Excel在财会管理中的应用

Excel在在财财会会管管理理中中的的应应用用基基础础本章章学学习习目目标标本章章主主要要讲讲解解Excel2000的基基础础知知识识，，通通过过本本章章的的学学习习，，应应掌掌握握如如下下内内容容：：各种种数数据据的的输输入入工作作表表的的格格式式设设置置公式式的的输输入入与与编编辑辑函数数的的使使用用第1章章Excel在在财财会会管管理理中中的的应应用用基基础础1.1数据据编编辑辑1．．2公公式式和和语语法法1．．3函函数数的的应应用用1.1数据据编编辑辑1.1.1数数据据输输入入1.1.2工工作作表表的的格格式式设设置置1.1.1数数据据输输入入输入入文文本本输入入数数字字输入入日日期期和和时时间间输入入公公式式同时时在在多多个个单单元元格格中中输输入入相相同同数数据据同时时在在多多张张工工作作表表中中输输入入或或编编辑辑相相同同的的数数据据提高高输输入入速速度度1．输输入入文文本本文本本包包含含汉汉字字、、英英文文字字母母、、具具有有文文本本性性质质的的数数字字、、空空格格以以及及其其他他键键盘盘能能键键入入的的符符号号。。默默认认情情况况下下，，文文本本沿沿单单元元格格左左侧侧对对齐齐。。每每个个单单元元格格最最多多可可包包含含32000个字字符符。。1.输输入入文文本本如果果需需要要将将一一个个数数字字作作为为文文本本来来处处理理，，只只要要在在输输入入数数据据时时先先输输入入一一个个单单撇撇号号（（’），，Excel就会会把把该该数数字字作作为为文文本本处处理理，，将将它它沿沿单单元元格格左左侧侧对对齐齐。。如果果要要在在单单元元格格中中输输入入硬硬回回车车，，可可按按ALT+ENTER键。。如果果要要迅迅速速以以上上方方单单元元格格的的内内容容填填充充活活动动单单元元格格，，可可按按CTRL+D键；；如如果果要要以以左左侧侧单单元元格格的的内内容容填填充充活活动动单单元元格格，，可可按按CTRL+R键。。2．输输入入数数字字在默默认认情情况况下下，，输输入入数数字字时时，，Excel会将将该该数数据据沿沿单单元元格格右右侧侧对对齐齐。。在输输入入分分数数时时，，为为避避免免将将输输入入的的分分数数视视作作日日期期，，需需要要在在分分数数前前键键入入0（零零）），，再再键键入入一一空空格格。。在输输入入负负数数时时，，在在负负数数前前键键入入减减号号(-)，或或将将其其置置于于括括号号()中。。Excel2000只保保留留15位的的数数字字精精度度。。3．输输入入日日期期和和时时间间Excel将日日期期和和时时间间视视为为数数字字处处理理。。如果果要要在在同同一一单单元元格格中中同同时时键键入入时时期期和和时时间间，，需需要要在在其其间间用用空空格格分分隔隔。。如果果要要输输入入十十二二小小时时制制的的时时间间，，需需在在时时间间后后键键入入一一个个空空格格，，然然后后键键入入AM或PM。。时间间和和日日期期可可以以相相加加、、相相减减，，并并可可以以包包含含到到其其他他运运算算中中。。如如果果要要在在公公式式中中使使用用时时期期或或时时间间，，需需要要用用带带引引号号的的文文本本形形式式输输入入日日期期或或时时间间值值。。如果果要要输输入入系系统统当当前前日日期期，，可可按按CTRL+；(分号号)。如如果果要要输输入入系系统统当当前前时时间间，，可可按按CTRL+SHIFT+：(冒号号)。4．输输入入公公式式Excel2000最大大的的功功能能在在于于计计算算，，只只要要输输入入正正确确的的计计算算公公式式之之后后，，就就会会立立即即在在活活动动单单元元格格中中显显示示其其计计算算结结果果。。如如果果单单元元格格中中的的数数据据有有变变动动，，系系统统也也会会自自动动调调整整计计算算结结果果，，使使用用户户随随时时能能够够观观察察到到正正确确的的结结果果。。有有关关公公式式设设置置的的内内容容将将在在下下一一节节中中具具体体介介绍绍。。5．同同时时在在多多个个单单元元格格中中输输入入相相同同数数据据（1）选选定定需需要要输输入入数数据据的的单单元元格格。。选选定定的的单单元元格格可可以以是是相相邻邻的的，，也也可可以以是是不不相相邻邻的的。。（2）在在活活动动单单元元格格中中键键入入相相应应数数据据，，然然后后按按CTRL+ENTER键。