XX集团公司工程技术资料管理计划

1、XX集团公司工程技术资料管理计划前言本文针对工程各层次内部之间及工程部与业主、监理、上级公司及 各政府职能部门文件往来收发的管理所制定，并结合工程实际情况 及借鉴其他兄弟工程资料管理的成功经验，以保证文件处于可控状 态、文件能按流程贯彻落实。总的原那么为确保信息交流及时有效，加 强工程各部门及工程与外部的沟通。保证资料的可追溯性、及时性、准确性、保密性等；为今后的索赔与 反索赔作好充分的准备；并到达随时可以迎接任何类型的上级检查 及观摩。同时保证竣工后资料的及时移交，杜绝竣工验收时由于资 料的原因，造成备案时间的延迟。资料室的设置，并配置专职资料员。资料员的分工：1人负责资料的 归档、具体管理

2、及资料合规性检查，1人负责收发文及相关处理，当 工作的内容有局部穿插，应注意各有侧重。工程部可以在必要的时 候对具有重要职能部门或涉密部门内配置部门资料员。工程的工程 技术资料由技术部经理按本方案内容进行每月一次的资料排查，将 存在的问题汇总报工程总工。一、工程概况XXXX “XXX”的XXX上，位于XXX的结合部、XXX的中心区。 XXXXXXXXXXXX总规划面积72.96平方公里，起步区10平方公里。我工程经理部负责承建XXXX内的XX路、XX路、XX路、XXXX路、 工段分类记录，不能因队长换岗而改变。日记内容应真实，如：不 要出现同一天不同队长的天气情况不一致的现象，如：不要出现钢

3、筋没绑扎就浇筑混凝土的情况。3、施工日记应力求及时，杜绝写回忆录的情况发生，施工日记应 于每月完成之前交资料室汇总存档，如有未能及时提交的，资料员 于下月初负责进行催要，并发部门工作联系单进行催促（其它资料 的收集也应采用这种方法），部门工作联系单应限定期限，并上报 工程经理，作为工作绩效考评的依据，如果由于资料员没有及时催 要而发生施工日记长时间滞后的情况，相关责任由资料员承当。十、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求1、隐蔽资料的填写应格式统一，符合隐蔽资料的可追溯性，比方 钢筋隐蔽资料应注意填写钢筋的规格、型号、数量、试验报告编 号、埋件情况、所用主要图纸等内容。验槽记录应画出平面位置及 详图

4、，并应有相关尺寸标注，说明土质情况等等。2、隐蔽及相关资料责任人应对其所做资料的全过程进行跟踪负 责，比方报监，是否在监理处还未签字，并负责催要等，防止资料 的中间环节的脱节。3、负责归档的资料员应根据现场进度情况及时收集所需的工程资 料，应依据检验批区段的划分对资料的完整性及合规性进行检查， 对不合要求的资料要求整改，对资料做到心中有数。十一、关于资料的真实性等1、为了满足资料真实性的要求，也为了为以后申报优质工程及别 的奖工程做准备，资料签字应由本人签字，严禁代签。2、根据质监站的交底，很多地方必须要工程经理本人签字才能符 合资料的要求，才能到达创优资料的标准，由于工程经理公务繁忙 而不能

5、及时签字的，应采取相关方法：建议如下：方法一：常规资料需要签字时，由收发文员负责签章。重要文件， 应按正规流程，不得随意签字。方法二：其它资料，如隐蔽工程及其它检验批资料，也可按上述的 方法处理，但事后必须向总工汇报。由收发文员统一保管，对需要 的人员发放复印的签好字的空白表格，并进行领用登记。对工程联系单等较重要的对外文件，如果工程领导不在现场，也可 按上面的方法处理，但涉及经济的文件须 告知工程领导，经确 认后决定是否发出。3、工程的总体目标是创优及到达观摩工地的标准，现场是一方 面，资料的美观特色也应是一大亮点。资料的编制应做到精细，真 实、美观、及时、符合要求。十二、其它方面1、资料及

