某公司办公用品配备与管理标准

1、 第四章办办公用品品配备与与管理标标准第一节办办公用品品的分类类与使用用一、日常用用具tc 一、日日常用具具1.日常用用具的定定义日常用具指指企业日日常工作作及业务务操作所所使用的的家具、工工具、器器具等。例例如规尺尺、剪刀刀、裁纸纸刀、订订书机等等文具，电电子计算算器、算算盘、计计算机、笔笔记本电电脑等办办公设备备。2.日常用用具的配配备及使使用要求求(1)为使使图表等等文件制制作快速速且漂亮亮，所使使用的文文具包括括规尺、样样板、剪剪刀、裁裁纸机、绘绘图用具具等。(2)文书书化也有有誊写、打打印、印印刷、修修改文书书的工作作。平时时，就要要使用文文字处理理机、微微机、桌桌面印刷刷机等办办公

2、设备备。(3)制作作文书也也需要复复印。复复印室需需要复印印机、碎碎纸机、文文件打孔孔机、三三孔机、裁裁纸机、垃垃圾箱等等日常用用具。需需要大量量印刷时时，应该该使用附附带排序序功能的的高速复复印机。有有的复印印机可进进行彩色色复印。碎碎纸机是是切碎文文书用的的。机密密文件复复印错误误或需要要销毁机机密文件件时，可可放人碎碎纸机切切碎。(4)文件件打孔机机和三孔孔机等是是使用活活页封面面装订纸纸张时给给纸张打打孔用的的。(5)裁纸纸机用来来裁断复复数文书书的一页页页的复复印件。(6)日常常办公工工作除文文书化外外还有计计算。企企业所做做的销售售分析、投投资分析析、经营营计划的的制作、技技术设计

3、计等都需需要快速速准确的的计算。计计算用具具为电子子计算器器。作为为长时间间使用的的业务用用计算用用具，一一般使用用具备所所必需的的位数和和计算功功能稍大大的电子子计算器器。(7)如果果是电子子计算器器无法进进行的高高难度计计算，或或者数据据量较多多，或者者需要制制作生产产计划的的数值表表格时，可可使用微微机。微微机需要要具备以以下几种种功能的的软件，如如数据保保管功能能、制表表功能、科科技计算算功能、统统计计算算功能等等业务所所必需的的功能。(8)日常常业务中中包括通通信业务务。通信信工作使使用电话话、终端端传真机机等通信信电子设设备。使使用时通通过电话话总机、内内线、外外线双方方都可实实现

4、转送送功能，如如按键式式电话，即即使人不不在也可可以转送送到移动动点或所所到达的的地方。(9)会计计和教育育培训等等需要投投影机、电电视、VVTR等等日常用用具。为为提高信信息传达达的效率率，有时时需要给给语言配配上适当当的动态态画面、静静止画面面或插图图等图像像。开会会时则使使用语言言和投影影机进行行说明。二、办公设设施附件件tc 二、办办公设施施附件1.办公设设施附件件的定义义办公设施附附件指的的是为设设施配置置的物品品。设施施指办公公室、会会议室、招招待室、图图书室、培培训室、复复印室、电电脑房、展展示厅等等等。办办公室内内最基本本的办公公设施附附件，有有桌椅、文文件框等等，此外外还有信

5、信箱、杂杂志架、布布告牌、衣衣柜、挂挂外套的的衣架等等。2.办公设设施附件件的配备备及使用用要求(1)办公公桌需要要每人一一台。办办公桌大大多为钢钢板制品品且附带带有抽屉屉。结束束工作回回家时，桌桌子不要要放置任任何东西西。特别别是不要要将机密密文件及及重要文文件等留留在桌上上。会议室及接接待室等等处使用用涂有沉沉色的大大桌子。桌桌子上附附带有抽抽屉及摆摆放物品品用的搁搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。一般工作站站所使用用的桌子子有的呈呈L字型。这这可便于于事务工工作与OOA设备备的操作作同时进进行。(2)椅子子也有各各种各样样的。椅椅子关系系到事务务工作的的

6、坐姿，能能左右事事务工作作者的疲疲劳程度度。可选选用可以以上下调调节座高高的并改改变靠背背角度的的办公用用椅。(3)为了了提高办办公室事事务工作作的效率率，需要要放置文文件柜。将将文件放放入做成成桌子抽抽屉的文文件柜时时，需将将文件纵纵向堆叠叠、文件件的脊部部横放。放放入拉门门式文件件柜时，同同书架一一样，需需让文件件背部竖竖放。拉拉门式文文件柜与与书架一一样保管管活页封封面及文文件等都都比较方方便。抽抽屉式文文件柜保保管文件件夹比较较方便。企企业需要要置备两两种不同同方式的的文件柜柜。需要要置备个个人办公公专用和和放置企企业公用用文件夹夹的文件件柜。(4)办公公室里应应有放置置邮件及及传阅资

7、资料等的的信箱。信信箱为抽抽屉式的的收放箱箱。为防防止夜间间机密泄泄露，信信箱应有有暗锁。(5)放置置杂志架架以供阅阅览报纸纸、杂志志用。杂杂志架上上通常放放置最新新一期的的杂志及及报纸，旧旧杂志、旧旧报纸则则被放在在书架上上。(6)办公公室所必必需的办办公设施施附件要要有供员员工保管管衣物的的衣柜、挂挂外套的的衣架、放放伞的伞伞架、供供应茶水水或其他他饮料的的供给热热水设备备，丢弃弃垃圾的的垃圾箱箱等。在在选择这这些用品品时，应应选择实实用的。(7)会议议室、培培训用的的教室、放放映幻灯灯片或投投影的工工作室需需要白板板、黑板板等会议议用的办办公设施施附件，麦麦克风及及录像机机等音像像放映设

