、外三层，搞得过于繁杂。三个问题能说清楚的，就不写四个问题;四个问题能说清楚的，就不写五个问题。“无三不成文”其实是个陋习，要敢于打破“三三制”的形式，不能认为条条多、篇幅大就是有分量。二是不要“趋同

4、化”，要“有个性”。这些年，我们在机关材料写作中讲创新讲得最多，重复雷同的东西出得也最多。有人戏称是“讲创新不遗余力、雷同化俯拾即是”。看文件也好，翻刊物也好，总感到大同小异、似曾相识。首先是标题雷同。如调研材料，不是对某某问题的调查与考虑，就是从X看需要解决的几个问题。经历材料，往往是突出几个“性”，抓住几个“字”，搞好几个“结合”，处理几个“关系”，做到几个“加强”。工作总结，一开场必定是“在上级党委、领导的正确领导和上级业务部门的帮助指导下，坚持以X为统揽，以X为牵引，以X为目的，以X为根据，认真贯彻落实X精神，按照X的工作思路，加强X，狠抓X，圆满完成了X任务”。其次是情况雷同，问题雷

5、同，特点雷同，观点雷同，论证角度雷同，对策措施雷同。再次是写作手法雷同。有些材料，从大标题到层次构造、进入角度乃至语言表述，都如出一辙。一旦出现一种新颖的写法，马上群起效仿，很快出现“流行构造”“流行语言”。造成雷同的原因很多。一是模拟所致。写材料的新手往往从模拟开场，构造模拟，观点模拟，语言也模拟。如今供模拟用的各种公文写作范本特别多，大有泛滥成灾之势，其中不多、次品不少，结果是，好的东西被模拟了，不好的东西也借机流传、“贻害四方”。二是懒惰所致。有的同志怕动脑、图省事，不愿下功夫辟新径、走新路。有的认为，机关就像个材料“加工厂”，材料天天写，篇篇写出新意谈何容易?索性就“几年一贯制”吧，既

6、省力又保险。应当成认，要写出有见地、有新意、能抓住人的好材料确实不容易。但“不容易”不等于“做不到”。作为机关干部，尤其是经常从事文字工作的同志，要刻苦学习、锐意进取，努力培养和进步自己的创新思维才能，有意识地在以下几个方面努力：一是摆脱习惯性思维方法和条条框框的限制，从本本和老经历中跳出来，用发散思维进展分析p 、考虑，始终保持创新热情。二是勇于否认自己，对自己写的东西要多问几个“行不行”，不要轻易肯定、自我陶醉，以致于形成思维定势，使思路展不开、框框跳不出。三是请教同行，在讨论和碰撞中推陈出新。承受重要的写作任务后，找一些思想敏锐的同志共同讨论，大家各抒己见，在思想的碰撞中形成好的写作思路

7、和观点。四是经常关注和研究新形势、新动态、新情况、新问题，对老情况老问题要善观察、勤考虑，同中求异，推陈出新。三是不要“走老路”，要“开新篇”。机关公文有很多种，功用不同，要求也不同。有的文书，如请示、命令、通知、通报，能把事情说明白就行。有的材料，像工作指示、工作总结、调查报告、领导讲话，那么应有新的观点。有新思路、新思想、新措施，才能启发人、教育人、鼓舞人。通篇陈词滥调、老生常谈的公文，不仅起不到应有的作用，还会让人生厌。文书是用来指导工作的，要使工作有创造性，前提是方案、部署、指导工作的文书有创造性。模拟别人，重复旧文，怎能有创造性?写学术文章讲究的是有新观察、新见解、新思想，写大型文字

8、材料也是这样，不能写成事例的罗列、素材的堆积，像白开水一样平淡无味。观点陈旧和套话连篇是挛生兄弟。没有新话可说，必然用套话充数。近些年来广为流行的机关话语病，包括正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话。正确的废话，就是那些你挑不出缺点也抓不住把柄但又毫无意义的话。漂亮的空话，就是不咸不淡、没有内容、缺乏营养的话。说多说少一个样，说与不说一个样。在机关行文中，那些原那么来原那么去不着实调的话，云里雾里不得要领的话，包括那些看似抢眼、实那么空泛的新话，都是漂亮的空话。严谨的套话，是指那些长此以往形成固定套路的语言形式，包括因循惯例的套话、配套成龙的套话。严谨的套话在公务场合使用频率极高，多见于大会讲话