6、书籍的借阅：存档资料由于其具有唯一性和不可替代 性，原那么上不允许任何人借出；原那么上不允许外部人员借阅书 籍；工程人员借阅书籍规范等应填写借阅登记，资料员负责建立 文件资料借阅登记台帐（格式见附页），资料员负责及时进行追 索，对丧失的书籍应由责任人赔偿。需查询的存档资料不得拿出资 料室；2、书籍及各种资料应分门别类、分类存放于资料柜中，并及时编 制索引或卡片，以方便随时检索及快速查找；存档文件夹、盒应统 一，力求美观。资料员不得随处搁置资料，对由于工作疏忽而丧失 资料的，视情节予以处分。3、竣工资料的收集、整理、组卷按地方政府或行业的有关规定执 行；资料员应及时与业主沟通，请业主明确资料归档

7、的档案馆。以 便及时与档案馆对接，了解相关档案馆的具体要求，不能因档案馆 的要求不同而造成资料的返工。资料人员在工程开工时应由业主出 面组织进行培训，及时与档案馆进行沟通。工程竣工后，由工程技 术负责人组织工程竣工资料的移交（包括分包方交工资料），并办理 相关移交手续；4、复印登记及台帐建立：在复印机边上应放置复印登记簿（格式 见附页），任何人员复印时均应进行登记（外单位人员还应征得领 导允许），复印机由资料室统一管理。5、办公室及资料员处均应建立职业健康管理台帐、环境管理台 帐、节能减排台帐，并按相关要求落实，以便于随时接受贯标检 查。6、会议签到表及其记录、在举行内部会议时，由办公室派员进

8、行 会议记录与整理，完成后交工程经理或相关领导签字并下发，存档 文件放于办公室统一保管（签到表格式见附页）。7、按照公司要求，各部门应建立各自的收发文簿（统一格式），部 门间重要的工作沟通及联系应以书面形式进行，并记录于收发文簿 上（部门工作联系单格式见附页）。以满足资料的可追溯性以及避 免扯皮推诿现象。8、现场机械及材料堆场标识、砂浆搅拌计量等应按统一格式进行 制作。9、计量应建立计量台帐，对测量仪器、钢卷尺等应进行定期检测 应登记。试验室应建立试块台帐，坍落度台帐，大体积校测温记录 表等。10、为到达文明工地的要求，办公室或平安部应负责建立农民工业 余学校的各种台帐、民工工资发放台帐等。公

9、司来文由办公室负责 编制文件处理卡，按流程进行处理。11、收发文员应对收发文内容进行大致的了解，以便对收发内容有 个印象，便于及时查找。资料员对资料的格式（签字、盖章编号 等）不得随意更改，对资料更无权随意处置。12、对于监理通知单应及时反应并作好相关台帐，涉及质量的由质 量部负责编制台帐，涉及平安的由安监部编制台帐，对有质量或安 全问题的应写明处理方法，处理完成应由相关人员编制照片资料（检查需要）。13、按照规定及创优要求，资料应统一盖工程经理部章，资料专用 章只用于分项以下技术资料。14、试验员应做好工程晴雨表、温度及天气台帐记录。15、资料归档有关要求：各部门编制完相应的文档后要先自审，

10、 文本的格式要合理（尽量做到横平竖直，字符间距均匀，上下对 称，字体大小、粗细要搭配合理），不得出现错别字，不得随意涂 改，文本要清晰，签名要工整，所盖印鉴不得歪斜，无特殊要求时 印鉴都应在右下角；存档文档为易褪色的材料（如热敏感 文 件），必须扫描一份后将扫描件与原件一并存档。归档材料的文 字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用 圆珠表、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，不得 用复印件代替原件存档。归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、 贴补或其他任何技术处理。文件材料破损、局部残缺的，要在修 补或托裱后再归档。修裱时应注意尽量保持文件的原貌。资料员 除了负责收集

11、书面文本文档外，还要负责收集相关文档的电子版 （包括工程照片和录像），具体编制者也必须留存电子档，并在每 月月底将电子档案刻盘存档；16、平安部门负责的相关资料此处不进行详细说明，由平安部具体 完善实施。17、其它内部文件，由工程有关部门提出，经工程经理批准，项 目综合办公室编号、登记、发放（记录格式详见资料样本）。一 定途径得到的外来文件：地方政府、公司、甲方（监理）及相关单 位来文（本章2、3内容除外），由工程综合办公室进行收文登记填 写文件处理卡送工程经理审阅批示处置；接到上级文件更改或作废 通知后，按要求及时更改或作废，并将信息传递到文件使用部门。 公开性外来文件：公开性外来文件是指公

