文件和资料管理办法

1、PAGE （本部使用，不得外传）中国水电建设集团十五工程局有限公司亭口水库工程项目部 文 件 文件和资料料管理办办法2010年年6月55日发布布 220055年6月月10日日实施陕西省水电电工程局局（集团团）有限限责任公公司引 红 济济 石 项 目目 经 理 部部 文件名称质量（20005）0003文件件和资料料管理办办法编 写徐 萍审 核李 渊批 准强东会版 次1修改次0发布日期2005年年6月5日实施日期2005年年6月10日目 录录1、目的332、范围33、依据34、职责35、术语/定义36、工作程程序337、文件和和资料的的更改、换换版和作作废78、记录8 1、目的为了对与质质量体系系

2、及工程程质量有有关的文文件和资资料进行行控制，确确保质量量管理体体系运行行，在引引红济石石调水工工程的施施工过程程中使用用文件和和资料的的有效版版本，特特定本办办法。2、范围本办法适用用于引红红济石调调水工程程项目经经理部质质量体系系及工程程施工过过程中所所有文件件和资料料的管理理与控制制。3、依据本办法依据据Q/SSPBCX0120001文文件控制制程序、QQ/SPPBSC20001质质量手册册和本本部质质量计划划。4.术语/定义 本办法法采用GGB/TT190000-20000标准准中相关关的术语语/定义义5、职责5.1、总总工负责责本办法法的保持持与改进进；5.2、质质安部负负责本工工程

3、质量量体系文文件的控控制和管管理，工工程技术术部负责责技术文文件和资资料的控控制和管管理； 5.3、综综合办公公室负责责本办法法的协作作实施。6、工作程程序文件和资料料控制过过程如图图所示文件策划文件策划编 编 写审 核审 核NN批 准批 准YY分类编目分类编目印 制外来文件印 制外来文件标 识标 识识 别识 别分发记录分发记录分类编目分类编目标 识标 识必要的评审审必要的评审审分发记录文件变更分发记录文件变更旧文件处置记录标识旧文件处置记录标识借阅借阅过期销毁记 录归档保存过期销毁记 录归档保存6.1、文文件和资资料的分分类6.1.11、质量量体系文文件质量计划及及支持性性文件、质质量记录录

4、、质量量管理细细则、有有关规定定/制度度/办法法6.1.22、技术术文件和和资料a)内部文文件：施施工组织织设计、技技术方案案、作业业指导书书等；b)外来文文件：设设计单位位/顾客客提供的的设计图图纸及设设计变更更文件，业业主/监监理的文文件，质质检文件件，技术术标准，技技术会议议纪要及及竣工验验收文件件、合同同技术条条款及其其变更的的文件。6.2文件件编制、审审核及批批准发放放6.2.11质量体体系文件件和资料料的编制制、审核核及批准准a)质量计计划及支支持性文文件由质质安部负负责组织织编制，总总工审核核，并确确定发放放范围，填填写文文件发放放范围审审批表，并并由经理理批准。b)有关规规定、

5、制制度、办办法由经经理部相相关部门门负责编编写、审审核并确确定发放放范围，填填写文文件发放放范围审审批表，并并由经理理批准。c）质量记记录、管管理细则则由质安安部编制制，质安安部部长长审核，并并确定发发放范围围，填写写文件件发放范范围审批批表，由由总工批批准。d)国家或或行业技技术标准准/规范范/规程程，由质质安部登登记，部部门领导导审核适适用性和和确定发发放范围围，填写写文件件发放范范围审批批表，总总工批准准。6.2.22技术性性文件和和资料的的编制、审审核、批批准a)施工组组织设计计、技术术方案、作作业指导导书由工工程技术术部组织织编制，部部门领导导审核，填填写文文件发放放范围审审批表，由

6、由总工批批准。b)业主、监监理提供供的图纸纸、文件件由工程程技术部部收文、登登记、部部门领导导批阅后后，确定定发放范范围，填填写文文件发放放范围审审批表，经经总工批批准。6.3文件件和资料料的编号号3.1文件件资料共共分三类类：质量量、技术术、规范范及标准准；3.2质量量、规范范及标准准文件由由质安部部编号并并发放，技技术文件件由工程程技术部部编号并并发放。6.4文件件的标识识6.4.11文件由由发放人人标识6.4.22在文件件的封皮皮上打印印或加盖盖标识图图章6.4.33文件标标识如下下：受控状态发 放 号号XXX持 件 人人XXX说 明：受控状状态一栏栏中注明明受控或或非受控控6.5文件件