8、设备，听听众用桌桌椅，讲讲演用的的衣架等等等。新新型会议议室、培培训用教教室等处处大多使使用白板板。听众用桌椅椅须采用用可以使使听众在在会议或或培训期期间保持持心情舒舒畅、精精神集中中的样式式。若使使用接待待室里的的柔软的的椅子，可可能会使使其紧张张感松弛弛，坐姿姿不端正正，会造造成精神神无法集集中。(8)复印印室需要要放置分分类整理理复印纸纸的保管管箱，将将文书用用订书机机装订并并整理的的工作台台、保管管原件及及复印件件的搁板板、复印印机的保保养工具具、药品品柜、大大垃圾箱箱等等。这这些东西西最好是是物美价价廉的。三、易耗品品tc 三、易易耗品1.易耗品品的定义义易耗品指的的是会因因使用而而

9、减少的的物品。比比如，办办公用的的铅笔、圆圆珠笔、钢钢笔、橡橡皮等笔笔记工具具；公司司信纸、方方格纸、活活页纸、复复印纸、传传票、留留言条等等纸张；笔记本本、账簿簿、软盘盘等OAA易耗品品；文件件夹及活活页封面面归档用用具等等等。2.易耗品品管理要要求为提高事务务工作的的效率，并并削减事事务工作作的成本本，必须须经常保保管一定定品质、适适量的易易耗品。其其要求及及类别如如下：(1)预先先估计单单位时间间的事务务工作需需要花费费多少费费用，以以便准备备易耗品品时可以以设法削削减费用用。(2)事务务工作需需要花费费的费用用有业务务员的劳劳务费、建建筑物、办办公设施施附件及及日常用用具的使使用费，相

10、相当于易易耗品的的消费量量的那部部分金额额等。(3)企业业所使用用的易耗耗品中有有与文书书化相关关的东西西。例如如笔记用用具包括括铅笔、钢钢笔、圆圆珠笔、签签字笔、记记号笔、黑黑板用粉粉笔、白白板用水水性万能能墨水笔笔以及用用于会议议用活动动挂图的的油性万万能墨水水笔等。还还有绘图图铅笔、有有色铅笔笔等。(4)文书书化用纸纸采用信信纸大小小的或画画线的AA4、B5纸。画画图或制制作图表表时使用用印有方方格的纸纸张。会会议使用用无花纹纹的模造造纸或印印有方格格的活动动挂图。(5)公司司内部联联络或各各种申报报需准备备格式固固定的专专用纸张张，例如如交通费费的支付付申请书书之类。(6)笔记记本按不

11、不同主题题分别制制作，因因此可以以使用不不同大小小的笔记记本，用用来记录录会议或或培训等等的内容容。(7)企业业内简单单联络使使用留言言条。留留言条还还包括电电话留言言等专用用纸。(8)整理理文书或或在会议议上对议议题进行行分类时时，经常常使用的的是拍纸纸。拍纸纸可以贴贴在其他他物品上上，又很很容易撕撕下来，整整理时使使用很方方便。(9)发送送文书可可使用公公司内部部信封和和公司外外部信封封。信封封有横写写式、竖竖写式、大大小不等等，颜色色各一。公公司外部部信封有有社交用用和贸易易用两大大类。公公司内部部应有邮邮件专用用信封。(10)复复印纸有有A4、B4、B5、信信纸大小小的以及及带有33孔

12、的复复印机。(11)文文件夹、活活页封面面、透明明文件袋袋、隔断断用纸等等是用于于保管文文书的易易耗品。(12)磁磁盘也可可视为易易耗品，使使用文字字处理机机或微机机制作的的文书保保存在磁磁盘上。(13)橡橡皮、修修正液、修修正纸带带等是用用于订正正文书的的易耗品品。修正正液用于于修改圆圆珠笔的的文字，修修正纸带带用于擦擦去用万万能墨水水笔写在在横写式式纸上的的文字。(14)装装订时使使用的订订书订、鱼鱼尾夹、回回形针、糨糨糊、胶胶带纸等等是用于于对文书书进行分分类的易易耗品。页页数较少少的文书书用小号号订书钉钉装订，报报告书等等数十页页的文书书用大号号订书订订，更大大的则用用鱼尾夹夹装订。对

13、对文书进进行隔离离时使用用回形针针。要将文书贴贴在衬底底或其他他文书上上时使用用糨糊或或胶带纸纸。四、办公设设备tc 四、办办公设备备1.打字机机打字机是办办公室中中用得很很广泛的的一种机机器，有有许多种种式样和和型号。从从手动的的、电动动的到电电子的，有有的带记记忆功能能，有的的可进行行文章编编辑。打打字机的的使用能能大大提提高书写写的工作作效率。2.传真机机传真机是专专为和自自动文本本处理机机一起使使用而设设计的国国际电子子通讯网网络，因因而无须须把数字字信号转转换为穿穿孔带的的形式。通常被称作作“传真”的传真真电报设设备，使使用电话话传输，在在若干秒秒钟之内内，将任任何形式式的印刷刷、打

14、印印或手抄抄材料、绘绘图、图图表和照照片从一一个地方方传输到到另一个个地方。它它能将文文件复制制品完全全准确地地传送到到任何距距离，既既有电话话的速度度，又具具有办公公室内复复印机的的复印功功能。传真电报与与电传相相比，一一个突出出特点是是，输入入端的材材料无须须打印，而而且复杂杂和详尽尽的定货货单可以以完全准准确地发发送出去去。3.电传机机用电传机电电传给用用户提供供快速的的书面通通信手段段，既有有电话的的速度，又又有书面面文字的的权威性性。配备备电传设设备的用用户收发发双方都都可以得得到一份份打印的的电文副副本。这这对很多多商业业业务是十十分理想想的。它它使外语语更加容容易地翻翻译成书书面

15、语言言。此外，下班班后电传传机还能能接收信信息。它它能传递递电子计计算机的的数据。如如用户电电报电传传机的操操作程序序如下：(1)操作作人员拨拨打对方方电传号号码。(2)对方方的应答答电码(用一个个缩写的的名字)必须显显示在电电传机上上以后才才采取下下一步骤骤。(3)操作作人员打打字输入入他自己己的应答答电码。(4)操作作人员打打出电文文或把储储存在存存储器中中的信息息发送出出去。(5)操作作人员重重复他的的应答号号码。(6)对方方的应接接电码应应再次出出现在电电传机上上以证实实全部信信息已发发送完毕毕。4.复印机机用复印机印印刷原件件副本的的最大优优点之一一，是通通过该法法能够获获得一份份在