12、开途径包括报刊、书店 及各种媒体得到的外来文件，由工程相关部门负责收集，报工程领 导处理。18、章的使用：工程有2枚章，分别是工程章、工程技术资料专用 章，盖章前均应按盖章登记表上盖章申请，并经相关领导审核审批 后方可盖章（按工程规定），资料章由资料室保管，工程章均由商务 部保管。19、资料员在对工程内部发文时，需在右下角盖上发文日期章和部 门编号；20、所有分包进场时，资料员应进行书面交底，并互换双方单位的 联系 名单，进行分包进场的资料指引。21、作废的图纸应存档，未经领导批准不得随意销毁。22、资料统一用电脑打印，手写签字一律用黑色水笔（包括分包的 会议签到）。23、资料应注意保密，方案

13、未经领导同意不得随意散发，尤其是电 子版。方案比选时涉及经济的内容不得在方案上具体反映。24、鉴于工程的特殊性，应加强对分包控制及反索赔，如分包影响 了关键线路，计划员及施工员应及时对分包发文。25、资料员的责任：应检查资料的及时性，合规性（做的格式是否 对，内容是否填写全，是否有错误，是否详尽到达工程的要求否， 日期是否出现工序上的不合理，每一分局部项的资料是否及时交 齐，尽量做到对收发的资料内容有个大致的了解，以便查资料时能 快速找到查阅，对每一现状施工区域均要进行检查没有交的资料的 情况，了解和及时跟进资料是否没填写或是在监理那里流转等情 况，及时催要。28、资料员应按工程进度及资料归档

14、情况同步作好卷内目录（存于 电脑中）超过1 2页时应将卷内目录打印好与资料封卷。十三、XX省市政工程质量验收资料1、本工程为创优工程，所编制的验收资料为优质工程资料（制作软件由技术部统一发放）;2、职能分工：序 号部 门责 任 人统表编号资料名称配合部门1工程部技术员施工组织设计及方案各部门2图纸会审记录各部门3A1-1开工报告各部门4设计变更5工程概况表各部门6工程竣工总结各部门7单位工程竣工报告各部门8竣工工程质量报告各部门9工程质量保修书商务部10竣工图（包括桩基）11测 量 组工程定位测量复核记录工程部12导线点、水准点测量复核记录工程部13工程轴线、定位桩、高层测量 记录工程部14试

15、验员（钢筋、水泥、砂石、其他材 料等）质量证明文件及试验报 告（包括汇总表）物资部、质 检部15桩的静载和动载检测报告工程部、质 检部16钢筋焊接、连接试验报告及汇 总表工程部、质 检部17混凝土坍落度测试记录物资部、工 程部18商品混凝土出厂质量证明书及 汇总表物资部、工 程部19混凝土试块试验报告（标养、 同条件、抗渗）工程部、质 检部20混凝土试块强度汇总表、强度 评定记录工程部、质 检部21砂浆配合比设计单工程部、质 检部22砂浆试块试验报告工程部、质 检部23砂浆试块强度汇总表、强度评 定记录工程部、质检部24钢筋保护层检测报告工程部、质检部25植筋抗拉拔检测报告工程部、质 检部26

16、节能工程所涉及的试验报告工程部、质 检部27见证记录工程部、质 检部28标养室记录（温湿度、同条件 养护温度记录）工程部、质 检部29回填土试验报告工程部、质 检部30其他试验报告工程部、质 检部31资 料 员单位工程竣工验收记录（含人 防）工程部、质 检部32单位工程质量控制资料核查记 录（含人防）工程部、质 检部33单位工程平安和功能检验资料 核查及主要功能抽查记录（含工程部、质 检部人防）34单位工程观感质量检查记录表 （含人防）工程部、质 检部35工程部施 工 员隐蔽工程验收记录（含人防）技术部、质 检部36施工日志技术部、质 检部37管沟验槽和地基处理记录技术部、质 检部38工序质量