6．同时在在多张工工作表中中输入或或编辑相相同的数数据（1）选定需需要输入入数据的的工作表表。（2）再选定定需要输输入数据据的单元元格或单单元格区区域。（3）在第一一个选定定单元格格中键入入或编辑辑相应的的数据。。（4）然后按按ENTER键。Excel将自动在在所有选选定工作作表的相相应单元元格中输输入相同同的数据据。6．同时在在多张工工作表中中输入或或编辑相相同的数数据如果已经经在某张张工作表表中输入入了数据据，用户户可以快快速地将将这些数数据复制制到其他他工作表表中相应应的单元元格中。。方法如如下：先先选定包包含待复复制数据据的工作作表和接接收复制制数据的的工作表表，再选选定待复复制数据据的单元元格区域域，然后后用鼠标标指向““编辑””菜单中中的“填填充”，，再单击击“至同同组工作作表”命命令。7．提高输输入速度度—记忆式式输入如果在单单元格中中键入的的起始字字符与该该列已有有的录入入项相符符，Excel可以自动动填写其其余的字字符。Excel只能自动动完成包包含文字字的录入入项，或或包含文文字与数数字的录录入项。。即录入入项中只只能包含含数字和和没有格格式的日日期或时时间。如如果接受受显示的的录入项项，按Enter键。如果果不想采采用自动动提供的的字符，，可以继继续键入入。如果果要删除除自动提提供的字字符，按按Backspace键。7．提高输输入速度度—选择列列表在输入数数据时，，按ALT+↓键可以显显示已有有录入项项列表，，或者以以右键单单击相应应的单元元格，再再单击快快捷菜单单中的““选择列列表”命命令，用用鼠标左左键来选选择用户户需要的的数据。。7．提高输输入速度度—自动更更正①在“工工具”菜菜单上，，单击““自动更更正”命命令，打打开如图图1-4所示的对对话框。。②选定““键入时时自动替替换”选选项。③在“替替换”编编辑框中中，输入入某字符符串的简简写代码码。④在“替替换为””编辑框框中，输输入简写写代码对对应的字字符串全全部内容容。⑤单击““添加””按钮。。7．提高输输入速度度—序列填填充①填充数数字、日日期或其其他序列列选定待填填充数据据区的起起始单元元格，然然后输入入序列的的初始值值。如果果要让序序列按给给定的步步长增长长，再选选定下一一单元格格，在其其中输入入序列的的第二个个数值。。头两个个单元格格中数值值的差额额将决定定该序列列的增长长步长。。选定包含含初始值值的单元元格。用鼠标拖拖动填充充柄经过过待填充充区域。。如果要指指定序列列类型，，可先按按住鼠标标右键，，再拖动动填充柄柄，在到到达填充充区域之之上时，，松开鼠鼠标右键键，单击击快捷菜菜单中的的相应命命令。7．提高输输入速度度—自定义义序列如果已经经在工作作表输入入了将要要作用填填充序列列的数据据清单，，要选定定工作表表中相应应的数据据区域。。打开“工工具”菜菜单，单单击“选选项”命命令，在在对话框框中再单单击“自自定义序序列”选选项卡，，打开““自定义义序列””对话框框。单击“导导入”按按钮，即即可使用用选定的的数据清清单。如果要键键入新的的序列列列表，要要选择““自定义义序列””列表框框中的““新序列列”选项项，然后后在“输输入序列列”编辑辑列表框框中，从从第一个个序列元元素开始始输入新新的序列列。在键键入每个个元素后后，按ENTER键。。整个序序列输入入完毕后后，单击击“添加加”按钮钮。单击“确确定”。。1.1.2工作作表的格格式设置置1．设置置文本格格式2．设置置数字格格式3．设置置日期和和时间的的格式4．在整整个工作作表中显显示或隐隐藏单元元格数据据5．复制制选定单单元格或或单元格格区域的的格式6．对单单元格设设置边框框7．突出出显示符符合指定定条件的的单元格格1．设置置文本格格式单击“格格式”工工具栏中中的按钮钮可以设设置文本本的字体体、字号号、字形形和颜色色等，或或者使用用“格式式”菜单单中“单单元格””命令，，在打开开的“单单元格格格式”对对话框中中单击““字体””选项卡卡，可以以对文本本进行进进一步的的格式设设置。2．设设置数数字格格式——使用““单元元格格格式””对话话框选择要要进行行格式式设置置的单单元格格或单单元格格区域域。