某集团公文管理办法

1、某集团公司公文管理办法目的为使*集集团收发发文标准准化、系系统化、效效率化，促使集团对内、对外公文收发业务推行顺畅，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。范围及主责责 红头文文件由行行政部统统一起草草、下发发，并负负责文件件内容的的执行； 集团各各部门需需下发的的一般性性文件由由各部门门自行起起草，经经部门经经理审批批后下发发。 本管理理办法的的制定和和实施由由行政中中心负责责和监督督，并对对此办法法作出最最终解释释和修订，各各公司行行政部负负责各公公司的公公文管理理工作。 *集集团所属属各部门门及项目目公司均均适用本本办法，参参照本办办法执行行。公文的分类类任免晋晋升、免免职通知

2、相关关规定、管管理办法法以及需需有关部部门共同同执行或或周知的的事项（公司/职职能部门门的决定定性通知知、相关关管理办办法或规规定） 决议 经会会议讨论论通过的的重要决决策事项项公告（重要组织织架构调调整、节节点调整整等）公告红头请示用于于向上级级部门请请示指示示、批准准红头（对外以公公司名义义给政府府或部门门的待审审文件）通报用于于表彰、批批评错误误、交流流、传达达思想（嘉奖、处处分等）规定用于于对特定定范围内内的工作作和事务务制定具具有约束束力的行行为规定定（各部门、体体系制度度汇编或或管理办办法等）会议纪要 用于于记载会会议主要要精神和和决定事事项 （年年度、季季度大会会、重要要问题研研

3、讨会上上有关战战略调整整、目标标调整、架架构调整整、重大大时间节节点调整整等有结结论性摘摘要）一般性文件件其它它应公知知或发文文的内容容 公文字号规规定 *集团任命* 任字字公告* 公告告会议* 会议议公文的格式式公文由标头头、紧急急程度、发发文字号号、主送送单位/部门、正正文、附附件、发发文单位位署名、印章、印发发传达范范围、主主题词、抄抄送部门门组成。5.1 标标头 由发文文部门全全称或规规范简称称加“文件”组成，用用套红大大字居中中印在公公文首页页。5.2 紧紧急程度度 对对公文的的送达和和办理的的时间要要求。紧紧急文件件应当分分别标明明“紧急”、“加急”5.3 发发文字号号 “* 号”

4、5.4 主主送部门门 主主送部门门名称应应当用全全称或统统称，位位于正文文上方，顶顶格。5.5 正正文5.6 附附件 应当置置于主件件后，与与主件装装订在一一起，并并在正文文之后注注明附件件的名称称。5.7 成成文日期期 一一般署会会议通过过或领导导人签发发日期；二000五年。决决议、决决定、条条例、规规定等不不需标明明主送部部门，成成文日期期加括号号标注于于标题下下方居中中的位子子。主题题词 位位于抄送送部门上上方。5.8 各各发文需需由专人人起草、送送批、修修改、定定稿。发发文人由由部门经经理或上上一级主主管/公公司任命命，不得得随意更更换。如如遇人员员变动需需通知集集团行政政中心。5.9

5、 各各发文标标题均以以二号黑黑体字，正正文以四四号宋体体字书写写，同类类型/主主题发文文以（-1，-2）划划分，补补充文件件说明的的，应在在文件名名上标注注。5.10 红头文文件只适适用于需需遵照执执行的制制度、规规定、决决定、决决议、任任命等，其其他文件件一般用用公司信信件的固固定格式式（如通通知等）。非非紧急重重要文件件，不得得随意以以红头文文件发布布。5.11 各红头头文件格格式、行行文见附附表。公文的行文文规则6.1 行行文应确确有需要要，注重重实效，坚坚持少而而精。可可发可不不发的公公文不发发。6.2 向向上级部部门行文文，应当当主送一一个上级级部门；如需其其他相关关的上级级部门阅阅

6、知，可可以抄送送。不得得越级向向上级部部门行文文，尤其其不得越越级请示示问题；因特殊殊情况必必须越级级行文时时，应当当同时抄抄送越过过的直接接上级部部门。6.3 集集团各部部门在各各自职权权范围内内可以向向下级相相关单位位或部门门发与业业务相关关的公文文。集团团部门之之间对有有关问题题未经协协商一致致，不得得各自向向下属单单位行文文。同级级单位必必要时可可以联合合行文。6.4 不不相隶属属单位、部部门之间间一般用用函行文文。6.5 向向上级单单位请示示问题，应应该一文文一事，不不应当在在非请示示公文中中夹带请请示事项项。6.6 对对不符合合行文规规则的上上报公文文，上级级部门可可退回下下级呈报

