建立校友信息工作的长效机制

建立校友信息工作的长效机制李丽丽周建伟周伟杨斐（西安交通大学校友关系发展部，陕西西安710049）摘要：校友信息工作繁冗复杂，并非一个网络，一个数据库可以完全概况的，本文就校友信息数据库本身特点进行分析研讨，提出建立校友信息工作的长效机制。关键字：校友信息长效机制引言如今，各大高校在校友信息工作上都取得了一定进展，校友信息数据库基本建立，校友网络平台基本建设完成或几经更新，但提到校友联络率，却并不理想。即便是有校友信息工作专职人员，信息量的大小，信息有效性的程度仍有所欠缺。主要是因为校友信息的复杂多样，其中更和学校的发展历史紧密相关，处理起来头绪众多，复杂多变，故而不可一蹴而就。根据西安交通大学校友信息化工作五年发展状况，我们认为校友信息工作是个长期性、精细性的工作。信息工作的长期性校友信息工作的基础是校友数据库的建设与完善。一个完备有效的校友数据库能够方便快捷的定位一个校友的简单过去与现在状态。所以，从最初的学籍信息收集，到眼前的联系方式更新，整个过程的数据应该合理恰当的存在于数据库的相应位置，并能不断更新提供准确数据结果。一般情况下，校友数据库的数据都经历了数据录入、数据处理、数据完善、数据整合四个阶段。数据录入是将学校档案馆、就业中心、教务处、招生办几个重点参与大学生信息处理的单位的信息汇总录入。因为计算机普及年限尚短，故2000年前数据资料基本都是装订成册的纸质材料，2000年后陆续出现了不同的表格和数据库。由于不同部门的信息需求不同，因而出现了录取名单、成绩单、派遣名单等不同来源和内容的数据。但相对而言，数据录入工作还是比较简单的，只需将所有需要的信息转换成数据库。经过不到一年的时间，西安交通大学的数据录入工作就完成了接近95%（相对于已经存在的信息）。后面还要随着新生的入学不断持续增加。数据处理就是接下来清洗重复数据，整合同一人信息等工作了。为了数据录入的效率，将不同的档案全部入库自然比将档案对照入库要快捷很多，但同时也增加了数据处理的工作量。这其中最复杂的工作就是同一信息整合了。因为很多人在学校攻读了两个以上的学位，而每一项信息不全的话，整合就陷入了困局。因为还要补充信息后才能判定是否为同一人，我们后来采取由校友自行更新信息，关联其他学位的办法，以减轻数据处理的工作负担，不过这要求大量的校友访问才能完成整个数据库上量的改变。西安交通大学校友网运行4年多数据处理工作仅完成25%的工作量，仍需不断积累完善。数据完善不仅是除了包含部分数据处理的工作，还有校友现在状态、联系方式等的补充和更新。这个过程中，往往状态补充还没完成，校友们又变换工作，所以信息的补充和更新

基本都是同时的，而且是长期性的。考虑到收集到的校友联系方式已完成的补充情况，及不完整的原始学籍信息补充情况，西安交通大学校友数据库目前数据完善工作基本完成30%的工作量。数据整合是针对学校里不同部门的学生信息的统一化管理。现在很多高校都实施了统一数字化校园，将学校所有学院，部门信息标准化，统一管理，那交互、共享起来方便很多。但每个部门的原信息形态均有差异，整合起来也不是搭建一个统一数字化平台就可以解决的，还需要每个部门对自己的信息进行数字化、标准化，然后随着学生的入学和毕业规范的流动。西安交通大学校友信息与其他部门的整合已基本完成20%。总体来说，经过五年多努力，西安交通大学的校友信息化工作已经取得了很大进步，完成了42.5%的基础工作量。从2007年开始实施校友信息化工作至今，校友在校信息（我们称为静态信息）已达到26万人规模，其中包含部分未处理完毕的重复信息；校友状态信息（我们称为动态信息）已达到10万人规模。如图1所示。静态信息量

