俊铭外贸进出口公司综合性管理制度

外贸进出口股份公司综合性管理制度第一节工作联系制度第二节印章与介绍信管理业务类盖章审批权限表第三节保守公司商业秘密的规定第四节制度执行办法第五节管理体制第六节内部分公司制度第七节关于培育重点客户的指导意见第八节安全管理办法第一节工作联系制度１、各部门应认真做到“三有”，即月初有工作计划，月中有进度检查，月末有总结分析。２、各公司向股份公司的请示、报告及其他工作联系，尽可能采用书面形式。３、各公司重大事项应及时抄报股份公司。４、各公司应积极配合股份公司的各项专题研究工作。５、各公司所有报送的材料统一报送至股份公司办公室文秘组接待员处。接待员整理后送股份公司办公室负责人，股份公司办公室负责人批注意见后转各有关领导。６、各级、各部门副经理、经理助理除完成上级领导、本公司经理交办的及分管的工作外，在经理或部门负责人缺席时行使、承担其岗位职责权利和义务。７、各级领导分派工作，应逐级分派；如需直达分派，应同时告知被分派者的直属上级；例行性且有明确相应岗位的，应按岗分派；特殊性、专业性工作且无明确岗位的，按有利于发挥所长与闲忙结合进行分派。８、股份公司及各公司之间一般应采用工作联系单。第二节印章与介绍信管理一、印章管理１、公章由文书保管。文书不在时，交办公室指定人员保管。合同章、财务章由财务科保管，单证章由各公司指定人员保管。２、任何人不得随身携带公章外出办事。任何印章盖章前必须备有复印件或记录，并需有具体经办人签名和领导签字，做到有据可查。文书在盖章前应仔细审核盖章资料是否经相应权限的领导签字：（１）对外经济担保仅限股份公司法定代表人签字有效，否则一律不予盖章。（２）涉及到公司经济利益和公司声誉的资料，以及以股份公司名义发布的文件资料，盖章前必须经股份公司总经理或其授权委托人审批。（３）业务类盖章签批权限详见《业务类盖章审批权限表》。（４）劳动人事类资料及以股份公司办公室名义下发的所有文件,盖章前须由股份公司办公室负责人签字。（５）严格控制在空白单据上盖章，确需盖章的，由股份公司总经理室签字同意，并做好相应记录。３、文书有权利和义务严格把好印章使用关，与股份公司各子公司有代理进出口业务关系的企业使用印章，应由相应公司的相关业务员亲自办理，并做好记录。４、财务章由财务科按有关规定管理使用，特殊情况需盖财务章时，须经公司领导同意。５、各类印章由股份公司统一刻制，各公司（部门）按规定要求使用，并妥善保管。６、各公司（部门）公章在启用前须经股份公司印鉴留底。有关印章的使用，按股份公司有关规定范围使用。二、介绍信管理１、出差、办事等一般性介绍信，经所在部门负责人同意，经办人在存根上签字证明方可开立。用于特殊需要的介绍信须经股份公司领导同意，并在存根上签字同意。返回后应说明用途，多余的上交文书收回。三、各子公司有关印章与介绍信的使用与管理，按照本规定执行。四、违反本规定，擅自以公司名义使用印章和签发介绍信等文件资料，导致公司商誉或经济损失，按外贸经营风险责任由个人承担。业务类盖章审批权限表编号表格（文件）名称签批人盖章出口业务1商业发票子公司经理室进出口公章2装箱单子公司经理室进出口公章3形式发票子公司经理室进出口公章4办理涉外经贸证明书申请表（产地证）子公司经理室进出口公章5领事认证申办表子公司经理室进出口公章6出口商品厂检报告首页子公司经理室进出口公章7海关出口货物报关单、报检单子公司经理室进出口公章8熏蒸委托声明书子公司经理室进出口公章9出口纺织品标识查验报告单子公司经理室进出口公章10出口信用险出口申报表子公司经理室进出口公章11短期出口信用保险可能损失通知书子公司经理室进出口公章12买方信用限额申请表子公司经理室进出口公章13短期出口信用保险索陪申请书子公司经理室进出口公章14出口信用保险赔款收据及权益转让书子公司经理室进出口公章15中华人民共和国出口许可证申请表子公司经理室进出口公章16更改提单货主通知书子公司经理室进出口公章17更改仓单保函子公司经理室进出口公章18提货委托书子公司经理室进出口公章19提单预借担保子公司经理室进出口公章20货物知识产权状况补充申报单子公司经理室进出口公章21福费廷业