9、、总结汇报、经历介绍等书面材料或口头陈述中。大话、空话、套话与废话没有多大区别，大而不实即为空，空而有序即为套，大话、空话、套话说到底都是正确的废话。套话多，组成套话的词汇的使用频率就高，最常用的有：搞、要、性、抓、狠抓、必须、坚持、注重、大力、加强、进步、突出、实在、发挥、反复、高度、结合、关系、完善、确保、充分、深化、务必、得力、可靠。这些词不仅使用频率高，而且不断叠加：“坚持”的前面加上“务必”“始终”“注重”“加强”“发挥”“进步”的前面加上“大力”“实在”或“进一步”“落实”前面加上“确保”“真正”“务必”;等等。四是不要“差不多”，要“有根据”。事实清楚、提法准确是公文写作的根本要

10、求。所谓事实清楚，就是无论是报告工作、请示问题，还是通报情况、总结工作，根本领实都要清楚明白、准确无误。造成事实不准的原因各不一样。有的理解情况不深不细，没有把事实搞清楚，这是工作作风方面的问题。有的成心掩盖真实情况，这是思想作风方面的问题。比方，事实本来是清楚的，但写材料的同志感到不太理想，力度不够，于是加以剪裁、移植和嫁接，使之理想化。有的是成心把清楚的事实弄得含混不清，误导受众，却又不留把柄。比方，“在X和X组织的演讲比赛中X次夺魁”。试问：其中X组织的演讲比赛有几次?X组织的演讲比赛有几次?执笔者心里是清楚的，只怕本级组织的演讲比赛层次太低，说出去“含金量”不够，便做了“艺术”加工，把

11、三级组织的比武混到一起说，让人听起来感到事迹很过硬。再如，“先后X次立功受奖”“在人民日报X报X报等报刊发表文章X多篇”等，都是成心把事实弄得含混不清的典型手法。“提法”不当是另一种“不准”。文书的一个重要功能是统一思想、统一行动、部署工作、指导工作，所以公文中的“提法”务必准确，不准就会产生误导。一旦形成误导，不仅会造成工作损失，还会损害机关的威信。提法是观点的集中表现，必须跟党的方针政策保持一致，符合政府法规，不要乱提口号、乱提要求、乱提标准。绝对化、片面化是“不准”的另一种表现。例如，“二十年如一日”“把全部精力用在了事业上”“X是当前和今后一个时期的战略任务”。有的同志惯常把正在做的事

12、强调到不适当的高度，抓住一点、不及其余，说什么就什么最重要，无论强调什么工作，都是主要领导是“第一责任人”，都要“一票否决”，等等。五是不要“四不像”，要“真麒麟”。有的文字材料主题确定后，在写作中偏离主题，脑体分家，文题不符，大标题往这里使劲，层次标题往那里使劲，上下错位，南辕北辙。比方，有份X工作总结，其中有个标题是“正确处理抓X与抓X的关系”。第一个层次，是过去没处理好两者关系的教训以及对这一问题的认识，即“认识是如何统一的”。接下来，本该谈在理论中如何妥善处理二者关系，解决哪些矛盾，使之互相促进，实现良性循环。但是，接下来的三个层次再也不提“处理关系”之事，而是大谈怎样抓好X。如怎样X