7、报部门。公文的校核核、签发发公文审核的的基本任任务是保保证公文文的质量量，公文文的校核核由行政政部负责责或交由由上级部部门审核。公文文审核的的内容是是：7.1报批批程序是是否符合合规定。7.2是否否确需行行文。7.3文稿稿如需做做较大修修改，应应当与原原起草部部门协商商或请其其修改。7.4文稿稿在通过过审批后后，应再再次对文文稿的字字句、标标点符号号、格式式等进行行校对，确确保发文文的正式化。7.5公文文须经由由主管领领导人签签字确认认，由行行政中心心统一下下发。7.6文稿稿的起草草、校核核、审批批、签发发一律使使用钢笔笔（蓝黑黑墨水或或碳素墨墨水），不不得使用用圆珠笔和红红色笔。权限8.1

8、签签批任命集团内各部部门经理理以上人人员的任任命，须须由集团团总裁签签批；二级公司人人员的任任命由分分公司总总经理签签批，总总助以上上人员的的任命由由分公司司总经理理签批并并送集团团行政中中心，由由集团行行政中心心交相关关领导审审批后返返还二级级公司下下发。公告参照任命签签批办法法会议纪要集团组织的的会议，由由集团行行政中心心负责记记录会议议内容并并对会议议形成的的决议、决决定等整整理成会会议纪要要，送报报部门经经理/高高级经理理审核；二级公司协协调会、例例会会议议纪要须须于每次次会后交交行政部部门经理理/高级级经理审审核，并并每月底底整理成成月度会会议纪要要报告上上报集团团行政中中心；一般性

9、通告告不做特殊要要求，对对涉及到到两个及及以上部部门的通通知须知知会相关关衔接部部门的部部门经理理。8.2 呈呈报所有红头文文件均须须呈报集集团总裁裁、副总总及项目目公司总总经理，经经审批通通过方能能行文下下发。8.3 抄抄送对象象任命a. 集团团 抄报报：*控股有有限公司司总裁、总总裁助理理 抄送送：华北北集团、华华东集团团、北京京集团 主送送：集团团职能部部门及各各公司b. 二级级公司 抄报报：*集团总总裁及副副总裁 抄送送：*集团职职能部门门及各分分公司 主送送：各分分公司对对接主管管部门公告类、会会议纪要要的抄送送对象及及界定参参照以下下规定：抄报：指需需要了解解发文事事项的上上级部门

10、门。 抄送送：与发发文事件件有一定定关联，需需要知会会的平级级部门。 主送送：与发发文事件件密切相相关，需需共同协协作完成成该事项项的部门门。一般类通告告性文件件抄报、抄送送、主送送对象依依据实际际业务涉涉及的相相关部门门及通知知事项而而定，抄抄送对象象不做具体要求求。公文的办理理和传递递签收 各部部门/二二级公司司收到有有关公文文，以签签字或盖盖章的方方式给发发文方以以凭据。各各部门或或下属单单位在收收到公文文后应认认真阅读读，如发发现问题题，应及及时向发发文部门门询问。登记 公文文办理过过程中就就公文的的特征和和办理情情况进行行记载。拟办 对上上级部门门下发的的公文，需需办理的的公文应应提

11、供必必要的背背景材料料，送主主管领导导批示。分发 相关关文件根根据规定定和领导导批示将将公文分分发到有有关部门门，行政政文件统统一由行行政部门对外发发布。传阅 相关关文件由由行政交交由各部部门传阅阅，行政政部随时时掌握公公文的去去向，避避免漏传传、误传、延传传。公文的立卷卷和归档档10.1 公文应应按永久久、长期期、短期期三种立立卷存档档。10.2 永久性性封存公公文应定定期组织织清查，长长久未用用公文应应组织集集中销毁毁。销毁毁公文应应报上一一级主管管部门，在在对所需需销毁公公文的内内容、所所存年限限作出说说明，经经上一级级主管部部门批准准后方可可销毁。公公文销毁毁须两人人同时在在场，个个人

