中小型企业采购流程优化分析

中小型企业采购流程优化分析一一以D公司为例作者：贺丽花来源：《现代经济信息》2017年第18期摘要：采购是一种经济活动，一方面，通过采购获取资源，保证了企业正常生产的顺利进行；另一方面，在采购过程中，也会发生各种费用。要使经济效益实现最大化，关键就是要实现科学采购。通过对D公司的分析，了解到公司的采购管理工作较为薄弱和不到位。本文将运用有关理论知识，结合企业的具体情况，并借鉴相关案例剖析，对采购流程进行优化分析，有利于提高该公司以及同类型公司的管理水平，降低成本，提高市场竞争力。关键词：采购管理；优化；分析中图分类号：F271文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)027-0030-02一、刖言采购管理的作用采购管理在公司管理中的重要性主要体现在成本控制和提高效率两个方面。企业要降低成本、获取利润就必须提高采购管理水平。另外，有效的采购管理关系到整个企业运营的效率，采购部门的有效运作将直接影响到其他部门。如今很多公司的采购部门都把本公司的其他部门当做自己的客户，着重提高自身的效率和利益，提升公司的运营水平。总而言之，采购是公司管理的重点，是企业获得利润的主要来源，也是提高公司竞争优势的渠道之一。伴随经济全球化和信息一体化的迅速发展，采购管理工作的地位也将进一步提高。采购管理在企业中的重要性分析采购是物流活动的起点。企业依托有效的手段把控采购管理环节，选择恰当的采购方式和采购数量，确保以有限的资金及时开展公司日常的经营活动，在降低成本、提高经营质量等方面发挥着重要作用。采购成本是公司重点把控的经营成本。对大型制造企业来说，采购成本正常情况下占总生产成本的65%，因此采购成本直接关系到公司产品的定价和利润，健全的采购制度将促进企业管理水平的提升，有利于提高公司的竞争力。同时，科学的采购对降低经营风险也有着重要的作用，在降低生产成本的同时也保证着产品的质量。另外，采购还可以保障资金的有效利用，从而有效的开展生产经营活动。现如今网络技术和经济全球化发展迅速，全球经济运行形式和流通形式发生了巨大的改变，企业的采购形式也跟随不断优化。各生产商从供应商处采购原材料并且获得市场信息，单一的采购模式已经发展成供应链上的采购。在整个供应链系统中，供应链各节点之间的联系进一步加强，企业运营成本降低，竞争力大大提高。3.采购流程的风险分析公司在采购管理方面普遍存在的风险归纳如下:采购计划不合理，市场预估不准确，产生库存积压或短缺等问题，从而导致资源浪费或生产停滞不前。供应商拣选不合格，采购方法不正确，审核过程不规范，可能会出现采购的货物价格高质量低、徇私舞弊等行为。(3)采购货物检验不严格，付款流程不规范，可能会使资金及信誉受损。从实际来讲，这些风险的确是大部分企业在采购管理中所面临的。然而在日常工作中，公司在采购过程中所面临的风险远不止这三种。在采购过程中，每个环节都面临着风险。正常企业的采购大体包含了解生产计划、制定采购计划、申购、拣选供应商、确认合同、跟踪物流、验货、付款等环节。在这些环节中，不论是哪个环节出现漏洞，都可能给公司带来损失。采购部门作为公司与供应商联系的中间人，不但要防范采购风险，更要从公司的整体发展角度出发，使整个公司的利润最大化、成本最低、风险最小，也为了更好地整合公司内部的管理。二、D公司采购现状分析采购流程现状分析D公司的采购流程为：第一，申购核对申购单内容；2.确认合同信息；3.附上采购流程单，财务签字，合同盖章；4.申购单、合同扫描存档；5.合同回传给供应商、联系发货第二，收货1.清单货物数量、核对型号；2.询问是否有特殊储藏需求；3.联系申购人取货。地三，付款1.货到付款：按照发票金额填写付款申请单；填写发票号码；蒋签字后的付款申请单、申购单合同、发票一并交给财务。