13、、X，实行X;怎样处理工学矛盾，保证到课率;怎样开展互帮互学、岗位练兵;怎样组织考核，促进学习落实;最后是在上级组织的考核中获得何种成绩，等等。显然，这些内容远远偏离了主题，处理二者关系只是他们的认识起点和思想前提，全部内容是“如何搞好机关自身”，而不是“如何处理抓X与抓X的关系”。笔者见过一份经历材料，缺点与此相似。材料中有个二级标题是：“注重理论锻炼、进步X队伍整体素质是发挥X职能作用的根底工程”。这是个判断句式，接下来的阐述应该着重答复二者的因果联络，但下面的阐述并没有答复进步X队伍整体素质对发挥X职能作用的影响，以及为什么要把进步X队伍整体素质作为“根底工程”，而是写了这样四层意思：一

14、是注重进步政治素质;二是着力改善知识构造;三是大力强化业务技能;四是努力增强指导才能。标题是“为什么”，表达的却是“怎么办”，文与题南辕北辙。这份材料的缺点出在标题上，把标题由判断句式改为祈使句(表述做法)就可以了，如“把进步X队伍整体素质作为发挥X职能作用的根底工程”，或者“通过理论锻炼进步X队伍的整体素质”。注意：前一个标题是经历材料的标题，后一个标题是汇报材料的标题。六是不要“空壳子”，要“实芯子”。机关文字材料有一个共同的要求，就是内容充实、素材厚实。如今有些材料看了以后觉得有骨头没肉，干巴巴的，主要就是因为缺少情况和素材，泛泛而论，空洞无力。有的同志撰写机关文字材料，不是先掌握素材再

15、提炼观点，而是凭着对情况的一知半解，生生地“造”出几个观点，把架子拉起来，然后硬着头皮往下写。由于缺少素材，行文中不得不停下来“找米下锅”，找不到素材就“事不够、议论凑”，这就难免把材料写成“注水文章”。公文主要是说“事”，不能像学术文章那样只从理论上分析p 问题。如今有些公文，空泛的议论多，管用的对策少;上篇文章“精彩”，下篇文章“乏彩”;从议论到议论，总在道理层面打转转，老是飘在空中，落不到地面，提不出指导性、操作性比拟强的要求，因此看了以后不知道该怎么做。比方，有份材料讲要用理论指导理论，对两者结合的重要性和这方面存在的问题及其危害写得都很充分，但没有写怎样做。后来，领导在修改时加了一段

16、：首先，要深化实际，调查研究，理解和掌握真实情况，实在做到心中有数。其次，要注意运用科学的思想方法观察问题，分析p 问题，把问题的原因搞清，把矛盾的症结找准，把握事物的本质。再次，要擅长做结合的文章，把理论原那么与军事工作实际很好地结合起来，创造性开展工作。有了这三点，操作性就比拟强了，材料的指导性就表达出来了。七是不要“辨不明”，要“论得清”。有些文字材料，特别是调查报告、工作总结和汇报材料，没有明确的主题，分观点很多，但没有一条主线贯穿其中。由于缺乏统率材料的鲜明观点，整篇公文杂乱无章，令人读后不得要领，不知作者终究想表达什么意思。有的调查报告有闻必录，不厌其烦地罗列大量材料，但没有中心思

17、想，起的是照相机和录音机的作用，至于透过这些材料看到什么，有什么启示和对策，一笔带过。还有的调査报告，不是从整体上反映调查对象的情况，而是用个别代替一般，列举一些极端的毫无代表性的事例，使人产生错觉，由“部分真实”导致“全局失真”。文章的说服力来自观点和材料的有机结合。观点是“帅”，材料是“兵”，有兵无帅就不成阵势。有的公文虽有观点，但缺少对观点的论证，让人感到牵强附会、自说自话。例如，某单位组织了X集训，完毕后给X写了报告，其中有四条收获，第一条是“进步了认识，增强了做好X工作的信心”。为说明这个问题，展开了四层意思：一是“政府建立离不开X的指挥和控制”;二是“领导决策的形成与贯彻落实离不开

