141020现场项目资料管理制度

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------项目现场资料管理制度（电脑资料和纸质资料）一．总则为规范公司各项目部的工程项目文件管理，防范与控制合同风险，有效地管理和利用文件，维护公司的合法权益，特制定本制度。二．项目资料的定义及范围2.1基本的项目资料是指在整个项目,从招标、投标到工程开工过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的招标文件、投标文件、项目合同、设计、采购、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。2.2基本的项目资料管理范围招投标资料管理范围招标资料：标书制作（标书制作过程中产生的资料）、投标情况、招标基本文件（项目招标的基本文件和技术标）、现场地质水文报告等所有纸质文件和电子版文件。投标资料：投标文件，即：法律文件、设计说明、工艺流程图、详细设备清单、设备技术参数、经济标书等。（包括纸质文件和电子版文件）项目合同资料管理范围合同是指在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件：经营类：招投标合同、合作协议、保险合同、租赁协议等。购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。工程类：项目合同、项目合同延期文件、分包商合同、工程分包协议等。人事类：员工正式合同、员工合同延期文件、员工服务合同等。----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------法律类：法人代表委托书、授权书、公司成立文件等。其他具备合同性质的文件。往来文件料管理范围项目现场的往来文件主要包括与业主、监理、分包商、公司总部和其他往来文件。文件应按收发的月份分类。发出文件：包括所有从项目现场发出的文件。业主发来文件：包括所有业主发来的文件。监理发来文件：包括所有监理发来的文件。分包商：包括所有分包商发来的文件。按不同的分包商进行文件夹分类。公司总部：包括所有公司总部发来的文件。其他往来文件：其他不好分类的往来文件。设计院资料管理范围设计院提供的资料主要包括图纸、设计方案、设计说明、计算书等资料。采购及物资信息资料管理范围采购申请、采购计划过程：采购申请单、采购计划；合同签订过程文件资料：采购情况说明、比价情况汇总、报价资料等；合同执行过程文件：验收报告、问题投诉、问题解决过程及结果等；供方信息：供方资质文件、评审记录、情况反馈、价格表（电子文档、价格手册等）、产品样本、ISO证明、合格证等；设备资料管理范围项目的设备资料主要包括采购设备材料清单表、设备技术参数、设备图纸资料、设备运转资料、设备维修资料、业主对设备的接收证明、设备质量证明----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------等。图纸资料分类管理范围：项目图纸资料主要包括设计院原图和项目现场施工图、竣工图及项目过程中产生的一些其他图纸，施工图纸及竣工图纸按各专业分类存档，详细的专业根据实际的项目情况分类。说明书资料管理范围：说明书资料主要包括设备的操作维护手册、施工方案、培训教程及各项设备的使用说明书、试车方案等。现场资料管理范围：现场施工日志各类实验报告项目进度表每月已完成工程量现场照片工作周志、工作安排现场安全规范、操作规范等项目现场办公室资料管理范围：办公室资料包括公司制度、项目现场制度、会议记要、相关决定通知、签证居住证等行政、后勤工作中的文件。分包商资料管理范围：分包商，是指从事分包业务的分包单位。分包商资料包括了分包商的信息、分包商的业务报价、分包商合同、各类协议、记要、分包商工程量统计等。财务资料管理范围：----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------项目支付单管理项目信用证项目保函业主支付记录各施工队付款通知固定资产登记物流运输资料管理范围：物流运输资料管理包括项目建设过程中的总部发货资料、清关资料、海关免税资料、海关通关文件 DUI等。人事资料管理范围：人事资料管理包括玻国相关员工法律法规、员工管理制度、人员招聘条件、奖励惩罚通知、考勤记录等各类人事管理文件。其他资料一些工作过程中产生的不能明确其分类的资料都统称为其他资料， 存档保留作为参考文件。2.3项目资料管理范围即是电脑资料的文件夹创建顺序及文件归档顺序。三．项目资料的管理3.1项目资料的管理由资料管理员负责，主要职责有文件收发、收集、整理、立卷/文件夹、保管、调阅及交接等工作。3.2在工程项目的招投标阶段开始立卷 /文件夹，收集该项目有关资料归档管理。3.3各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行整理和及时移交归档。3.4资料管理员应随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告及催交工作。----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3.5资料管理员负责对项目资料编制情况进行初检， 依据公司相关规范要求对项目资料的命名、项目名称、施工单位及内容填写等进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性，对检查合格的资料做好整理归档等工作。3.6必须保证纸质资料等原件文件的齐全完整，装订整齐并妥善保管。传真件应复印一份归档。如有破损和褪色，应及时进行修补和复制。3.7对纸质资料原件，确因工作需要外带，需办理原件外借手续，经项目经理签字同意方可带出，用闭及归还。3.8借阅人对所借之原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损及划线等，不得随意乱放，以免遗失。3.9借出文件因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。3.10文件归类细则：所有文件、文件夹名称命名方式为：日期 +名称+（中文/西文/中西对照），其中日期中的年份只要写 12，不要写 2012。例如：120228工程量清单（中文）120228管理区域图纸（中西对照）往来文件中，为克达与其余各方的文件主要分为“收到的”和“发出的”两部分。其中收到的文件统一命名为：日期-收-文件编号-文件名称（中文/西文）发出的文件统一命名为：日期 -发-文件编号-文件名称（中文/西文）例如：120228-锡矿-收-012-中标通知（西文）120228-锡矿-收-012-中标通知（中文）120228-锡矿-发-073-有关邀请函（西文）120228-锡矿-发-073-有关邀请函（中文）四、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：4.1毁损、丢失或擅自销毁项目档案文件。4.2擅自向外界提供、摘抄项目档案文件。4.3涂改或伪造项目档案文件。----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有--------------------------------------------------------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------------------------------------------------------------------