16、复制制过程中中不出文文字错误误的原件件副本。该该机器是是电动的的，而且且对需要要用作复复印的原原件不需需要做什什么特殊殊准备。通通常一次次复印的的份数是是无限量量的，而而且印刷刷质量也也不会逐逐渐下降降，改动动或改错错工作可可以毫无无困难地地进行。(1)复印印的基本本方法复印机根据据使用的的光敏材材料不同同，用纸纸不同，显显影方式式(干法或或湿法)不同，分分为氧化化锌复印印机、硒硒静电复复印机以以及硫化化复印机机等。但但在设计计原理上上，几乎乎都是通通过控制制电路的的继电器器、微动动开关、光光源、马马达等部部件将充充电、曝曝光、显显影、转转印、定定影一直直到复印印品的整整个过程程，有机机地组织

17、织成为一一个自动动化过程程。由于感光材材料不同同、组织织结构不不同、性性能不同同，构成成了各种种类型的的复印机机。但它它们复印印的操作作方法一一般都是是相同的的：原稿的放放置利用用复印机机的顶盖盖，需复复印的原原稿一面面面向下下紧贴在在玻璃板板上，并并根据稿稿台上的的定位标标尺，把把原稿放放在正确确的位置置上，然然后把原原稿压板板轻轻放放下，压压在原稿稿上。将复印纸纸放入供供纸盘。复复印纸的的规格尺尺寸根据据原稿的的尺寸而而定，复复印纸要要成叠放放入供纸纸盘之内内，应使使复印纸纸松散，使使纸张互互相分开开。复印印纸一定定要平整整，否则则容易出出现纸路路故障。按开机键键，接通通整体电电源。此此时

18、机内内定影器器开始加加热。调节定影影温度。当当复印纸纸较厚、室室温较低低时，可可调高定定影温度度。当复复印纸较较薄，室室温较高高时，可可调低定定影温度度。调好复印印数。将将预印计计数旋钮钮转到所所需复印印张数的的位置上上。复印。当当复印机机预热达达到温度度后，“待机”指标灯灯灭，“复印”指示灯灯亮，此此时可按按“复印”键，开开始复印印。调光圈和和色粉量量。根据据第一次次复印品品的反差差和墨色色浓淡情情况，调调节复印印机的光光缝或光光圈大小小和色粉粉置的多多少。关机。复复印结束束后，等等最后一一张复印印品送进进接纸盘盘，按“停机”键。待待定影器器冷却，即即可关掉掉电源开开关。工作过程程。复印印机

19、的工工作过程程则可分分为充电电、曝光光、显影影、转印印、定影影、消电电和消刷刷几部分分。(2)特殊殊文件的的复印方方法增大反差差法在文书处理理过程中中，往往往有许多多文件已已不是原原始打印印件。这些文件有有钢笔、铅铅笔、圆圆珠笔的的字迹符符号。红红蓝铅笔笔和硬质质铅笔的的字迹较较浅，复复印后效效果较差差。复印印这类文文件可以以采用增增大复印印曝光量量的办法法来弥补补，以增增大黑白白反差。原原稿如已已是复制制品，也也常采用用上述办办法复印印。轻压法当原稿是书书本或立立体物时时，就需需用手轻轻轻按住住，使要要复印的的一页紧紧贴玻璃璃板，否否则会影影响成像像的清晰晰度，使使复印品品局部影影像模糊糊。

20、用纸衬托托法当原稿两面面都有字字，而且且又比较较薄时，反反面的字字就会出出现在复复印品上上，这时时可在原原稿的背背面放一一张与原原稿字迹迹颜色相相同的纸纸。如原稿两面面都是白白底黑字字时，通通常放上上一张中中性颜色色的纸，原原稿两面面都是白白底蓝字字，通常常就放一一张蓝色色的纸。夹纸复印印或剪贴贴复印法法。在复印无法法拆开的的厚本文文件或书书籍时，往往往会有有一条很很空的黑黑痕留在在复印件件上，甚甚至还可可能印上上旁边另另一行字字。这时时要在两两页间夹夹一张厚厚白纸，遮遮住暂不不印的一一页及中中缝。若若仍不能能达到要要求，也也可以采采用二次次复印，最最后剪贴贴再复印印的方法法。减少曝光光量法在

21、复印彩色色图片、照照片、选选票、会会议证以以及年代代久远的的历史档档案材料料时，字字迹或图图像与纸纸张的反反差较少少，复印印后容易易发黑，通通常可以以采用减减少曝光光量的方方法。部分复印印法当复印文件件原稿超超出复印印机稿台台的范围围时，可可以将原原稿分成成若干部部分复印印，每一一部分都都多印一一些，复复印完毕毕，将重重叠部分分剪去或或遮去，然然后粘好好。多次循环环法为便于处理理和保存存文件，需需将大幅幅原稿缩缩印成小小幅复印印件时，可可以采用用多次缩缩印的方方法，直直到达到到要求为为止。(3)复印印机的保保养与维维修复印机在使使用前，应应详细阅阅读该复复印机的的说明书书，并对对该复印印机各部

22、部件进行行认真的的检查，搞搞清楚所所使用的的复印机机的型号号、功能能，各种种按钮和和指示灯灯的作用用，纸张张纸格等等等，并并且在操操作时，严严格按照照说明书书上的操操作程序序进行操操作。复印机要经经常进行行维护，以以保证复复印效果果和延长长使用寿寿命。对对复印机机的基本本要求如如下：复印机在在运转过过程中，如如遇意外外情况应应立即关关掉总开开关，使使盘机停停止工作作。复印机在在复印五五千次以以后，应应进行一一次全面面的清洁洁和维修修工作。每天复印印工作完完成后，要要进行清清洁工作作。a.每天复复印完成成后，要要用干净净的布或或脱脂棉棉轻轻擦擦去稿台台玻璃板板上的灰灰尘和指指纹。b.玻璃板板上的