务申请书子公司经理室进出口公章22电放保函子公司经理室进出口公章23佣金合同子公司经理室进出口公章24情况说明（单票业务）子公司经理室进出口公章25担保函（正常出口业务20万$以下）子公司经理室进出口公章26货物退运说明子公司经理室进出口公章27出口企业进货退出及索取折让证明单总经理室进出口公章28出口商品退运已补税证明总经理室进出口公章29担保函（正常出口业务20万$以上）总经理室进出口公章30出口收汇核销差额备查担保函总经理室进出口公章31报关委托确认书慈洋公司进出口公章32代理运输协议慈洋公司进出口公章33出口合同凭评审合同章34采购合同凭评审合同章35代理协议凭评审合同章36合同延期、变更申请凭评审合同章进口业务1到货通知子公司经理室进出口公章2进口纺织原料重量、品质鉴定、检验结果单子公司经理室进出口公章3进口货物价格申报单子公司经理室进出口公章4船运单据更换子公司经理室进出口公章5致商检货物描述子公司经理室进出口公章6重要工业品自动进口许可证申请表子公司经理室进出口公章7提单背书子公司经理室进出口公章8提货担保书子公司经理室进出口公章9电放保函（进口）子公司经理室进出口公章10退运申请子公司经理室进出口公章11情况说明（单票）子公司经理室进出口公章12进口付汇核销单（代申报单）子公司经理室进出口公章13进口信用证、托收承兑/付汇情况表子公司经理室进出口公章14进口开证申请书总经理室进出口公章15免收开证保证金申请书总经理室进出口公章16致各银行的有关资料总经理室进出口公章17进口开证付款保证合同总经理室进出口、外贸集团公章18履行到期付款责任的协议总经理室进出口公章19修改信用证总经理室进出口公章20其他各类保函总经理室进出口公章21承兑/付款通知书总经理室进出口公章22进口合同凭评审进出口公章（合同章）23销售合同凭评审进出口公章（合同章）24代理进口协议书凭评审进出口公章（合同章）25合同延期、变更凭评审进出口公章（合同章）其他1补办报关单申请总经理室进出口公章2税务证明总经理室进出口公章3进、来料加工手册有关资料总经理室进出口公章4外派劳务项目说明总经理室进出口公章5参展商报名表/申请表总经理室进出口公章6派遣函总经理室进出口公章7邀请函总经理室进出口公章8宁波市临时因公出国（境）人员出访呈报表总经理室进出口公章9因公出国人员审查表总经理室进出口公章10财产保险出险通知书（兼索赔通知书）总经理室进出口公章11保险财产损失清单总经理室进出口公章12租房协议总经理室进出口公章13其他各类证明总经理室进出口公章14公函总经理室进出口公章15出口退税帐户更改申请书法人代表进出口公章16答辩状法人代表或受托人进出口公章17存款账户开户申请书法人代表进出口公章18银行印鉴卡片法人代表进出口公章19公司名称保留延期申请书法人代表进出口公章20委托书法人代表进出口公章第三节保守公司商业秘密的规定根据公司规章制度及《劳动法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等有关商业秘密保护的法律规定，为增强公司职工的保密意识，保守公司的商业秘密，维护公司利益，特制订本规定。一、商业秘密的定义及范围：本规定中所指的商业秘密是指不为公众所知悉，能为公司带来经济效益，具有实用性的技术信息和经营信息及其他，列为保密范围的资料。它包括：１、有关党和国家的秘密事项；２、有关公司的组织编制、人事档案、分配方案、各级各类未公开会议记录。３、公司的经营策略（包括对外营销策略和意图），机要信息，业务总结，市场调查，发展规划，发展目标；４、管理诀窍，人员配置，组织机构，分配原则；５、出口商品的创汇、收汇、结汇退税、换汇成本及盈亏情况，及进口商品的用汇、付汇、结算方式、盈亏情况等；６、财务报表、分析，会计帐册、凭证等财务材料；７、客户、货源、销售渠道的有关资料，应列档的来往信函、电传、电报、传真、合同、底价成交价格、成交数量、佣金、折扣；８、在业务过程中形成的商品的图纸设计、工时定额、价格、产品技术资料等商业、技术信息资料；９、商品库存数量及对库存商品的处理意图，对外营销策略和意图；１０、