7、和资料料的发放放、保存存、归档档6.5.11质安部部对本部部的质量量体系文文件和资资料、对对该项目目所适用用的国家家和行业业技术标标准、规规范、规规程进行行统一编编号、标标识、编编制文文件发放放记录，按按照批准准的发放放范围进进行发放放，并将将一份原原件保存存、归档档。6.5.22工程技技术部对对技术文文件和资资料统一一编号、标标识、编编制文文件发放放记录，按按照批准准的发放放范围进进行发放放，并将将一份原原件保存存、归档档。6.6文件件和资料料的使用用控制6.6.11质安部部编制质质量体系系受控文文件清单单，工工程技术术部编制制技术术性受控控文件清清单6.6.22受控文文件和资资料的所所有持

8、件件人都必必须妥善善保管所所使用的的文件和和资料，任任何人都都不得以以任何理理由私自自复制和和对外提提供。如如持件人人调离或或文件需需要修改改时须交交还质安安部/工工程技术术部，由由文件管管理人员员作收回回记录。6.6.33在本部部质量体体系运行行范围内内，不得得使用文文件的复复印件的的文件，一一经发现现立即由由文件管管理人员员收回并并销毁。6.6.44当文件件使用人人的文件件资料破破损或丢丢失时，经经部门领领导确认认后，到到相关部部室办理理更换手手续，并并交回破破损文件件，换发发新的文文件。6.6.55当文件件使用人人将文件件丢失后后，应到到相关部部门办理理重新补补发手续续，原发发放编号号作

9、废，并并进行记记录。6.6.77质安部部要及时时更改该该项目适适用的国国家和行行业标准准、规程程、规范范保证使使用最新新的有效效版本（发发有效版版本、收收失效版版本）。6.6.88当业主主提供的的图纸、资资料份数数不够使使用时，由由工程技技术部复复制，复复制需经经总工批批准，并并做好记记录。7、文件和和资料的的更改，换换版与作作废7.1、当当文件需需要更改改时，由由文件的的编制部部门填写写文件件更改申申请单，说说明原因因，经审审批人审审批，形形成文文件更改改记录，发发给所有有持件人人，并在在受控控文件清清单上上标明更更改记录录序号。7.2、更更改方式式文件的持件件人按文文件更改改通知单单的要要

10、求，对对文件进进行修改改，并将将文件件更改通通知单附附在文件件后面。7.3、文文件的换换版与作作废文件经多次次更改或或需要进进行大幅幅度修改改时应进进行换版版，新的的版本的的编写、审审批、发发放按本本办法66.2条款款执行；对作废废的文件件和资料料由质安安部/工工程技术术部按文文件的发发放记录录收回，同同时加盖盖作废印印章，经经总工批批准后集集中销毁毁，需保保留的作作废文件件应加盖盖“作废”和“保留”资料印印章。 8、记录本办法形成成下列记记录，样样表附后后。附表一 收收文记录录附表二 受受控文件件发放范范围审批批表附表三 受受控文件件发放记记录附表四 受受控文件件清单附表五 文文件借阅阅登记

11、表表附表六 文文件发放放登记表表附表七 文文件更改改申请审审批表附表八 文文件更改改通知单单附表九 文文件更改改记录附表十 文文件归档档登记 附表一收 文 记 录序 号日 期收文编号文件名称份 数发文单位收文人备 注附表二受 控 文文 件 发 放放 范 围 审审 批 表 编编号：文件名称文件编号版次修改次序号拟发放单位位或个人人份数备 注注批准人： 年年 月月 日日 编制人人： 年 月 日附表三受 控 文文 件 发 放放 记 录 表表 编编号：文件名称编码/编号号发放依据发放编号领用人份数签名领用日期备注审查人： 发发放人： 附表四 受 控 文 件 清 单 文件编号文 件 名 称印刷份数发放份数发放时间版次修订状态备注审核人： 制表人人： 年年 月月 日日附表五文 件 借借 阅 登 记记 表 文件编号文件名称借阅份数限归还日期期借阅人批准人借阅时间归还日期备注 管理理人： 第 页附表六文 件 发 放 登 记 表序 号时 间收 文 单 位文 号文 件 内 容签 字附表七文 件 更 改 申 请 审 批 表文件编号文 件 名 称更改理由更改内容备注批准人： 审核核人： 申请请人： 年 月 日