打开““格式式”菜菜单，，选择择“单单元格格”命命令，，在打打开的的对话话框中中单击击“数数字””选项项卡，，在““分类类”列列表框框中选选择分分类项项，然然后选选择所所需的的数字字格式式选项项，在在“示示例””框中中可预预览格格式设设置后后单元元格的的结果果。2．设设置数数字格格式——创建自自定义义数字字格式式打开““格式式”菜菜单，，选择择“单单元格格”命命令，，在打打开的的对话话框中中单击击“数数字””选项项卡，，并从从“分分类””列表表框中中选择择“自自定义义”选选项，，在““类型型”框框中编编辑数数字格格式代代码。。2．设设置数数字格格式——创建自自定义义数字字格式式常用的的数字字位置置标识识符#：只显显示有有意义义的数数字而而不显显示无无意义义的零零。0：如果果数字字位数数少于于格式式中的的零的的个数数，则则不足足位置置将显显示无无意义义的零零。?：当设设置为为等宽宽字体体（例例如：：CourierNew）时，，为无无意义义的零零在小小数点点两边边添加加空格格，以以便使使小数数点对对齐。。2．设设置数数字格格式——创建自自定义义数字字格式式②颜色色：要要设置置格式式中某某一部部分的的颜色色，要要在该该部分分对应应位置置用方方括号号键入入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜颜色名名称之之一，，并且且颜色色代码码必须须为该该部分分的第第一项项。③条件件：要要设置置满足足指定定条件件数字字的格格式，，格式式代码码中应应加入入带中中括号号的条条件。。条件件由比比较运运算符符和数数值两两部分分组成成。3．设设置日日期和和时间间的格格式Excel提供了了许多多内置置的日日期、、时间间格式式，如如果想想改变变Excel2000显示日日期和和时间间的方方式，，可以以打开开“格格式””菜单单，选选择““单元元格””命令令，在在打开开的对对话框框中单单击““数字字”选选项卡卡，并并从““分类类”列列表框框中选选择““日期期”或或“时时间””选项项，在在“类类型””框中中选择择要使使用的的格式式代码码，最最后单单击确确定。。用户也可以以自已定义义所需的日日期和时间间格式。自自定义日期期和时间格格式时，需需要使用相相应的格式式代码。4．在整个个工作表中中显示或隐隐藏单元格格数据（1）在整个工工作表中显显示或隐藏藏零值①选择“工工具”菜单单中的“选选项”命令令，然后单单击“视图图”选项卡卡。②如果要在在单元格中中显示零值值（0），则选定定“窗口选选项”下的的“零值””复选框；；如果要将将含有零值值的单元格格显示成空空白单元格格，则清除除该复选框框。4．在整个个工作表中中显示或隐隐藏单元格格数据（2）隐藏选定定单元格中中的零值①选择包含含要隐藏的的零值的单单元格。②打开“格格式”菜单单选择“单单元格”命命令，然后后单击“数数字”选项项卡。③在“分类类”列表中中，单击““自定义””选项。④在“类型型”框中，，输入代码码0;-0;;@。隐藏的数值值只会出现现在编辑栏栏或正在编编辑的单元元格中，而而不会打印印。4．在整个个工作表中中显示或隐隐藏单元格格数据（3）隐藏单元元格中的所所有值①选择要隐隐藏数值的的单元格。。②打开“格格式”菜单单选择“单单元格”命命令，然后后单击“数数字”选项项卡。③单击“分分类”列表表中的“自自定义”选选项。④在“类型型”框中，，选择已有有代码，并并按Backspace键。⑤在“类型型”框中键键入代码““;;;”（三个分分号）。5．复制选选定单元格格或单元格格区域的格格式①选择含有有要复制格格式的单元元格或单元元格区域。。②单击“格格式”工具具栏上的““格式刷””按钮。③选择要设设置新格式式的单元格格或单元格格区域。如果用户要要将选定单单元格或区区域中的格格式复制到到多个位置置，可以双双击“格式式刷”按钮钮。当完成成复制格式式时，再次次单击该按按钮。6．对单元元格设置边边框（1）利用“边边框”按钮钮设置单元元格的边框框①选择要添添加边框的的所有单元元格。②如果要应应用最近使使用过的边边框样式，，直接单击击“格式””工具栏上上的“边框框”按钮。。③如果要应应用其他的的边框样式式，可单击击“边框””按钮旁的的箭头，然然后单击选选项板上所所提供的其其他边框样样式。6．对单元元格设置边边框（2）利用用“单元格格格式”对对话框①选择要设设置边框的的单元格或或单元格区区域。