23、污污物可以以用脱脂脂纱布蘸蘸乙醚擦擦去。c.如果橡橡皮压板板上有污污物，可可以用脱脱脂棉蘸蘸清洁剂剂擦拭干干净。注意保养养好光敏敏鼓(板)：a.在装配配或卸下下光敏鼓鼓(板)时，要要求轻拿拿轻放，否否则划伤伤和纸纹纹都会反反映到复复印品上上。b.在安装装光敏鼓鼓时，要要检查鼓鼓和轴是是否同心心，防止止其表面面受损。c.擦洗光光敏鼓时时可用脱脱脂棉轻轻轻擦去去粉尘，再再用脱脂脂棉蘸乙乙醚或丙丙酮擦拭拭。d.擦光敏敏鼓时应应朝一个个方向，直直到棉花花上没有有黑色为为止。要经常清清洗复印印机，包包括复印印机的屏屏蔽壳和和电极丝丝。要定期清清除吸尘尘箱粉管管内的粉粉末和盛盛粉盒中中的墨粉粉。镜头、反反

24、光镜上上有灰尘尘或其他他污物，可可用气球球吹去，若若吹不掉掉，可用用镜头纸纸或用脱脱脂砂布布蘸3:1的酒酒精乙醚醚混合液液擦拭。应经常检检查清洁洁刮板或或清洁毛毛刷是否否老化、变变硬，以以免损伤伤光敏鼓鼓。复印机不不宜在潮潮湿、不不通风、灰灰尘大及及温度高高的环境境下工作作。用复印机机复印时时，最好好使用标标准复印印纸，不不要随便便使用其其他纸张张，尤其其是过薄薄或过厚厚的纸张张，以免免发生卡卡纸或损损坏机器器。静电复印机机的操作作虽简单单，但使使用维护护就相对对困难。这这要求操操作者不不仅要懂懂得静电电复印基基本原理理，而且且要注意意积累日日常工作作经验，做做好复印印机的使使用和维维护工作作

25、。5.电子计计算机(1)电脑脑在工作作中的用用途汉字的文文书处理理主要是是利用微微型计算算机(或终端端设备)、文字字处理机机等设备备进行公公文起草草、修改改、排版版、印刷刷等。打印输出出有：打打印机打打印输出出、激光光打印输输出、激激光照排排系统输输出等，既既快速又又方便。计算机信信息检索索是利用用计算机机系统有有效存储储和快速速查找的的能力发发展起来来的一种种计算机机应用技技术。这这种系统统是信息息检索使使用的硬硬件资源源、系统统软件和和检索软软件的总总合。它它能存储储大量的的信息，并并对信息息条目进进行分类类、编目目或编制制索引。它它可以根根据用户户要求从从已存储储的信息息集合中中抽取出出

26、特定的的信息，并并且有插插入、修修改和删删除某些些信息的的能力。计计算机信信息检索索系统可可分为：一次性性信息检检索系统统和二次次性信息息检索系系统。电子邮件件正在各各类办公公室逐步步得到应应用。它它是一种种用电子子技术传传送声音音、图像像、数字字、文字字或其他他混型信信息技术术，它包包括简单单的电话话机、传传真机到到复杂的的计算机机网。发展高密密度存储储技术也也是办公公室自动动化的重重要内容容，将各各种文件件、资料料、档案案等信息息存储在在尽可能能小的空空间内，由由计算机机进行高高速检索索。以高高密度、大大容量磁磁盘存储储器为基基础的数数据库是是计算机机信息检检索系统统应用最最广的技技术。可

27、可用于信信息存储储的介质质磁带、微微缩胶卷卷等。远程通信信会议也也是办公公室自动动化常用用的技术术。位于于不同地地点的人人可以通通过长途途电话或或计算机机网举行行会议。远远程通信信会议包包括交换换行政和和技术情情报的行行政会议议、记者者招待会会、远程程疾病诊诊断或会会诊、远远程教学学等。(2)计算算机病毒毒防范目前世界上上已知的的计算机机病毒已已达数千千种之多多，并且且还在不不断增加加。对计计算机病病毒的侵侵扰，已已经找到到了一些些防范措措施，主主要有以以下几种种：提高警惕惕。计算算机用户户应尽量量使用原原装软件件而不用用复制软软件。不不要与别别人交换换软件，也也不要让让外人在在自己的的计算机

28、机上用其其自带的的软盘进进行操作作。对于于配备有有计算机机系统的的机关、企企业、事事业单位位的机房房，不能能轻易让让外人出出入，如如因维修修确需外外人进入入机房时时，事先先要采取取安全措措施，现现场必须须始终有有人陪同同。加强法制制。对于于“埋设”病毒和和病毒散散布者严严加惩处处。现在在，美国国已有448个州州通过了了禁止故故意破坏坏计算机机的法律律，这对对病毒散散布者起起到一定定震慑和和遏制作作用。使用“计计算机疫疫苗”的基本本原理。在在病毒最最易藏匿匿的某些些计算机机软件控控制部位位设下保保护性程程序。当当有来源源不明的的信息企企业通过过这些部部位时，“疫苗”便会出来阻挡，同时发出警告信号

29、，以提醒“计算机用户注意”。清除病毒毒。计算算机一旦旦受到病病毒侵害害，可以以运用一一种特殊殊的“审查程程序”来找出出病毒之之所在，然然后加以以消除。最最简便的的消除方方法就是是把计算算机关掉掉，以清清除所有有资料信信息，然然后再重重新建立立资料信信息库，但但要注意意，在重重新建立立资料信信息库时时一定要要使用原原厂出品品的新软软盘，并并且在新新软盘使使用之前前要先扫扫描一遍遍，看其其中是否否有来历历不明的的信号。6.电话机机辅助工工具(1)交换换台交换台用于于接收所所有来话话呼叫并并通过内内部通信信开关和和信号将将其转送送各总经经办或其其他部门门。(2)电话话应答机机接电话人不不在时，可可使

