大型活动策划与实施的技巧

1、大型活动策划与实施的技巧大型活动策策划和实实施是公公关工作作常用的的技术手手段。要要有效地地进行大大型活动动策划与与实施，首首先要弄弄清楚几几个基本本问题，例例如：如如何界定定大型活活动？哪哪些单位位或在什什么样的的情况下下使用大大型活动动？大型型活动策策划有什什么技巧巧？策划划的程序序、方法法是怎样样的？这这样有利利于我们们把大型型活动组组织的更更加完善善。 一一、大型型活动的的定义 大型型活动是是一项有有目的、有有计划、有有步骤地地组织众众多人参参与的社社会协调调活动。这这一定义义要把握握三个重重要概念念： 第第一，大大型活动动要有鲜鲜明的目目的性。大大型活动动往往耗耗费很多多资源，包包括

2、人力力、物力力。如一一个产品品要进入入一个中中心城市市，恐怕怕要花数数百万元元的传播播费用。我我们最近近在深圳圳为山西西一个公公司做上上市公关关，费用用开支达达数百万万元。这这样大的的花费，为为什么还还要组织织这样的的大型活活动呢？当然是是为了企企业的传传播需要要，为了了吸引更更多的人人去购买买他的股股票，这这是大型型活动的的目标。没没有目的的而耗费费资金做做活动是是不可能能的，目目的不鲜鲜明也是是不值得得的。我我们经常常遇到这这样一些些厂家，看看到人家家公司庆庆典活动动，他也也要做庆庆典活动动，而且且要求活活动更热热闹，规规模更大大、规格格更高，但但不知为为什么,在活动动中要传传播什么么信息

3、也也不清楚楚，显然然没有目目的性。 第二，要要有计划划性。凡凡事都应应有计划划，大型型活动更更不例外外，而且且更要求求有周密密的计划划。 第第三，众众多人参参与是大大型活动动重要的的概念。既既然是大大型活动动，就应应该有众众多的人人参与，但但并不是是参与人人数多就就是大型型活动。一一个单位位有一万万个职工工，要开开一个全全体大会会，也是是众多人人参与，你你能说这这是大型型活动吗吗？大型型活动和和小型活活动的根根本区别别不仅在在于参与与人的数数量，而而是在于于活动的的社会化化程度。 二、大大型活动动的特点点 1、必必须有鲜鲜明的目目的性。不不是一般般的目的的，而应应该是围围绕整个个组织机机构的组

4、组织形象象策略和和近期公公关目标标而确立立的目的的。我们们在一些些院校讨讨论这个个问题的的时候，很很多学生生喜欢问问：假如如一个机机构的公公关目标标跟社会会需求发发生矛盾盾时，你你作为该该机构的的公关顾顾问，应应该怎样样处理这这个问题题？其实实这样的的问题非非常简单单，一个个组织的的形象只只有永远远与社会会协调同同步，才才有可能能在社会会环境中中树立起起它的良良好组织织形象，如如果靠欺欺骗的手手法，即即使一时时占领了了销售市市场，或或者说提提高了市市场占有有率，但但最终还还是要退退出这个个市场的的。 国内过过去有这这样一个个案例：商场为为了促销销，组织织工作人人员提着着商品，在在商场里里走来走

5、走去，这这绝对不不符合我我们公关关的职业业道德，这这是一种种欺骗行行为，对对树立企企业的良良好形象象绝没有有好处。因因此，活活动的目目的性应应该站在在社会综综合的立立场上，并并不仅仅仅是站在在我们某某一个企企业的立立场上。 22、广泛泛的社会会传播性性。公关关的大型型活动本本身就是是一个传传播媒体体，其作作用像一一个大众众传播媒媒介，只只不过这这个传播播媒介在在大型活活动没有有组织之之前是不不发生传传播作用用的，一一旦这个个活动开开展起来来，就能能产生良良好的传传播效果果，我们们还应该该注意到到活动本本身吸引引了公众众与媒介介的参与与，因此此，大型型活动的的信息是是通过媒媒介或者者是通过过公众

