(BT-XZ-209)接待工作管理制度

1、接待工作管管理制度度受控状态：_受控控_发放编号：_生效日期：_20007-004-002_版本/修改改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期1总则1.11.21.3为树立公司司的良好好形象，扩扩大公司司对外联联系和交交流，使使接待工工作规范范、有序序，特制制定本制制度。接待工作的的原则是是：热情情周到、讲讲究礼仪仪、勤俭俭节约、统统一协调调。本制度适用用于公司司重大活活动、会会议等的的接待工工作。2管理职责2.12.22.3办公室为公公司接待待工作的的归口管管理部门门，负责责接待工工作的安安排和管管理，拟拟定重要要来宾的的接待计计划，协协调相关关部门落落实接待待任务，提提供后勤勤保障。公司办

2、公室室分管领领导，负负责审核核接待计计划、协协调有关关接待事事项及接接待费用用，报总总经理审审批。公司各部门门负责本本部门的的接待工工作；每每月统计计接待情情况报办办公室登登记备案案；同时时应完成成公司安安排的各各项接待待任务。3类型与标准准3.13.1.113.1.223.1.333.1.443.23.33.3.113.3.223.43.4.113.4.223.5本办法所指指接待对对象，按按来访事事由不同同，主要要分成以以下几种种类型：公务来访a)政府职职能部门门、行业业主管部部门工作作人员来来公司检检查工作作；b)项目合合作项目目部来公公司洽谈谈工作事事宜；c)有合作作意向的的投资项项目部

3、、金金融机构构来公司司考察；参观来访a)各级党党政机关关领导来来公司视视察工作作；b)各地机机关、企企事业项项目部来来公司参参观考察察；c)购房客客户参观观考察。会议活动来来访应邀前来参参加公司司会议、活活动的各各级领导导、专家家、新闻闻记者等等。其他来访客客人。按接待对象象级别不不同和对对公司业业务的影影响不同同，分为为重要来来宾和一一般来宾宾。招待原则和和标准：参观接待根根据需要要安排招招待用餐餐；住宿标准准：a)一般来来访客人人安排公公司签订订协议的的酒店普普通标准准间；b)公司领领导出面面接待的的外地重重要来宾宾住宿，由由办公室室根据需需要安排排。用车标准：一般公务来来访，根根据情况况

4、需安排排用车的的，由办办公室统统一调度度；列入计划的的重要来来宾来访访用车，公公司应优优先予以以保证，车车型、驾驾驶员、用用车天数数等内容容应事先先在接待待计划中中明确。接待规格：重要来宾可可安排对对口业务务的分管管副总经经理或总总经理出出面接待待会晤；其他来来宾根据据情况由由相关人人员接待待。4计划与准备备4.14.24.34.3.114.3.224.3.334.44.4.114.4.224.4.334.4.444.4.554.4.664.4.774.4.884.4.994.4.1104.4.1114.4.1124.54.64.74.8办公室在接接到公司司领导通通知或相相关项目目部重要要来访

5、预预约时，应应做书面面登记。对对重要来来宾接待待，须在在详细了了解接待待要求的的基础上上拟定接接待计划划，排出出日程安安排表，报报总经理理审定后后及时通通知相关关部门和和领导；对一般般来宾酌酌情安排排业务对对口部门门接待；公司各部门门在接到到重要来来访预约约后，须须填写接接待申请请单(见附件件)报办办公室，并并协助拟拟定接待待计划。需需公司领领导出面面、办公公室协调调的重要要接待一一般应提提前2天天告知办办公室；对时间间紧迫的的临时重重要接待待任务，可可先在电电话中请请示，并并经总经经理同意意，在完完成接待待后补办办手续。重要来访接接待计划划应载明明以下内内容：接待类别：公务来来访、参参观、参