30、用电电话应答答机接电电话，即即把电话话应答机机和电话话接通，以以便能不不断回答答电话呼呼叫并提提供录音音服务。每每个打来来电话的的人都可可以听到到预先录录好的欢欢迎，把把信息录录下来的的说明。接接受到的的电话内内容可由由录音机机录下来来写在留留言纸上上，交给给有关工工作人员员看。7.口授录录音设备备口授录音设设备指各各种记录录讲话的的录音机机器。它它可以记记录下任任何信息息，并且且通过回回放录音音，在打打字机上上将口授授内容复复制下来来。使用用录音机机器，可可以节省省口授人人、记录录人的时时间，而而且通过过录音打打字或记记录整理理，避免免了速记记工作，既既省事又又省力。8.信封启启口机信封启口

31、机机有两种种：一种种靠压杆杆操纵，像像一台切切纸机似似的；另另一种是是自动启启信机用用手或电电力操纵纵。自动动启信机机使用方方法是，将将信封放放入机内内，由传传送带一一一送到到切割部部位。信信封的上上沿切掉掉后，自自动退出出机器，掉掉到接收收箱内，自自动启信信机一般般适用于于数量较较多的信信件。9.信封封封口机信封封口机机可湿润润信封口口上的胶胶水，封封好信封封口。信信封可自自动送入入封口机机。使用封口机机可将大大量信件件封口，而而且封得得很牢。10.信件件折叠机机如有大量信信函、发发票、声声明、价价目表等等待发邮邮件需要要及时折折叠，可可使用信信件折叠叠机。信件折叠机机通常是是自动的的，可自

32、自动将信信件送入入，折叠叠好，并并堆放整整齐。只只需调整整标尺上上的一个个旋钮，就就可改变变折叠的的部位，将将信件单单折或双双折。折折好的信信件会自自动弹出出，经一一活动的的传动系系统，按按严格的的顺序堆堆积好。该该机还可可以在需需要撕掉掉一部分分的函件件上打出出一条可可撕的孔孔来。还还要用轮轮式切刀刀切掉信信件的多多余部分分。11.盖邮邮资已付付印记的的自动邮邮资盖印印机如用自动邮邮资盖印印机，就就不用再再贴邮票票，只需需在信封封上印上上已付邮邮资的戳戳记即可可(用户应应向邮局局预付部部分信用用邮资款款)。自动动邮资盖盖印机可可用于任任何邮件件，包括括国内平平信、明明信片、挂挂号信、包包装以

33、及及发往国国外的信信。这种种盖印机机的操作作方法如如下：将转轮或旋旋钮调到到所需邮邮资数字字上，当当邮件经经过盖印印机时，标标明发信信时间、邮邮局和邮邮资的图图章就会会印在邮邮件上。12.订书书机订书机是用用来订文文件的小小机器。电电动订书书机速度度快一些些，因为为文件一一放入，钉钉子就会会自动订订好。长柄订书机机，长约约一英尺尺，用来来订杂志志、手册册等折叠叠式文件件的中间间部分。使用订书机机应选用用性能好好的，这这样能使使工作顺顺利不费费劲。实实验证明明，用大大头针或或曲别针针装订文文件需77秒钟，而而用订书书机只需需3秒钟。第二节办办公用品品的采购购管理一、采购前前的准备备tc 一、采采

34、购前的的准备办公用品通通过购入入置办。购购置办公公用品时时必须首首先决定定购买何何物和从从何处购购买的问问题。作作为办公公用品负负责人，必必须选择择最适合合的办公公用品和和最合适适的购货货处。1.掌握办办公用品品的有关关知识。2.充分理理解各个个部门对对办公用用品的要要求。3.办公用用品负责责人需要要将企业业全体共共同使用用的办公公用品和和特定部部门用于于特殊目目的的办办公用品品分开，将将采购部部全体共共同使用用的物件件作为主主要目标标和中心心。4.特定部部门用于于特殊目目的的办办公用品品，则在在需要时时向特定定部门询询问所必必需的重重要物件件。二、购入办办公用品品的要求求tc 二、购购入办公

35、公用品的的要求1.办公用用品负责责人根据据办公用用品知识识决定购购入的办办公用品品(1)对市市场上的的办公用用品进行行调查，把把握其性性能、功功能及价价格。(2)然后后选择最最适合企企业的物物件。(3)办公公用品负负责人需需要经常常对新产产品加以以注意，以以便寻找找符合组组织要求求的物品品。(4)需要要经常接接触办公公用品供供应商以以取得商商品目录录，或者者经常出出入展览览会场等等。(5)一旦旦发现好好的办公公用品便便介绍给给企业的的业务负负责人以以促其使使用。2.办公用用品负责责人提出出购买要要求，由由购货负负责人订订货(1)购货货负责人人就购货货处价格格及交货货期进行行协商。(2)购货货处

36、的选选择由提提出购买买要求的的办公用用品负责责人决定定，或者者由购货货部门决决定。(3)同一一物品存存在多处处购货处处时，大大多由购购货部门门决定购购货处。(4)办公公用品负负责人在在制作购购买计划划时，必必须决定定购入数数量与交交货期。(5)若购购入数量量过多，作作为存货货积压的的东西会会增多，从从而导致致资金无无法被有有效地运运用。(6)购入入数量过过少会造造成库存存中断，使使业务停停止。(7)决定定购入数数量和交交货期的的依据是是办公用用品的需需要计划划和该年年度的预预算。(8)易耗耗品的供供给工作作应做到到下一批批物品在在存货将将尽前购购入并到到货。(9)存货货没有的的日期只只需用现现

37、在的存存货量除除以每日日计划需需要量即即可算出出。(10)要要向订货货处提出出待物品品快要用用完时马马上交货货的要求求。(11)订订货是可可通过每每日计划划需要量量乘以订订货间隔隔天数算算出。第三节办办公用品品的发放放使用与与分配管管理一、办公用用品的发发放tc 一、办办公用品品的发放放对办公用品品的发放放管理，要要建立正正常的发发放和使使用制度度。要严严格掌握握办公用用品的发发放范围围，根据据实际需需要进行行发放，避避免浪费费。对经经费已经经超支的的部门，要要限制领领用。在在办公用用品领取取和发放放工作中中，保管管员要坚坚守工作作岗位，服服务要热热情周到到。对不不符合领领取规定定的，要要做好