12、不得得损坏、销销毁公文文。10.3 公文应应依发文文内容、涉涉及部门门等相关关信息分分别归类类，并设设专柜、标标签统一一标注。做做到一目目了然，方方便查阅阅。10.4 不坏毁页发上应报关并追任10.5 公文按按收、发发文件类类型分别别归档，注注明收文文单位及及签收人人；定期期对现存存公文进进行整理理，并分分类登记记。公文的收发发管理11.1 对内、对对外发文文由集团团/二级级公司行行政中心心统一负负责。审审批流程程见（附附表一），审审批表参参见（附附表 ）。11.2 集团（公公司）行行政部设设置专职职公文收收发员，统统筹并管管理本集集团（公公司）公公文的收收发业务。将将送件文文件内容容、报送送

13、日期、部部门、接接件人等等事项登登记清楚楚，并向向文件签签发人报报告报送送结果。 所有发放文件，需有登记、签收手续。（见附表二）各部门收到到相关文文件后交交由集团团/二级级公司行行政中心心统一收收集，集集团/二二级公司司行政中中心对所所收集的的文件做做归类、登登记，然然后根据据文件的的内容，分分送有关关领导阅阅示。待待阅示完完毕后，依依据实际际情况对对文件内内容作出出回复及及配合，必必要时将将回复文文件存档档附后、归归类以留留后查看看。11.3 定期对对收、发发公文进进行整理理和清查查，并对对收、发发文件的的类型、字字号等登登记，列列出现存存公文的的明细清清单。（见见附表三三）图示1. 文件件

14、下发流流程明确发文内容明确发文内容由专人拟定文稿由专人拟定文稿 内容是是否涉及及其它部部门是 不是知会相关衔接部门知会相关衔接部门递交集团/二级公司行政中心递交集团/二级公司行政中心 呈报总经理审批呈报总经理审批 公文是是否可下下发执行行 可以 不不可以退回原稿，协商沟退回原稿，协商沟通相关条款，再定稿由行政中心统一编号、打印、下发并配合发文部门监督执行情况由行政中心统一编号、打印、下发并配合发文部门监督执行情况审核通过审核通过原稿统一由行政部存档，各发文部门留存文件复印件原稿统一由行政部存档，各发文部门留存文件复印件1.1 任任命发文文流程集团/二级公司行政中心草拟发文发文稿纸集团/二级公司

15、行政中心草拟发文发文稿纸呈报总经理审批呈报总经理审批审批通过，由集团/二级公司行政中心起草任命文件、统一编写、下发审批通过，由集团/二级公司行政中心起草任命文件、统一编写、下发抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档1.2 公公告发文文流程前期沟通相关部门，对需公布、形成的决定性事项达成共致，了解可行性前期沟通相关部门，对需公布、形成的决定性事项达成共致，了解可行性职能部门起草下发文件集团/二级公司行政职能部门起草下发文件集团/二级公司行政中心草拟文件 发文稿纸 发文稿纸集团/二级公司行政中心集团/二级公司行政

16、中心将草拟文件送交总经理审批审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档原稿由集团/二级公司行政中心留存，统一编号存档发文稿纸（附附件一）：*集团发发文稿纸纸签发：行政部经理理审批：标题：主送：抄报：抄送：附件：打印份数和和附本分分发单位位：打字：校对：发文：发文字号发文日期 年 月 日注解1. 签发发 文件件的终审审签批人人（集团团/二级级公司总总裁、总总经理） 2. 行政政部经理理审批 各发发文均需需经由行行政部经经理签批批3. 标题题 文件件标题4. 主送

17、送 与发文文事件密密切相关关，需共共同协作作完成该该事项的的部门。5. 抄报报 指需要要了解发发文事项项的上级级部门（*集团）6. 抄送送 与发文文事件有有一定关关联，需需要知会会的平级级部门。7. 附件件 需补补充、附附注的相相关事项项或条款款，需详详尽说明明的内容容8. 打印印份数和和附本分分发单位位 文件件需要列列印的具具体份数数及发送送的单位位和部门门9. 打字字、校对对、发文文 文件件起草、校校对、负负责发送送的责任任人10.发文文字号 按要要求统一一编号11.发文文日期 发文文的准确确时间1.3 会会议纪要要发文流流程集团行政中心负责对会议资料、报告文件的收集、整理，形成会议纪要集