6、参加会议议或其他他。来宾基本情情况a)来访项项目部名名称、领领导姓名名、职务务等；b)来访具具体时间间、人数数，当地地陪同来来访的领领导和人人数；c)来访的的目的和和要求；d)在本地地逗留的的天数。具体接待安安排a)明确主主要接待待的部门门，相关关配合的的部门，接接待人员员分工及及职责，出出面接待待的领导导和陪同同人员；b)参观线线路或洽洽谈、举举行活动动的场所所；c)费用预预算。重要接待计计划还应应考虑以以下内容容：是否安排车车辆接送送；是否需要会会场布置置，包括括花卉、烟烟茶、音音响设备备、投影影设备、领领导席笺笺、横幅幅等；是否制作欢欢迎牌、指指示牌；是否安排礼礼仪；是否需要邀邀请新闻闻

7、媒体和和草拟新新闻通稿稿；是否安排摄摄影摄像像；是否需要准准备公司司宣传资资料； 是否宴请，包包括宴请请时间、地地点、参参加人员员、标准准； 是否安排住住宿，是是否在房房内放置置鲜花水水果；是否安排游游览、购购物、娱娱乐；是否需要赠赠送礼品品；其它需要说说明的事事项。对重要参观观来访，主主要接待待部门应应按计划划通知参参加会晤晤的领导导、陪同同人员、落落实会晤晤时间及及场所。确确定来宾宾访问路路线并检检查相关关设施，确确保电梯梯安全完完好，环环境、楼楼道、洗洗手间清清洁，欢欢迎牌的的设置和和内容正正确，摄摄像机、照照相机电电源充足足。对重要公务务来访或或会议来来访，主主要接待待部门应应根据计计

8、划和来来宾要求求，提前前预订好好来宾下下榻的宾宾馆；根根据计划划预订宴宴请的酒酒店；依依据所定定用餐标标准，安安排迎合合来宾地地方口味味的饭菜菜及烟酒酒、饮料料；根据据计划确确定游览览路线、购购物商场场、娱乐乐项目；定制的的礼品要要保证质质量。对大型会议议或活动动的来访访接待，主主办部门门应事先先准备公公司简介介等相关关资料；检查会会场水电电、桌椅椅、投影影仪、音音响等设设施；安安排礼仪仪人员，准准备签到到册、名名片盒等等。办公室按接接待人数数调度安安排接待待所需车车辆，并并留有余余地；须须保证车车辆清洁洁，安全全性能良良好；公公司车辆辆应服从从办公室室的统一一调度。5行为规范5.15.1.1

9、15.1.225.1.335.1.445.25.35.4接待礼仪：仪表：面容容清洁，衣衣着得体体；举止：稳重重端庄，从从容大方方；言语：语气气温和，礼礼貌文雅雅；态度：诚恳恳热情，不不卑不亢亢。接待程序中中要注意意把握迎迎候时间间，提前前等候于于公司门门口或车车站机场场；接待待人员引引见介绍绍主宾时时，要注注意顺序序；接受受名片时时，要以以恭敬的的态度双双手接受受，默读读一下后后郑重收收入口袋袋中；过过走廊时时，通常常走在客客人的右右前方，不不时左侧侧回身，配配合客人人脚步，转转弯处伸伸右手示示意，并并说“这边请请”；进电电梯时要要告诉客客人上几几楼，让让客人先先进，先先出；客客人落座座后，要

10、要以双手手奉茶，先先客人，再再主人，先先领导，后后同事；送客时时根据身身份确定定规格，若若送至大大门口、汽汽车旁，招招手待客客人远去去，方可可离开。接待中涉及及机要事事务、秘秘密文电电、重要要会议，要要特别注注意保密密；接待待中既要要熟练介介绍公司司情况，又又要注意意内外有有别，严严守本项项目部商商业机密密；对不不宜摄影影摄像的的场合，应应向参观观人员说说明。接待中应厉厉行节约约，精打打细算，不不摆阔气气，不讲讲排场，不不奢侈浪浪费。6接待费用与与信息反反馈6.16.2公司各部门门的接待待费用在在公司业业务费中中列支。接接待人员员于完成成接待任任务后33天内，按按财务报报销流程程报总经经理审批批。接待人员应应及时撰撰写重要要来访信信息稿交交办公室室；将与与来访者者交流中中取得的的信息汇汇总整理理，提取取其中对对公司有有价值的