②打开“格格式”菜单单选择“单单元格”命命令，在打打开的“单单元格格式式”对话框框中单击““边框”选选项卡③在“样式式”列表框框中选择需需要的线条条样式。④如果需要要设置颜色色，可单击击“颜色””列表框右右边的下拉拉箭头，从从下拉选项项中选择所所需的颜色色。⑤在“预置置”框中单单击指示边边框位置的的按钮，如如“外边框框”、“上上边框”等等，也可以以直接单击击预览窗口口中相应的的单元格边边框。⑥单击“确确定”按钮钮。7．突出显显示符合指指定条件的的单元格——设置条件件格式①选择要设设置格式的的单元格或或单元格区区域。②打开“格格式”菜单单选择“条条件格式””命令。③如果要将将选定单元元格中的值值作为格式式条件，单单击“单元元格数值””选项，接接着选定比比较词组，，然后在相相应的框中中输入数值值。输入的的数值可以以是常数，，也可以是是公式。④单击“格格式”按钮钮。⑤选择要应应用的字体体样式、字字体颜色等等。⑥如果要加加入其他条条件，单击击“添加””按钮，然然后重复步步骤③到⑤⑤。用户最最多可以指指定三个条条件。⑦单击“确确定”按钮钮。7．突出显显示符合指指定条件的的单元格——更改、添添加和删除除条件格式式①选择含有有要更改或或删除的条条件格式的的单元格或或单元格区区域。②打开“格格式”菜单单选择“条条件格式””命令。③如果要更更改格式，，可单击相相应条件的的“格式””按钮。如如果要在““单元格格格式”对话话框中重新新选择格式式，可单击击“清除除”按钮后后重新设置置。要添加一个个新的条件件，可单击击“添加””。要删除一个个或多个条条件，可单单击“删除除”，然后后选中要删删除条件的的复选框。。1．2公公式和语语法1．2．1构造公式式1．2．2在公式中中引用单元元格1．2．1构造公式1．输入公公式2．构造公公式3．公式中中的运算符符1．输入公公式（1）单击将要要在其中输输入公式的的单元格。。（2）键入＝（（等号）。。（3）输入公式式内容。（4）按Enter键。2．构造公公式公式中元素素的结构或或次序决定定了最终的的计算结果果。Excel中的公式遵遵循一个特特定的语法法或次序：：最前面是是等号（=），后面是是参与计算算的元素（（运算数）），这些参参与计算的的元素又是是通过运算算符隔开的的。每个运运算数可以以是不改变变的数值（（常量数值值）、单元元格或引用用单元格区区域、标志志、名称、、或工作表表函数。Excel从等号开始始（=）从左到右右执行计算算（根据运运算符优先先次序）。。可以使用用括号组合合运算来控控制计算的的顺序，括括号括起来来的部分将将先执行计计算。3．公式中中的运算符符（1）算术运算算符：完成成基本的数数学运算。。（2）比较操作作符：比较较运算符用用于比较两两个值。当当用操作符符比较两个个值时，结结果是一个个逻辑值，，不是TRUE就是FALSE。（3）文本运算算符：使用用和号（&）可以将文文本连接起起来。3．公式中中的运算符符（4）引用操作作符：引用用运算符的的作用是确确定在公式式中需要参参与运算的的数据在工工作表中所所处的位置置，可以使使用三个运运算符：冒冒号、逗号号和空格。。①：（冒号号）：区域域运算符，，对两个单单元格之间间，包括两两个单元格格在内的所所有单元格格参与运算算。②，，（（逗逗号号））：：联联合合运运算算符符，，可可将将多多个个引引用用合合并并为为一一个个引引用用。。③空空格格：：交交叉叉运运算算符符，，它它是是将将同同时时属属于于两两个个引引用用的的单单元元格格区区域域进进行行引引用用，，即即两两个个单单元元格格引引用用相相重重叠叠的的区区域域。。1．．2．．2在在公公式式中中引引用用单单元元格格1．．相相对对引引用用和和绝绝对对引引用用的的区区别别2．．相相对对引引用用与与绝绝对对引引用用之之间间的的切切换换3．．三三维维引引用用1．．相相对对引引用用和和绝绝对对引引用用的的区区别别包括括绝绝对对引引用用单单元元格格的的公公式式，，无无论论将将其其复复制制到到什什么么位位置置，，总总是是引引用用特特定定的的单单元元格格。。如如果果需需要要绝绝对对引引用用某某一一单单元元格格或或单单元元格格区区域域，，需需要要在在单单元元格格列列或或行行标标志志前前加加一一美美元元符符号号。。在输输入入公公式式时时，，用用户户如如果果是是通通过过单单击击单单元元格格的的方方法法来来确确定定公公式式中中所所包包括括的的单单元元格格，，这这时时的的单单元元格格引引用用就就是是相相对对引引用用。。