18、X的谋划和监视”;三是“单位X工作的施行，关键看X的谋划、指导和协调”;四是“X工作虽然艰辛，但能增长知识、得到锻炼”。最后的结论是：“因此，大家感到当X、做X工作是荣耀的。通过集训，大家对做好今后的X工作普遍充满了信心。”前三层讲的是X工作的重要性，第四层讲的是做X工作对个人成长的好处，加在一起，顺理成章地应得出什么结论?应该是：热爱X这个岗位，增强使命感和责任感，而不是增强信心。信心是什么?信心是对自身才能的内心体验，感到自己有才能胜任这项工作，就叫有信心。显然，以上四条没有说明这个问题，所以，由此得出“增强信心”的结论是没有说服力的。这种情况叫做“论证无力”或“用断语代替论证”，是机关文

19、字材料论证的又一常见病。八是不要“乱如麻”，要“有章法”。假如说主题是灵魂、材料是血肉的话，构造就是文章的骨骼。主题解决的是“言之有理”的问题，材料解决的是“言之有物”的问题，构造解决的是“言之有序”的问题。构造反映了公文的整体布局和内部构造。在文章写作中，除了主题以外，构造是具有全局意义的又一重要因素。构造方面常见的缺点：一是构造松散，这种公文，各个部分之间没有多少内在联络，是用序号僵硬地扯到一起的，缺乏亲和力、整体感;二是穿插错乱，构成公文的各个部分不是并列关系，而是包含关系或穿插关系;三是排序混乱，各个部分的关系既不是并列关系，也不是递进关系，层次的安排既不遵从事物开展的因果联络，又不依

20、循事物开展的时间顺序，一会儿这样排，一会儿那样排，哪一种排法都不能贯彻到底，让人感到颠三倒四、层次混乱。下面五个标题是一份材料的一级标题，其他缺点不说，仅看构造方面的问题：(一)热爱本职，稳定思想。(显然，这是从政治思想教育方面提出的措施和要求)(二)落实制度，管好装备。(意思是通过落实制度来管好装备，属于工作范畴)(三)艰辛创业，注重建立。(跟第一条的角度差不多，但因简化不当，使标题文理不通)(四)加强培训，进步素质。(意思是通过加强培训来进步干部素质，属于工作范畴)(五)努力工作，争取领导。(“努力工作”显然是提出的要求，但“争取领导”的意思不明，两者是什么关系?)综观以上五条，我们很难看

21、出其中有什么内在联络，也不知道这几条是按什么逻辑关系排列的。构造方面的缺点是全局性的缺点，它使写作难以顺利进展，即使硬写出来，其内容也很难被受文者正确理解和把握。九是不要“凑标题”，要求自然。工整、对仗的标题，看着舒适，读着上口，没什么不好，关键是表情达意准确，不可刻意追求、硬性拼凑。不少同志写材料有凑四六句的嗜好。既然是“凑”，就难免以词害义。例如，有些经历体会性材料习惯于使用这样的标题：“X是首要前提，X是关键因素，X是根本保证，X是重要措施，X是根本途径”。其中可能有几条是准确的，但一旦走进这个形式便身不由己地拼凑到底，这就很容易牵强附会、同不达意。为了凑字数，有时不得不滥用省略语，容易

22、引起误解。有些同志习惯于使用“加强领导是前提”“发动群众是根底”“狠抓落实是关键”“转变作风是保证”“改革创新是核心”这样的标题。句式很统一，但不够准确。例如，一篇介绍如何强化练兵动力的经历材料，列了下面这样一组标题：(1)职能是X动力的启动器;(2)差距是X动力的助推器;(3)形势是X动力的加速器;(4)奖惩是X动力的调节器;(5)典范是X动力的感应器。标题所列的五个方面对于激发X动力都是必要的，但作者以比喻的修辞方法把它们跟“启动器”“助推器”“加速器”“调节器”和“感应器”联络起来，意思反倒含混不清了。因为这五个“器”与“职能”“差距”“形势”“奖惩”“典范”并不构成一一对应关系，以此比喻显得牵强，结果是弄巧成拙。十是不要“呆板化”，要有灵气。一篇文章，一份公文，总要传递一些信息，如应该怎样，不应该怎样，为什么这样，等等。这一点一般容易做到。不易做到的是，给人以深化的教育和启迪，引导人们向更高更深的层次考虑问题。如今许多