6、传传播的，这这是我们们在策划划大型活活动的过过程中必必须考虑虑到一个个很重要要的特点点。 3、严严密的操操作性。在在组织大大型活动动的过程程中，给给我们成成功与失失败的机机会只有有一次。因因为大型型活动不不同拍电电影、电电视， 拍电电影、电电视能拍拍三、四四组镜头头，最后后再重新新编辑，但但是策划划大型活活动每一一次都是是现场直直播，一一旦出现现失误就就无法弥弥补了。在在这方面面我们有有一个比比较深刻刻的教训训。香港港回归以以前，我我们在广广州做过过一个穗穗、港、澳澳青年大大联欢活活动，按按原策划划准备在在开幕式式上进行行三地青青年代表表交换三三地旗帜帜的仪式式，以示示交往的的开始，这这个信息

7、息也早已已在媒体体上发布布，结果果到开会会时，工工作人员员把交换换的旗帜帜忘记带带到会场场，再回回去取为为时已晚晚，会议议只好临临时取消消了这个个仪式。那那时候这这是一个个非常敏敏感的时时期，问问题一发发生就受受到媒介介的关注注，尤其其是香港港媒介，他他们关心心是不是是政策发发生了变变化？由由于工作作人员的的一时疏疏忽造成成了失误误是一件件非常遗遗憾的事事情。在在一些个个案中，因因为举办办大型活活动而导导致酿成成伤亡事事故是不不少的，丹丹麦在220000年中举举办了一一个音乐乐会，就就变成了了一个88人死亡亡、200多人受受伤的惨惨案。成成都5月月份因为为施放广广告汽球球，使88架本应应在成都

8、都降落的的飞机在在其他城城市迫降降。报纸纸上也经经常有这这方面的的报道：某某个个活动由由于管理理不善发发生人员员伤亡或或重大财财产损失失，这个个活动的的策划人人员、组组织人员员或领导导者因此此被撤职职或判刑刑。所以以，大型型活动的的策划与与实施的的周密性性，绝对对不能掉掉以轻心心。 44、高投投资性。一一个大型型活动往往往要投投入的资资金和费费用都是是比较大大的，绝绝对不可可能用很很少的资资金做出出很大的的活动。我我们可以以提倡一一个铜板板掰成两两个甚至至是多个个来花的的精神，但但高投资资是最基基本的特特点。如如果不是是特别的的需要，一一般不要要动辄使使用大型型活动的的手段。 三、大大型活动动

9、策划 从程序序上说，大大型活动动策划和和实施，要要完全按按照公关关四步工工作法的的要求执执行： 第一、立立项，就就是要把把活动作作为一个个项目确确定下来来，这个个活动要要不要做做？为什什么做？一定要要很清晰晰。 第第二，进进行调查查和可行行性研究究。做调调查，大大家很清清楚，不不详细阐阐述，但但大型活活动策划划调查有有其特殊殊性，例例如调查查的内容容：国家家关于大大型活动动方面的的政策和和法规、公公众关注注的热点点、历史史上同类类个案的的资讯、场场地状况况和时间间的选择择性，都都是调查查的内容容。 可可行性研研究，是是一个十十分重要要的工作作步骤。研研究范围围包括大大型活动动的社会会适应性性，

10、包括括社会环环境和目目标公众众的适应应性。财财力适应应性、效效益的可可行性。从从效益的的角度考考虑，做做这样的的活动是是否有利利于我们们宣传方方面节省省费用？如果我我投放媒媒介做广广告，比比做大型型活动更更有效，大大型活动动就不一一定做了了。还有有社会物物质水平平的适应应性，大大型活动动需要动动用许多多社会物物质，许许多创意意也需要要物质的的支持，因因而需要要策划人人员把握握现代科科研成果果。最后后一个是是应急能能力的适适应研究究性，需需要那些些应变措措施？如如户外活活动要考考虑天气气的情况况，野外外活动考考虑更多多的是安安全设施施问题，这这些都是是我们要要进行可可行性研研究的范范畴。 第三，

11、提提炼主题题，进行行创意。除除了个人人创意外外，我们们要特别别强调群群体创意意的概念念。我不不赞成个个人策划划大师的的提法，当当今的时时代已经经不像三三国演义义时代要要有一个个诸葛孔孔明，靠靠一个人人拈指算算出什么么妙计来来，而是是靠不同同学科的的组合群群体策划划。所以以中山大大学请我我给他们们学生讲讲策划的的时候，他他们原来来做案例例作业是是要求每每个学生生一人做做一个整整体的案案例策划划书，我我说能不不能改一一改，变变成以一一个小组组的方式式进行策策划？他他们改了了三年，效效果很好好。这不不是泯灭灭个人的的创意，集集体创意意的过程程也始终终贯穿着着个人的的创意过过程，作作为现代代策划，需需