参股、联营、工贸合作厂的参股和营运关系以及产品配方、制作工艺、生产成本，来牌来样生产的许可证和商标、产品认证等资料；１１、

货源收购地或产品销售地，供货能力或需求数量、价格等；１２、

各种程序软件及联网情况，网络系统操作密码。１３、

尚未公开宣判的诉讼案件；１４、

公司已明示保密的其它商业秘密。二、保密办法1、全体职工都是保守公司商业秘密的责任人。职工必须自觉遵守本规定，有下列情节，而给公司造成损失的，将视情节轻重对有关责任人给予党纪政纪处分，直至追究经济和法律责任。（1）

利用公司的经营渠道或盗用公司名义和商标损害公司信誉或经济利益的；（2）

职工在服务期限内或离开公司后3年内，向他人披露或使用公司的商业秘密的；（3）

离开公司的职工，私自藏匿或携走客户、货源单位等有关业务资料，从事有损于公司利益的商品经营活动的。2、经批准同意解除或终止劳动合同，及调离或退休（包括待退休）、辞退的职工，必须在办理有关手续前先接受公司的脱密安排：（1）清点移交本人所经管涉及上述商业秘密的文件、图表、录像和有关资料，并经有关部门负责人接收证明；（2）涉及本人经手的应收未收款和库存商品，须经审计作出妥善处理后方可办理有关手续。（3）书面承诺在离开公司后3年内，不接触公司的客户、货源工厂及销售渠道，不参与同业竞争，不利用公司名义、经营渠道、商业和经济信息等为个人或帮助他人或其它企业谋利。3、已解除、终止劳动合同，离、退休（包括待退休）、辞退的职工中有泄露商业秘密者，按本规定进行处理。1、

发生失密、泄密和窃密事件，应立即向所在公司董事会和有关领导报告，并认真追查处理，情节严重者予以追究法律责任。对于积极维护党和国家秘密的单位和个人，应予表扬和必要奖励。三、保密责任书的签订股份公司正式在编职工均应与公司签订《员工保密责任书》。《员工保密责任书》祥见附件。四、保密守则１、