2.预付款：按合同金额填写付款申请单；蒋签字后的付款申请单、申购单合同、发票一并交给财务；财务付款后蒋收货信息及开票资料发送给供应商跟踪货物。以上是采购流程的理想状态，现实际情况并不理想。物品申购：一般实验的试剂耗材不会留有过多的库存，主要考虑到试剂存放的特殊性，所以对采购计划要求较高，而采购计划的编制需要研发人员的配合。而现状分为两种，一是研发人员会在一些固定供应商处先订货后补物品申购单，当采购人员拿到申购单时，货物可能已经在使用了，而实际上还没有合同，虽然是固定供应商，但是一旦试剂质量或者运输出现问题，就很难判定是谁的责任。二是一提交物品申购单要求3-5内必须到货。这样一来，采购人员没有一定的缓冲时间来采购货物，如货期很长，试剂无法短时间内到货则需要另寻供应商，无法保证物品质量。如果仍然无法立即采购货物的话，则会导致实验暂停甚至失败。付款问题：付款申请需要涉及到的部门负责人签字，只要有一个负责人有事外出不在公司，那么这笔付款单就无法拿到财务处付款。除非是非常紧急的情况下可以找总经理代签，但这并不能解决常态下无法签字的问题。再者，将付款单提交给财务后，财务也会因为账期、流动资金等原因延迟付款，或者说等你催了再付款。如果是预付款，货款不付货物迟迟未到，一般只有研发人员来催才会发现款项还没有付，而这个时候可能实验已经暂停了，从而导致不必要的损失。如果是货到付款，公司货已经收到并且投入使用了，而货款一直未付。正常合同上是规定货到两周内付全款的，这样不但会违背合同进行赔偿，还不利于维护与供应商之间稳定的合作关系。三、 采购流程存在问题分析缺少相应的采购计划采购的第一步是要制定采购计划，合理的采购量和时间直接影响公司的生产。目前，公司研发部门采购的试剂耗材，大部分材料是少数品种和杂项，采购的时间要求广泛，质量要求高。更何况，研发部是公司最核心的部门，也是盈利的最主要来源，因此，制定一个正确的采购计划对公司的药物研发有着很大的影响。但目前公司没有编制采购计划，作为研发企业，实验试剂耗材存放保管有一定的特殊性，所以公司基本上是零库存的。每个月研发部门负责人会制定总的实验项目，从而将实验落实到每周、每天。没有采购计划采购人员就无法预先采购，所有的采购只有等申购人提交物品申购单后开始进行。所以公司货物采购只有等到申购人提出申请才开始进行，没有事先的准备工作，采购人员很难把控整个采购流程。供应商管理欠缺供应商的选择供应商的选择是采购中非常重要的环节，D公司面临货物问题时才挑选供应商，不仅浪费了人力、物力，还无法及时找到资质达标的供应商。即使找到一个合适的供应商，因为没有缓冲时间来审查供应商的质量，往往导致供应商提供的试剂耗材不能满足研究项目的需要，甚至导致实验失败。供应商管理欠缺公司对供应商的管理欠缺，没有相应的管理体系、管理方法。但是不同供应商所提供的试剂耗材对公司研发项目的重要程度不尽相同，所以各个供应商有着不同的担当。一般研发仪器采购资金都是比较大的，而且公司要进行仪器采购的话都是和国内一级代理合作的。而一些试剂耗材的供应厂家，不是纯进口的话，便宜的试剂有时候只要几百块钱。所以这中间相差的采购金额是巨大的，而合作关系也是不同的。如果对所有的供应商都保持相同的态度，不但会引起VIP供应商的不满，还会造成资金与资源的浪费。采购部门相对独立，影响流程的协调性采购部门相对独立，部门间交流不够，形成一种单方面信息传递的现象，造成信息传递的滞后、不透明性。各部门对接的工作没有明确，也没有相应的约束力，造成对接的工作达不到或者出现问题，出现相互推卸责任的现象，部门之间或者对接人员之间容易形成矛盾与不满。这种不满如果没有得到及时有效的解决，容易导致员工之间的隔阂。每周部门负责人会开例会，讨论本周的工作安排。