38、解解释工作作，使之之能够理理解。二、办公用用品的使使用tc 二、办办公用品品的使用用办公用品的的使用，一一般应遵遵循经济济化、有有效化、标标准化和和制度化化的原则则。1.经济化化原则经济化原则则，要求求工作人人员消耗耗办公用用品的数数量，必必须和其其工作成成就的价价值等值值，如果果不等值值，消耗耗量大于于价值量量，则造造成办公公用品和和经费的的浪费，违违反了节节约的原原则。2.制度化化原则制度化原则则，是指指要从本本企业的的实际情情况出发发，公开开制定办办公用品品的使用用原则与与方法，严严格执行行，绝对对遵守，形形成稳定定的制度度。属于工作人人员按惯惯例需用用的办公公用品，实实行定期期定量的的

39、发放，各各使用人人自行领领用并实实施登记记。属于于工作人人员非惯惯例使用用的物品品，应填填报领物物单或借借用单，由由主管人人员审核核批准，交交保管人人发放。领领物单表表格中应应包括物物品名称称，请发发数量、实实发数量量、用途途、批准准者、审审核者和和领物者者等项目目。保管管人发放放时，应应备簿登登记，每每月统计计一次，送送主管人人员查阅阅，使其其了解企企业办公公用品消消耗情况况，改进进工作。3.有效化化原则有效化原则则，是指指行政工工作中直直接消耗耗的办公公用品，虽虽然不能能任意浪浪费，也也不应一一概简缩缩，只要要使用得得当，即即使花费费多也不不能吝惜惜，以使使办公用用品发挥挥出最大大作用。企

40、业所需的的办公用用品种类类繁多，用用量较大大，对其其进行管管理是一一项较为为复杂的的工作，要要注意协协调采购购、保管管和使用用的关系系，采购购要保证证及时供供应，又又不能积积压浪费费。因此此，购置置前要了了解办公公用品的的使用情情况，同同时检查查库存，找找出各种种物料的的最佳库库存量。使使用时，要要对库存存情况、行行政经费费实力以以及市场场供应心心中有数数，以免免办公用用品使用用中有浪浪费或中中断供应应的现象象。所以以，采购购部门、保保管部门门要紧密密联系，互互通信息息，共同同做好办办公用品品的管理理工作。4.标准化化原则标准化原则则，是指指为了把把有效原原则和经经济化原原则统一一起来，应应力

41、求办办公用品品的使用用合乎办办公的特特殊需要要，并和和办公地地点、建建筑等相相适应。三、办公用用品的分分配tc 三、办办公用品品的分配配1.分配的的责任人人办公用品的的分配由由办公用用品负责责人从其其管理的的保管库库配用给给各部门门。2.分配的的方法与与要求(1)配用用的办公公用品被被放在各各部门的的办公用用品保管管柜。(2)各部部门的办办公用品品负责人人根据业业务负责责人的要要求，从从办公用用品保管管库中支支给办公公用品。(3)物品品为廉价价的易耗耗品且大大量使用用时，负负责人可可根据所所需从保保管柜中中任意采采取。比比如，复复印纸等等就放在在复印室室的搁板板上，负负责人可可随意使使用。(4

42、)磁盘盘等昂贵贵的东西西则由部部门办公公用品负负责人放放入带锁锁文件柜柜等保管管箱进行行保管，按按工作要要求配用用。(5)物资资负责人人算出各各部门及及人员办办公用品品使用量量，同时时与平均均使用量量进行比比较并实实行统一一管理，可可以达到到削减的的目的。(6)办公公用品使使用量在在与预算算比较后后实行统统一管理理。为避免办办公用品品的总体体费用超超过预算算，办公公用品需需要按计计划进行行消费。即将超过过预算时时，应向向各有关关人员发发出指示示，提醒醒其节约约使用办办公用品品。(7)部门门办公用用品负责责人应以以提高负负责人的的工作效效率为原原则供给给办公用用品。(8)对办办公用品品进行整整理

43、、整整顿后加加以保管管并实行行管理，以以便随时时迅速提提供，办办公用品品的保管管箱为文文件柜及及带抽屉屉的收放放箱等。(9)大规规模办公公用品保保管在带带锁的专专用保管管库。保保管库可可对办公公用品进进行整顿顿后加以以保管。(10)一一般办公公用品负负责人可可以自由由分配廉廉价且大大量的易易耗品。回回形针、橡橡皮及铅铅笔之类类无需记记录。(11)部部门办公公用品负负责人需需要定期期整理散散乱的物物品，按按规定的的形式摆摆放整齐齐并且调调查这些些办公用用品的余余额。(12)存存货即将将不足时时，需向向企业总总体的办办公用品品负责人人申请配配用办公公用品。(13)部部门办公公用品负负责人，任任务在

44、于于整顿办办公用品品并及时时要求分分配办公公用品。(14)昂昂贵办公公用品的的配用基基本上按按计划进进行。例例如：对磁盘等等使用业业务范围围及使用用量作出出计划并并按计划划配用。由何人因因何工作作配用给给何人等等要记在在台账上上。为不致丢丢失配用用的办公公用品，可可将其保保管于带带锁的保保管场所所。(15)归归属于总总务部门门等处的的办公用用品负责责人按照照部门办办公用品品负责人人提出的的配用要要求来配配用办公公用品。办公用品品负责人人从购货货处购入入办公用用品。然后，负负责人配配用给部部门办公公用品负负责人。办公用品品负责人人进行收收授。第四节办办公用品品保管与与维护管管理一、办公用用品保管