17、报验单平安部、质 检部39平安、技术交底记录技术部、安 全部40施工现场所涉及的资料（如混 凝土施工记录、坍落度检查记 录）技术部、质 检部41质 检 部质 检 员桩位偏差记录工程部、技 术部42分部、子分部质量验收记录表 （包括桩基）工程部、技 术部43分项、检验批质量验收记录工程部、技 术部44主体分部质量验收备案证明工程部、技 术部45节能分部质量验收备案证明工程部、技 术部46钢筋混凝土实体结构检测报告工程部、技 术部47结构混凝土实体钢筋保护层厚 度检测报告工程部、技 术部3、填报要求以上验收资料各部门根据工程进展按时填报，分局部项工程完工后 将本部门资料整理好后交工程资料室统一汇总

18、、保管，移交时办理资料交接手续，（记录格式详见资料样本）。试验资料由试验员统一编制汇总整理定期转交资料员归档；试验员 要做好试验台帐（格式详见资料样本）；试验员要及时向工程部和 质量部提供试验报告编号，假设有不合格材料要及时反应到总工和物 资部，由物资部门协调解决；施工日记等相关施工中记录资料及期移交资料存档。相关资料移交 工程资料员处后资料员在一周内完成对上交资料的查验，对不符合 归档要求的资料提出整改意见并返回相关填报人员，填报人员必须 按资料员要求时间完成整改上交。对工程施工资料每月底完成对上月资料的归档整理。以确保工程资 料按时交付备案。XXXX路、XX路、XXXX通道。线路全长为28

19、.24km；其中XXXX通道 为公路工程，其余为市政工程。主要包括道路、排水、桥梁、绿化、 中水以及照明工程。二、编制依据：城镇道路工程施工与质量验收规范(CJJ1-2008)建设工程监理规范(GB50319-2000)建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001建筑工程资料管理规程DB13(J)35-2002-2009其他相关法律法规三、文档的分类1、按内容分为：法律、法规；施工组织设计、技术方案、管理方案；图纸与 变更文件；河北省建筑工程技术资料；竣工资料；其他文件(内部文件、一定途径的外来文件、公开性外来文件)2、按记录形式分为：书面、电子版本。U!法规、规范管理U!法规、规范管理

20、1、法律、法规包括国家和地方有关工程施工、环境保护、职业健康平安方面的 法律、法规和行政规章；技术部负责收集、识别与本工程适用的 相关法律法规并编制“有相关法律法规要求和其它要求目录”(与 施工用书籍分开编目，格式见后附样表，编目表存放于专门的塑料 文件夹中并按统一格式做好标识)供工程人员查找使用，并确定法XX工程图纸、文件处理确认书（不包括综合办负责处理的文件）文件来源来文形 式发放范围备注业 主 文件（包括 由业签 发的设计文 件）图纸存档1份，总工、生产经理、工程部、商务合 约部、质量部、相关分包单位各1份。技术文件存档1份，总工、生产经理、工程部、商务合 约部、质量部、相关分包单位各1

21、份。联系函存档1份，总工、生产经理、工程部、商务合 约部、质量部、相关分包单位各1份。会议纪要存档1份，总工、生产经理、工程部、商务合 约部、质量部、相关分包单位各1份。监 理 文 件监理工 程师联 系单存档1份，工程经理、总工、生产经理、工程 部、商务合约部、质量部、相关分包单位各1 份。（根据内容确定部门及分包是否发放）监理工 程师通 知单存档1份，工程经理、总工、生产经理、工程 部、商务合约部、质量部、相关分包单位各1 份。（根据内容确定部门及分包是否发放）监理例会会议纪要存档1份，工程经理、总工、生产经理、工程 部、商务合约部、质量部、平安部。（根据内容 确定部门及分包是否发放）分包联