动态信息量图1.校友信息化工作以来数据库进展静态信息量

动态信息量信息工作的精细性校友信息工作就是对各种不同类型数据的处理，同时因为历史原因，不得不处理的一些问题还有：学校的发展、院系的变革与变迁、专业的调整及录入员的单纯打字错误。充分挖掘一位校友信息，掌握他（她）的入校前、学习中、毕业后状态，很多字段不可或缺，如时间类型的生日、入学时间、毕业时间等，有些则需要尽量精确到时间点，如登录校友网时间、发表评论时间等。考虑到信息查询方便，文本类型的学号不是每个人必须的，但是数据库中需要尽量完善的，方便对照数据库与老档案的人员一致，也方便发现人员缺失。对于因学校历史带来的数据改变更是个庞大的系统工程。首先要考虑学校名称的变更和分分合合，然后是学院与系的出现、合并、拆分、共存，专业的出现、拆分、合并、消失、名称更改与简化，以及专业所属院系的挪动、培养方式的不同及毕业去向相关等。校友普遍对自己当年所读学校情况颇为怀念，并不知现在各种隶属关系的改变。为了方便校友返回母校，寻找经历，还原其在读历史是必须的。因此上述的种种因素都必须在数据库中体现出来，并要展现出时代性和传承性。往往一个小小的发现就能给数据库掀起一圈圈更新的涟漪。参考西安交通大学校友网，个人信息中的在校信息、工作信息栏目前如图2所示：在校信息中除了常规的学号、时间、院系、专业等学籍信息外，还有学籍备注，以更全面的了解其在校状态，和下面的显示其他学位、关联其他学位信息。这里就是为了实现一个拥有两个及以上学位的校友个人信息的统一。在图2上部的表格中还有看不到的毕业学院、所在系等下拉列表式选项。因为让校友逐一去填，既不方便也不完全准确，而由学校根据历史摸清变

化，进行标准化，统一化列表将更方便有效。图2下部表格中的国家、省市、行政级别等也采用了同类型数据。不过因为工作量及历史因素，这部分数据还不够完善，仍需要继续追溯更新。同时，因为开始录入不全，校友也没登录更新，目前数据库中还有很大一部分校友信息如图3所示，内容尚不充足，给校友信息查询应用带来不便。J1D4033045己.学年月2Q04-I59毕业年月21307-07**吐业林；电子境届口工&学庆毕业苛业衬:GEM.株住睹恂3计堂.虹阳手与拽术筮¥业团皤04(22MUM间2007-05旧舞:flat£函Kfl略ante招收单位西安更遇大罕睥!单位ttU.欧亍启用甚啊有坟g开屋示巨+i孕1堂苦*互情毋垃蔺息工什*位圈冗可遇大手F门无工耐号口业陋图rapiYAidnini.ijluGducn箪咳M在mF19的地g而在坷W明在枷BHS兰ilfl职位灯改切别矛瞄g)半血虫遥篮心海至TW驼洗知招710040隼fit传再对村il井崎■*f£Uilfc凹室币津十西1818号公开也屋网位衣:*开图2.校友网个人信息中的在校信息栏、工作信息栏3毋学号iB5E-na15BM7字心位iSSSLilzW中止忡t平小音iL册手利ditt工根.*痫6阿&13W-O7场养刀丑走向妥埒早成iB北工ilk小抿相单位电址BS*婿学边郴/.nttiHiKjofa姓丹HL玻松开Trt*f£BSB北工:digwn房工事号行业萩的•公司n址单位所匣ID?JW在拥暗西在斯在埔EarnPiS刈羚耻■»屯诺71W72单位怕耳Rd^dWfrK*羊位地址M•开取不登并图3.一个信息量少的个人信息表总结校友信息工作的基础是校友数据库的建设，而校