工程设备采购专项审计报告

1、第10页 共10页 密级：机密 秘密 内部公开 *股份有限公司司审计部审 计 报 告告项目编号： 2010001 项目名称： 工工程设备采购购专项审计 报告时间： 22010年55月21日 主送：工程部、HHR水电工程程科报送：*经理、刘刘*主任、刘*董事长抄送：总监、*副总经理、*独立董事、*董事目录页数项目概述3审计总体结论论3审计发现与建建议7后续跟踪77【项目概述】1、项目背景应公司董事会要要求，审计部部于20100年5月4日日起对工程部部、HR水电电工程科涉及及的工程设备备采购事项进进行专项审计计。2、审计目的希望通过此次工工程设备采购购专项审计，达达到以下预定定目标：（1）了解公司

2、司有关工程设设备采购现状状；（2）发现工程程设备采购事事项的内控缺缺失；（3）改善工程程设备采购流流程。3、审计范围（1）业务范围围：工程部与与HR水电科科涉及到工程程设备采购事事项；（2）期间范围围：20099年1月至22010年33月；（3）资料范围围：供应商资资质清单、供供应商交易统统计表、采购购付款统计表表等；（4）组织范围围：工程部、HHR水电工程程科、生产部部、财务部、总总经办法务；（5）流程范围围：公司现有有涉及到工程程设备采购的的流程规范、外外部法规要求求；4、审计方法本次专项审计采采用了以下审审计取证方法法：（1）对合同及及公司制度执执行情况的检检查；（2）对相关人人员进行询

3、问问、访谈；（3）对采购价价格进行审查查、询价；（4）对有关数数据及检查情情况进行计算算；【审计总体结论论】工程部作为公司司工程设备管管理部门，对对公司的技术术革新和工艺艺改进有较大大的促进和推推动作用。HHR水电工程程科在资料管管理、采购制制度执行情况况等方面表现良好。综合本次专项项审计来看，被被审计单位通通过工程设备备（含装修）的的采购工作（其中工程部部采购额为22562.226万元、HHR水电工程程科采购额为为634.778万元）有有效的满足了了公司生产需需求，为公司司全年目标的的完成做出贡贡献，但也存在一一些问题，主主要表现在询询价力度不足足、储备供应应商信息不够够、制度建设设欠缺等方

4、面面。【审计发现与建建议】本次工程设备采采购专项审计计主要方向为为制度检查、合合同及价格审审查、内控建建设与改善。根根据审计人员员审计发现，并并依照审计发发现、合规规规范、审计建建议的顺序列列示如下：1、不相容职务务没有分离，部部门牵制无法法达成（1）审计发现现：被审计部部门负责供应应商开发、询询价、议价、签签订合同、设设备验收、跟跟进付款等采采购主要流程程。（2）合规规范范：采购流程程中需求部门门、供应商开开发、询价议议价、确定并并签订合同、设设备验收、跟跟进付款等不不相容职务应应分离。（3）审计建议议：按照工工程设备(标标准型号)采采购流程图的的思路由采购购部起草工程程设备（标准准型号)采

5、购购程序文件，由由总经理批准准后实施。2、供应商档案案管理及询价价资料保管不不到位 （1）审计发现现：工程部440家供应商商，截止20100年4月300日保留营业业执照的仅为为32.5%。HR水电电工程科也是是多次整理才才找齐营业执执照。工程部部有关工程设设备采购的询询价、议价资资料除中标的的均未保存。HHR水电工程程科议价资料料也有遗漏。（2）合规规范范：供应商的的营业执照在在供应商资信信调查时应当当提交。（采采购与付款控控制管理制度度中2.33.条规定供供应商评估资资料应备案存存档）（3）审计建议议：加强供应应商档案管理理，结合供供应商管理及及辅导程序，部部门建立供应应商信息登记记和储备制