而日常的部门人员沟通仅限于公司不定时召开的全员会议，而全员会议一般都是讨论公司的流程制定、部门设立等一些大方向性的事情，员工间的交流基本也是针对会议内容开展的，自身的交流很少。除此之外，各部门人员基本无交流。四、 采购流程改善建议1.编制详细的采购需求以及采购计划制定采购计划是为了协助采购部的实际采购工作，保证公司的顺利发展，合理使用资金，提高公司的经营效率。采购计划需要了解和评估材料需求情况、建立健全的采购申请制度、制定临时采购计划，对于这三个方面进行安排，这样不仅可以降低库存，还能满足企业的正常运转需求。了解和评估材料需求情况采购最关键的是要依据公司的研发需要。因此，编制采购计划的第一步是要确定总的研发计划。知道特殊试剂耗材的采购周期，了解现有试剂的存放时限。根据研发部安排的项目计划，制定采购计划表，这样才更实际有效。建立健全采购申请制度建立健全的采购申请制度是规范采购工作及优化采购流程必不可少的。对采购而言，可分为两种形式，一是正常情况下的采购，二是非正常情况下的采购。第一，正常情况下的采购正常情况下的采购，就是依据公司的研发顺序和进度，接到采购申请进行的采购。此类的采购申请应由申请人或者部门提出申请并提交所在部门及与计划相关的部门主管审核后，交由采购部，采购部要按照已审批的采购申请，参照库存、采购的难易程度制定相应的采购计划，由专员负责采购。程序虽然复杂，但是这样可以使公司的采购活动变的公开化以及专业化。第二，非正常情况下的采购非正常情况下的采购是指加急的订单或者因事先计划不详等其他原因需要的紧急采购。这样的采购申请按照急事先办的原则，直接由申购部门将所需要的材料上交采购部，经采购部门负责人审批后直接进行采购。这样做更能提高采购的效率及水平，不拖延公司的研发进度。制定临时采购计划由于生产调整或者其它原因变动不仅要制定年度采购计划，还要制定临时采购计划。临时采购计划不需要那么规范，它主要的作用是确保采购的灵活性。通过制定临时采购计划，确保研发项目的顺利进行。供应商管理采购不仅是物资的采购，还包含对供应商的判断和选择。选择供应商的前提是供应商的资质达标，即供应商通过国家的质量体系考核认证以及公司自身的审核标准，这是首要的。同时要对供应商进行分层，主要分为重点供应商和一般供应商两大类别，同时每年应该对所有供应商的供应货物情况，如质量，价格，交货期和客户服务进行评估，剔除不合格供应商。加强各部门采购流程的协调性(1)提倡沟通文化，建立沟通机制要鼓励员工主动和上级沟通，同时各部门主管、行政管理人员也应该改变工作方式，提倡体验流动工作，积极主动的了解各部门的工作情况。遇到问题要及时与其他部门及员工沟通，在初期将问题解决，尽可能将损失控制在最低。良好的沟通与协调是提升公司运作效率的关键，也建议公司更加注重拓宽内部沟通渠道与协调机制。(2)明确各部门的职责范围，整合各部门目标以各部门自身规划的工作内容为前提，制定出一套包括公司各部门在内的工作流程。这样，每一个员工都了解自己在公司内部的位置。目前公司要求每天上传当天的工作日志，并且每周安排下周的工作计划。公司可以定期开展交流总结会，每个人先总结自己的工作并阐述自己身上的任务，然后其他的人员针对存在的问题提出建议，有则改之无则加勉。只有在分清各部门职责的情况下，才能清楚该部门应该做出哪些调整，从而更好地规划自己部门的工作。五、结语采购工作是公司日常运作所不可或缺的重要环节，是公司控制成本的重点。公司通过实施有效的计划和管理采购活动，制定合理的采购流程，以确保经营活动的有效开展。通过对D公司的调研，了解到该公司的采购管理工作比较薄弱和不到位。此篇论文查询了相关理论知识及D公司内部资料，结合调研过程中了解的公司存在的具体问题，并且借鉴相关案例分析，对公司的采购流程现状进行分析，提出改善及优化建议，希望有助于