45、管与维护护的目的的tc 一、办办公用品品保管与与维护的的目的办公用品的的保管与与维护，主主要指办办公用品品的登记记、收藏藏、分配配、使用用责任的的签认以以及盘点点、交换换和养护护等，目目的是保保持办公公用品的的效能。二、办公用用品保管管要求tc 二二、办公公用品保保管要求求1.保管(1)办公公用品的的保管一一般要设设专门的的库房和和专人进进行管理理。(2)保管管员对采采购员购购入的办办公用品品，按照照规格、数数量、质质量，认认真验收收、登记记、上账账、入库库、精心心保管。库库房内的的各种物物品要摆摆放合理理，并做做到整齐齐、美观观。(3)要经经常检查查库房内内的物品品，防止止损坏、变变质、变变

46、形，并并对存货货量进行行整理、整整顿以使使其得到到有效利利用，以以及进行行修理以以使其经经常处于于使用状状态等。(4)在保保管工作作中，要要及时登登记保管管账卡，定定期(季度或或半年)清理库库存，做做到账物物相符。(5)保管管员还要要根据库库存和需需求情况况，定期期提出采采购计划划。在做做计划时时，要注注意防止止物资的的积压，努努力压缩缩库存，做做到节约约资金。(6)对库库房还要要注意加加强安全全防范工工作，经经常进行行安全检检查，防防止各种种意外事事故的发发生。2.提高办办公用品品的利用用率提高办公用用品的利利用率是是办公用用品负责责人的责责任。办办公用品品的利用用率，是是指办公公用品的的利

47、用量量与可能能利用的的存货量量之比。提高办公用用品的利利用率可可使企业业用少量量资金进进行经营营活动的的设想成成为可能能：(1)为提提高企业业总体办办公用品品的利用用率，办办公用品品负责人人需要准准备利用用率高的的物资，减减少利用用率低的的办公用用品。(2)为提提高办公公用品的的利用率率就必须须防止办办公用品品的丢失失破损，除除企业的的使用目目的以外外不作他他用。(3)必须须确认办办公用品品没有丢丢失和破破损。三、保管与与维护的的具体工工作tc 三、保保管与维维护的具具体工作作1.盘点为确认其使使用符合合企业的的目的，可可以对办办公用品品进行盘盘点：(1)盘点点是调查查易耗办办公用品品的存货货

48、量。(2)可在在特定时时日使用用办公用用品一览览表对存存货量进进行检查查。(3)在工工作人员员自由拿拿取办公公用品的的地方把把握存货货数值。与与过去的的存货实实际业绩绩比较，若若数值过过小，则则需要调调查大量量分配的的原因所所在。(4)若办办公用品品是由办办公用品品负责人人进行配配用的，则则将存货货量与账账簿上的的存货量量作比较较。(5)办公公用品负负责人将将办公用用品的收收支记在在台账上上，并努努力使其其与实际际的存货货量保持持一致。(6)办公公用品若若为日常常用具和和办公设设施附件件，则盘盘点时需需要调查查办公用用品所在在和破坏坏状况，并并且明确确办公用用品的管管理负责责人、使使用部门门等

49、。(7)为方方便盘点点，必须须在各办办公用品品上贴上上管理序序号。2.整理为了有效灵灵活利用用办公用用品就需需要对办办公用品品进行整整理：(1)部门门办公用用品负责责人必须须使办公公用品处处于随时时可供使使用的状状态。(2)将使使用与不不使用的的办公用用品分开开，并将将不使用用的办公公用品可可向上返返还到特特定场所所。(3)将物物品放到到该放的的地方，并并且摆放放时要注注意今后后便于拿拿取。(4)办公公用品的的维护管管理需要要确立及及早发现现故障、进进行修理理的体制制：要从使用用者手中中确实收收取办公公用品的的使用报报告，时时常把握握有关办办公用品品的信息息。要制定一一定的修修理制度度，以便便

50、发现故故障时按按故障程程度及时时与有关关人员联联系。当工作人人员开始始使用办办公用品品后，若若初次发发现办公公用品有有故障，要要与办公公用品负负责人联联系。由由办公用用品负责责人决定定对工作作影响最最小的对对策：a.可使用用代替品品。b.或由办办公用品品负责人人修理。c.或由生生产厂家家的修理理负责人人修理。d.或交由由修理业业者修理理。e.或者废废弃。对于可能能给工业业造成重重大影响响的，需需要定期期进行检检查和保保养以免免发生故故障。若有必要要可事先先准备代代替品。为了工作人人员有效效利用办办公用品品，特殊殊的用品品必要时时可由办办公用品品负责人人指导其其办公用用品的使使用方法法。管理工工

51、具 1公司事务用用品管理理规定tc 公公司事务务用品管管理规定定第一章购买第一条主管为了统一限限量，控控制用品品规格以以及节约约经费开开支，所所有事务务用品的的购买，都都由事务务用品管管理员统统一负责责。第二条订购数数量根据事务用用品库存存量情况况以及消消耗水平平，向主主管科长长报告，确确定订购购数量。如如果事务务用印刷刷制品需需要调整整格式的的话，或或者未来来某种事事务用品品的需求求量将发发生变化化的话，也也一并向向主管科科长提出出。调整印刷制制品格式式，必须须由使用用部门以以文书形形式提出出正式申申请，经经企划部部门审核核确定大大致的规规格、纸纸张质地地与数量量；然后后，去专专门商店店采购

52、，选选购价格格合适、格格式相近近的印刷刷制品。第三条采购方方法如果事务用用品库存存不多，或或者有关关部门提提出特殊殊需求，在在这种情情况下，按按照成本本最小原原则，选选择直接接去商店店购买，或或者订购购的方式式。第四条订购单单各部门门申请的的事务用用品中，如如果包含含着需要要订购的的事务用用品的话话，申请请部门还还必须另另填一份份订购单单，经事事务用品品管理部部门确认认后，直直接向有有关商店店订购。事务用品管管理部门门，必须须依据订订购单，填填写“订购进进度控制制卡”，写明明订购日日期、订订购数量量、单价价，以及及向何商商店订购购等等。第五条追踪按订购单以以及订购购进度控控制卡，检检查所订订购

