-办公写作(中级)课件

办公写作(中级)---通用.部门基本目录

第一章办公写作基础

1.1办公写作的用途 1.2办公写作的步骤1.3邮件最常出现的错误

第二章常见办公公文

2.1会议纪要2.2工作汇报

1.1办公写作的用途解决问题阐述事件引申出的状况读者就这个状况而产生的问题结论汇报工作发布公告介绍公司、产品确定协议内容……一、准备阶段---了解你的读者你的读者是谁？他们的身份？对观点是否认可？对他有何好处？1.2办公写作的步骤一、准备阶段---了解你的读者我们部门刚完成一个新的网上请假系统，将于11月1日上线，以取缔现在的休假申请表格。我们投放了很多资源来设计这个网上系统，也做了多次修改以达到最佳效果。请大家从11月开始使用这个新系统提交休假申请。我们部门刚完成一个新的网上请假系统，让大家能更省时间，也更快捷地提交您的休假申请。这个系统将于11月1日正式运作，以取缔现在的休假申请表格。请大家从11月开始使用这个新系统提交休假申请。个人思考：以下两个案例的区别在哪里？如何换位思考？案例对比：1.2办公写作的步骤What’sinitforme?对我有什么好处？一、准备阶段---整理你的逻辑

人一次能够理解的信息或概念的数量是有限的，大脑容易记住的是1—3个项目。当大脑发现需处理的项目超过4个时，就会开始将其归类到不同的逻辑范畴中，以便记忆和分析。示例：快速记住以下物品，如何表达，让别人记住？葡萄牛奶土豆鸡蛋胡萝卜橘子咸鸭蛋苹果酸奶黄瓜1.2办公写作的步骤一、准备阶段---整理你的逻辑

找出逻辑关系，抽象概括牛奶鸡蛋咸鸭蛋酸奶蛋奶产品葡萄橘子苹果水果土豆胡萝卜黄瓜蔬菜1.2办公写作的步骤按照以下原则检查公文的结构：1、公文中任一层次上的思想必须是对其下一层思想的总结概括。2、每层中的思想必须属于同一逻辑范畴。3、每组中的思想必须按照逻辑顺序组织。

从结论出发，自上而下的表达，逐层建立金字塔结构。将文章的句子按照某种逻辑顺序组成段落，然后将段落组成章节，最后将章节组成完整的文章，而代表整篇文章的则是金字塔最顶端的一个思想。二、书写阶段---整理公文的结构1.2办公写作的步骤电邮提炼或改写标题以反映邮件内容；转发前检查有无敏感内容，不要滥用抄送；内容过多，在附件中阐述；不要冲动，利用“24小时原则”PPT每张PPT集中阐述一个重点；利用标题加强重点；字体、颜色使用清晰，也要让人看得舒服；图表表达要简洁清楚；运用箭头、标示等带领读者跟随你的逻辑；标题的运用表明公文的主旨及重要程度；使用副标题；重视内容的显现首段能引起看下去的兴趣；分点分段描述；清楚表明你需要对方有何行动使用粗体或下划线强调重点；字体和格式统一；不要过度运用粗体、感叹号；用语礼貌客气、换拉思考特殊文体的注意事项：公文内容书写的注意事项：二、书写阶段---整理公文的内容1.2办公写作的步骤1.3邮件最常出现的错误1、主旨不明：包括不礼貌、不明确两种无法接受你的建议（不礼貌）；大事发生了，请你立刻回复（不明确）2、措辞不当难道你没有收到？需要我再次提醒你吗？；你说你有附件，为何我没收到？3、不合礼仪限3天内交出报表4、客套过度诚心的邀请，不知道有没有这个荣幸可以……5、双重否定造成困扰我不能接受没有授权的申请书6、语音含糊请尽快给我……；如果你可以的话，在周三之前给我……7、形容太抽象给我一份完整的报告8、过多问句不知你是否可以给我那份报价？报价是通用的吗？9、内容太多情绪叙述我其实很信任你，但是不敢相信你答应要给我的数据竟不给我，害我企划书做不完，客户对我抱怨，老板也指责我……目录

第一章办公写作基础

1.1办公写作的用途 1.2办公写作的步骤1.3邮件最常出现的错误

第二章常见办公公文

2.1会议纪要2.2工作汇报

2.1会议纪要---会议纪要不是会议记录一、会议纪要的概念会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。二、会议纪要的内容1、标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成；2、正文。包括前言、主体、结尾三项内容；前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题；主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚；结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束；3、落款，包括署名和时间两项内容。

2.1会议纪要---会议纪要不是会议记录三、会议纪要的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。

2.2工作汇报一、工作汇报的概念把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。二、工作汇报的内容

1、工作汇报必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2、成绩和缺点。这是汇报的中心。汇报的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。