22、系函存档1份，工程经理、总工、生产经理。（具体来文由工程经理签意见，根据意见发放）施工日 报周报存档1份，工程经理、生产经理、工程部。内部 文件方案及 交底存档1份，工程经理、总工、生产经理、工程 部、商务合约部、质量部、平安部、相关分包单 位各1份。对外工 程联系 单存档1份，按主送、抄送范围发放，并及时编 制对外联系单目录进行汇总。注：1、所有文件必须当天完成分类归卷装盒及编目工作。存档文件必 须为原件，不可随意乱放以免遗失。2、以上涉及平安的应同时发给平安部门一份。3、上述未涉及的文件另作文件处理卡进行处理。4、注意：资料员应负起资料管理的责任，对涉及重要和保密内容的 业主来文应请示领导

23、批准后方可发给分包单位。律法规要求和其它要求与环境因素的关系；由技术部组织相关人 员学习并贯彻落实。2、标准、规范标准、规范包括国家、地方和行业公布的有关工程施工、和环境 保护、职业健康平安方面的各类技术规范标准、规程、标准图集 等；技术部负责收集有效“标准、规范”并编制清单目录供其他 相关部门查找使用；技术部质量部组织相关人员学习并贯彻落实 相关标准、规范。作废的法律、法规和标准、规范由工程资料员 统一加盖“作废”章或直接在作废处标注“作废二图集及规范 均应进行编目（格式见后附样表），编目表存放于专门的塑料文件 夹中并按统一格式做好标识，对新购进的书籍当天必须增加进编目 中；书籍借阅应进行登

24、记（借阅登记表格式附后样表）五、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理1、除施组正文内容用5号字外，其余方案正文均用小4号字，施组 及方案应有统一的页眉页脚，页脚必须标注页码，并统一放置于右 下角。页眉应有“中国建筑第二工程局”的标识、方案名 称、编制人、编制日期及方案编号。根据相关管理规定，所有方案 双面打印，其中封面、目录单页打印。另外需注意方案中的日期格式（包括所有资料的签字格式）应统一 按国标要求如：XXX年05月01日。签字时日期不应漏签。此项的合 理性由资料员负责检查和提醒。2、方案电子版中第一页为方案封面，第二页为方案内部审批页， 第三页为方案报监表格，较大型方案应设置目录，页数

25、少的方案可 不设置目录。做到与电子版的统一及完整性。每一个方案完成后均 放置于一个文件夹中，文件夹应按方案的名称进行命名。有技术交 底及平安交底的方案，应将技术及平安交底文本归于同一个文件夹 中。各方案员应对方案报监及报局的审批流程以及最后的归档的整 个流程进行跟踪过问，做到心中有数。3、方案员编制方案时应到资料员处申请方案编号，资料员即时将 方案名称及编号写进方案编目台帐表中（方案编目见附表）4、关于内部审批页：报至局的方案中应附内部审批页7份，经工程 相关部门等签字后进行复印后盖工程公章，方案封面及报监页也应 盖工程公章；通常情况下无论大小方案，只要是成册的有编号的方 案，均应交局审批，报

26、局审批前应先报工程总工进行确认是否上 报，经总工认为须报到局的方案由收发文员负责归集并快递至局， 方案报监理及报局应同时进行，不得延误（延隔时间不得超过1 天），保证资料的及时性，方案应统一进行编号，并由负责归档的 资料员进行及时编目：根据质监站的交底，方案尤其是重要方案均应工程经理审批签字。 方案审批签字应真实。方案均应由技术部经理审核完成后，再交由 工程总工审核并签字。所有的方案在审批完成后，均应将监理审批页、公司审批页、工程 审批页与方案一起一并进行装订，归档，完善后发出至各部门，以 到达贯标检查的要求，此项工作由负责收发文的资料员落实。（根 据规定方案应在全部审批完成后才能下发，但由于

27、工程工期的特殊 情况，按此进行变通）5、审批过程中提出的及实施过程中确定的修改意见，任何人员不 得随意销毁，编制人员应按附页的形式进行补充、完善和修改，对 需要再次报批的进行报批，并保存报批记录；方案编制时应多结合 分包专业人员的意见，存优去劣，保证方案的可操作性，保证方案 的经济合理、平安适用性。6、施工技术交底书（或作业指导书）由该方案编制人员根据方案 编制，其中内容着重强调重点考前须知，并组织技术及平安交底， 填写交底日期，作好交底签字记录，大型重要方案交底应通知工程 技术负责人参加。小型技术方案未涉及平安事宜的可不单独作平安 交底记录，但技术交底中应有相关平安的说明事项。小型方案（如

