物资采购管理制度供应商开发、购置申请、采购合同管理

物资采购管理制度第一章总则第一条为保证南京XX健康科技有限公司（以下简称公司）各项工作的顺利进行，即时准确地提供产品、包材、原料等，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各项产品的采购工作，凡涉及产品的采购工作事项的部门及员工应遵照执行。第三条采购工作是指公司产品、包材等物资供应，及与之相关的其他工作，囊括但不限于：新产品调研，质量及供应商确认，签署合同，产品备案，包材印刷，下达产品订单，包材及产品的储运，产品质量反馈与协调，付款与回收发票等工作。第二章职责及工作范围第四条采购部职责及工作范围（一）负责公司新产品市场调研，供应商开发，成本控制；签署产品合同，索取供应商资质、产品基本信息、产品合格报告；制定物料采购计划、采购订单；完备包装材料及产成品的库存管理；提出付款申请，回收税票，定期与供应商核关于账目。（二）协助条形码申请、代工产品的备案。（三）跟踪供应商生产进程，加强质量控制及质量问题处理，（四）协助相关部门做好产品装量测试，包装设计，包装材质选择，资料存档。第五条其他部门职责及工作范围（一）市场管理中心负责提出新产品需求计划，样本质量确认，包装样式、尺寸、规格及材质确认，负责新产品的包装设计。（二）市场管理中心各事业部负责提出常规品种的采购申请，组织相关单位做好产成品的接受、仓储管理以及质量的验收及问题反馈。（三）财务部负责款项支出、发票入账审核。第三章采购流程第六条本流程审批应经过网络审批或纸制文件审批方式执行。第七条产品确认市场管理中心提出新品申请确认单，标明品牌，销售渠道，预计装量规格、包装样式、参照的同类竞品等信息，经总裁审批后转采购部进行供应商开发工作。第八条供应商开发管理（一）新产品市场调研及供应商确认：原则上三家以上供应商比关于产品质量和价格，由采购部提供三家以上的待选产品，经相关事业部确认产品质量，采购部根据质量和洽谈价格确认意向供应商，并且经过质量部门审核后确认为定点供应商，采购部应从批准的定点供应商采购。确因实际原因不能提供三家意向供应商的，可定向采购。1、契合定向采购的条件：（1）独家供应商（2）新品采购周期短（3）产品质量无可比性（4）特有配方产品2、定向采购的原则：（1）需从市场管理中心或相关事业部指定的同类竞品生产企业购进。（2）比关于该企业产品的销售价格与报价的合理性。第九条成本利润分析管理（一）新品规格及包装样式确定新品规格及包装样式由各事业部确认，包装材质及尺寸由采购部确定。确认时应充分考虑到新品调研实际情况、产品特性、营销手段、市场定位等内容。（二）成品及包材的最低起订量确定采购部提供供应商的基本信息，囊括初步成本，最低起订量。（三）成本利润分析新产品报价及成本利润核算由采购部与财务部、市场管理中心或相关事业部共通进行，分析产品相关数据确认可行后，由采购部上报总裁审批后确认。第十条购置申请管理（一）购置申请是指各事业部提交给公司的生产经营所需的产品，经审批后方可执行的请示，内容应囊括：品种名称、数量、规格、等级、库存等。各事业部可按季度/月度下达购置申请。（二）购置申请审批:产品购置申请由相关事业部提交，包材购置申请由采购部提交，财务部提供库存销量等相关数据，并且提出审核意见后，报总裁批准后转采购部执行。第十一条采购调研审批详细调研结果应附加盖公章的报价单，价格构成应包含产品、发票、运费、加工费、外包装等。采购部将该调研及建议选用供应商上报采购负责人审批，涉及金额较大或特殊情况须经总裁审批后执行。新产品应附成本利润分析情况，包材调研需标明印刷版费，以及版费返还条款。第十二条采购合同管理（一）合同的起草：1、合同由采购部负责起草，经法律部门及采购负责人批复后形成统一模板的格式合同，采购时以产品订单形式下达给供应商，产品订单是合同的组成部分。一切类别采购合同的模板，每一年由法律部门统一修订，采购部按标准模板签署格式合同；供应商提供的格式合同为非格式合同。2、合同应注明细节内容，明确产品规格，包装样式，所需包装材料材质，产品保质期，仓储条件，供货周期，质量标准，责任赔偿等相关信息。（二）合同的编号原则：购货合同依照采购项目分类编号，编号原则为：公司缩写+年+品种代号+序号。品种代号：包材1，中药饮片及花茶2、坚果及其他食品3，其他4，序号：第几个合同。