如如果果用用户户将将该该公公式式进进行行复复制制操操作作，，那那么么，，随随公公式式位位置置的的改改变变，，其其引引用用的的单单元元格格也也会会相相应应发发生生变变化化。。相相对对引引用用单单元元格格无无需需在在单单元元格格行行或或列列标标志志前前加加$符号号。。2．．相相对对引引用用与与绝绝对对引引用用之之间间的的切切换换如果果创创建建了了一一个个公公式式并并希希望望将将相相对对引引用用更更改改为为绝绝对对引引用用（（反反之之亦亦然然）），，有有一一种种简简便便的的方方法法，，可可先先选选定定包包含含该该公公式式的的单单元元格格，，然然后后在在编编辑辑栏栏中中选选择择要要更更改改的的引引用用并并按按F4键。。每每次次按按F4键时时，，Excel会在在以以下下组组合合间间切切换换：：绝绝对对列列与与绝绝对对行行（（例例如如，，$A$1）；；相相对对列列与与绝绝对对行行(A$1)；绝绝对对列列与与相相对对行行($A1)以及及相相对对列列与与相相对对行行(A1)，当当切切换换到到用用户户所所需需的的引引用用时时，，按按回回车车键键确确认认即即可可。。3．．三三维维引引用用三维维引引用用包包含含单单元元格格或或区区域域引引用用，，前前面面加加上上工工作作表表名名称称的的范范围围，，其其格格式式一一般般为为““工工作作表表标标签签！！单单元元格格引引用用””。。如果果需需要要使使用用三三维维引引用用来来引引用用多多个个工工作作表表上上的的同同一一单单元元格格或或区区域域，，可可按按以以下下步步骤骤进进行行操操作作：：（1）单单击击需需要要输输入入公公式式的的单单元元格格。。（2）输输入入＝＝（（等等号号）），，如如果果需需要要使使用用函函数数，，再再输输入入函函数数名名称称，，接接着着再再键键入入左左圆圆括括号号。。（3）单单击击需需要要引引用用的的第第一一个个工工作作表表标标签签。。（4）按按住住Shift键，，单单击击需需要要引引用用的的最最后后一一个个工工作作表表标标签签。。（5）选选定定需需要要引引用用的的单单元元格格或或单单元元格格区区域域。。（6）完完成成公公式式，，按按回回车车键键键键确确认认。。1．．3函函数数的的应应用用1．．3．．1函函数数的的基基本本构构成成1．．3．．2Excel2000提提供供的的函函数数1.3.3公公式式和和函函数数运运算算常常见见错错误误及及分分析析1．3．1函函数的基本构构成1．函数的结结构2．函数的嵌嵌套1．函数的结结构函数的结构以以函数名称开开始，后面是是左圆括号、、以逗号分隔隔的参数和右右圆括号。如如果函数是以以公式的形式式出现，需在在函数名称前前面输入等号号（=）。函数处理数据据的方式与公公式处理数据据的方式是相相同的，函数数通过引用参参数接收数据据，并返回结结果。大多数数情况下返回回的是计算的的结果，也可可以返回文本本、引用、逻逻辑值、数值值或工作表的的信息。在函数中使用用参数可以是是数字、文本本、逻辑值或或单元格引用用。给定的参参数必须能产产生有效的值值。参数也可可以是常量、、公式或其它它函数。1．函数的结结构在创建包含函函数的公式时时，如果用户户不清楚该函函数的基本语语法，可使用用公式选项板板的帮助输入入正确的函数数，操作步骤骤为：（1）单击需要输输入函数的单单元格。（2）单击编辑栏栏中“编辑公公式”按钮。。（3）单击“函数数”下拉列表表框右端的下下拉箭头。（4）单击选定需需要添加到公公式中的函数数。如果函数数没有出现在在列表中，可可单击“其它它函数”查看看其它函数列列表。当选定定某一函数后后，会打开公公式选项板。。（5）输入参数。。如果用户不不清楚函数中中各参数的含含义，可通过过单击各参数数右侧的文本本后查阅公式式选项板下方方的提示。（6）完成输入公公式后，按Enter键。2．函数的嵌嵌套在某些情况下下，用户可能能需要将某函函数作为另一一函数的参数数使用。这就就是函数的嵌嵌套。当嵌套套函数作为参参数使用时，，它返回的数数值类型必须须与参数使用用的数值类型型相同。否则则，Excel将显示#VALUE!错误值。公式中最多可可以包含七级级嵌套函数。。当函数B作为函数A的参数时，函函数B称为第二级函函数。1．3．2Excel2000提供供的