28、几页纸）可不作单独的交底，在方案上留置签收记录即可；技术交 底资料应单独装档案盒并明确标识；工程总工负责对施组进行技术总交底和平安总交底。方案员负责对 各自编制的方案进行交底，现场工长负责进行各分项施工的技术交 底及平安交底，均应有统一格式的书面资料及签字，并存放于资料 员处归档。有照片资料的技术交底，应将有代表性的照片资料附于交底书后进 行存档。7、方案的发放范围见“图纸、文件处理确认书”（附后）；所有方 案均应发放书面文件，并在方案封面下附上监理及内部审批页。保 证方案的完整性以符合贯标要求。8、所有方案完成后均应由方案员将电子版存档备份，一个方案对 应一个电子文件夹，文件夹应按方案名称进

29、行标识。方案如有更新，必须相应更新电子版的备份。六、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求1、由于工程变更作废的图纸较多，对作废的图纸必须用作废处理 卡进行处理（作废处理卡格式附后）。图纸是否作废由技术部经理 核实并在作废处理卡上签发。作废的图纸及变更统一加盖“作废” 章，并及时收回或销毁（资料室、商务部应至少保存一套用于存档 结算，其实可作销毁处理，防止误传）。作废处理卡按时间先后成 册并装入文件夹中进行标识，以备索赔之用。作废处理卡还可以对 丧失的作废文件进行记录并分清责任。2、内部存档图纸应按折图要求统一折叠成标准格式（不须装订的 手风琴式），资料员应学习如何折图。3、图纸与变

30、更的发放均须及时通知工程总工，如没有特殊情况 （应口头汇报），均按“图纸、文件处理确认书”上的范围进行发 放；有业主签字的原件应存档。需要进行复印的图纸或加晒的图 纸，均用台帐形式进行记录，写明图名、图幅、单价、总价、发图 去向。4、由于从业主处领取的图纸均没有业主盖章（业主口头承诺以后 统一盖章），有的图纸签了字而没有日期，为了保证文件的可追溯 性和有效性，资料员应以适当的方式及时请业主签上日期，对没有 有效签字的图纸，我方资料员应负责及时联系对口的业主资料员落 实签字事宜；对没有业主有效签字的图纸及文件且资料员也没有将 此情况反映至工程总工，应对资料员追查责任并处分，资料员应负 责记录好每

31、次图纸收文台帐，台帐内容应至少有如下内容：图纸名 称及编号，发图日期，份数，是否有有效签字，图纸是否是蓝图等 情况（见后附样表）。以备日后对图纸份数缺乏、图纸延期及变更 频繁使工程难度系数增大等索赔提供索赔依据。另外，资料员在业 主发文签收时应注意按当时时间及份数进行签收。5、对所有图纸、变更文件等，资料员应在第一时间进行发放，以 免影响现场施工；按工程总工确定的发放范围发放，并做好收发文 登记、签收。图纸及文件内部下发时，应统一在右下角盖受控章及 部门人员的编号，发文章上的发文日期应准确清晰，受控章的盖制 应工整水平。6、图纸、设计变更、图纸会审等，除留一份作资料保存外，其余 按规定范围处置

32、；收发文本注意保存，不得遗失。原那么上资料室里 所有封卷资料不得外借。7、图纸会审纪要由设计单位、建设单位、监理及施工单位会签盖 章后生效，由工程技术负责人签字确认后，原件存档，由资料员按 图纸发放范围发放；图纸会审应按资料软件上的统一格式制作（见 样表），有建设单位或设计单位提供表格的依上述单位表式为主。8、因本工程的特殊性，所有变更内容会由业主以工程联系单的形 式直接签发，所以每一份公文必须要有业主代表的有效签字。9、设计变更、图纸会审下发后，图纸持有者应在图纸上被修改的 地方用红笔进行标注，尤其是工程部、质检部及技术部应安排专人 落实此项工作。七、工程联系单的管理1、在实际施工中，业主对我方的发文基本是以工程联系单的形式进行发文，对于现场口头通知的一些涉及工程的事项，我方人员应 委婉拒绝，并提请发书面工程联系单