举例：（三）合同分类：按执行时间分为长期合同与单次合同两类：（1）长期合同：囊括全年合同、半年合同、季度合同，这类产品合同契合销售有规律、质量稳定、价格占优势的特征。（2）单次合同：当次合作当次签署合同，主要适用于用量小，价格变化快或受其他因素影响较大，及其他低值易耗品的合同。（四）合同审批流程：合同由采购部签署，质量部审核相关质量条款，提交采购负责人审批；补充协议及价格、付款方式条款与调研报告有变动的，应由采购负责人审批，其他重要条款有变动的，应有法律部门审批；重要的非格式合同应由法律部门审批；市场调研已批复的单次合同及产品订单，由采购部经理审批后签署。一切合同抄送财务部。第十三条包装的设计与印刷管理（一）包装设计稿件基本内容确定：采购部提供包装设计中所需的尺寸，产品文字信息，相关参数，应根据确认的装量规格，测试包材尺寸的合理性；行政部提供包装上需要印刷的条形码，二维码等信息，确保在包装印刷设计前完成；质量部应关于产品文字信息，相关参数进行审核和校准；市场管理中心或相关事业部提供设计稿件，在设计进程中应充分考虑供应商提出的合理要求和合理化建议。（二）包装设计稿件基本内容的审批：设计稿件应由总裁审批经过后执行印刷程序。（三）包装印刷稿件确认：1、包装印刷稿件确认进程是与包装印刷企业勾通的进程，是将设计稿件实现为产品的进程。印刷稿件的校关于，技术关于接和设计调整由市场管理中心与印刷品供应商确认。首次印刷的新产品应打小样，确因实际情况或费用等原因不能打样的，印刷时由市场管理中心以电子设计稿，或现场确认为准。2、包装材料正式印刷前，印刷厂应提供可满足产品加工企业的试机数量，以验证包装材料与产品加工企业设备的契合性。（四）每批新印刷的包装材料应由印刷厂家及市场管理中心、采购部诀别留样。第十四条物料采购入库及验收管理（一）物料入库及验收管理：1、采购周期应满足加工周期时限的约定。确因实际情况需要缩短供货周期，或因计划量大无法实现的，采购部应与供应商充分协商，分批发货，仍不能保证即时供应的，应即时通知相关事业部作出调整。2、供应商发货前填制《物料随货同行单》与物料同行。发货日期确认后，采购部通知相关事业部或收货供应商预计到货时间。3、物料到达仓库后，仓库管理员应即时关于物料的数量、包装、外观等进行验收。经初检，如物料外物流箱损坏等事项应即时通知采购部，由采购部与发货供应商勾通协商确认后收货。收货方应在《物料随货同行单》上签字并且反馈给采购部，采购部凭《物料随货同行单》与发货供应商核关于往来帐，并且办理相关流程。相关事业部应定期将《物料随货同行单》整理邮寄给财务部。4、相关事业部及供应商应按规则抽取物料样本邮寄至质量部，物料经质量部验收合格后，出具质量验收合格报告。相关事业部及供应商根据合格报告方可销售，待验或不合格产品不得生产或销售。质量部全面负责产品质量验收工作，具体条款参见相关验收制度。（二）不合格产品确认及处理产品经质量部提供试验结果，抄送采购部及相关事业部，如不能达到标准，可进行复检。复检仍不合格的，应由采购部、质量部与供应商勾通后确认，让步接受或退换货。关于退换货意见达成一致的，由采购部组织退货及合格货物发送；达不成一致的，按合同送达第三方试验。第十五条发票入帐及付款管理（一）发票入帐管理：采购部根据《物料随货同行单》和质量验收合格报告、合同约定的单价等核关于无误后，通知供应商开具发票。收到发票后采购部核关于单价、数量、发票类型是否契合要求，核关于后转财务部门入账。财务部门复核，相符后按财务管理制定入账，否则不得入账。发票流转进程中应有明确记录。（二）付款管理：1、采购内勤提请付款申请，付款申请单要标明品种、数量、单价、总金额、到货周期、约定的付款周期、收款单位等；如需预付款的，付款申请单除标注以上内容外，还需标明预付款比例、预付款金额；有付款账期的供应商，发票入账后采购部方可根据合同约定填写付款申请单付款。2、采购内勤提请付款申请，由采购经办人，采购经理审批后提请采购负责人审批，经财务审核无误后，经总裁审批方可付款。3、往来账核关于：采购部每个季度与供应商核关于货款往来账目。核关于手续采购部和财务部留存。第十六条采购报表管理（一）台账与报表管理1、应建立采购台账（包材和成品），并且作好日常维持，做到数据完整准确。2、应建立包材库存台账，并且作到定期与供应商核关于，关于合理损耗范围之外的损失即时查