6、度度。3、供应商或加加工方资质调调查（考核）执执行内容缺失失（1）审计发现现：工程部未未能提供工程程设备生产商商的有关资质质调查资料，可能影响工工程设备质量量及后续维修修质保。（2）合规规范范：对于工程程设备采购必必须明确技术术指标和参数数，同时进行行供应商资质质考察，避免免设备技术缺缺陷和维修难难度。（3）审计建议议：参考品管管部制订的供供应商认证细细则，采购购部门与工程程技术部门等等部门进行必必要的现场考考察和技术询询问，并提交交书面资质技技术认证报告告。4、询价力度不不够，没有“货比三家”，影响公司司采购成本（1）审计发现现：被审计部部门在比价时时供应商个数数一般都少于于3家，有时时仅有

7、1家。审审计部在随机机抽取工程部部3个标准设设备进行价格格审查，占工工程部标准设设备采购总数数的6%，取取得的抽查报价有8家，有882%低于公公司采购价格格，其中东莞莞*机报价为为12万元（我司采采购价格为112.4万元元）。HR水电电工程科刘献献祥主任建议议装修、辅助助安装类非标标工程报价供供应商建议有有两家或以上上，通过所作作工程项目的的可靠性和信信益度建议长长期固定1-2家进行相相应工程制作作。（2）合规规范范：采购询价原原则上是“货比三家”。（3）审计建议议：原则上设设备采购应当当货比三家，若若达不到，需提出书面面意见经主管管副总批准方方可。同时采采取多种渠道道进行价格咨咨询，建立价价

8、格信息库。5、工程设备采采购立项尚无无规范程序（1）审计发现现：工程部从从2010年年度启动工程程设备采购立立项工作，但但有些工程立立项与实施时时间衔接较紧。经询问问生产部*经理了解到到，有些立项项指标并未经经使用部门会会商，立项也也未经其会签签，可能造成成生产线人员员编制剩余。工工程部李工解解释为由于生生产部签阅立立项意见时间间较久，影响响工程进展计计划，所以后后期没有再找找生产部会签签。（2）合规规范范：立项目的的是为了改善善工艺，达成成年度生产目目标，所以立立项应经各部部门共同会商商制订。（3）审计建议议：启动工程程设备革新立立项计划工作作，采取由上上而下与由下下而上相结合合的立项计划划

9、，同时由工工程部牵头起起草立项规范范程序，明确确立项流程及及方法。6、工程验收制制度未完全履履行（1）审计发现现：HR水电电工程科存在在部分工程设设备尚无验收收单据或验收收时间与竣工工时间间隔33个月以上情形形。HR水电电工程科经办办的某些工程程存在一个部部门（HR水水电工程科）验验收的情况。工工程部的设备备验收虽是使使用部门与工工程部共同验验收，但使用用部门大多是是班组长签字字，生产部主主管或经理没没有签名确认认，且班组长长签字内容大大多为“符合要求、满满足生产需要要”等词句，没没有明确具体体设计指标数数据。（2）合规规范范：设备或装装修都应验收收，且应当是是使用部门与与工程技术部部门共同验

10、收收合格方可。（3）审计建议议：已与工程程部陈*、HR水电电工程科刘主主任就工程程设备验收单单提出验收收工作需使用用部门与工程程技术部门共共同验收，且且使用部门负负责人需在验验收单上签字字确认达到技技术合作协议议中的某些些指标（涉及及保密性指标标不会写在验验收单上）。 7、加工方未提提供合作开发发的非标设备备技术图纸（1）审计发现现：非标设备备加工方未提提供给我司相相关非标设备备的机械原理理图和电气线线路图等相关关技术图纸信信息。工程部部李工解释为为公司已有部分设备的的易损件图纸纸和编程源程序。（2）合规规范范：按照公司司与非标设备备加工方签订订的技术协议议明确指出双双方为合作开开发，公司有有