不该问的秘密，绝对不问；２、

不该说的秘密，绝对不说；３、

不该看的秘密，绝对不看；４、

不该记录的秘密，绝对不记录；５、

不随身携带秘密文件和资料游览公共场所和探亲、访友。五、保密义务1、要妥善保管包含公司商业秘密的各项资料，不对外泄露公司商业秘密；2、不利用公司的商业秘密为自己或他人谋取利益；3、不许可他人使用公司的商业秘密；4、不故意毁损公司的商业秘密。附：员工保密责任书根据公司规章制度及《劳动法》、《反不正当竞争法》等有关商业秘密保护的法律规定，为切实保护公司商业秘密，规范员工行为，现要求：一、员工在公司工作期间开展经营活动所形成的客户名单、销售渠道、采购渠道、价格信息、订单资料以及有关产品的技术资料、工艺、图纸、设计方案、工时定额等各种与公司经营活动有关的经营与技术信息，以及公司其他各项经营活动所产生的上述各项经营与技术信息，均属于公司商业秘密。二、员工承诺对在工作中知晓与掌握的上述商业秘密承担保密义务，做到：1、妥善保管包含公司商业秘密的各项资料，不对外泄露公司商业秘密；2、不利用公司的商业秘密为自己或他人谋取利益；3、不许可他人使用公司的商业秘密；4、不故意毁损公司的商业秘密。三、员工在工作中使用与保管公司有关各项商业秘密资料时，应严格按照公司的保密制度办理。四、员工在劳动合同期满或因故与公司终止或解除劳动关系后，仍应承担对公司商业秘密保密的义务，严格履行本责任书第二条规定的各项保密义务。五、员工在劳动合同期满或因故与公司终止或解除劳动关系离开公司之日起三年内，不得经营原在公司工作时所经营的同类产品，不得接触原在公司工作期间所结识的客户以及货源工厂，不得利用公司名义开展经营活动。六、所有进公司员工必须签订此责任书，若违反以上约定需承担如下违约责任：1、无论在职期间还是离职以后，员工如违反本责任书第二条约定的保密义务，应向公司支付违约金5-10万元，如违约金不足以弥补由此造成的损失的，员工还应对损失进行赔偿。2、员工在职期间违反本责任书约定，故意泄露公司商业秘密的，除承担本条第一款约定的责任外，公司可以随时解除与员工的劳动合同关系或作出其它行政处分。3、员工在离职后，违反本责任书第五条约定，应向公司偿付违约金不少于10万元，如给公司造成损失的，对超过违约金部分的损失，员工还应承担赔偿责任。责任人：年月日第四节制度执行办法按照有利于改善工作质量、服务质量，有利于提高工作效率的原则，切实维护制度的严肃性，特制定本办法。一、制度执行适用范围各子公司（直属部门）二、制度执行依据1、

管理制度汇编；2、

ISO9001质量体系文件；3、

公司根据管理需要新出台的修正文件与管理规章；4、

各单位自行制订并已经股份公司备案的各类制度细则与规章。三、制度考核办法1、

各子公司每季对本公司的制度执行情况进行自查，以确保本公司严格执行各类规章制度；2、

由股份公司抽调办公室、财务骨干人员组成若干考核小组。每一小组2-5人，每小组落实执行人，对各项制度进行跟踪检查，从量化考核出发实行打分制。按季对各单位进行考评。3、