53、事务务用品在在预定日日期送到到与否，实实施追踪踪。第六条接货所订购事务务用品送送到后，按按送货单单进行验验收，核核对品种种、规格格、数量量与质量量，如果果没问题题，就在在送货单单上加盖盖印章，表表示收到到。进而，在订订购进度度控制卡卡上作好好登记，写写明到货货日期、数数量等等等。第七条支付收到事务用用品后，对对照订货货单与订订购进度度控制卡卡，开具具支付传传票，经经主管科科长签字字盖章，作作好登记记，转交交出纳科科负责支支付或结结算。第八条分发事务用品原原则上由由总公司司统一采采购、分分发给各各分事业业单位和和部门。如如果有特特殊情况况，允许许各营业业所或分分厂、分分店，在在提出“事务用用品购

54、买买申请书书”的前提提下，就就近采购购。在这种情况况下，事事务用品品管理部部门有权权进行审审核，并并且把审审核结果果连同申申请书一一起交付付监督检检查部门门保存，以以作为日日后使用用情况报报告书的的审核与与检查依依据。第二章申请与与分发领领用第九条申请手手续各科的申请请书必须须一式两两份，一一份用于于分发事事务用品品；另一一份用于于分发领领用事务务用品台台账登记记。在申申请书上上写明所所要物品品、数量量与单价价金额。第十条分发手手续(1)接到到各分事事业单位位的申请请书（两两份）之之后，进进行核对对，并在在申请受受理册上上作好登登记，写写上申请请日期、申申请单位位、用品品规格与与名称以以及数量

55、量；再填填写一份份用品分分发传票票给发送送科。(2)发送送科进行行核对后后，把申申请所要要全部用用品备齐齐、打包包，通过过邮局寄寄给分事事业单位位。(3)用品品寄出后后作好登登记，写写明寄送送日期、品品名与数数量等。一一份申请请书连同同用品发发出通知知书，转转交用品品管理科科记账存存档；另另一份作作为用品品分发通通知，连连同寄出出包裹一一起返回回各分事事业单位位。第十一条报废废处理对决定报废废的事务务用品，要要作好登登记，在在报废处处理册上上写清用用品名称称、价格格、数量量及报废废处理有有关事项项。第三章保管第十二条填写写台账所有入库事事务用品品，都必必须一一一填写台台账（卡卡片）。第十三条保

56、管管必须清楚地地掌握事事务用品品库存情情况，经经常整理理与清扫扫；必要要时要实实行防虫虫等保全全措施。第十四条盘存存事务用品仓仓库一年年盘点两两次（66月与122月）。盘盘点工作作由科长长负责；盘点要要求做到到账物一一致，如如果不一一致必须须查找原原因，然然后调整整台账，使使两者一一致。第十五条印刷刷品与纸纸张管理理印刷制品与与各种用用纸的管管理，按按照盘存存的台账账为基准准，领发发多少，随随时记账账，进行行加减，计计算出余余量。一一旦某批批消耗品品用完，即即写成书书面报告告递交主主管。第十六条持有有量调查查必须对总公公司各部部科所拥拥有的事事务用低低值易耗耗品，主主要指各各种用纸纸与印刷刷制

57、品，作作出调查查。调查查方式是是，每月月5日就前前一月领领用量、使使用量以以及余量量（未用用量），作作出统计计，向上上报告。事务用品管管理科对对报告进进行核对对，检查查各部科科所报统统计数据据，是否否与仓库库的各部部科领用用台账中中的记录录相一致致。最后后把各报报告分部部科进行行编辑保保存。第四章监督与与调查第十七条调查查科职责责(1)对总总公司各各科室进进行调查查。核对用品品领用传传票与用用品台账账。核对用品品申请书书与实际际使用情情况。核对用品品领用台台账与实实际用品品台账。(2)对分分事业单单位调查查（同前前）。第十八条部长长职责(1)核对对收支传传票与用用品实物物台账。(2)核对对支付

58、传传票与送送货单据据。第十九条科长长职责(1)核对对各类科科目收支支台账。(2)检查查各类科科目实物物台账。管理工工具 2公司事务消消耗品管管理规定定tc 公司事事务消耗耗品管理理规定第一条事务消消耗品是是指文具具、纸张张、账本本及其他他印刷物物品。由由于这些些物品多多用于企企业事务务运营，所所以称作作事务消消耗品，另另外，这这些物品品经常使使用并消消费掉，价价值较低低，属于于低值易易耗品。第二条事务消消耗品在在任何情情况下只只能粗略略管理，只只能在总总体上大大致规定定一年万元总总额；各各部门及及有关人人员必须须自律，避避免浪费费。为此此，制定定本规定定，对事事务消耗耗品进行行管理。第三条事务

59、消消耗品的的购买与与管理，由由工程科科负责，下下设保管管员处理理领用事事务；各各主管领领导严格格把关。第四条工程科科必须把把握事务务消耗品品在正常常情况下下，每月月平均消消耗量，以以及各种种消耗品品的市场场价格、消消耗品的的最佳采采购日期期。在此此基础上上，确定定采购量量与采购购时间，以以最小的的采购量量，满足足日常事事务运营营在消耗耗品上的的基本需需求。第五条对于特特殊场合合所用的的特殊事事务用品品，使用用部门必必须先提提出书面面申请，工工程科据据此进行行必要的的调查后后准予采采购。如如果一次次采购价价格总额额超过万元，必必须经主主管领导导同意，有有时必须须请示总总裁。第六条在订制制各种账账

60、票时，如如果需要要改动原原格式，或或者重新新设计新新格式，使使用部门门的主管管必须起起草正式式文件或或方案，若若有相关关部门，则则需要一一式多份份，送交交工程科科，并附附上委托托订制或或订购申申请单。在这种情况况下，工工程科必必须在其其责权范范围内进进行审核核，包括括审核新新格式是是否合适适，订购购数量是是否合适适，以及及新格式式的适用用性与时时效性等等等。如如果通过过审核，还还必须就就是否由由本公司司自行复复制或复复印，还还是委托托外部进进行印刷刷等问题题，与申申请部门门进行进进一步协协商。如果总额超超过百元，或或者事关关重要或或重大，有有必要请请示部门门经理、乃乃至总裁裁作出抉抉择。第七条