11、理由和权力力取得经加工工方确认的书书面的非标设设备的相关技技术资料和图图纸，否则可可能影响我司司申请专利或或是增加维修修革新成本。（3）审计建议议：建议由工工程部与非标标设备加工方方协商取回所所有已签订技技术合作开发发合同的技术术资料和图纸纸的书面资料料。建议法务务专员重新修修订技术合同同版本，明确确提交方式和和提供资料的的内容。8、合同未盖章章、总经理未未签字已实施施、未签保密密协议和技术术协议等（1）审计发现现：HR水电工程科科工 程 部部备 注抽查份数10份42份合同总数35份251份抽查比例28.6%16.7%问题点12009年HRR水电工程科科的二栋一楼楼男厕所蹬位位隔墙安装维维修工

12、程，合合同签订日期期早于总经理理批准请购单单日期7份合同未签订订保密协议，占占抽查总数的的17%问题点2法务专员在审查查合同时发现现HR水电工工程科有关装装修工程未附附工程图纸，且且有部分合同同未经其审核核，或者是法法务审核后其其它人员又自自行添加相关关条款。3份合同未签技技术协议，占占抽查总数的的7%问题点334份合同未加加盖公章或采采购合同章（总总经理已签名名），占抽查查总数的800.9%问题点4在抽查的35份份已签保密协协议的合同中中，有28份份违约金额处处画“/”，有7处违违约金额处为为100000元，合同总总额与违约金金比例严重不不符问题点5有3份合同（编编号为*-GWS220091

13、1128、*200900921011和*200911118077的合同标的的总额分别为为29万元、339.2万元元和14.11万元，总经经理未签名，占占抽查总数的的7.1%工程部李工解释释为总经理出出差，电话中中口头授权生生产王总代签签合同。（2）合规规范范：按照公司司规定有关合合同必须签订订技术协议和和商务保密协协议；20009年11月月1日实施的的财务审批批制度中明明确规定超过过2000元元的请购单、合合同批准人为为公司总经理理。合同一般般是在公司法法人或授权签签字人签字、盖盖章后方可生生效，除例外外情况外。公司应建立书面面的合同评审审制度，并由由相关专业人人士对各类合合同建立公司司的格式

14、合同同，明确合同同应当含有的的附件内容。（采采购与付款控控制管理制度度中2.33.2条提出出要按照采采购控制程序序进行合同同评审，但采采购控制程序序中并未提提及合同评审审相关内容，仅仅有采购订单单审批权限设设置。而且合合同评审的范范围不应局限限于采购合同同，涉及公司司对外签订的的合同都应由由法务审核，必必要时应由合合同评审小组组签署意见。财财务审批制度度中对涉及及合同、订单单的审核、审审批权限有具具体规定）（3）审计建议议：第一、由由工程部对未未加盖公章或或采购合同章章的合同进行行补盖印章；第二、由总总经办法务专专员起草合同同评审管理制制度，经总经经理批准后实实施；第三、对对于保密协议议中的保

15、密期期限与违约金金金额，由法法务专员根据据有关规定和和公司实际情情况制定相关关期限和比例例，经总经理理批准后实施施；第四、对对于已返还供供应商的合同同，可以采取取发回补盖（若若设备已完成成验收并交付付使用，可以以不用补盖）；对于未签订保密协议的补签保密协议；对于保密协议金额空白或划“/”的，签订补充协议，明确保密期限和金额。由法务专员制订订有关合同的的标准格式，经经公司高管签签阅后受控并并实施。（在在公司OA上上已有部分格格式合同，但但经询问法务务专员*证实，部分分格式合同已已失效或与现现行的不符，同同时也存在部部分格式未上上传的情况。）【后续跟踪】根据报告中【审审计发现与建建议】的内容，与业业务部门达成成共识，制定定改进计划如如下,我们将将在20100年11月实实施后续跟踪踪:序号问 题 点反 馈 意 见见责任人完成时间1审计发现与建议议【1】号由采购部制订工工程设备采购购程序文件*2010-6-152审计发现与建议议【2】号加强资料档案管管理*2010-6-103