考评采用计分形式。考评分业务管理、财务管理、人事管理、行政管理四项内容。每项占25分，总分100分。4、

股份公司办公室每季度对各子公司的考评结果进行汇总，年终总评，并及时向各子公司进行反馈。5、

各单位制度执行情况考评分与经营管理先进单位评选、公司年度奖金发放及公司负责人奖金挂钩。6、

任何有违反制度的行为必须做好记录和上报，填报人和责任人有任何瞒报和弄虚作假的，将按违反制度规定追究责任。四、计分原则1、

每一项100分制。2、

计分原则：优秀90分以上；好：85-90分；较好：80-85分；工作完成：80分左右；基本完成：60-80分；差：20-60分；极差：0-20分。第五节管理体制一、为加强管理，充分调动所属企业的主观能动性和工作积极性，进一步使责、权、利、绩相对应，制订本管理体制模式。二、股份公司与所属企业之间采用“集中决策，独立经营”的事业部模式。三、各公司集中精力搞好市场开拓和生产管理，搞好成本控制，努力成为股份公司的利润中心。四、股份公司负责搞好统筹规划、目标计划、资产经营、融资、投资、财务、审计监察和人事等的统一管理，成为全公司的投资决策中心。五、股份公司与子公司、自属企业管理体制按照《公司法》执行。股份公司与各下属企业通过资产纽带关系，用法人治理结构解决管理问题。股份公司对控股企业实行指令性管理制度，对未控股企业实行指导性管理。股份公司所有下属企业可在股份公司的政策框架下出台各项管理制度，报股份公司备案。在未出台本公司制度之前，遵照股份公司制度执行。六、股份公司对各公司采用总体控制，分级设置，以绩定级，按级考核的管理办法。第六节内部分公司制度一、为发挥股份公司总体优势，充分调动各子公司业务员的主观能动性和工作积极性，广泛开展工客贸合作，特制订本制度。二、内部登记公司按“商品、国别、功能”原则，由发起人所在子公司或行业对口的子公司管理和考核。三、内部登记的具体程序如下：１、业务员先向所在公司提交书面申请报告，经所在公司经理办公会议集体讨论，提出意见。２、股份公司办公室根据业务员提交的书面申请报告及子公司经理办公会议意见，对有关书面材料进行预核，报股份公司总经理批准。３、业务员根据股份公司总经理的批准文件，建立内部登记公司法人治理机构，并在所在子公司（或行业归口单位）财务设立单独核算帐户。注册资金全额按时到位后，公司即告成立。六、设立股份公司内部登记公司需提交以下书面资料：１、关于设立股份公司内部登记公司的申请报告。２、子公司意见。３、股东详细出资清单。4、首次股东会议纪要（附董事会、监事会、经理、财务负责人名单）。以上资料一式三份，一份留业务员原公司，一份留新公司，一份留股份公司办公室备案。七、股份公司内部登记公司一般应在5人以上，注册资本必须在100万元以上，以现金投入。八、股份公司内部登记公司必须承认股份公司章程，履行股份公司制订各项规章制度。九、内部登记公司如因特殊情况发生股权转让与变更，按《公司法》及股份公司有关文件精神执行。公司变更或股权转让时，需报股份公司总经理批准。十、内部登记公司营业期限、经营范围、风险责任、收益分配、亏损承担等问题由出资各方共同商议，并在股东会或董事会上确定。十一、内部登记公司的财务核算根据国家颁布的《会计准则》和股份公司制订的有关财务制度执行。十二、内部登记公司营业期限届满或合并分立时，由子公司提出意见报股份公司总经理批准后，各方派员成立清算小组会同股份公司有关部门共同处理公司相关事宜。十三、内部登记公司因经营不当造成严重亏损时，发起人应向所在子公司或归口管理单位递交书面申请报告，股份公司总经理批准后，由所在子公司或归口管理单位成立清算小组，对公司进行清算，并由出资各方按出资比例承担亏损责任。十四、内部登记的分公司根据经营规模、效益等情况达到500万美元规模时，经分公司申请，可办理正式工商注册登记手续。十五、本办法由股份公司办公室负责解释。第七节关于培育重点客户的指导意见为全面强化企业的国际竞争能力，集中股份公司及各子公司的优势资源，重点扶持一批稳固的、合作前景良好的大客户，促进外贸业务持续、稳定发展,特制定本意见。一、