12、要的是是多个学学科的综综合和集集体的智智慧，而而不是某某个大师师的杰作作。 第第四，方方案论证证。方案案不仅要要有论证证，而且且要有科科学的论论证，方方案论证证通常使使用定位位式优选选法，轮轮转式优优选法和和优点移移植法。 四、操操作实施施过程应应注意的的问题 1、实实施操作作设计。从从我个人人工作经经验和研研究的结结果看，我我们应该该非常重重视实施施方案的的操作设设计。我我们看到到一些单单位组织织的活动动，甚至至是专业业机构承承接的活活动，都都存在这这样的问问题：创创意很好好，但是是由于缺缺乏操作作设计，在在操作过过程中出出现很多多问题，违违背了原原创精神神或者没没有达到到原创水水平。所所以

13、，在在原则方方案确定定以后，还还要进一一步进行行操作设设计，操操作设计计必须包包括比较较准确的的财务预预算，因因为很多多单位做做活动，预预算做1100万万，最后后花了1160万万，从现现代管理理考核这这个活动动，就不不能说是是成功的的。 22、办理理审批手手续。有有人觉得得办审批批很繁琐琐，怕麻麻烦。但但在实际际工作中中，我们们应该希希望得到到有关单单位的审审批。这这里给大大家讲一一个案例例，广州州某单位位曾做过过一个敬敬老活动动，本来来是很好好的事情情，找了了很多赞赞助单位位，包括括一个烟烟花厂赞赞助了烟烟花。当当时虽然然广州还还没有规规定在城城市放烟烟花要经经过审批批，但在在公众场场所进行

14、行活动必必须经过过审批。这这个单位位是一个个局级单单位，他他们认为为有权在在自己的的场地上上做敬老老活动，就就没有向向有关单单位报批批。活动动办得很很热闹，有有文艺节节目演出出，有很很多赞助助单位给给老人送送礼品，最最后放烟烟花，但但烟花一一放，遭遭到了公公安机关关的追究究，为什什么？因因为他没没有办审审批手续续，也缺缺乏民航航管理规规范知识识，在飞飞机航线线上放烟烟花，无无论如何何都是违违法的。 3、实实施操作作程序的的管理。程程序化管管理是一一种科学学的管理理意识，只只有程序序化实施施，才能能有标准准化、科科学化管管理，因因而实施施设计，重重要的是是设计出出操作的的规范程程序。 4、方方案

15、培训训。在大大型活动动里，假假如参与与的工作作人员不不了解全全局的策策划意图图，他们们就不能能为大型型活动策策略实施施提供建建设性的的劳动，因因而需要要对工作作人员进进行方案案培训，只只有知情情才能出出力。 5、设设计评估估标准。一一个大型型活动的的评估应应该有一一个准确确的评估估标准。现现在很多多方案做做好以后后，往往往忽略做做评估标标准方案案，包括括我们的的客户很很少要求求我们做做评估方方案，更更不愿意意付出费费用，让让专业公公司给他他做评估估报告。我我觉得评评估标准准，应该该在我们们策划的的时候把把它设计计出来，这这样可以以让客户户在完成成这个方方案以后后，根据据设定的的标准作作出科学学

16、评估。 五、策策划的技技巧 策策划的技技巧很多多，今天天只讨论论两种方方法。 一是创创造活动动的“眼眼”，“眼眼”的概概念是从从文章的的文眼、歌歌曲的歌歌眼中引引伸出来来的。我我们上中中学时读读过朱自自清的散散文背背影，他他用白描描的手法法写出父父亲买橘橘子的一一段，是是最具传传神的地地方，这这就是文文眼。我我们唱歌歌的朋友友知道，有有很多歌歌你可能能不会全全部唱出出，但是是你一听听就能记记下一两两句，你你记下的的就是最最精彩之之处，说说明了这这是最具具有传播播性的地地方，这这就是歌歌眼所在在。大型型活动策策划同样样需要创创造这样样一个非非常精彩彩的地方方，要有有高潮，要要把这个个环节设设计得更更有传播播性，这这是大型型活动创创意的核核心和关关键。 二是应应该有一一个比较较能够表表达我们们主题的的氛围设设计，今今天大家家在大会会会场看看到大会