18、团行政中心负责对会议资料、报告文件的收集、整理，形成会议纪要送部门经理审核记录内容 送部门经理审核记录内容需下发的决议、决定，整理会议内容形成纪要送主管领导审批，确定下发与否需下发的决议、决定，整理会议内容形成纪要送主管领导审批，确定下发与否审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号审批通过，由行政中心起草任命文件、统一编写发文字号抄报、主送、抄报各领导及相关部门原稿由集团行政中心留存，统一编号存档原稿由集团行政中心留存，统一编号存档附1.1 任命文文件格式式要求及及注解*集团 *有限公公司武顺 220099 任任字 0001 号签发人：韩韩德明关于对*等同同志的任任免决定定（正文）按

19、照*有有限公司司的有关关规定，经经*集团团总裁田田爱军同同意，*投资资控股有有限公司司总经理理韩德明明做出以以下任免免决定。*投资控控股有限限公司二00五年年四月二二十日 主题词：席席 任免 决决定 抄报：*控股有有限公司司集团总总部、*集团团总经理理及副总总经理主送：*投资控控股有限限公司各各部门抄送：*控股有有限公司司*集团团职能部部门及各各公司 *投资控控股有限限公司注解起草要求：1. 提写标标头 22. 主主题 33. 正正文：内内容表述述准确、字字意清楚楚、用词词准确 44. 注注明主题题词、呈呈报、抄抄送、主主送格式注解： 字体体：红色色小一号号黑体、加加粗、居居中；各各分公司司、

20、项目目公司红红头的公公司 名名称，变变更成本本公司名名称，并并列在集集团名下下排，单单倍行距距； 黑体体，四号号字，居居中；字字号参照照（四.公文字字号规定定）， 年年以当时时发文 的年年份为准准，号以三三位数（0001、0002）为为基数编编号； 签发发人/名名字字体体：宋体体，四号号字，加加粗，置置右上角角； 宋体体，小二二号字，加加粗居中中； 正文文用宋体体四号字字，1.5倍行行距； 右下角角为：签签发日期期，大写写；字体体为：小小四、宋宋体； 页面下下端为：主题词词、抄报报、主送送、抄送送、印发发单位名名称；字字体为小小四 号号宋体、标标题加粗粗。注：如二级公司司发布红红头文件件，“抄

21、报”一栏按按如下要要求填写写：抄报对象需需同时注注明抄报报*控股股有限公公司集团团总部、*集团总经理及副总经理。二级公司需发文件只须抄报*集团，如需向*抄报则由*集团转呈，各二级公司不得越级上报。附1.2 公告类类文件格格式要求求及注解解*集团* 220055 公告 0001号 *集团关关于决定（200 年 月月 日）（正文）（此件发至至）主题词： 决决定 抄报： 主送：抄送： *集团注解起草要求：1. 提写标标头 22. 主主题 33. 正正文：内内容表述述准确、字字意清楚楚、用词词准确 44. 注注明主题题词、呈呈报、抄抄送、主主送格式注解： 字体体：红色色小一号号黑体、加加粗、居居中；各

22、各分公司司、项目目公司红红头的公公司 名名称，变变更成本本公司名名称，并并列在集集团名下下排，单单倍行距距； 黑体体，四号号字，居居中；字字号参照照（四.公文字字号规定定）， 年年以当时时发文 的年年份为准准，号以三三位数（0001、0002）为为基数编编号； 小二二号字，加加粗，居居中； 宋体体，四号号字，单单倍行距距；决议议、决定定、条例例、规定定等不需需标明主主送部 门门，成文文日期加加括号标标注于标标题下方方居中的的位子。 正文文用宋体体四号字字，1.5倍行行距； 加括括号标注注主要发发送部门门； 页面下下端为：主题词词、抄报报、主送送、抄送送、印发发单位名名称；字字体为小小四 号号宋体、标标题加粗粗。 附1.3 会议纪纪要格式式要求及及注解 *集团会议记记要武顺 220055 会会议 第0001次（正文）月日，同志主主持召开开了会会议。一、二、三、 。出席：缺席：列席：*集团行行政中心心二00五年年月日 主题词： 抄报：主送：抄送： *集团注解起草要求：1. 提写标标头 22. 主主题 33. 正正文：内内容表述述准确、字字意清楚楚、用词词准确 44. 注注明主