重点客户的确定（一）重点客户的标准（指自营）１、年销售额在100万美元以上的客户。２、近三年累计销售300万美元以上，发展前景良好的客户。３、客户及其经营的产品在国际市场上有较好知名度和竞争力，发展前景良好，两年内能够达到年销售100万美元的客户或公司认为需要重点合作的客户。（二）重点客户的认定方法由各子公司根据（一）的标准，确定重点客户的名单，报股份公司认定，并列入重点客户档案。二、对重点客户的相关措施１、出国拜访特办。对重点客户的出国拜访鼓励一年内多次往返，只要业务需要，可申请多次出国。有条件的，在护照及签证方面尽量予以协助，提供方便。股份公司或子公司领导实行定期拜访。２、客户资信调查免费。为对重点客户实行动态管理，全面掌握重点客户的变化情况，由所在子公司申请，股份公司出资定期（一般为每年一次）对客户进行资信调查。需出口信用保险的，由股份公司职能部门重点办理，并以最低标准收费。３、配额分配优先。股份公司的配额优先分配给各重点客户，分配的配额以成本价收取费用，以促进重点客户更大的发展。４、人员配备优化。对每一重点客户除业务经理以外，可以配备若干名业务员、业务助手、验货员、产品设计人员等。股份公司和子公司在人员招聘录用以及实习培训方面予以优先安排和保证。５、工客贸合作。倡导设立客贸合作或工客货合作的分公司，只要符合导向，有利发展，在合作形式、股份结构、股权设置、注册登记方面予以鼓励和优先考虑。鼓励分公司兼客户在国内的办事处，分公司经理兼办事处负责人。鼓励分公司人员去境外客户处办公。鼓励派员到国外与客户采取多种形式的合作。在设置条件及手续办理方面予以优先考虑。６、品牌营销。重点客户定牌商标，以进出口股份有限公司名义在国内注册，奖励1万元人民币。进出口股份有限公司自主商标销售给重点客户的，每美元补贴0.02元人民币。７、货源及样品服务。重点客户在货源开拓，新产品开发和商品采购上，要利用股份公司及子公司的货源优势，予以必要的保证和服务。８、资金安排。在符合ISO9001业务操作规程和风险控制前提下，优先安排流动资金，以保证重点客户的业务。９、设立重点客户发展基金。各子公司根据实际需要按适当的比例提留重点客户发展基金，专项用于该客户新产品开发或其他业务的拓展。１０、

物流。对重点客户的出口货物从配载出运、保险以及各种单据审核流转，股份公司职能部门（公司）予以重点服务，确保物流通畅。１１、

股份公司领导接待。重点客户来股份公司拜访，洽谈业务，由股份公司领导优先安排时间进行接待。１２、

协助完善重点客户档案。对重点客户的档案建设，在必要时以邀请股份公司办的同志协助办理。第八节安全管理办法一、安全工作１、办公区域内禁止吸烟。２、经常进行安全教育，增强安全防范意识，做好自我保护，落实防盗、防火措施，正确处置各种突发事件。3、保安、大堂接待员要严格按有关巡查、来客登记规定，阻止可疑人员进入大厦区域。4、注意防盗、防火，下班前认真检查，做到人走门关窗闭，除必须用电的设备外应做到人走电断，切实清除事故隐患。5、勿使用取暖器等，以防线路过载，引起火灾。电工每月的大厦电器线路检查不少于一次。6、发现事故苗头，必须立即查找处理并及时报告有关部门，把事故消灭在萌芽状态。7、严禁非股份公司职工在下班时间独自进入工作场所。8、拾到钱、物一律交保安部门查寻。二、火警处置每位员工都应熟记火警电话、信号及报警办法，熟记安全通道及出口位置，熟悉疏散方案，熟悉出现火警时的处置程序，熟悉灭火器具的使用方法，在灭火过程中听从消防中心（值班室）的指挥。如发现火警，无论大小，必须采取如下措施：保持镇静，切不可惊慌失措。就近呼唤同事援助。通知消防中心（值班室）或119报警，清楚地告知火警点、燃烧物质、火势情况及本人姓名，并报告总经理及有关人员。设法切断电源，利用就近的灭火器材进行灭火。切勿搭乘电梯，须走安全通道（楼梯）。火灾发生时，关闭门窗，减少空气流通，避免火势漫延。确认火势无法控制，应迅速撤出到安全区域。三、疏散办法１、遇紧急情况，各单位领导和安全员要坚守岗位，沉着冷静地做好人员疏散的指挥和引导。２、当收到报警信号，配电间值班员要切断电源。出现火警时，不准乘座电梯。３、大厦内，东区人员从乙楼梯安全通道（厕所东侧）疏散，西区人员从甲楼梯安全通道（电梯西侧）疏散。４、收到报警信号后，应从安全通道迅速撤离大楼，不要在安全通道内驻足观望，以免拥挤阻塞，造成不必要的伤亡。５、疏散地域：在大楼西侧空地。６、人员疏散后，要尽力组织救助并做好善后工作，努力把损失减小到最低程度。四、意外事故１、如遇意外事故